5 Fehler, die zur Insolvenz einer Agentur führen können

In vielen Agenturen dreht sich heutzutage alles darum, kreativ, innovativ und disruptiv zu sein. Dabei wird nur allzu leicht vergessen, dass es das primäre Ziel von Agenturen (und Unternehmen allgemein) ist, Umsatz zu generieren.

Im Grunde besteht Ihr Ziel darin, Ihren eigenen Lebensunterhalt, den Ihrer Familie und den Ihrer Mitarbeiter zu sichern. Wenn sich Ihre Mühen letzten Endes nicht auch finanziell lohnen, spielt es kaum eine Rolle, wie engagiert Sie sich für Ihre Kunden einsetzen – und Ihr Enthusiasmus wird unweigerlich schwinden.

Selbst wenn die Zahlen stimmen, ist das Agentur-Dasein nicht leicht. Daher sollten Sie unbedingt darauf achten, gewisse schwerwiegende Fehler zu vermeiden, die vielen Agenturen tagtäglich unterlaufen.

Nehmen Sie sich nicht selbst den Wind aus den Segeln

Selbst erfolgreichen Agenturleitern unterläuft so mancher dieser gravierenden Fehler. Natürlich sabotieren sie sich nicht willentlich selbst. Das Problem liegt vielmehr darin, dass scheinbar harmlose Entscheidungen langfristige Auswirkungen haben können, derer sie sich nicht bewusst sind.

Nachfolgend werden wir auf fünf gängige Fehler eingehen, die schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben können.

5 Fehler, die zur Insolvenz einer Agentur führen können

1. Die Preisgestaltung ist zu simpel

Neun von zehn Agenturen bieten ihren Kunden zwei Preisoptionen an: einen Einzelpreis und einen Paketpreis. Dies führt jedoch auch in neun von zehn Fällen dazu, dass Kunden sich gegen den Kauf entscheiden.

Anders sieht es aus, wenn Sie drei Optionen anbieten. Dabei sollten Sie sich zuerst auf die goldene Mitte konzentrieren, da die Wahl der Kunden häufig auf diese fällt. Diese Option sollte den von Ihnen anvisierten Preis mit dem perfekten Angebot für Ihre Kunden kombinieren. Studien haben gezeigt, dass Käufer eine Tendenz zur Mitte zeigen, weil sie die Produkte, die preislich in der Mitte liegen, als die beliebtesten wahrnehmen.

Wenn Sie diese Option ausgearbeitet haben, können Sie für die günstige Variante einfach einige Inhalte streichen. Diese sollte preislich circa 20 bis 25 % unter der mittleren Option liegen.

Die teure Variante sollte Ihren Kunden besondere Vorzüge bieten, denen sie nur schwer widerstehen können. Hier empfiehlt sich eine Preissteigerung von circa 30 bis 35 % zusätzlich, verglichen mit der mittleren Option.

Wenn Sie Ihre Preise auf diese Weise staffeln, wird sich ein Großteil Ihrer Kunden für die mittlere Option entscheiden – und zwar mit dem guten Gefühl, die richtige Wahl getroffen zu haben.

2. Es werden Leistungen verschenkt

Nahezu jede Agentur kennt das Problem einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs, das zur Überschreitung des Budgets führt.

Korrigieren Sie diesen Fehler jedoch bitte nicht, indem Sie Ihren Kunden von nun an jede einzelne Minute und Sekunde in Rechnung stellen. Auch wenn es häufig so scheinen mag, als wären Ihre Kunden unersättlich, ist diese Sichtweise meist unbegründet und unfair. Häufig liegt die Schuld für ein solches Kundenverhalten bei der Agentur selbst:

Vielleicht wurde der Projektumfang zu vage formuliert oder Ergebnisse zu schwammig definiert, sodass sie auf unterschiedliche Weise interpretiert werden können. Manchmal werden sie auch schlicht zu weit gefasst und es wird vergessen, Grenzen zu ziehen.

Eine weitere Fehlerquelle liegt bei Projektmanagern, die zwar für die Budgets einzelner Kundenprojekte zuständig sind, die jedoch nicht mit der Finanzplanung für die gesamte Agentur vertraut sind. Von ihnen kann nicht erwartet werden, dass sie stets mit Blick auf die Rentabilität des Unternehmens handeln, da dieses Wissen nicht in ihren Kenntnisbereich fällt.

Die wenigsten Agenturleiter wenden Zeit dafür auf, Mitarbeitern zu erklären, wie ihr Unternehmen tatsächlich Gewinn generiert. Daher ist ihnen häufig nicht bewusst, dass ihre eigenen Handlungen darüber entscheiden, ob das Unternehmen Gewinne oder Verluste einfährt, und dass übermäßige Serviceleistungen oder Fehler bei den Verhandlungen mit Anbietern tatsächlich finanzielle Konsequenzen für das Unternehmen nach sich ziehen.

Sie sind der Ansicht, dass ihre Hauptaufgabe nicht darin besteht, möglichst viel Gewinn zu erwirtschaften, sondern ihre Kunden zufriedenzustellen. Dies erreichen sie am einfachsten, indem sie versuchen, ihren Kunden jegliche Wünsche zu erfüllen. Und so kommt es zur erwähnten schleichenden Ausweitung des Projektumfangs.

Und das kann schnell ungeahnte Ausmaße annehmen. Wenn Sie nur einmal pro Woche einen geplanten Projektrahmen überschreiten, verschenken Sie auf das Jahr gerechnet unter Umständen bereits Arbeitsstunden im siebenstelligen Bereich.

