Wenn Sie Ihre Vertriebssoftware mit einem Wort beschreiben müssten, welches würden Sie dann wählen?

„Hilfreich“, „schnell“, „benutzerfreundlich“? Fragt man Google nach dem Hintergrund einer Vertriebssoftware, lässt schon ein kurzer Blick auf die Suchvorschläge vermuten, dass wohl die wenigsten Vertriebsmitarbeiter derart positive Beschreibungen wählen würden.

 

Warum herkömmliche Vertriebssoftware Ihr Team ausbremst_1

Und es stimmt! Vertriebssoftware ist häufig kostspielig, komplex, langsam und unübersichtlich.

Sie ist aber eben auch wichtig – und das gilt heute mehr denn je.

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Herkömmliche Vertriebssoftware ist modernen Anforderungen nicht mehr gewachsen

In der Geschäftswelt vollzieht sich derzeit weltweit ein Wandel, wie wir ihn seit Jahrzehnten nicht mehr erlebt haben.

Immer mehr Teams wechseln ins Homeoffice und Tools wie Slack und Zoom sind dabei eine immense Stütze. Kunden kaufen vermehrt online, was dank Plattformen wie Amazon und Etsy möglich ist. Und auch im Vertrieb hat sich einiges geändert. Doch anders als bei den vorstehenden zwei Beispielen fehlt es Vertriebsmitarbeitern an der nötigen technologischen Unterstützung. Stattdessen machen es ihnen komplexe, starre Systeme schwer, den aktuellen Wandel mitzutragen.

Das bestätigt auch eine Umfrage, die HubSpot unter Vertriebsleitern durchgeführt hat: Demzufolge sind 47 % der Befragten der Ansicht, dass ihre Vertriebssoftware nichts dazu beitragen kann, dass sie die für die nächsten drei Jahre festgelegten Unternehmensziele erreichen werden.

Und das ist ein Problem. Denn im Moment vollzieht sich ein Wandel, der die Regeln des Vertriebs grundlegend verändern wird. Vertriebsteams setzen vermehrt auf den Remote-Vertrieb und der Außendienst verliert rasch an Bedeutung. Vertriebsleiter möchten wichtige Entscheidungen nicht mehr auf subjektiven Einschätzungen basieren, sondern bevorzugen harte Daten als solide Entscheidungsgrundlage.

Und auch die Erwartungen, die Kunden an ihr Kauferlebnis stellen, haben sich verändert. Was bisher gängig war und als bewährt galt, ist Verbrauchern heute zu langwierig und umständlich. Statt zahlreicher persönlicher Meetings bevorzugen sie es mittlerweile, so viel wie möglich selbstständig und aus der Ferne zu regeln.

Diese Entwicklungen sind keineswegs neu; sie zeichnen sich bereits seit Jahren ab. Die COVID-19-Pandemie hat sie lediglich beschleunigt und dadurch gleichzeitig auch eine weitere Veränderung herbeigeführt: eine Verlagerung der Prioritäten von Vertriebsleitern.

Denn die Vertriebsmanager von heute sehen ihre Hauptaufgaben in der Anleitung ihrer Teams, dem Aufbau langfristiger Beziehungen zu Interessenten und Kunden und der Optimierung des Kundenerlebnisses – und zwar immer basierend auf fundierten, präzisen Daten.

Doch sobald es an die Umsetzung dieser Ziele geht, zeigt sich, dass die Software, die Vertriebsleitern dafür zur Verfügung steht, diesen neuen Anforderungen nicht gewachsen ist.

Veraltete Software bremst ambitionierte Vertriebsleiter aus

Unsere Umfrage zeigt, dass Arbeitnehmer, die in die Vertriebsleitung wechseln, davon ausgehen, dass sie ihre Arbeitszeit künftig vorwiegend darauf verwenden werden, ihre Teams zu coachen und sie dabei zu unterstützen, Deals zum Abschluss zu bringen. Die Realität sieht jedoch anders aus: Tatsächlich verbringen Vertriebsleiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Performance-Berichten und der Erstellung von motivierenden Inhalten und Leitfäden für ihre Teams.

