Die fünf besten CRM-Systeme mit KI-Funktionen

Es ist kein Wunder, dass CRMs mittlerweile etliche KI-Funktionen bieten. Ein Blick auf die enorme Effizienzsteigerung reicht aus – im Recruiting-Bereich etwa können Sie so 14 Stunden pro Woche (!) einsparen.

Die unvergleichliche Fähigkeit der KI, Daten zu analysieren, Vorhersagen zu treffen und Aufgaben zu automatisieren, hat herkömmliche Workflows verändert. Die KI erleichtert außerdem das Zurechtfinden in einem CRM-System und Sie können Zeit sparen, indem Sie schneller auf Daten zugreifen und den Bedarf an langwierigem Onboarding und Schulungen reduzieren können.

In diesem Artikel schauen wir uns einige der führenden CRM-Plattformen an und wie sie KI nativ in ihre Systeme integriert haben. Wir zeigen Ihnen, welches Tool mit welchen KI-Funktionen für Sie am hilfreichsten ist. Im Folgenden finden Sie die Plattformen, ihre KI-Nutzung, die wichtigsten Funktionen und was wir an ihnen schätzen.

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

Jetzt loslegen

Wie Teams KI heute verwenden

Wir haben Hunderte Geschäftsleute befragt, um herauszufinden, wie Teams arbeiten und dabei KI einsetzen. 61 Prozent der Befragten sehen KI als größte Disruption im Marketing seit 20 Jahren, fast alle (vier von fünf) nutzen KI als zentralen Bestandteil ihrer Arbeit und erstellen Inhalte und Medien damit.

Gehören Sie noch zu den wenigen, die KI nicht regelmäßig nutzen? Das ist verständlich, denn das Einführen einer neuen KI-Software oder Aufgabe in einen bereits bestehenden (und funktionierenden) Prozess kann kompliziert erscheinen. Aber es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen. Denn wenn das System erstmal in Ihren Alltag integriert ist, wird Ihnen Ihr zukünftiges Ich dafür sehr dankbar sein.

Bevor Sie also sagen, dass Sie zu beschäftigt sind, um KI-Funktionen zu integrieren, schauen Sie sich zunächst an, wie Sie damit Ihr CRM verbessern können und welches CRM für Sie am besten geeignet wäre.

Welche fünf CRM-Systeme mit KI arbeiten

Mit KI sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Aber auch wenn es verlockend ist, KI für alles zu nutzen, sollten Sie mit den Änderungen beginnen, die für Ihre Geschäftsziele am wirkungsvollsten sind.

Hier ist also eine Liste der CRM-Systeme, die KI nativ integriert haben – einschließlich unserer persönlichen Highlights, der jeweils besten Funktionen sowie eines Profi-Tipps dazu, wie Sie das CRM optimal einsetzen.

1. HubSpot – Breeze

Quelle: https://www.hubspot.de/products/artificial-intelligence

Breeze ist HubSpots nativ integrierte KI und unterstützt Fachleute in Vertrieb, Marketing und Service. Da die KI nahtlos und direkt in die HubSpot-Oberfläche integriert ist, haben Sie von überall im System direkten Zugriff auf smarte Automatisierungen und KI-Unterstützung.

Wesentliche Merkmale

• Breeze-Assistent ist ein chatbasierter „KI-Copilot“, dem Fragen gestellt werden können. Er nutzt Ihre CRM-Daten, um bei der Vorbereitung von Meetings, der Content-Erstellung und strategischen Analysen zu unterstützen.
• Zusätzlich gibt es Breeze Agents (etwa Prospecting Agent oder Customer Agent), die komplette Workflows von der Planung bis zur Ausführung automatisieren.
• Alle KI-Features sind bei HubSpot direkt in Ihre täglichen Workflows integriert.
• Mit Breeze Studio (Beta) können Sie Ihre KI-Agenten ohne Programmierkenntnisse anpassen und benutzerdefinierte Assistenten erstellen.
• Generative KI-Funktionen unterstützen das Erstellen von Content, der bei Ihrer Zielgruppe bestens ankommt.

