Operations Hub Automation & neue HubSpot Workflow-Integrationen

2019 stand die Digitalisierung der Welt schon in den Startlöchern. Alle Personen weltweit konnten sich in Sekundenschnelle miteinander verbinden, viele einfache Aufgaben an Bots delegieren und Prozesse automatisieren, um mehr Zeit für strategische Aufgaben zu haben.

Und trotz aller digitalen Optionen entschieden sich viele Unternehmen dazu, ihre Kundinnen und Kunden unbedingt persönlich zu treffen und ein besonders nahbares Erlebnis zu gestalten, was allerdings bedeutete, dass sie Leads individuell qualifizieren oder den Vertrag für einen besonders wichtigen Account per Hand überreichen mussten. So kommt man schließlich ins Geschäft, nicht wahr? 

Aufschwung der Automatisierung

2020 wurde sich dann aber recht plötzlich von diesem klassischen Geschäftsgebaren verabschiedet. So mussten tausende Unternehmen weltweit zügig den Schalter von „digital ready“ auf „digital first“ umstellen. Nahezu über Nacht haben zahlreiche traditionelle Ladengeschäfte neue Online-Shops geschaffen und selbst exklusivste Restaurants boten plötzlich Liefer- oder Abholoptionen. Büros rund um den Globus wurden geschlossen und Mitarbeitenden ins Homeoffice geschickt. Meetings wurden digital abgehalten, oft kamen Kinder oder Haustiere als Überraschungsgäste darin vor.

Die Welt wurde zu einem langsameren Ort. Gleichzeitig führten viele Kundinnen und Kunden kreative Lösungen ein, mit denen sie ihre Prozesse und Unternehmen in unglaublicher Geschwindigkeit automatisierten.

Die einzigartigen Prozesse und Customer Journeys, die mit den HubSpot-Produkten entstanden, verblüfften uns. Wir erhielten aber auch eine Vielzahl an Anfragen zu neuen Funktionen. Es wurde für uns wichtiger, ambitionierte Ziele zu setzen, denn wir wollten es unseren Kundinnen und Kunden ermöglichen, HubSpot-Workflows so flexibel wie möglich einzusetzen. Funktionsübergreifende Prozesse sollten keine Zukunftsvision bleiben und diesen Weg wollten wir für Sie ebnen. 

Aus diesen Überlegungen entwickelte sich ein brandneuer Hub, der dabei helfen soll, Ihre Systeme, Prozesse und Teams aufeinander auszurichten. Zudem haben wir hunderte wichtige Partneranwendungen direkt in die Workflows integriert und unser Produkt technisch rundum aufgearbeitet. 

Programmierbare Automatisierungsabläufe und automatisierte Datenqualität in Operations Hub

Bei dem neuen Hub handelt es sich um Operations Hub: Eine Suite an Tools, mit denen Teams ihre Daten bereinigt und vernetzt halten und auch ihre Prozesse effizient skalieren können. Dazu kommen verbesserte Integrationen, stabilere Tools für automatisierte Datenqualität sowie flexiblere Automatisierung. 

Wenn Unternehmen wachsen, gibt es auch an verschiedenen Stellen immer mehr Kontaktpunkte zu Kundinnen und Kunden. Um Ihrer Kundschaft über alle Kanäle hinweg ein einheitliches Erlebnis bieten zu können, ohne dabei ineffizient zu arbeiten, brauchen Sie eine gut funktionierende Automatisierung. Diese Automatisierung sollte allerdings genauso individuell sein wie Ihr Unternehmen.

Mit der programmierbaren Automatisierung in Operations Hub können Sie beliebige Workflow-Aktionen individuell programmieren. So können Sie Ihre Prozesse im Handumdrehen an die sich ständig ändernden Anforderungen Ihrer Kunden und Kundinnen anpassen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch dann noch reibungslos läuft, wenn es wächst.

Unbereinigte Daten machen Ihren Teams das Leben unnötig schwer und sorgen für ein schlechteres Kundenerlebnis. Mit automatisierter Datenqualität können Daten schnell und automatisch bereinigt werden.

Die Automatisierung der Datenqualität umfasst einige neue Workflow-Aktionen, anhand derer Eigenschaftswerte auf bestimmte Weise formatiert werden, zum Beispiel Großschreibung von Buchstaben, Fixierung von Datumseigenschaften, Aktualisierung von Telefonnummern und mehr. Dank der automatischen Bereinigung muss Ihr Operations Team sich also weniger um Datenprobleme kümmern und kann sich auf den Beitrag zum Unternehmenswachstum konzentrieren.

