Gewusst wie: So erstellen Sie ein Business-Dashboard für Ihre Inbound-Marketing-Agentur

Die meisten Leute, die Marketing-Agenturen leiten, stammen nicht aus traditionellen Geschäftsbereichen. Einige sind eher kreative Typen, andere haben fundiertes technisches Wissen. Und dann gibt es Typen wie mich, die zu 100 % im Marketing beheimatet sind. Wir lernen dann alle, wie wir unsere Unternehmen dabei unterstützen, einen reibungslosen Ablauf zu garantieren und Umsatz zu generieren. Wenn wir kein Geld reinbringen, dann hat unser Job wenig Sinn.

Das ist wohl besonders für Leiter von Inbound-Marketing-Agenturen eine Herausforderung, da uns nicht viele Vergleichsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Wir sind keine traditionellen Web-Unternehmen und unterscheiden uns auch von Werbe- und Presseagenturen. Wie können wir also herausfinden, wie es um unsere Agenturen bestellt ist? Und wie können wir ohne Richtlinien oder Anleitungen sicherstellen, dass wir die richtigen Entscheidungen treffen?

Nun, wir können aus dem Austausch mit anderen Agenturen unsere eigenen Schlüsse ziehen. Aus diesem Grund teile ich in diesem Beitrag meine Vorstellungen davon, wie das Dashboard Ihrer Inbound-Agentur (Link auf Englisch) aussehen könnte. Einige meiner Zahlen sind finanzieller, andere wiederum betrieblicher Natur. Vieles basiert auf meiner 13-jährigen Erfahrung als Leiter einer schnell wachsenden, mittelständischen Inbound-Agentur. Andere Zahlen basieren auf meiner Erfahrung mit Business-Management-Methoden, wobei mich hier besonders Traction und Rockefeller Habits inspiriert haben.

Im Folgenden finden Sie einige Kennzahlen, die ich täglich, wöchentlich und monatlich überprüfe, um den Erfolg und die Stabilität von Square 2 Marketing zu messen:

Die Pipeline: Vertriebs- und Marketingkennzahlen

Falls Sie keine neuen Anfragen von Unternehmen bekommen, die Ihre Hilfe als Marketing-Experte benötigen, dann ist Ihr eigenes Unternehmen in Schwierigkeiten. Erfolg beginnt mit neuen Geschäftsanfragen. Dieses Dashboard ermöglicht es mir, zukünftige Kapazitäten zu verwalten und potentielle Hürden beim Vertrieb zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. 

• Website-Besucher
• Konversionsrate auf der gesamten Website
• Leads
• Sales-Qualified-Leads
• Opportunities
• Vereinbarungen mit potenziellen Kunden
• Neue Kunden
• Neuer Umsatz

Dann sehe ich mir zusätzlich noch einige Inbound-Marketing-Kennzahlen an, um herauszufinden, wie es um unsere Lead-Generierung und Marketing-Aktivitäten steht.

• Besucher, die über organische Suche generiert wurden
• Besucher, die über Verweise (Referrals) generiert wurden
• Besucher, die über Social Media generiert wurden
• Rankings für ausgewählte Keywords (drei bis fünf äußerst wichtige Keywords)
• Blog-Abonnenten
• Blog-Aufrufe
• Die beliebtesten Blog-Beiträge (und die Anzahl der Aufrufe) während der letzten 30 Tage
• Die beliebtesten Downloads (und die Anzahl der Downloads) während der letzten 30 Tage
• Neue Kontakte
• Entwicklung der Social-Media-Reichweite (in allen sozialen Netzwerken)

Der Tagesbetrieb: Kundenservice-Kennzahlen

Egal wie viele neue Kunden Sie gewinnen können, es nutzt Ihnen leider überhaupt nichts, wenn Sie Ihre aktuellen Kunden nicht zufriedenstellen bzw. ihnen nicht ein entsprechendes Wachstum gewährleisten können, und diese Kunden deshalb nicht weiter mit Ihnen zusammenarbeiten. Dieses Dashboard hilft mir zu verstehen, ob wir die richtigen Kunden haben, wie und ob wir ihnen im Moment helfen und wie wahrscheinlich es ist, dass sie sich weiterhin für uns entscheiden, wenn ihr aktueller Vertrag ausläuft. 