Am besten geeignet für: Vertriebs-, Marketing- und Servicefachleute in Unternehmen jeder Größe

Preis für die KI im CRM von HubSpot

Das CRM-System von HubSpot bietet kostenlose Basis-Tools für den Einstieg. Die Preise für kleine Teams beginnen bei 9 Euro pro Monat (bei monatlicher Zahlung) und steigen auf 4.610 Euro pro Monat für die Enterprise-Version. Breeze ist in unterschiedlicher Ausgestaltung in allen Versionen integriert.

2. Pipedrive KI

Quelle: Screenshot https://www.pipedrive.com/de/products/ai-crm

Die KI-Funktionen von Pipedrive unterstützen Vertriebsmitarbeitende bei der Optimierung ihrer Vertriebspipeline. Mit dem KI-gestützten CRM können Sales-Verantwortliche wertvolle Zeit sparen, ihre Performance steigern und fundiertere Entscheidungen treffen, um mehr Deals erfolgreich abzuschließen. Die KI analysiert beispielsweise Muster in Ihrem Vertriebsalltag und zeigt genau an, wo Ihre Aufmerksamkeit gerade am dringendsten benötigt wird.

Wesentliche Merkmale

• Überwachung und Analyse der Vertriebspipelines, um genaue Prognosen über zukünftige Umsätze zu liefern, die Vertriebsmitarbeitenden helfen, realistische Umsatzziele zu setzen.
• KPI-Tracking, das Sales-Mitarbeitenden hilft, den Fortschritt ihrer Vertriebsaktivitäten zu messen.
• KI-Benachrichtigungen erkennen Muster im Verkaufsprozess und empfehlen automatisch die aussichtsreichsten Deals sowie die nächsten optimalen Vertriebsmaßnahmen.
• Mit KI-E-Mail-Tools lassen Sie E-Mails per simplem Prompt schreiben. Zudem komprimiert die Zusammenfassungsfunktion lange E-Mail-Verläufe auf das Wesentliche.
• Über eine OpenAI-Schnittstelle können Sie detaillierte Sales-Reportings ganz einfach in Ihren eigenen Worten über natürliche Spracheingabe erstellen.

Am besten geeignet für: Vertriebsmitarbeitende

Profi-Tipp
Nutzen Sie die Pipedrive Academy, ein Lernportal, das Vertriebsmitarbeitenden hilft, ihre Kompetenzen zu erweitern.

Preis für die KI im CRM von Pipedrive

Das Grundpaket von Pipedrive beginnt bei 24 Euro pro Monat und steigt auf 99 Euro pro Monat (bei monatlicher Zahlung) für Unternehmen. Sie können Pipedrive 14 Tage kostenlos testen.

3. Zoho – Zia

Quelle: Screenshot https://www.zoho.com/de/zia/?src=ft

Ask Zia von Zoho ist ein dialogbasierter Vertriebsassistent, der in das CRM integriert ist und Ihnen dort das Leben leichter macht. Über eine Reihe von Befehlen kann Zia Ihnen helfen, die benötigten Informationen schneller zu erhalten. Die Verkaufsprognose bietet Einblicke in die Verkaufsaktivitäten und hilft Ihnen zu entscheiden, wo Sie Ihre wertvolle Zeit am besten einsetzen.

Zudem erhalten Sie mit Zia Skills nativ integrierte KI-Funktionen direkt im CRM und – ähnlich wie bei HubSpot – mit Zia Agents individuelle KI-Agents für ganze Workflow-Automatisierungen.

