Im hektischen Agenturalltag ist es nicht immer einfach, den Überblick über alle Prozesse innerhalb des Unternehmens zu behalten. Besonders kritisch wird es, wenn das eigene Budget planlos ausgegeben wird oder Kunden aufgrund der schleppenden Kommunikation verärgert sind. Doch wie können die eigenen Aktivitäten effizienter und überschaubarer verwaltet werden?

Wie Sie das Agentur-Chaos mithilfe einer Software unter Kontrolle bekommen und welche Bereiche mit einer All-in-One-Lösung abgedeckt werden, erfahren Sie in diesem Blogpost. 

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Agentursoftware im Vergleich: Was sollte die All-in-One-Lösung können?

Eine Agentursoftware ist eine Anwendung, die Teams dabei unterstützt, Projekte übersichtlich zu verwalten, zu planen und abzurechnen. Dazu gehört sowohl die zeitliche Darstellung verschiedener Aufträge sowie die Gliederung des Workflows. Ein solches Programm bietet die Möglichkeit, Kosten auf Projektebene zu kalkulieren sowie den Arbeitsaufwand durch eine Zeiterfassung festzuhalten. Die Anwendung hilft außerdem dabei, stets den aktuellen Projektstand einzusehen und somit auch die Kommunikation und Servicequalität gegenüber der Kundschaft zu verbessern.

Eine Agentursoftware ist in der Regel modular aufgebaut und umfasst die folgenden Funktionen:

  • Kalenderübersicht,

  • Kontakte,

  • Projektplanung und Visualisierung,

  • Buchhaltungserfassung (Ausgaben und Einnahmen),

  • Zeiterfassung,

  • Personal- und Ressourcenplanung,

  • Analyse- und Auswertungsfunktionen,

  • Schnittstellen zu weiteren Tools, die für das Projektmanagement essenziell sind (beispielsweise Excel, Jira, Microsoft Power BI, DATEV).

Nachfolgend finden Sie zehn verschiedene Anbieter von Agentursoftware im direkten Vergleich:

1. HubSpot CRM

Die Cloud-Software von HubSpot ist ideal für das Kundenbeziehungsmanagement und bietet ein übersichtliches und einsteigerfreundliches CRM-System. Ein visuelles Dashboard mit zahlreichen Filteroptionen ermöglicht eine transparente Verwaltung der eigenen Pipeline. Eine automatische Protokollierung trackt die Interaktionen mit Kunden und Kundinnen auf allen Plattformen. Das Hubspot-CRM verfügt darüber hinaus über hohe Sicherheitsstandards, ein hohes Maß an Automatisierung und ausführliche Schulungsunterlagen.

Die Basis-Version der Software ist kostenlos und beinhaltet viele Features für die Bereiche Sales, Marketing und Service sowie für die Kontaktverwaltung. Zusätzlich können drei kostenpflichtige „Hubs“ hinzugefügt werden, die das CRM-System sinnvoll ergänzen. Das Komplettpaket hängt ganz von den gewünschten Anforderungen ab, sodass auch die Preise individuell variieren.

2. Troi

Die Plattform Troi verbindet webbasierte Software mit klassischem Consulting. Der Anbieter bietet mit seiner digitalen Lösung zahlreiche Funktionen zur Planung von Projektabläufen, zum Ressourcenmanagement sowie zum Controlling. Der Funktionsumfang ist modular aufgebaut und kann individuell auf den Agenturalltag zugeschnitten werden.

Die Software überzeugt dank jahrelanger Erfahrung in den Bereichen Design, Funktionalität und Usability. Schnittstellen zu Exchange, Jira und DATEV erleichtern die Zusammenarbeit mit externen Tools. Aufgrund des hohen Funktionsumfangs und der damit verbundenen Komplexität erfordert diese Software allerdings eine zeitintensive Unterweisung.

Die Abo-Angebote sind in den Paketen Teams, Professionals und Enterprise erhältlich und somit auf verschiedene Agenturgrößen übertragbar. Die Kosten der Software variieren je nach Funktionsumfang und müssen beim Anbieter gesondert angefragt werden.

3. Moco

Moco ist eine Cloud-Software für projektbasierte Dienstleister und Agenturen, die sich auf ein schlankes Design und grundlegende Verwaltungsfunktionen konzentriert. Das Tool umfasst die Bereiche Zeiterfassung, Einsatzplanung, Abrechnung, Akquise sowie Kontaktverwaltung. Die Einarbeitung in die Software ist dank Tutorial-Videos besonders intuitiv gestaltet.

Schnittstellen zu DATEV, Trello oder Asana bieten darüber hinaus die Möglichkeit, den Funktionsumfang zu erweitern, denn Moco spezialisiert sich vor allem auf die Projektadministration sowie Businesszahlen. Anders als bei herkömmlichen All-in-One-Plattformen überfordert die Software Nutzende dabei nicht mit einer endlosen Anzahl an Funktionen. Andererseits müssen so eventuell zusätzliche Tools kostenpflichtig hinzugefügt werden, da das Angebot zu Beginn eher gering ist.

Die Agentursoftware kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Danach starten die Preisangebote bei 9 Euro pro Monat.