Die Vorteile von Workflow-Integrationen

Wie viel Zeit verbringen Sie im Laufe des Tages damit, von einer Registerkarte zur anderen zu wechseln, um Ihr Projektmanagement zu erledigen und Berichte zu erstellen? Wahrscheinlich zu viel. 

Workflow-Integrationen kombinieren die Leistung von HubSpot-Workflows mit Ihren Lieblings-Apps wie Slack, Zoom und DocuSign, damit Sie Geschäftsprozesse über Tools und Systeme hinweg an einem Ort automatisieren können. Sie brauchen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, um sich die Performance Ihrer Vertriebsmitarbeitenden anzeigen zu lassen, Meetings mit Kunden und Kundinnen zu planen oder Verträge zu verwalten.

Nahtlose Zusammenarbeit für Teams

Wir haben einige kleine Verbesserungen an den Arbeitsabläufe vorgenommen, um die Erstellung von Prozessen und die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams und Ihrer Organisation zu erleichtern.

Sie können jetzt Workflows als Bild exportieren, um Teammitgliedern oder Kundinnen und Kunden, die keinen Zugriff auf Workflows haben, dabei zu helfen, neue Prozesse zu visualisieren und gemeinsam zu bearbeiten. Es ist jetzt auch noch einfacher, innerhalb von HubSpot zusammenzuarbeiten, indem Sie Kommentare zu Workflows hinzufügen und Mitarbeitende markieren, um Feedback geben, Fragen stellen oder Anweisungen geben zu können. 

Und mit Workflow-Berechtigungen und -Partitionierung können Sie flexibel skalieren. Nun können Sie nur einzelnen Nutzerinnen und Nutzern oder gleich dem ganzen Team den Zugriff auf Workflows zuzuweisen, um sicherzustellen, dass alle auf die richtigen Workflows zugreifen können, um ihre entsprechenden Aufgaben zu erledigen. Gleichzeitig bleiben Ihre Daten sicher und versehentliche Fehler werden vermieden.  

Die Auslösezeit der Workflows

Gutes Timing ist also das A und O. Bisher war oft einiges an Rätselraten erforderlich, um sicherzustellen, dass Aktionen in HubSpot zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst werden. Durch unser neues Update können Sie sich sicher sein, dass Ihre Workflows jedes einzelne Mal zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst werden. Denn dann bleiben Sie bei Ihrer Kundschaft stets im Hinterkopf.

Durch das Überspringen von Terminen können Sie automatisch Feiertage, Veranstaltungen oder bestimmte Termine umgehen. So können Sie sich sicher sein, dass Ihre neueste Marketingkampagne oder Verkaufsaktion nicht mit allen möglichen E-Mails beim Aufräumen nach dem Urlaub im Papierkorb Ihrer Kundschaft landet. Richten Sie einfach einmalig die gewünschten Sperrtermine in Workflows ein. 

Unsere neue Aktion „Warten, bis ein Ereignis eintritt“ können Sie verwenden, um einen Workflow anzuhalten, bis eine Eigenschaft aktualisiert wird. Sie müssen Ihre Workflows nicht mehr basierend auf Schätzungen darüber aufbauen, wie lange es in etwa dauern wird, eine Aktion abzuschließen. Denn damit gehen Sie das Risiko ein, ineffizient zu arbeiten oder Prozesse nicht in der richtigen Reihenfolge ablaufen zu lassen.

All das erleichtert es Ihnen, Ihr Team auf Kurs zu halten, wenn Sie Workflows für die Verwaltung Ihrer Aufgaben verwenden. Sie können auch eine Aktion so einstellen, dass sie verzögert wird, bis sich der Status oder die Priorität einer Aufgabe ändert oder die Verantwortlichkeit an ein anderes Teammitglied übertragen wird.

Sie können diese Funktion auch nutzen, um Deal-Phasen und Übergaben während des Verkaufsprozesses zu verwalten und um sicherzustellen, dass Ihre Kundinnen und Kunden zeitnahe Lösungen für Support-Tickets erhalten.

Einfach im Aufbau und der Anpassung

Wenn uns das vergangene Jahr etwas gelehrt hat, dann, dass es wichtig ist, sich schnell an alles anpassen zu können, was auf einen zukommt. Die Anpassung muss dabei so gestaltet sein, dass nicht plötzlich alles zum Stillstand kommt.

