Die Planung von Social-Media-Inhalten bringt oftmals die Tagesplanung durcheinander. Es ist nicht so einfach, seine Arbeit vernünftig zu erledigen, wenn alle 30, 60 oder 90 Minuten der nächste Beitrag anfällt. Einfacher wird es mit einem Social-Media-Redaktionsplan. Welche Vorteile dieser mit sich bringt und wie Sie mit unserer einfachen Excel-Vorlage Ihre Content-Erstellung deutlich entspannter angehen, erklären wir Ihnen in diesem Blogartikel.

Welche Vorteile bringt ein Redaktionsplan für Social Media?

Ein Social-Media-Redaktionsplan ist mehr als nur eine Planungshilfe – er ist das Herzstück einer strategischen und effizienten Social-Media-Organisation. Die meist als Monatskalender aufgebaute Übersicht enthält eine Planung Ihrer Beiträge des jeweiligen Monats.

Das bringt mehrere Vorteile mit sich:

• Mithilfe der Ansicht können Sie sich mit den anderen Beteiligten besser abstimmen und Ihre Gedanken ordnen.
• Sie sparen deutlich Zeit, wenn Sie Inhalte vorplanen und nicht zum Veröffentlichungszeitpunkt bei TikTok, Facebook & Co. auf „Posten“ drücken müssen.
• Bei SocialMedia-Kalender-Tools sehen Sie direkt, wie Ihre Postings im Feed oder auch auf dem eigenen Profil aussehen. Bei Instagram etwa hilft das aus unserer Sicht, ein schönes visuelles Bild zu wahren.
• Mit einem Redaktionsplan halten Sie sich (eher) an Ihre MarketingStrategie und können eine praktische Kalenderansicht auch für die Kampagnenplanung nutzen.

Was muss ein Redaktionsplan beinhalten?

Ein Redaktionsplan für Social Media sollte den Content, die Plattform der Veröffentlichung, das Timing (Tag und Uhrzeit), die Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung sowie die Art des Contents enthalten – also ob es sich etwa um einen Story-Post oder einen Feed-Beitrag handelt.

Wie sieht der Aufbau eines Social-Media-Kalenders idealerweise aus?

Ein Social-Media-Kalender ist so aufgebaut, dass er unabhängig vom aktuellen Jahr funktioniert. Sie können bei vielen Vorlagen und Tools einfach fortlaufend einen Monat und ein Jahr eintragen oder auswählen, wie es gerade passt. Dadurch wird Ihr neuer Redaktionsplan zu einem verlässlichen Begleiter, mit dem Sie auch in vielen Jahren noch arbeiten können.

Damit der Kalender seinen Zweck erfüllt, empfehlen wir Ihnen die folgenden Inhalte:

• Datum und Uhrzeit: Wann soll der Beitrag veröffentlicht werden?
• Plattform: Auf welcher Plattform soll das Posting veröffentlicht werden?
• Content-Typ: Handelt es sich um ein Bild, ein Video, eine Story, einen Kommentar oder etwas anderes?
• Zielgruppe: Welche Ihrer definierten Zielgruppen möchten Sie mit dem Beitrag ansprechen?
• Thema oder Kampagne: Zu welcher Kampagne gehört das Posting?
• Text und Bildbeschreibung: Wie lautet der Text des Beitrags, kommen Bilder und Links hinzu, ein Call-to-Action (CTA)?
• Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Veröffentlichung des Beitrags zuständig?
• Status: Wie ist der aktuelle Status eines Postings?

Klar: Nicht in jedem Redaktionsplan ist jeder Inhalt nach diesem Aufbau notwendig. Passen Sie Ihren Social-Media-Kalender individuell auf Ihre Bedürfnisse an – oder nutzen Sie eine Vorlage.

Social-Media-Kalender & Content-Leitfaden

Verwalten und planen Sie Ihre Social-Media-Inhalte mit unserer nützlichen Kalendervorlage und dem Content-Leitfaden für alle wichtigen Kanäle.