Und das kann schnell ungeahnte Ausmaße annehmen. Wenn Sie nur einmal pro Woche einen geplanten Projektrahmen überschreiten, verschenken Sie auf das Jahr gerechnet unter Umständen bereits Arbeitsstunden im siebenstelligen Bereich.

3. Es werden keine Regeln für Auftragsänderungen festgelegt

Wenn Sie den Umfang Ihrer Projekte zu vage formulieren, können Sie fest davon ausgehen, dass Ihre Kunden diesen umgehend überschreiten. So kann es passieren, dass Sie auch um eine 12. oder 13. Überarbeitung gebeten werden. Gleichzeitig ist es relativ unwahrscheinlich, dass der ursprüngliche Auftrag angepasst und diese neu vereinbarten Zusatzleistungen darin aufgenommen werden. Das ist häufig dann der Fall, wenn der Umfang des Projekts nicht präzise definiert wurde und eine Agentur (berechtigterweise) befürchtet, dass ein Kunde die Änderungen nicht akzeptieren wird.

Meistens scheitert die Auftragsänderung jedoch daran, dass der Kundenbetreuer der Ansicht ist, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Es geht viel schneller, die Änderungen einfach zu implementieren, anstatt zunächst die Kosten dafür zu berechnen, sie schriftlich festzuhalten, zum Kunden zu schicken und auf dessen Unterschrift zu warten. Warum sollte er also all den Aufwand auf sich nehmen und zudem riskieren, den Kunden mit der Auftragsänderung zu irritieren, wenn es einen Weg gibt, der viel unkomplizierter ist …

Doch dieses Problem lässt sich ganz einfach umgehen: Fügen Sie jeglicher Dokumentation zum Projektumfang einen Passus hinzu, in dem Sie festhalten, welcher Festpreis für Änderungen anfällt, die über eine bestimmte Zahl von Anpassungen hinausgehen. Definieren Sie alle abzuliefernden Leistungen präzise und erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan.

Wenn Sie beispielsweise eine Broschüre für einen Kunden erstellen und Ihr Angebot vier Überarbeitungen umfasst, könnten Sie dies folgendermaßen festhalten: „Dieser Kostenvoranschlag umfasst vier Überarbeitungsdurchgänge. Für jeden weiteren Überarbeitungsdurchgang fällt ein Festpreis in Höhe von 250 € an.“

4. Das eigentliche Ziel wird aus den Augen verloren

Bei all den kleinen Problemen, mit denen Sie tagtäglich konfrontiert werden, ist es einfach, den Blick auf das große Ganze zu verlieren. Doch Sie sollten stets im Auge behalten, wo Sie Ihre Agentur heute in einem Jahr sehen.

Wenn Ihr Unternehmen wachsen soll – ob rein in Bezug auf den Erfolg oder auch auf die Anzahl von Mitarbeitern – benötigen Sie dazu einen Plan.

5. Der neue Businessplan ist fehlerhaft

Vielen Agenturen fehlt schlicht und einfach ein kohärenter Plan. Das äußert sich in schwammigen Herangehensweisen und Äußerungen wie diesen: „Wir gewinnen neue Kunden durch Weiterempfehlungen“; „Wir stellen dann einfach jemanden ein“; „Wir sind damit beschäftigt, unsere Kunden zu betreuen, und haben einfach keine Zeit für eine aktive Akquise“; oder „Wir können uns glücklich schätzen, dass das Telefon immer noch klingelt“.

Dabei kann es durchaus sein, dass dieser Ansatz zunächst funktioniert, doch gilt es zu bedenken, dass die Auftragslage von Agenturen erfahrungsgemäß schwankt. Daher empfehlen wir, ein strukturiertes und einheitliches Programm zu implementieren, das einen vollen Verkaufstrichter gewährleistet. Es wird immer für Agenturen schwieriger, geeignete potenzielle Kunden zu finden, und der Zeitraum zwischen dem ersten Kontakt und dem tatsächlichen Verkaufsabschluss mit neuen Kunden wird immer größer.

Falls Sie sich nicht bereits darum bemühen, neue Kunden zu gewinnen, werden Sie vermutlich erst damit beginnen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr wichtigster Kunde unzufrieden ist. Schlimmstenfalls warten Sie, bis er Ihnen tatsächlich abgesprungen ist. Doch dann ist es zu spät. So wie Sie Ihre Muskeln täglich trainieren müssen, um nicht an Muskelmasse zu verlieren, müssen Sie sich auch täglich um die Kundenakquise bemühen. Ganz gleich, wie beschäftigt Sie auch sind.

Agenturleiter sollten sich sogar primär auf diese Aufgabe konzentrieren und circa 40 bis 60 % ihrer Zeit darauf verwenden. Damit sind nicht nur persönliche oder telefonische Verkaufsgespräche mit potenziellen Kunden gemeint, sondern zum Beispiel auch die Erstellung von Inhalten. Wie wichtig es aus finanzieller Perspektive ist, sich um neue Kunden zu bemühen, wird von einem Großteil der Agenturen unterschätzt.

Wer stehen bleibt, fällt zurück

Ihr Schwerpunkt sollte darauf liegen, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln, zu vergrößern und zu optimieren. Selbst die erfolgreichsten und profitabelsten Agenturen haben immer noch Potenzial für Wachstum und Verbesserungen. Ganz gleich, wie Ihr Ansatz derzeit aussieht, Sie können davon ausgehen, dass Ihnen in einem Jahr neue Optionen zur Verfügung stehen werden. Heutzutage kann sich nur durchsetzen, wer mit dem ständigen Wandel Schritt hält. Und dies gelingt nicht ohne einen Plan.