Wesentliche Merkmale

• Ask Zia bietet auf Dialogbasis die Möglichkeit, Berichte, Workflows oder sogar komplett neue CRM-Module zu erstellen.
• Zia Skills bieten Dutzende KI-CRM-Funktionen – etwa die Bewertung von Leads basierend auf ihren Interaktionen, dem Aktivitätsverlauf und anderen Daten.
• Rationalisierung zeitraubender Aufgaben wie die Dateneingabe und automatische Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder basierend auf deren Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Auslastung.
• Prädiktive Analytics zur Verfolgung von Kundenverhalten und -trends, um Einblicke und Prognosen über zukünftige Verkaufschancen zu ermöglichen.
• Zohos KI analysiert eingehende E-Mails automatisch nach Stimmung (Sentiment-Analyse) sowie Intention (etwa Beschwerde vs. Kaufinteresse) und fasst lange Konversationen zusammen.
• Zia Agents bietet autonome KI-Agenten für verschiedene Aufgaben. Sie können auch im „Agent Studio“ neue Agenten erstellen.

Am besten geeignet für: Verkaufsteams

Profi-Tipp
Verwenden Sie Ask Zia, um Einstellungen zu ändern. Beschreiben Sie einfach in Ihren eigenen Worten, was Sie ändern möchten – die KI erledigt das anschließend im Hintergrund.

Preis für die KI im CRM von Zoho

Zia und das CRM von Zoho sind für zwischen 20 und 65 Euro pro Monat (bei monatlicher Abrechnung) erhältlich. Zudem gibt es eine flexible kostenlose Testversion.

4. Salesforce – Einstein und Agentforce

Quelle: Screenshot https://www.salesforce.com/de/artificial-intelligence/

Salesforce baut seine KI-Strategie auf zwei Säulen auf. Zum einen ist die KI-CRM Einstein für prädiktive und generative Aufgaben integriert, zum anderen bietet Agentforce verschiedene KI-Agents inclusive der Möglichkeit, eigene Agenten zu bauen.

Wesentliche Merkmale

• Agentforce bietet vorkonfigurierte oder selbst erstellte KI-Agenten, die eigenständig Kundenanfragen lösen, Leads vorqualifizieren oder Marketing-Kampagnen optimieren.
• Analyse von Kundendaten und -verhalten, um personalisierte Empfehlungen und Angebote bereitzustellen sowie den Vertriebsmitarbeitenden automatisch die nächstbeste Aktion vorzuschlagen und eine rechtzeitige Kommunikation und Nachbereitung zu ermöglichen.
• Verarbeitung natürlicher Sprache, um mit Leads über verschiedene Kanäle in Kontakt zu treten und sie mit personalisierten Inhalten zu versorgen.
• Erkennen von Stimmung, Absicht und Dringlichkeit des Kundenanliegens und Weiterleiten an die entsprechende Kontaktperson im Kundenservice.
• Einstein Predictive AI analysiert historische Daten, vergibt Lead- und Opportunity-Scores und berechnet Umsatz-Forecasts.

Am besten geeignet für: Vertriebs- und Serviceführungskräfte in großen Unternehmen

Profi-Tipp
Nutzen Sie die Opportunity- und Account-Einblicke, die die Vertriebsmitarbeitenden entlasten und ihnen helfen, den besten Schritt zum Abschluss eines Deals auf der Grundlage von Daten zu finden.

Preis für die KI im CRM von Salesforce

Bei Salesforce variieren die Preise stark je nach Einsatzgebiet – Agentforce etwa wird anders abgerechnet als das „klassische CRM“. Der Preis hängt letztlich von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.

5. Freshworks – Freddy AI

Quelle: Screenshot https://www.freshworks.com/de/platform/ai-capability/

Freddy AI von Freshworks hilft Ihrem Team im Verkaufsprozess. Mit Freddy können Sie die Interaktion mit Ihrer Kundschaft personalisieren und Ihre Teams entlasten.

