Sales Cycle und KI: Phasen, Tipps und Best Practices

Das Aufsetzen der Vertriebsstrategie, die Definition der Vertriebswege, der Ausbau des Vertriebsnetzes: In Ihrer Sales-Abteilung gibt es viel zu tun, um die Grundlagen für einen erfolgreichen Vertrieb festzulegen. Haben Sie diese Maßnahmen ergriffen und damit die Angel ausgeworfen, beißt hoffentlich bald ein Fisch in Form eines potenziellen Kunden an. Und dann? Dann ist es Ihre Aufgabe, den Sales Cycle zu durchlaufen, um am Ende das Ziel aller Ziele zu erreichen: den Geschäftsabschluss.

Was bedeutet Sales Cycle?

Der Vertriebsprozess (englisch: Sales Cycle) umfasst diejenigen Phasen und Maßnahmen, mit denen Vertriebsteams Interessenten in echte Kunden verwandeln. Auf Deutsch sprechen viele auch vom Vertriebszyklus, Verkaufszyklus oder einfach vom Verkaufsprozess.

Typischerweise enthält der Vertriebsprozess Schritte wie Lead-Generierung, Lead-Qualifizierung, Angebot erstellen, Einwandbehandlung und Verkaufsabschluss. Ein klar definierter Sales Cycle hilft Ihnen, Vertriebsaktivitäten zu strukturieren, Fortschritt und Verkaufschancen zu verfolgen und Ressourcen im Vertrieb effizient einzusetzen. Und: Wenn Sie den Sales Cycle sauber messen, erkennen Sie viel schneller, wo Deals stocken und wo Sie den Verkaufsprozess optimieren können.

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Die Vorlage umfasst folgende Komponenten:

• Struktur des Teams
• Zielmarkt
• Budget
• Und vieles mehr!

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Vertriebszyklus: Welchen Stellenwert hat er in Ihren gesamten Vertriebsaktivitäten?

Wie Sie wissen, ist der Vertrieb und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen ein komplizierter und teilweise auch komplexer Prozess. Wir haben es bereits eingangs erwähnt: Sie müssen sich unter anderem Ziele setzen, eine Strategie entwickeln, eine passende Struktur aufbauen und passende Mitarbeiter (zum Beispiel qualifizierte Quereinsteiger) finden. Zudem erarbeiten Sie zusammen mit den Marketing-Kollegen zielgerichtete Kampagnen, um Aufmerksamkeit zu erhalten.

Erzeugen Sie Aufmerksamkeit, beginnt der Sales Funnel. Bei diesem Trichter gelangen sinnbildlich gesprochen die vielen Interessenten oben hinein. Durch die zahlreichen Maßnahmen des Sales Cycle fallen dann unten (hoffentlich) einige Kunden für Ihr Unternehmen heraus. Der Sales Cycle ist also die Arbeitslogik innerhalb dieses Trichters – das, was Ihre Teams operativ tun, um Leads „anzuwärmen“ und Abschlüsse zu erzielen.

Was sind die sieben Phasen des Sales Cycle?

Der Vertriebszyklus ist eine Schablone, keine stets gültige Anleitung. In jeder Branche, bei jedem Produkt und bei jedem Unternehmen kann der Sales Cycle anders ausfallen. Zudem gibt es Unterschiede zwischen Geschäftskunden (B2B-Vertrieb) und Endkunden (B2C). Dementsprechend gestaltet sich der Vertriebsprozess und der Verkaufsprozess bei dem einen eventuell kurz, bei dem anderen lang und aufwendig.

Nichtsdestotrotz wird der Sales Cycle in der Fachliteratur idealisiert in sieben typische Phasen unterteilt. Diese sind:

Phase 1: Identifizierung (Prospect)

Ist ein Interessent ein echter Interessent? Oder handelt es sich lediglich um einen Besucher, in den Ihr Unternehmen keine Zeit investieren sollte? Das gilt es, in der ersten Phase des Vertriebszyklus herauszufinden. Haben Sie beispielsweise über ein Whitepaper einen Lead gewonnen, so scheint dieser theoretisch Interesse an Ihrem Unternehmen oder Ihrem Produkt zu haben. Einen derartigen Lead können Sie mit dem folgenden Schritt weiter „bearbeiten“.