• Durchschnittliche monatliche Vorschussgebühren pro Kunde
• Umsatz pro Team ggü. Zielsetzung
• Umsatz pro Berater ggü. Zielsetzung
• Ertragsrealisierungsquote
• Abrechnungsfähiger Prozentsatz für das Unternehmen, die Teams und Einzelpersonen
• Ertragswert nach Team, Kunde und Projekttyp
• Prozentsatz des Kundenbudgets oder verwendeter Anteil des monatlichen Kundenbudgets
• Voraussichtliche Vertragserneuerungen über die nächsten 90 Tage
• Net Promoter Score (NPS)

Das Unternehmen als Ganzes: Finanzielle Kennzahlen

Sogar wenn Ihre Kennzahlen aus Marketing und Kundenservice im grünen Bereich liegen, werden Sie trotzdem nicht lange im Geschäft bleiben, wenn Sie mehr ausgeben, als Sie schlussendlich einnehmen. Dieses Dashboard warnt mich vor etwaigen finanziellen Problemen, um die ich mich kümmern muss.

• Einkommen pro Mitarbeiter
• Reingewinn
• Bruttogewinn
• Kassenbestand
• Monatliches Budget für Geschäftsausgaben
• Voraussichtliches monatliches Einkommen
• Cashflow-Prognose

Zusätzlich zu diesen Daten stellt uns die Finanzabteilung täglich einen Statusbericht zur Verfügung. Dieser beinhaltet neue Einnahmen, neue Rechnungsstellungen, einen Abgleich zwischen Einnahmen vs. Budget und Erwartungen sowie einige andere wichtige Kennzahlen, wie etwa die Kontostände unseres Girokontos, Sparkontos und Lohnkontos. So wissen wir immer, wie unsere finanzielle Lage gerade aussieht. Ich persönlich hatte immer Probleme damit, an finanzielle Daten (Link auf Englisch) heranzukommen. Daher ist der tägliche Statusbericht für mich eine wichtige Informationsquelle, die mir zeigt, ob Handlungsbedarf besteht. 

Die oben genannten Kennzahlen sollten Sie am besten jede Woche überprüfen und mit Ihren zuvor festgelegten Zielen vergleichen. Ich empfehle Ihnen außerdem, diese Zahlen mit den Daten des Vormonats und denen des gleichen Monats im Vorjahr zu vergleichen. Durch den Vergleich mit dem Vormonat können Sie überprüfen, ob Sie von Monat zu Monat eine positive Entwicklung verzeichnen. Durch den Vergleich mit den Daten des Vorjahres können Sie wiederum sehen, welche Fortschritte Sie in einem Jahr gemacht haben und außerdem die Saisonabhängigkeit miteinbeziehen. Wir haben zum Beispiel die Erfahrung gemacht, dass August und Dezember unsere weniger produktiven Monate sind. Daher wird ein Vergleich zwischen August und dem Vormonat Juli nicht unbedingt gut ausfallen, doch ein Vergleich zwischen diesem und letztem August zeigt uns, ob und wie wir uns verbessert haben.

Es sei noch gesagt, dass dies nicht die einzigen Kennzahlen sind, die Sie für Ihr Dashboard verwenden können. Jedes Unternehmen hat seinen Eigenheiten und jeder Unternehmer hat eine andere Herangehensweise, wenn es um Management und Dienstleistungen geht. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir in den Kommentaren mitteilen würden, auf welche Daten Sie Wert legen, um den Erfolg Ihrer Inbound-Agentur zu gewährleisten. Es ist meine Absicht, dass sich Inbound-Agenturen verbessern können, indem wir unsere Erfahrungen teilen und uns gegenseitig dabei helfen, gewinnbringende, wachstumsorientierte Unternehmen zu führen.