Ein umfassender Leitfaden für CRM-Neukunden

Haben Sie sich entschlossen, in ein CRM-System zu investieren? Herzlichen Glückwunsch dazu! Die Einführung eines CRM-Systems anzugehen, ist ein wichtiger Moment.

Es ist beinahe eine Art Meilenstein. Aber nun sehen Sie sich einer zweiten, noch größeren Hürde gegenüber: der Auswahl des passenden Systems. Wie gelingt es Einsteigern, die Funktionen zu ermitteln, die sie tatsächlich brauchen?

Als CRM-Anfänger stehen Sie vor einer riesigen Auswahl an verschiedenen CRM-Software-Lösungen. Aber keine Sorge, Sie müssen nicht alles alleine durchforsten. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie die wesentlichen Funktionen von den unnötigen Extras unterscheiden.

Die 9 wichtigsten CRM-Funktionen

Die wichtigste Funktionalität eines CRM-Systems ist die Nützlichkeit für die Endnutzer: Vertriebsmitarbeiter und deren Führungskräfte. Wenn Sie ein CRM-System wählen, das die folgenden neun Funktionen enthält, können Sie Ihrem Vertriebsteam völlig neue Möglichkeiten bieten.

1. Verwaltung von Kontaktdaten

Ein CRM-System zu wählen, das Ihnen keine Funktion für die Verwaltung von Kontaktdaten bietet, wäre nun wirklich sinnlos. Alle CRM-Systeme ermöglichen es Vertriebsmitarbeitern, Kontaktdatensätze zu erstellen und Informationen über potenzielle und bestehende Kunden zu speichern. Die besten CRM-Systeme optimieren die Eingabe von Kontaktdaten und reduzieren manuelle Pflege. Diese Funktion sollte also beim ausgewählten System möglichst benutzerfreundlich sein.

2. Deal-Phasen

Die meisten CRM-Systeme können benutzerdefiniert an spezifische Vertriebsprozesse angepasst werden. Egal, ob Ihr Unternehmen drei Deal-Phasen hat oder 15 – Ihre Software sollte in der Lage sein, diese Ebenen abzubilden und entsprechende Werte zuzuordnen. 

Außerdem sollte es einfach sein, Deals durch den Vertriebsprozess von einer Phase in die nächste zu führen. Im HubSpot CRM ist das zum Beispiel ganz einfach per Drag-and-Drop möglich.

3. Dashboard mit Tagesansicht

Vertriebsmitarbeiter müssen täglich bestimmte Daten vor sich haben. Dazu zählen ihr Fortschritt bis Datum im Vergleich zur angesetzten Quote, die Anzahl der Deals in ihrer Pipeline mit zugeordneten Phasen und die zu erledigenden Aufgaben. Ebenso brauchen Vertriebsleiter und obere Führungskräfte diese Kategorien – in deren Fall als Team-Übersicht. Diese Funktion sollte visuell ansprechend und einfach zu verstehen sein.

4. Verwaltung von Aufgaben

Zwischen verschiedenen Systemen hin und herwechseln zu müssen, um alle täglichen Aufgaben zu überblicken, ist unnötig mühsam. CRM-Systeme mit integrierter Aufgabenverwaltung helfen Vertriebsmitarbeitern, ihre Tagesgeschäfte zu optimieren und halten sie stets auf dem Laufenden.

5. Inhaltsinventar

Nach Angaben der State of Sales Productivity-Studie von Docurated aus dem Jahr 2015 verbringen Vertriebsmitarbeiter 31 % ihrer Zeit mit der Suche nach oder Erstellung von Content. Diese hohe Zahl ist schon ein wenig beunruhigend. Mit einem CRM mit eingebautem Inhaltsinventar können Sie sehr viel Zeit sparen. Vertriebsmitarbeiter können so die am häufigsten an potenzielle Kunden versendeten Informationsmaterialien an einer leicht zugänglichen Stelle speichern. Zudem können sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen speichern, um so nicht bei jedem neuen Kontakt bei Null anzufangen. 

6. Automatische Datenerfassung

Einer der Hauptgründe, warum sich Unternehmen für CRM-Systeme entscheiden, ist eine bessere Nachverfolgung von Kontaktpunkten mit bestehenden und potenziellen Kunden. Beachten Sie bitte: In vielen CRM-Systemen ist vorgesehen, dass Vertriebsmitarbeiter die E-Mails in das System kopieren oder Anrufmitschnitte hochladen müssen. Dieser zusätzliche Aufwand kann für Mitarbeiter, die 50 oder 100 Anrufe pro Tag tätigen, sehr frustrierend sein. Das HubSpot CRM etwa protokolliert alle Anrufe und aus dem System heraus versendete E-Mails automatisch und stellt sie in einer Chronikansicht im Datensatz des Kontakts zur Verfügung.

7. Berichterstattung  

Die Leistungsstärke eines CRM-Systems steht und fällt mit den daraus zu gewinnenden Einblicken. Achten Sie bei Ihrer CRM-Auswahl auf eine Reporting-Funktion, deren Berichte leicht zu exportieren sind. So können Sie sie schnell versenden und anderen Trends mitteilen.

8. Mobile Version

Mobile Verfügbarkeit ist besonders dann wichtig, wenn Sie ein Außendienst-Team haben. Wenn Ihre Außendienstmitarbeiter nur vom Computer aus auf das CRM-System zugreifen können, werden sie damit auf Dauer unzufrieden sein, da sie so oft unterwegs sind. Die meisten CRM-Systeme ermöglichen einen Zugriff per App vom Smartphone oder Tablet aus – lassen Sie dies unbedingt in Ihre Überlegungen mit einfließen.

9. Integration in Marketing-Automatisierung

Wenn Ihr Unternehmen eine Software für Marketing-Automatisierung einsetzt, sollten Sie sichergehen, dass sich Ihr CRM-System darin integrieren lässt. Schließlich beinhaltet das Konzept hinter Customer Relationship Management, einen vollständigen Überblick über alle bestehenden und potenziellen Kunden zu erhalten. Eine Lücke zwischen der Marketing-Automatisierungssoftware und dem CRM kann zu unvollständigen Informationen und verpassten Chancen führen. 

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Checkliste dabei helfen konnten, Ihr erstes und das für Ihr Unternehmen am besten geeignete CRM-System auszuwählen.