Diese Diskrepanz zwischen Vorstellung und Realität hat ihren Ursprung häufig in der Verwendung von Softwarelösungen, die so komplex und zeitaufwendig sind, dass Vertriebsleitern kaum Zeit für die Aufgaben bleibt, die sie eigentlich als ihre Hauptaufgaben betrachten.

Stattdessen sind sie damit beschäftigt, Daten manuell einzugeben, Berichte gegenzuprüfen und nach Möglichkeiten zu suchen, ihre Marketing- und Vertriebsteams trotz mangelnder technologischer Unterstützung besser aufeinander abzustimmen.

So werden sich die meisten angehenden Vertriebsleiter ihr künftiges Tätigkeitsfeld nicht vorgestellt haben.

Benutzerfreundlichkeit ist der Schlüssel zum Erfolg

Die meisten gängigen CRM-Systeme sind so komplex, dass an eine intuitive Bedienung nicht zu denken ist. Für Vertriebsmitarbeiter bedeutet das, dass sie unverhältnismäßig viel Zeit in die Einarbeitung in ihre Software investieren müssen, um sich in den unübersichtlichen Systemen zurechtzufinden.

Viele dieser Systeme wurden erst im Laufe der Jahre durch Unternehmenszusammenschlüsse und -übernahmen zu einer Plattform zusammengestückelt. Vertriebsleitern wird dadurch die unliebsame Aufgabe zuteil, Daten aus verschiedenen Systemen miteinander in Verbindung bringen zu müssen, die ursprünglich als eigenständige Lösungen und nicht als eine integrierte Plattform konzipiert wurden. Das macht es nahezu unmöglich, Verbrauchern das nahtlose Nutzererlebnis zu bieten, auf das diese heute so viel Wert legen.

„Für jeden, der zum ersten Mal mit herkömmlicher Unternehmenssoftware arbeitet, ist recht schnell offensichtlich, dass diese sicherlich nicht primär auf ein möglichst nahtloses Nutzererlebnis ausgelegt wurde“, so Peter Lauten und Martin Casado von Andreessen Horowitz.

Einer von HubSpot durchgeführten Umfrage zufolge halten 50 % der befragten Vertriebsleiter ihr CRM-System für schwierig zu bedienen und ganze 76 % berichten, dass ihr Team einen Großteil von dessen Funktionen gar nicht nutzt.

Das zeigt, dass Leistung alleine offensichtlich nicht ausreicht. Denn was bringt das leistungsstärkste System, wenn es letztlich kaum eingesetzt wird?

Fazit: Vertriebssoftware muss heute sowohl leistungsstark als auch benutzerfreundlich sein. Denn dann wird sie auch intensiv genutzt. Und das wiederum ist das A und O eines datengestützten Ansatzes. Denn nur wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Software nutzen, erhalten Sie die Einblicke in Ihre Sales-Pipeline, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Und je fundierter Ihre Entscheidungen, desto besser Ihre Ergebnisse – und zwar nicht nur hinsichtlich der Abschlussraten Ihres Teams. Ein datengestützter Ansatz erleichtert Vertriebsleitern zudem auch die optimale Zusammenarbeit mit allen am Vertriebsprozess beteiligten Parteien.

Auswirkungen auf die Zusammenarbeit wichtiger Akteure im Vertriebsprozess

Die Zeiten, in denen es im Vertrieb primär darum ging, Quoten zu erfüllen und Ziele zu erreichen, gehören der Vergangenheit an. Und dasselbe gilt für lineare Vertriebsprozesse, bei denen Marketingteams ausschließlich für die Gewinnung neuer Interessenten, Vertriebsteams nur für Geschäftsabschlüsse und Kundenserviceteams allein für die Kundenbetreuung zuständig waren.