Freshworks setzt dabei auf ein Zusammenspiel aus LLMs und maschinellem Lernen. Die KI-Funktionen im CRM teilen sich in drei Bereiche auf: Freddy Copilot (Assistenz für Mitarbeitende), Freddy Agents (für autonome Interaktionen) und Freddy Insights (für strategische Führungskräfte).

Wesentliche Merkmale

• Die autonomen Freddy Agents bieten etwa rund um die Uhr Support über Chat, E-Mail und Social Media. Dank „Agentic AI“ lösen sie selbstständig komplexe, mehrstufige Anfragen in flüssigen Konversationen.
• Freddy Copilot ist ein direkter Assistent für Ihre Service- und Vertriebsteams, der Arbeitsabläufe beschleunigt, indem er Wissen aus dem CRM nutzt und Antworten liefert.
• Freddy Insights liefert proaktive, KI-gesteuerte Analysen und erkennt beispielsweise selbstständig Trends.
• Analyse von Kundeninteraktionen und -feedback auf Stimmung und Tonfall, so dass die Mitarbeitenden des Kundensupports unzufriedene Kund:innen schnell ansprechen können.
• Prädiktive Analytics, mit denen Vertriebsteams Trends vorhersagen, potenzielle Kundenprobleme erkennen und Umsätze genauer prognostizieren können.

Am besten geeignet für: Kundensupportteams

Profi-Tipp
Passen Sie Freddy AI so an, dass er zum Rest Ihrer Website passt.

Preis für die KI im CRM von Freshworks

Das CRM von Freshwork beginnt bei 11 Euro pro Monat und steigt auf 71 Euro pro Monat (bei monatlicher Zahlung). Darüber hinaus bietet Freshworks einen kostenlosen Plan für kleine Teams an und Sie können die Software 21 Tage kostenlos ausprobieren.

KI-CRMs für kleine Unternehmen: Was ist wichtig?

Unserer Erfahrung nach ist KI im CRM gerade für Start-ups und KMU wichtig. Denn: Zeit ist Geld – und mit einem KI-gestütztem CRM gewinnen Sie Zeit. Wichtig ist dabei vor allem eine native Integration der KI sowie eine schnelle Lernkurve für das Team. Zudem sollten auch die Kosten überschaubar sein. Breeze von HubSpot erhalten Sie beispielsweise bereits in der kostenlosen Basisversion des CRMs.

Checkliste: Auswahl eines KI-CRMs für kleine Unternehmen

• Integrierte KI: Sind nützliche KI-Assistenten für den Alltag direkt verfügbar, ohne externe Tools anbinden zu müssen?
• Einfache Bedienung: Ist das System intuitiv nutzbar?
• Zentrale Plattform: Sind Marketing, Sales und Service in einem Tool vereint, um Datensilos zu vermeiden?
• Kosten: Gibt es eine kostenlose Basisversion und niedrige Einstiegspreise?
• Skalierbarkeit: Kann das System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen?

KI-CRMs für Enterprise-Unternehmen: Was ist wichtig?

Auf Enterprise-Level geht es bei der KI-Integration ins CRM nicht nur um reine Zeitersparnis, sondern um die sichere Skalierung bei großen Datenmengen. Wichtig ist hier vor allem eine klare „Single Source of Truth“, gepaart mit hohen Compliance- und DSGVO-Standards.

Zudem müssen sich historisch gewachsene Prozesse nahtlos anbinden lassen. KI-Agenten wie die Breeze Agents werden sind bei großen Unternehmen ebenfalls wichtig. So können Sie im Idealfall datenschutzkonform große Mengen an Support- oder Sales-Anfragen völlig eigenständig im Hintergrund abwickeln (lassen).