Im HubSpot CRM erfassen Sie Prospects zentral und reichern sie mit Informationen aus Formularen, Website-Interaktionen oder Kampagnen an. Der Sales Hub ordnet diese Kontakte dann nach Relevanz, sodass Vertriebsmitarbeitende früh erkennen, welche Leads für den nächsten Schritt infrage kommen und welche zunächst weiter im Nurturing bleiben.

Phase 2: Kontaktaufnahme (Contact/Connect)

Hat der Lead wirklich Interesse an Ihrem Produkt? Welche Informationen benötigt er für eine Entscheidung? Oder befindet er sich noch ganz früh in der Customer Journey und ist noch unsicher, ob und für was Bedarf besteht? Das finden Sie über eine Kontaktaufnahme heraus. Je nachdem, welche Kontaktdaten Sie von dem Lead haben, können Sie ihn anmailen oder anrufen. Die „Connection“ sollte möglichst schnell erfolgen, solange der Lead noch „heiß“ ist.

Mit einer Vertriebssoftware wie dem HubSpot Sales Hub lassen sich Zeitpunkt und Art der Kontaktaufnahme besser einschätzen. So erhalten Sie Hinweise darauf, wann ein erneuter Kontakt sinnvoll ist und über welchen Kanal er erfolgen sollte.

Phase 3: Qualifizierung (Qualifying)

Stehen Sie mit einem Lead in Kontakt, dann klären Sie im nächsten Schritt, ob und wie er zu Ihrer Zielgruppe passt. Das finden Sie über die BANT-Methode heraus. Sie überprüfen hiermit folgende Punkte:

• Budget: Wie viel Geld kann oder will der Lead ausgeben?

• Autorität: Ist der Kontakt ein Entscheidungsträger oder sondiert er für andere Personen die Angebote?

• Bedarf (englisch: need): Kann Ihr Produkt die Anforderungen des Interessenten erfüllen?

• Zeitrahmen (Timing): Bis wann möchte der Lead eine Entscheidung treffen?

Die Qualifizierung ist ein wichtiger Punkt im Sales Cycle, denn hier trennen Sie die Spreu vom Weizen. Das heißt: Wenn Sie merken, dass sich ein Lead Ihr Produkt gar nicht leisten kann oder dass es seinen Bedarf nicht deckt, hat eine weitere Bearbeitung wenig Sinn für Ihr Unternehmen.

Während der Qualifizierung kommt es darauf an, Informationen sauber zu bündeln. Budget, Entscheidungsbefugnis, Bedarf und Zeitrahmen lassen sich im HubSpot-CRM direkt dokumentieren und fortlaufend ergänzen.

Phase 4: Pflege (Nurturing)

Hat der Fisch noch nicht angebissen? Dann bleiben Sie dran! Pflegen Sie den Kontakt, indem Sie ihn beispielsweise mit weiteren passenden Informationen versorgen. Zum Beispiel mit einem Newsletter, Whitepaper oder einer Einladung zu einem kostenlosen Webinar. So bleiben Sie im Gedächtnis. Das ist besonders im B2B wichtig, denn die Anschaffung von teuren Produkten kann teilweise mehrere Monate oder Jahre dauern. Und es gibt ein sogenanntes Buying Center, bei dem mehrere Personen die Entscheidung zum Kauf treffen. Auch hier sollten Sie Nurturing betreiben.

Alle bisherigen Touchpoints eines Leads – von Newslettern über Whitepaper bis hin zu Webinaren – sind im HubSpot-CRM gebündelt sichtbar. Der Sales Hub nutzt diese Historie, um sinnvolle nächste Kontaktpunkte aufzuzeigen und den Übergang vom Marketing-Nurturing in den aktiven Vertrieb sauber zu begleiten.

Phase 5: Angebot (Offer)

Rutscht der Interessent im Sales Funnel weiter nach unten, entwickelt sich sein anfängliches Interesse schließlich zum Kaufwunsch. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt im Verkaufsprozess, an dem Sie ihm ein Angebot unterbreiten. Ein CRM hilft dabei, bisherige Gespräche, Anforderungen und Pain Points übersichtlich festzuhalten, sodass das Angebot gezielt auf die Situation des Leads zugeschnitten ist und er theoretisch nicht mehr Nein sagen kann.