Wir haben in Workflows neue Funktionen eingerichtet, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre Automatisierung erfolgreich zu skalieren, ohne dass es zu Konflikten mit Ihrer Strategie, Ihren Zielen und dem Wachstum Ihres Teams kommt oder dass Sie Administratorhilfe benötigen. 

Mit den jetzt (in der Beta-Version) verfügbaren brandneuen einfachen Verzweigungen ist es einfacher denn je, automatisierte Abläufe anzupassen und komplexe Automatisierungen mit mehreren einzigartigen Pfaden zu erstellen. 

Um komplexe, mehrstufige Abläufe zu erstellen, muss auf jede ausgeführte Aktion eine weiterführende folgen. Nur so können Prozesse vorangetrieben und Ihre Interessentinnen und Interessenten durch den Kaufprozess geführt werden. Aber bisher war es sehr schwierig, einen solchen Folgeschritt in die Workflows einzubauen, der auf dem Ergebnis einer vorherigen Aktion basiert. Oft waren viele Workarounds erforderlich. Deshalb haben wir neue, einfache Verzweigungen gebaut, die Ihnen genau das ermöglichen.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben in Ihrem Workflow eine Aufgabe erstellt, die jedes Mal einen Vertrag generiert, wenn ein Deal in die Phase „Angebot“ übergeht. Jetzt können Sie eine einfache Verzweigung ergänzen, mit der Sie eine E-Mail an Ihre Kundin oder Ihren Kunden senden, sobald die Aufgabe, den Vertrag zu erstellen, abgeschlossen ist. Sie können Ihren Workflow so einstellen, dass eine dringende Erinnerung an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter gesendet wird, wenn der Vertrag nicht innerhalb von 2 Tagen generiert wurde. So können Sie Ihr Team ganz einfach auf Kurs halten und die Vorgaben Ihrer SLAs erfüllen.

Mit der neuen einfachen Verzweigung können Sie auch mit nur wenigen Klicks Verzweigungen auf Basis einer einzelnen Eigenschaft mit bis zu 250 eindeutigen Pfaden erstellen. Dies nimmt Ihnen einen Großteil der manuellen Arbeit ab, die bei der Erstellung umfassender, komplexer Workflows notwendig ist. Zudem können Sie damit, Prozesse erstellen, ohne an die Grenze der Wenn/Dann-Verzweigung zu stoßen oder unordentliche, verschachtelte Verzweigungen erstellen zu müssen.

Beispielsweise können Sie einfache Verzweigungen einsetzen, um die Lead-Rotation oder die Benachrichtigungen an ein großes Vertriebsteam zu verwalten. Es ist dabei nicht mehr nötig jeweils eine manuelle Verzweigung mit einem eindeutigen Pfad pro Vertriebsteammitglied zu erstellen.

Es ist noch einfacher, Änderungen an Prozessen und Kampagnen in bestehenden Workflows vorzunehmen, ohne Ihre Arbeit zu replizieren. Dies gelingt dank neuer Aktionen zur Massenänderung, darunter Workflow-Aktionen zum Klonen und Verschieben sowie Aktionen, mit denen das Klonen und Neuordnen von Wenn/Dann-Zweigen möglich wird. Außerdem können Sie neue Automatisierungen erstellen, indem Sie die Struktur bestehender Arbeitsabläufe als Grundlage nutzen, wodurch sich neue Ideen schnell umsetzen lassen.

Mit Workflow-Verbindungen können Sie direkt sehen, welche Auswirkungen es hätte, wenn Sie Workflows bearbeiten oder löschen, ohne dass Sie sich manuell vortasten müssen.

Fazit: Gesteigerte Zuverlässigkeit durch Workflows

Eventuelle Workflow-Fehler werden nun direkt auf der Index-Seite angezeigt, sodass diese schnell und einfach identifiziert und behoben werden können, ohne dass Sie manuell prüfen müssen, ob alles reibungslos funktioniert. 

Sollte trotz dieser Sicherheitsvorkehrungen ein Fehler auftreten, können Sie in der neuen Workflow-Chronik ein Änderungsprotokoll aller an einem bestimmten Workflow vorgenommenen Änderungen einsehen und problemlos zu einer früheren Version zurückkehren.

Titelbild: anyaberkut / iStock / Getty Images Plus