Das bestätigt auch ein Bericht von Gartner, aus dem hervorgeht, dass es im heutigen B2B-Geschäft weder klare Grenzen zwischen den Zuständigkeiten von Marketing- und Vertriebsteams noch klare Regeln dafür gibt, wann digital und wann persönlich mit Interessenten und Kunden zu kommunizieren ist.

Moderne Vertriebsstrategien sind auf teamübergreifende Zusammenarbeit ausgelegt und darauf, Vertriebsmitarbeiter für ihre Arbeit zu begeistern und sowohl zu internen Mitarbeitern und Stakeholdern als auch zu Interessenten und Kunden vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.

Für Vertriebsleiter heißt es dabei, Beziehungen zu fünf verschiedenen Personengruppen zu pflegen, und in allen fünf Fällen wird künftig innovative Technologie erforderlich sein, um langfristige Beziehungen aufbauen zu können. Technologie, die sowohl leistungsstark als auch benutzerfreundlich ist – wie zum Beispiel Sales Hub Enterprise, die Vertriebssoftware von HubSpot.

1. Kunden

Verbraucher legen heute mehr Wert denn je auf ein reibungsloses und personalisiertes Kundenerlebnis – und zwar von der ersten Kontaktaufnahme an.

Um diese Erwartungen erfüllen zu können, müssen Vertriebsteams tiefe Einblicke in die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Kontakts in ihrer Pipeline haben und auf alle zugehörigen Daten schnell, einfach und zentral zugreifen können.

Das setzt voraus, dass Vertriebsmitarbeiter zum einen über die verschiedenen von Interessenten und Kunden bevorzugten Kanäle mit diesen interagieren können, sei es via E-Mail, Live-Chat oder personalisiertem Video-Content. Zum anderen müssen sie die so erhaltenen Informationen auch übersichtlich strukturiert und einfach abrufbar erfassen können. Zum Beispiel über Funktionen zur Erstellung benutzerdefinierter Objekte.

2. Teammitglieder

Vertriebsleiter sind dafür verantwortlich, das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Das kann ihnen jedoch nur gelingen, wenn sie ausreichend Zeit haben, um Mitarbeitergespräche zu führen, die einzelnen Teammitglieder und ihre jeweiligen individuellen Stärken genau kennenzulernen und ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Dafür müssen sie sich aber auf Software stützen können, die einfach zu bedienen ist und mit der sie alltägliche Aufgaben automatisieren können. Darüber hinaus benötigen sie Vertriebssoftware, die es ihnen ermöglicht, sich schnell und einfach einen Überblick über die Performance einzelner Mitarbeiter zu verschaffen und potenzielle Schwachstellen präzise zu identifizieren.

3. Kollegen in der Vertriebsplanung

Je enger Vertriebsleiter und Sales Operations Manager Hand in Hand arbeiten, desto einfacher ist es, die Effizienz von Vertriebsprozessen zu steigern und Optimierungspotenzial auszumachen. Deshalb ist es so wichtig, einheitliche Prozesse festzulegen und teamübergreifend dieselben Tools zu verwenden.

Denn je besser sämtliche Stakeholder mit den eingesetzten Tools vertraut sind, desto einfacher ist es, potenzielle Problemelemente zu identifizieren, diese schnell zu eliminieren und sicherzustellen, dass sich das Vertriebsteam ganz auf seine Ziele konzentrieren kann, ohne dabei von umständlich zu bedienender Software ausgebremst zu werden.

Download: Vorlage für Ihre Vertriebsstrategie

4. Marketingteam

Unserer Umfrage zufolge sind 95 % der befragten Vertriebsleiter der Ansicht, dass die Abstimmung von Marketing und Vertrieb eine wichtige oder sogar sehr wichtige Voraussetzung dafür darstellt, ein herausragendes Kundenerlebnis bieten zu können. Gleichzeitig gaben aber nur 30 % an, dass ihr Team und das Marketingteam ihres Unternehmens sehr eng aufeinander abgestimmt seien. Um Marketing und Vertrieb optimal aufeinander abstimmen zu können, müssen beide Teams Zugang zu denselben Daten haben, sprich dasselbe CRM-System nutzen.