• Kalender-Vorlage
• Content-Tipps
• Hilfestellungen zur Auswahl der passenden Kanäle
• Infos zu Formaten und Bildgrößen der einzelnen Kanäle

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Beispiel für einen Social-Media-Redaktionsplan in Excel

Eine Social-Media-Kalender-Vorlage hilft Ihnen, Ihre Inhalte strategisch und effizient zu planen. So behalten Sie den Überblick und veröffentlichen regelmäßig relevanten Content.

Schritte zur Nutzung einer Social-Media-Kalender-Vorlage:

1. Audit durchführen: Analysieren Sie Ihre aktuellen Plattformen und Inhalte, um erfolgreiche Strategien zu identifizieren.
2. Plattformen auswählen: Konzentrieren Sie sich auf drei bis fünf Kanäle, die den größten Mehrwert bringen.
3. Formate festlegen: Nutzen Sie verschiedene Inhalte wie Videos, Bilder oder Texte, um unterschiedliche Zielgruppen anzusprechen.
4. Beiträge vorbereiten: Erstellen Sie Vorlagen und planen Sie Hashtags, um die Content-Erstellung zu vereinfachen.
5. Kampagnen integrieren: Berücksichtigen Sie wichtige Feiertage, Events und geplante Aktionen.
6. Posting-Plan erstellen: Legen Sie fest, wann und wo Inhalte veröffentlicht werden.
7. Performance analysieren: Verfolgen Sie den Erfolg Ihrer Beiträge mithilfe von UTM-Tracking und Analytics-Tools.

Ein gut strukturierter Social-Media-Kalender spart Zeit und sorgt für eine konsistente und effektive Präsenz auf den richtigen Kanälen. Unsere Vorlage als Beispiel für einen Social-Media-Redaktionsplan enthält eine Übersicht über Ihre Social-Media-Beiträge des jeweiligen Monats.

Im Social-Media-Kalender sind bereits Reiter für Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, TikTok und Pinterest angelegt. Wenn Sie auch in anderen Netzwerken wie Snapchat oder YouTube aktiv sind, können Sie ganz einfach weitere Registerkarten erstellen.

Social-Media-Redaktionsplan erstellen: So geht’s mit dieser Vorlage

In unserer Excel-Vorlage können Sie drei Bereiche nach Ihren Wünschen anpassen:

1.  Das Farbkodierungssystem: Die Inhaltstypen oder Kampagnen, die koordiniert werden müssen, sind farblich gekennzeichnet. Die vorgefertigte Farbkodierung dient nur als Beispiel dafür, welche Arten von Inhalten hier eingegeben werden können (auch wenn einige der Beispiele für Ihr Unternehmen relevant sein könnten). Daher sollten Sie den Kalender individuell auf Ihre eigenen Kampagnen anpassen.
2.  Die Monats- und Jahresangaben oben im Kalender.
3.  Die Zellen unter den einzelnen Wochentagen. In diese Zellen tragen Sie die Arten von Inhalten ein, die Sie an diesen Tagen promoten wollen. Danach kennzeichnen Sie die Zelle farblich entsprechend der zugehörigen Kampagne.

Anstatt jeden Monat den gesamten Inhalt der Tabelle zu löschen, empfehlen wir Ihnen, dieses Arbeitsblatt zwölfmal zu kopieren und so für jeden Monat des Jahres ein separates Arbeitsblatt zu erstellen. Angst, den Überblick zu verlieren? Speichern Sie die Registerkarte auch als separate Datei.

Sehen wir uns nun die Vorlage zum Festhalten Ihrer Social-Media-Content-Ideen an.