Phase 6: Einwände abbauen (Handling Objections)

Passt Ihr Angebot nicht oder möchte Ihr Kontakt schlicht verhandeln, müssen Sie jede Art von Einwand entkräften. Einen Einwurf, den Sie sicherlich oft hören, lautet: „Das ist zu teuer.” Entgegnen Sie hier mit einer professionellen Einwandbehandlung für Preise. Kommen Sie dem Lead entgegen, zeigen Sie die Vorteile Ihres Produktes auf, passen Sie eventuell Ihr Angebot etwas an.

Einwände, Gesprächsnotizen und offene Fragen werden direkt am Deal dokumentiert. Der Sales Hub zeigt, in welcher Phase ein Deal stagniert, welche Punkte noch ungeklärt sind und wo eine erneute Ansprache sinnvoll ist.

Phase 7: Verkaufsabschluss (Closing)

Geschafft! Dank Ihrer Maßnahmen konnten Sie am Ende aus einem Interessenten einen echten Kunden generieren. Damit ist die Arbeit innerhalb des Verkaufsprozesses aber nicht getan. Unter anderem sollten Sie dem Kunden alle Vertragsunterlagen und das Produkt zukommen lassen. Über den Sales Hub lassen sich diese Schritte übersichtlich koordinieren und dokumentieren. Erst dann ist der Sales Cycle für diesen Kunden durchlaufen.

Wie verändert KI den Sales Cycle im Vertriebsalltag?

Der Sales Cycle bleibt auch im KI-Zeitalter ein klar strukturierter Vertriebsprozess. Seine Phasen, vom Prospect über Lead-Qualifizierung bis zum Verkaufsabschluss, verändern sich nicht. Was sich jedoch spürbar wandelt, ist die Art, wie Sie diese Phasen im Alltag steuern und vorbereiten.

KI unterstützt den Sales Cycle vor allem dabei, Informationen schneller einzuordnen und Zusammenhänge sichtbar zu machen. Bereits zu Beginn des Verkaufszyklus, bei Prospect-Identifizierung und Leadqualifizierung, werden Signale aus der Customer Journey ausgewertet. Dazu zählen unter anderem:

• Website-Besuche und Seitenaufrufe

• Formularanfragen und Downloads von Whitepapern

• Reaktionen auf E-Mails oder andere Kontaktversuche

Auf dieser Basis erkennen Sie früher, welche Leads sich für den weiteren Vertriebsprozess eignen und welche Kontakte sich noch im oberen Bereich des Sales Funnel beziehungsweise Vertriebstrichters befinden.

Beim Lead Nurturing sorgt KI für Struktur und Kontinuität. Sie hilft dabei, Inhalte, Kontaktpunkte und Reaktionen zu überblicken und den nächsten sinnvollen Impuls abzuleiten. Leads erhalten so nicht wahllos Informationen, sondern werden entlang ihres tatsächlichen Informationsbedarfs begleitet.

Im späteren Verlauf des Sales Cycle hilft KI vor allem dabei, den Überblick zu wahren. Übersichten im CRM machen sichtbar, wie lange sich Verkaufschancen bereits in einzelnen Sales-Cycle-Phasen befinden und an welchen Stellen Vertriebsaktivitäten ausbleiben oder sich der Verkaufsprozess verzögert. So können Sie gezielt nachsteuern, Preis-Einwände besser vorbereiten und passende Verkaufsabschluss-Techniken einsetzen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Abschlusses und unterstützt ein aktives Sales-Cycle-Management.

Wie optimieren Sie Ihren Sales Cycle?

Der Vertriebszyklus nimmt viel Zeit in Anspruch, besonders wenn Sie in den einzelnen Schritten unsauber oder unstrukturiert arbeiten. Achten Sie stets darauf, dass Sie unqualifizierte Leads möglichst früh aussortieren und Verkaufsprozesse automatisieren – beispielsweise über ein CRM, das mit einem Newsletter-Tool verbunden ist.

Sorgen Sie dafür, dass der Sales Cycle zu Ihren gesamten Vertriebsaktivitäten passt. Unsere kostenlose Vorlage für einen Vertriebsplan hilft Ihnen dabei.

Und: Setzen Sie die Nachbetreuung des Kunden auf Ihre Taskliste. Denn nichts ist so wertvoll wie ein Neukunde, der zu einem Stammkunden wird.

Die häufigsten Fragen (FAQ) zum Sales Cycle