Denn nur so können sie gemeinsam auf dieselben Ziele hinarbeiten und tiefe Einblicke in die Bedürfnisse der Kontakte in ihrer Pipeline gewinnen. Das ist insbesondere für Teams entscheidend, die Account-based-Marketing betreiben und leistungsstarke ABM-Tools benötigen, die es ihnen ermöglichen, teamübergreifend an einem Strang zu ziehen und zum Aufbau langfristiger Beziehungen beizutragen.

5. Unternehmensleitung

Vertriebsleiter müssen in regelmäßigen Abständen der Unternehmensleitung gegenüber Bericht erstatten und dazu alle wichtigen Kennzahlen und Informationen möglichst klar und übersichtlich präsentieren.

Download: Vorlage für Vertriebsprognosen

Dazu sollten sie idealerweise Tools zur Hand haben, die es ihnen ermöglichen, im Handumdrehen aussagekräftige Berichte zu erstellen, die sie dann gemäß den jeweiligen Präferenzen ihrer Vorgesetzten anpassen können. Bei herkömmlichen CRM-Systemen geht die Berichterstattung jedoch meist mit einem enormen zeitlichen Aufwand einher und sind die Berichte dann endlich erstellt, mangelt es ihnen an präzisen Daten und Aussagekraft.

Sales Hub Enterprise: Ein flexibles CRM-System für reibungslose Vertriebsprozesse

Durch den Wandel, der sich derzeit im Vertrieb vollzieht, verändern sich auch unsere Anforderungen an Vertriebssoftware.

So wird es für Vertriebsleiter beispielsweise zunehmend unverzichtbar, dass sie ihren gesamten Vertriebsprozess in ihrer Vertriebssoftware verwalten können. Lange Zeit wurden essenzielle Funktionen jedoch entweder nur als kostspielige Add-ons angeboten oder sie wurden zwar angedacht, aber nie entwickelt, weil die Pläne früher oder später im Sande verliefen. Lange waren selbst grundlegende Tools so komplex, dass sie kaum Anwendung fanden und ihr Potenzial gar nicht erkannt werden konnte.

Und lange wurden die Erwartungen ambitionierter angehender Vertriebsleiter enttäuscht, die ihre Zeit eigentlich gerne auf das Coaching ihrer Mitarbeiter und die Beratung von Kunden verwendet hätten statt auf leidige administrative Tätigkeiten und die mühsame Analyse unvollständiger, ungenauer Daten.

Doch wer CRM-Systeme deshalb pauschal auf ihre Funktion als Kontaktdatenbank beschränkt, verkennt ihr Potenzial. Denn Vertriebssoftware kann heute so viel mehr bieten. Sie kann leistungsstark, benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein. Moderne Plattformen wie Sales Hub Enterprise verfügen über integrierte Tools für Live-Chat, Funktionen zur Erstellung von personalisiertem Video-Content und benutzerdefinierten Angeboten und über erstklassige Berichterstattungstools.

HubSpot hat es sich zum Ziel gesetzt, mit dem Mythos aufzuräumen, dass Vertriebssoftware automatisch kostspielig, komplex, langsam und unübersichtlich sein muss.

Die Geschäftswelt entwickelt sich rasant weiter, die Prioritäten von Vertriebsleitern haben sich verschoben und endlich gibt es auch Software, die es Vertriebsteams ermöglicht, diesen Wandel mitzutragen.

Besser verkaufen mit dem Sales Hub EnterpriseTitelbild: Lordn / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 5. November 2020, aktualisiert am November 05 2020

Themen:

CRM