1. X-Beiträge

Nehmen wir an, Sie möchten einige Tweets für X (ehemals Twitter) in die Vorlage einfügen. Wechseln Sie zur Registerkarte „Twitter-Updates“ (siehe nächste Abbildung):

Quelle: HubSpot Social-Media-Redaktionsplan 

Die ersten drei Spalten „Wochentag“, „Datum“ und „Uhrzeit“ sind besonders nützlich, wenn Sie Ihre Beiträge vorausplanen möchten. Tragen Sie einfach das Datum und die Uhrzeit ein, an dem Ihre Updates auf X veröffentlicht werden sollen.

Sehen wir uns nun die Spalte „Beitrag“ an. Hier geben Sie den Text ein, der in Ihrem Beitrag erscheinen soll. Nachdem Sie Ihren Tweet erstellt haben, kopieren Sie die URL, die im Beitrag erscheinen soll, in die Spalte „Link“. Außerdem sollten Sie UTM-Parameter eingeben, damit Sie feststellen können, ob Ihre X-Beiträge auch entsprechenden Traffic, Leads sowie Kundinnen und Kunden generieren. Dieser Schritt ist wichtig, wenn Sie den ROI Ihrer Social-Media-Aktivitäten nachweisen möchten.

In die Spalte „Kampagne“ können Sie eine zugehörige Kampagne eintragen und so die Nachverfolgung und Berichterstattung erleichtern.

In der Spalte „Bild“ können Sie einen Link zu einem Bild für den Tweet (sofern vorhanden) einfügen. Für X-Cards werden Bilder mit einer Größe von 800 x 418 Pixel empfohlen. Um einen Link zu einem Bild in die Tabelle einzufügen,

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle, in die Sie Ihr Bild einfügen möchten.
• Gehen Sie auf „Link...“ und wählen Sie im Fenster „Link einfügen“ die Option „Datei oder Webseite“. Klicken Sie nun auf „Auswählen“.
• Wählen Sie im Fenster „Verknüpfungsdatei auswählen“ die Bilddatei auf Ihrem Computer aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
• Ihre Bilddatei wird jetzt im Fenster „Link einfügen“ angezeigt.  Bearbeiten Sie den Anzeigentext, wenn die Datei unter einem anderen Namen angezeigt werden soll. Sobald Sie damit fertig sind, klicken Sie auf „OK“. 

Hinweis: Dieser Vorgang dient lediglich organisatorischen Zwecken. Wenn Sie Ihren Beitrag in einem Social-Media-Tool planen, müssen Sie das Bild dort separat hochladen.

2. Facebook-Beiträge

Sehen wir uns nun an, wie Sie Ihre Inhalte auf Facebook, nach wie vor mit über drei Milliarden monatlich aktiven Nutzerinnen und Nutzern das größte soziale Netzwerk weltweit, mithilfe der Vorlage vorbereiten können. Wechseln Sie in der Vorlage zur Registerkarte „Facebook-Updates“.

Quelle: HubSpot Social-Media-Redaktionsplan 

Facebook-Updates sind in unserem Social-Media-Plan den X-Updates recht ähnlich. Das gleichzeitige Hochladen mehrerer Facebook-Beiträge ist in der Social-Media-Inbox von HubSpot jedoch nicht möglich.

Wie zuvor dienen die ersten drei Spalten „Wochentag“, „Datum“ und „Uhrzeit“ zur Übersicht und geben Ihnen eine Struktur für die Planung Ihrer Inhalte.

Auch hier können Sie die Spalte „Beitrag“ nutzen, um den Text festzuhalten, der in Ihrem Status-Update angezeigt werden soll – natürlich jeweils in der Reihe, die dem Datum und der Uhrzeit für die Veröffentlichung entspricht.

In der Spalte „Link“ geben Sie den Link ein, auf den sie mit Ihrem Post verweisen wollen. Vergessen Sie dabei das Tracking-Token nicht.

Wenn der Beitrag mit einer bestimmten Kampagne getaggt werden soll, können Sie das in der Spalte „Kampagne“ vermerken. Fügen Sie abschließend einen Link zu einem Bild ein.