Checkliste: Auswahl eines KI-CRMs für große Unternehmen

• Compliance und Sicherheit: Werden DSGVO-Standards, Audit-Sicherheit und lokale Serverstandorte garantiert?
• Single Source of Truth: Basiert das System auf einer einheitlichen Datenbank, um abteilungsübergreifende Datensilos zu vermeiden?
• Autonome Prozesse: Lassen sich individuelle KI-Agenten für massentaugliche Workflows sicher konfigurieren und kontrollieren?
• Schnittstellen (APIs): Ist eine reibungslose Anbindung an bestehende ERP- und Backend-Systeme möglich?
• Nutzerakzeptanz: Ist die Benutzeroberfläche trotz vieler Funktionen intuitiv genug für ein schnelles Change Management?

Wie KI CRM-Systeme verbessert

Es ist klar, dass Künstliche Intelligenz Unternehmen eine große Hilfe sein kann, aber wie genau verbessert sie ein CRM? Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie KI dazu beitragen kann, CRM-Systeme besser denn je zu machen.

Content-Erstellung

KI im CRM hilft Ihnen, Content von Grund auf neu zu verfassen – von einzelnen Textbausteinen bis hin zu ganzen Landingpages.

Innerhalb von CRM-Systemen kann KI E-Mail-Inhalte verbessern, Sie bei der Entwicklung von Ideen für Ihren Blog unterstützen und vieles mehr. Die KI-Datenanalyse kann Ihnen dabei helfen, die Art von Content zu identifizieren, die Ihre Zielgruppe erhalten möchte. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Content immer gut ankommt.

Berichterstattung

Verabschieden Sie sich von mühsamen Aufgaben, die mit dem Erstellen von Berichten verbunden sind. Mit der ins CRM integrierten KI benötigen Sie keinen endlosen Prozess mehr und müssen nicht mehr genau wissen, welcher Filter was wo wie macht.

Dank der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) brauchen Sie nur einen einfachen Befehl einzugeben. Senden Sie eine Anfrage an den KI-Chatbot in Ihrem CRM und stellen Sie Ihrer Kundschaft oder Teammitgliedern mit einem Mausklick einen perfekt gefilterten Bericht zur Verfügung. Unsere Kollegin Lisa Stappert zeigt, wie das beispielsweise mit HubSpot funktioniert:

Die unmittelbaren Vorteile liegen klar auf der Hand: Statt sechs Klicks sind Sie mit nur einem kurzen Befehl und einem Klick schon am Ziel. Was jedoch vielleicht nicht so offensichtlich ist, ist die Tatsache, dass die integrierte KI es auch einfacher denn je macht, sich in einem CRM zurechtzufinden.

Dank dieser Benutzerfreundlichkeit sind weniger Schulungen und kürzere Onboarding-Sitzungen möglich. Außerdem hat Ihr Team mehr Zeit, sich um die Aufgaben zu kümmern, die den größten Mehrwert erzielen.

E-Mails

Wir haben den Nutzen von KI bei E-Mails bereits erwähnt – aber wenn die KI erst in das CRM-System integriert ist, wird es richtig spannend.

Dank der Fähigkeit, große Datenmengen zu analysieren, kann die KI das Nutzerverhalten vorhersagen. Sie können genau sehen, wer Ihre E-Mails wann liest. Außerdem können Sie bestimmte Sendezeiten für bestimmte Personen festlegen – das ideale Tool für jede Marketingkampagne.

KI kann Ihnen helfen, das Wesentliche einer E-Mail zu erfassen, damit Sie diejenigen, die Ihren Support am dringendsten benötigen, priorisieren und Ihre Zeit entsprechend einteilen können. Das wiederum wird deutlich zur Verbesserung Ihres Kundensupports beitragen.

Einblicke

Die KI kann deutlich tiefgreifendere Erkenntnisse sammeln als wir Menschen es schaffen. Sie analysiert Daten nicht nur schnell, wir können uns auch darauf verlassen, dass sie Erkenntnisse liefert, die unsere Aufmerksamkeit verdienen.

