In nur 3 einfachen Schritten Termine buchen

Wenn Sie potenzielle Kunden dazu bewegen möchten, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu erwerben, muss es Ihnen zunächst einmal gelingen, einen entsprechenden Termin mit ihnen zu vereinbaren. Doch wie jeder Vertriebsmitarbeiter weiß, ist dies weit leichter gesagt als getan.

Im Vertrieb rufen Sie tagtäglich potenzielle Kunden an, in der Hoffnung, dass die Person am anderen Ende den Hörer auch abnimmt. Doch selbst wenn das der Fall ist, wird man meist mit einer Aussage ähnlich der folgenden abgefertigt:

• „Dafür habe ich gerade keine Zeit.“
• „Können Sie mir die Informationen nicht einfach per E-Mail senden?”
• „Wollen Sie mir etwas verkaufen?“ – und Ihr Gesprächspartner legt direkt wieder auf.

Schneller als erwartet ist das Gespräch beendet, und Sie hatten gar nicht erst die Chance, Ihre interessanten Statistiken und Ihr sorgfältig formuliertes Leistungsversprechen zu präsentieren. Sie stehen also wieder am Anfang.

Wenn es Vertriebsmitarbeitern gelingen könnte, ihre Chancen auf den ersten entscheidenden Termin nur ein klein wenig zu erhöhen, würde sich das direkt positiv auf ihre Pipelines auswirken. Mike Scher, CEO bei Frontline Selling, stellte bei dem von AA-ISP ausgerichteten Inside Sales Leadership Summit 2015 drei einfache Schritte vor, die genau dies möglich machen sollen.

„Wir haben eine Studie unter Vertriebsmitarbeitern durchgeführt und dabei ist uns eines aufgefallen: Die effizientesten Mitarbeiter haben sich im Gespräch mit wichtigen Kunden immer gleich verhalten“, erläutert Scher. „Jeder von ihnen ist immer nach dem gleichen Schema vorgegangen: Als Erstes haben sie die Skepsis ihres Gesprächspartners ausgeräumt, dann haben sie den Zweck ihres Anrufs erläutert und schließlich ihr Gespräch mit einer gezielten Frage beendet.“

1. Skepsis ausräumen

Nur weil ein Interessent Ihren Anruf entgegennimmt, heißt dies nicht, dass er auch Zeit für Sie hat. Tatsächlich ist es sogar wahrscheinlich, dass er gerade beschäftigt sein wird. Hier fiel Scher auf, dass die erfolgreichsten Vertriebsmitarbeiter immer direkt auf diesen Umstand eingehen.

Daher empfiehlt er Vertriebsmitarbeitern, dass sie als Erstes sich und ihr Unternehmen vorstellen und anschließend direkt zu verstehen geben sollten, dass sie sich bewusst sind, dass ihr Gesprächspartner vermutlich gerade beschäftigt ist.

Das ließe sich wie folgt formulieren: „Guten Tag, mein Name ist Anna Jonas und ich arbeite für die ABC GmbH. Ich weiß, dass Sie gerade wahrscheinlich eher keine Zeit haben.“

Sie fragen sich vielleicht, warum es so wichtig ist, sich vorzustellen. Scher begründet dies wie folgt: Die meisten Interessenten werden Ihren Anruf mit Skepsis entgegennehmen und Sie können diese Skepsis am effektivsten aus dem Weg räumen, indem Sie sich selbst und Ihr Unternehmen ohne Umschweife vorstellen.

„So können Sie erreichen, dass Ihr Gesprächspartner Ihnen seine volle Aufmerksamkeit widmet“, erläutert Scher.

2. Zweck des Anrufs erläutern

Der erste Anruf bei einem Interessenten dient ganz offensichtlich hauptsächlich einem Zweck: einen Termin zu vereinbaren. Überraschenderweise bitten laut Scher aber nur sehr wenige Vertriebsmitarbeiter tatsächlich um einen Termin.

Das sollten Sie aber! Sobald Sie etwaiges Misstrauen aus dem Weg geräumt haben, empfiehlt es sich, dass Sie direkt zum Zweck Ihres Anrufs übergehen und versuchen, einen Termin für ein längeres Gespräch festzulegen. Laut Scher könnten Sie dies wie folgt formulieren: „Ich rufe Sie an, weil ich gerne einen Gesprächstermin mit Ihnen vereinbaren möchte. Wenn Sie mir 20 bis 30 Minuten Ihrer Zeit schenken, erläutere ich Ihnen gerne, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Betriebskosten um 20 % zu senken.“

Laut Scher bietet sich ein Zeitrahmen von 20 bis 30 Minuten aus einem ganz bestimmten Grund an:

Ein kürzeres Meeting wäre in einem Großteil der Fälle schlichtweg kontraproduktiv. Denn wenn Sie – wie viele Vertriebsmitarbeiter – nur fünf oder zehn Minuten ansetzen, suggerieren Sie Ihrem Gesprächspartner damit, dass Ihr Anliegen nicht wichtig ist.

3. Eine Frage stellen

Scher empfiehlt Vertriebsmitarbeitern, ihren ersten Anruf bei einem Interessenten immer mit einer gezielten, auf den Zweck des Anrufs ausgerichteten Frage zu beenden.

„Wenn Sie einen Termin vereinbaren möchten, dann bitten Sie auch um einen“, so Scher. „Bieten Sie beispielsweise direkt zwei konkrete Termine an. Denn wenn Sie eine Frage stellen, ist Ihr Gegenüber theoretisch dazu gezwungen, diese zu beantworten.”

Hier kam aus dem Publikum berechtigterweise die Frage, wie man sich am besten verhalte, wenn Interessenten diese Frage komplett ignorieren und stattdessen nach dem Grund des Anrufs fragen.In diesem Fall empfiehlt Scher, erneut die drei Schritte durchzugehen: Versuchen Sie noch einmal, das Vertrauen Ihres Gesprächspartners zu gewinnen, erklären Sie den Grund für Ihren Anruf und stellen Sie abschließend wieder Ihre Frage.

Sollten Interessenten sich auch nach dreimaliger Wiederholung immer noch nicht auf einen Termin einlassen, rät Scher, ihnen in Form einer Einladung zu einem Gesprächstermin Informationsmaterial zukommen zu lassen.

„In diesem Zusammenhang stehen die Chancen, dass Interessenten das Material tatsächlich lesen, am besten. Nutzen Sie also die Gelegenheit und sichern Sie sich den Termin“, so Scher.

Probieren Sie diese drei Schritte doch einmal selbst aus, und sehen Sie, ob sich Ihre Erfolgschancen damit verbessern lassen.