3. LinkedIn-Updates

Wenn Sie die Registerkarte „LinkedIn-Updates” öffnen, stellen Sie fest, dass diese genauso aufgebaut ist wie der Reiter für Facebook:

Quelle: HubSpot Social-Media-Redaktionsplan 

Sie können die Daten ganz genauso ausfüllen wie bisher. Nur die Bildgröße unterscheidet sich: Wir empfehlen für LinkedIn ein Format von 1.200 x 627 Pixeln.

4. Instagram-Posts

Kommen wir nun zur Planung von Fotos und Videos, die auf Instagram veröffentlicht werden sollen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte „Instagram-Updates“.

Quelle: HubSpot Social-Media-Redaktionsplan 

Instagram-Posts können wie Facebook-Posts nicht als Ganzes in die Social-Media-Inbox von HubSpot hochgeladen werden.

Die ersten drei Spalten, „Wochentag“, „Datum“ und „Uhrzeit“, dienen wieder Organisationszwecken. In der Spalte „Bildunterschrift“ können Sie die Texte für Ihre Social-Media-Posts vermerken, je nach Datum und Uhrzeit ihrer geplanten Veröffentlichung. Denken Sie daran, dass die Nutzerinnen und Nutzer in Ihren Feeds auf Instagram nur die ersten drei Zeilen Ihrer Bildunterschriften sehen – auch wenn sie prinzipiell 2.200 Schriftzeichen lang sein können. Die genaue Anzahl von Schriftzeichen in den ersten drei Zeilen hängt von der Länge Ihres Nutzernamens ab.

In der Spalte „Link für Steckbrief“ halten Sie die Links fest, die Sie bei der Veröffentlichung der damit verbundenen Posts in der Biografie Ihres Instagram-Kontos veröffentlichen möchten. Da bei Instagram außerhalb von Anzeigen und des Steckbriefs keine anklickbaren Links gestattet sind, nutzen die meisten Anwenderinnen und Anwender diese Ausweichmöglichkeit.

Auch hier gilt wieder: Tracking-Token nicht vergessen. Und falls Sie Ihre Instagram-Beiträge mit einer bestimmten Kampagne verknüpfen möchten, vermerken Sie diese wie bei den anderen Netzwerken zuvor auch schon in der Spalte „Kampagne“. Zu guter Letzt können Sie natürlich auch ein Bild für die Veröffentlichung mit einplanen – auf Instagram schon fast eine Selbstverständlichkeit! Quadratisch sollte es auf alle Fälle wir sein, wir empfehlen 1080 x 1080 Pixel.

5. TikTok-Updates

Unterhaltsame Videoclips dürfen in der Strategie natürlich nicht fehlen. Auf der Registerkarte „TikTok-Updates“ können Sie Ihre Videos (bis zu einer Länge von 60 Sekunden) übersichtlich planen. Bei dem Upload eines Videos auf TikTok selbst sollten Sie unbedingt darauf achten, ein Video im 9:16-Format auszuwählen. Die empfohlene Länge liegt zwischen 9 und 15 Sekunden.

Quelle: HubSpot Social-Media-Redaktionsplan 

Auch bei TikTok können sie mithilfe der Spalte „Link für Steckbrief“ einen Link festhalten, der bei der Veröffentlichung Ihrer geplanten Inhalte mit ausgespielt wird und potenzielle Kundinnen und Kunden auf Ihre Webseite oder Ihr Produkt weiterleitet.

6. Pinterest-Updates

Auf der Registerkarte „Pinterest-Updates“ können Sie Ihre Pins planen.

Quelle: HubSpot Social-Media-Redaktionsplan 

Dabei haben Sie die gleichen Spalten zur Verfügung wie bei Facebook und LinkedIn.

Was die Bilder angeht, unterscheidet sich Pinterest jedoch von den anderen Plattformen, denn hier sind verschiedene Formate möglich. Besonders gut funktionieren rechteckige Bilder, zum Beispiel im Format 600 x 900 oder 1000 x 1500 Pixel.