Durch die Analyse von Datenmustern kann KI zum Beispiel Interessierte mit einer hohen Konversionswahrscheinlichkeit identifizieren. Wenn Sie wissen, dass ein Lead in Ihrem CRM ein ähnliches Muster aufweist wie diejenigen, die bereits zu Kundschaft geworden sind, kann Ihr Team seine Bemühungen zur Ansprache dieses Leads verstärken.

Sie erhalten auch Erkenntnisse darüber, was bei früheren Kund:innen funktioniert hat, und können auf der Grundlage dieser Daten empfohlene nächste Schritte angehen.

Datenerfassung

Bei E-Mails wird die Datenerfassung durch die Integration von KI in das CRM-System automatisiert. Sie können Datensätze aktualisieren, indem Sie Informationen aus anderen Quellen auswählen, z. B. aus der E-Mail-Signatur oder aus Social-Media-Plattformen. Die KI fügt die Daten ein und hilft Ihnen dabei, sie auf dem aktuellen Stand zu halten.

Korrekte Daten verbessern die Kommunikation. Es gibt wirklich nichts Schlimmeres, als eine E-Mail zu erhalten, die an einen veralteten Namen oder eine frühere Position adressiert ist. Ihre Botschaften sind aussagekräftiger, wenn sie korrekt sind, und ersparen Ihnen die Peinlichkeit solcher einfachen Fehler.

Einblicke aus Gesprächen

KI-Funktionen zur Aufzeichnung von Telefongesprächen helfen Ihnen bei der Analyse von Anrufen und der Verbesserung von Coachingmaßnahmen. Gespräche verlaufen erfolgreicher, wenn Sie wissen, was einen qualifizierten Anruf ausmacht und was zum Abschluss von Deals führt.

Quelle: https://www.hubspot.de/products/conversation-intelligence

Und nicht nur das: Wenn Sie über Datensätze von erfolgreichen Anrufen aus dem wirklichen Leben verfügen, können Sie diese für Schulungen oder zur Optimierung des Verkaufsprozesses verwenden.

Mit KI können Anrufe kategorisiert und zu Ihrem CRM hinzugefügt werden. Sprachtranskripte können analysiert und so weitere Erkenntnisse gewonnen werden.

Datenbereinigung

CRM-Systeme sind voll von duplizierten Daten. Das ist ärgerlich, aber passiert jedem.

Wohlmeinende Teammitglieder geben Daten ein, ohne zu wissen, dass sie bereits vorhanden sind. Doppelte Daten schaden Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht, aber ein Hauptproblem bei CRM-Systemen ist das Fehlen einer zentralen Kundenansicht.

Wenn es mehrere Datensätze für ein Unternehmen oder einen Kontakt gibt, kann es passieren, dass die Informationen in beiden Ansichten gespeichert werden, was wiederum bedeutet, dass man leicht eine Aktualisierung oder eine wichtige Information verpasst.

Meistens bleiben solche Sachen unbemerkt – bis es ein Problem gibt. Wenn ein:e Kund:in Ihr Team ständig erneut über dasselbe Problem informieren muss, kann der Kundenservice gar nicht gut abschneiden.

KI erkennt doppelte Daten und kennzeichnet das potenzielle Problem, sodass Sie die entsprechenden Daten mit einem Klick zusammenführen können.

Fazit: Optimieren Sie Ihr CRM mit KI

Wenn Ihre CRM-Plattform bereits über KI-Funktionen verfügt, verpassen Sie etwas, wenn Sie diese nicht nutzen. Die leistungsstarken Funktionen, die uns die KI bietet, werden uns auf lange Sicht viel Zeit sparen.

Es ist immer ein wenig überwältigend, eine neue Funktion in Ihre etablierten Prozesse einzuführen, aber KI soll Ihnen Ihr Arbeitsleben erleichtern. Lassen Sie sich daher auf die KI Ihres CRM ein und erschließen Sie neue Möglichkeiten bei der Effizienz, Personalisierung und datengesteuerten Entscheidungsfindung.

Titelbild: HubSpot

Häufig gestellte Fragen