Social-Media-Kalender & Content-Leitfaden

Verwalten und planen Sie Ihre Social-Media-Inhalte mit unserer nützlichen Kalendervorlage und dem Content-Leitfaden für alle wichtigen Kanäle.

• Kalender-Vorlage
• Content-Tipps
• Hilfestellungen zur Auswahl der passenden Kanäle
• Infos zu Formaten und Bildgrößen der einzelnen Kanäle

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Das Inhaltsinventar

Unsere Excel-Vorlage enthält des Weiteren eine Registerkarte namens „Inhaltsinventar“. Dort können Sie alle Ihre Inhalte nachverfolgen und einen Vorrat an Content anlegen, um die Suche nach Themen für Ihre Social-Media-Beiträge etwas zu erleichtern.

Quelle: HubSpot Social-Media-Redaktionsplan 

Mithilfe des Inhaltsinventars schaffen Sie ein ausgewogenes Verhältnis in Ihrem Content-Marketing und behalten bei der Planung Ihrer Social-Media-Strategie und Content-Strategie leichter den Überblick. Beherzigen Sie die Tipps von Marketing-Expertinnen und -experten, die eine Mischung aus eigenen Inhalten und denen anderer empfehlen. Optimal ist ein Mix aus verschiedenen Content-Formaten und -typen, sowie Inhalten zur Lead-, MQL- und Traffic-Generierung.

4 weitere Tools für Ihren Social-Media-Redaktionsplan

Falls Sie nach einem umfangreichen Social-Media-Management-Tool suchen, gibt es eine Reihe von Anbietern. Wir stellen Ihnen unsere Top 4 in aller Kürze vor:

1. HubSpot Social Media Tool: Wer ohnehin mit HubSpot arbeitet, kann Beiträge für Instagram, Facebook, LinkedIn, X und YouTube direkt im einfachen Marketing Hub planen, veröffentlichen und auswerten – ohne separates Tool. Besonders praktisch: Alle Performance-Daten laufen im gleichen Dashboard zusammen, in dem auch E-Mail-Kampagnen und Lead-Daten landen. HubSpot Marketing Hub beginnt bei 9€ im Monat bei jährlicher Abrechnung. 
2. Sprout Social: Dieses Tool bietet neben der reinen Inhaltsplanung weitere Funktionen wie Social Listening und Influencer-Marketing-Organisation. Preislich beginnt es bei rund 200 US-Dollar monatlich.
3. Hootsuite: Einer der Klassiker unter den Social-Media-Tools, mit dem wir selbst bereits gearbeitet haben. Hier können Sie für ab 99 Euro monatlich automatisiert auf Instagram, Facebook, TikTok, X, YouTube, LinkedIn, Pinterest und Threads posten – und natürlich zuvor alle Beiträge planen.
4. StoryChief: Die „All-in-One Content Management Platform“ ist ab 29 Euro pro Monat erhältlich. Sie können StoryChief mit HubSpot verknüpfen, was ein klarer Pluspunkt ist. Ansonsten bietet das Tool die üblichen Funktionen.

Alternativ können Sie Tools wie Trello oder Asana nutzen, die ihren Fokus auf Projektmanagement legen, aber auch Planung für die sozialen Medien und einen Redaktionskalender anbieten. Der Vorteil eines solchen Social-Media-Management-Tools im Vergleich zu unserer Vorlage: Sie sparen Zeit bei der Veröffentlichung. Allerdings müssen Sie für das ein oder andere Tool auch tief in die Tasche greifen.

Wie KI Sie mit KI einen Redaktionsplan erstellen und Ihre Inhalte planen

Künstliche Intelligenz verändert drei zentrale Bereiche der Social-Media-Planung. Wie diese drei Bereiche verändert werden erfahren Sie hier: 

Content-Ideen und Textentwürfe auf Knopfdruck

Die größte Zeitfalle im Social-Media-Marketing ist laut SocialHub nicht das Posten selbst, sondern die Content-Erstellung. Genau hier setzt KI an: Moderne Tools generieren auf Basis von Thema, Zielgruppe und Plattform innerhalb von Sekunden erste Textentwürfe, Bildunterschriften oder Hook-Varianten – die dann manuell verfeinert werden. Das ersetzt keine Redaktionsstrategie, aber es überbrückt den berüchtigten Moment vor dem leeren Eingabefeld.

Wer mit HubSpot arbeitet, kann dafür direkt Breeze nutzen, die KI-Assistenz von HubSpot, die im Marketing Hub integriert ist und Social-Media-Copy auf Basis Ihrer bestehenden CRM-Daten und Kampagnenziele vorschlägt.

Alternativ haben wir auch einen KI-gestützten Redaktionsplan, der mit ChatGPT oder einem anderen KI-Tool nachgebaut werden kann. Dieser unterstützt bei der Ideenfindung bis hin zum Einplanen der Posts.  

Automatisches Scheduling: Wann ist der beste Zeitpunkt zum Posten?

Die Frage nach dem optimalen Posting-Zeitpunkt lässt sich heute nicht mehr pauschal mit „dienstags um 10 Uhr" beantworten – sie hängt von Ihrer konkreten Zielgruppe, der Plattform und dem Content-Format ab. KI-gestützte Tools wie Sprout Social oder das HubSpot Social Media Tool analysieren die Engagement-Historie Ihrer bisherigen Beiträge und leiten daraus individuelle Empfehlungen ab, wann Ihre Follower am aktivsten sind.

So landen Ihre Inhalte nicht einfach irgendwann im Feed, sondern zum Zeitpunkt der höchsten Aufmerksamkeit.

Performance-Analyse: Von Bauchgefühl zu datenbasierter Entscheidung

Was früher stundenlange manuelle Auswertung von Plattform-Dashboards bedeutete, übernimmt KI heute zunehmend automatisiert. Welche Content-Formate performen auf welcher Plattform am besten? Welche Themen generieren Klicks, welche nur Likes?

KI-gestützte Analyse-Tools erkennen Muster in Ihren Performance-Daten, die manuell kaum sichtbar wären, und leiten daraus konkrete Handlungsempfehlungen für Ihren nächsten Redaktionsplan ab. Der Breeze Social Agent von HubSpot geht dabei noch einen Schritt weiter und verknüpft Social-Media-Daten mit dem Rest Ihrer Kundendaten im CRM – sodass Sie nicht nur sehen, welcher Post gut ankam, sondern auch, welcher tatsächlich zur Lead-Generierung beigetragen hat.

Fazit: Mit dem Social-Media-Kalender Zeit gewinnen und flexibel bleiben

Eines sollte deutlich geworden sein: Wenn Sie Ihre Social-Media-Inhalte im Online-Marketing im Voraus vorbereiten und planen, sparen Sie jede Menge Zeit. Es versteht sich von selbst, dass Unternehmen ihre Social-Media-Präsenz dennoch den ganzen Tag über im Auge behalten sollten und immer wieder ergänzen müssen.

Gibt es aktuelle Schlagzeilen? Stellen Sie spontan ein kurzes Update zusammen. Hat jemand in Ihrem Netzwerk etwas Spannendes auf LinkedIn veröffentlicht? Geben Sie Ihren Kommentar ab. Haben Sie zu einem Ihrer Updates auf Ihren Social-Media-Kanälen einen positiven Kommentar bekommen? Bedanken Sie sich dafür oder posten Sie eine Antwort.

Die besten Ergebnisse werden Sie erzielen, wenn Sie im Social-Media-Marketing experimentieren - auch mit der Uhrzeit, zu der Sie posten. In dieser Vorlage haben wir Daten und Uhrzeiten für die Veröffentlichung in jedem sozialen Netzwerk bereits vorab eingefügt. Viel Erfolg bei der Planung Ihres Contents!

Häufig gestellte Fragen zum Social-Media-Redaktionsplan