4. easyJOB

Als All-in-One-Plattform umfasst easyJOB alle Aufgaben des täglichen Agenturlebens. Von der kaufmännischen Abwicklung über das Projektmanagement bis hin zur Zeiterfassung. Auch die Abrechnung und Report-Erstellung sind schnell erledigt. Durch Schnittstellen zu Jira, Personio, Teams und vielen weiteren Tools ist die Implementierung der Software besonders leicht gestaltet. easyJOB ist somit nicht nur für Agenturen, sondern auch für Marketingabteilungen oder Beratungsunternehmen interessant.

Bei easyJOB verfügt jeder Nutzende über seinen eigenen Kundenberater oder eigene Kundenberaterin – ein eindeutiger Pluspunkt.  Die Software ist in einer compact-Einsteigerversion ab 39 Euro pro Monat erhältlich und liegt damit preislich im oberen Bereich der Abo-Modelle. Die umfassende und für die meisten Unternehmen relevante easyJOB Vollversion ist jedoch nicht als Cloud-Lösung erhältlich. Der Preis dieser erweiterten Software muss darüber hinaus beim Anbieter individuell angefragt werden.

4. PROAD

Mit einer Modullösung ermöglicht PROAD, dass die Funktionen der Software ganz einfach an den spezifischen Agenturalltag angepasst werden können. Dabei kann zwischen einer Server- oder cloudbasierten Anwendung gewählt werden. Das Angebot von PROAD umfasst ebenfalls eine persönliche Beratung, regelmäßige Updates sowie zahlreiche externe Schnittstellen. Die verschiedenen Module beinhalten unter anderem Kontaktdaten-Management, Budgetplanung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Kommunikationstools sowie Buchhaltungsfunktionen.

Die benötigten Funktionen der Softwarelösung werden in Zusammenarbeit mit PROAD erarbeitet. Besonders positiv ist, dass das Dashboard von PROAD auch optisch an die eigenen Bedürfnisse angepasst und so individuelle Designwünsche berücksichtigt werden können. Da sich der Preis dieser Softwarelösung am Funktionsumfang orientiert, können die Kosten je nach den eigenen Anforderungen jedoch sehr hoch ausfallen.

5. HelloHQ

HelloHQ bildet ebenfalls den gesamten Agenturalltag ab und umfasst Funktionen wie CRM, Zeiterfassung, Projektmanagement, Controlling und Abrechnung. Die verschiedenen Module können abhängig von der eigenen Agenturgröße individuell konfiguriert werden. Schnittstellen gibt es, wie bei allen anderen Softwares, zu den wichtigsten externen Tools wie beispielsweise Jira, DATEV und Exchange.

HelloHQ wird bereits von mehr als 700 Agenturen verwendet. Die Preismodelle hängen von der eigenen Nutzerzahl ab und beginnen bei etwa 20 Euro im Monat (pro Nutzer). Für Unternehmen mit einer geringen Zahl an Angestellten ist dies nachteilig, da der Preis pro Person verhältnismäßig hoch ist.

7. Deals & Projects by julitec

Deals & Project von julitec ist für alle Agenturen zwischen drei und 50 Angestellten geeignet. Die All-in-One-Plattform bietet für jede Branche das ideale Planungstool und hilft bei der Automatisierung von Prozessen. Mithilfe der Software können Projekte und Kontakte verwaltet werden – somit wird ein effizienteres Zusammenarbeiten ermöglicht. Außerdem können Analysen und Projektergebnisse ausgewertet und Angebote in wenigen Klicks erstellt werden.

Viele nützliche Schnittstellen erweitern den Funktionsumfang der Agentursoftware. Bereits 350 Agenturen nutzen julitec. Nachteil: Der Preis von Deals & Project liegt bei 29 Euro pro Monat pro Person. Je nachdem wie groß Ihre Agentur ist, kann der Preis also schnell in die Höhe steigen. Außerdem existiert zum aktuellen Zeitpunkt keine mobile App der Software.

8. KBMpro

Die Agentursoftware KBMpro ist eine All-in-One-Lösung, die neben den typischen Funktionen zur Verwaltung auch Maßnahmen für die Bereiche Neukundenakquise, Marketing Vertrieb und Controlling anbietet. Die Full-Service-Software liefert über 700 Module und ist als Cloud- sowie als Inhouse-Variante verfügbar. Diese Vielzahl an Möglichkeiten kann für kleinere Agenturen zunächst jedoch auch überfordernd sein.

Die Preise für das KBMpro-System starten bei 19 Euro im Monat und variieren je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang. Durch den modularen Aufbau kann der Funktionsumfang individuell zusammengestellt werden. Die Software kann gekauft, gemietet oder sogar geleast werden. Eine Demo ist hingegen kostenlos.

9. TEAMBOX

Die Plattform TEAMBOX bietet Nutzenden eine einsteigerfreundliche Benutzeroberfläche und lässt sich einfach in den Arbeitsalltag integrieren. Seit 15 Jahren hilft die Software bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen und ist ein effizientes Tool für CRM, Angebotserstellung, Abrechnung, Zeiterfassung und Controlling. Die Software kann zudem komplett über den Webbrowser verwendet werden, da diese zu Beginn als Webapplikation entwickelt wurde. TEAMBOX sollte im Voraus mit einem echten Projekt getestet werden, da die Benutzeroberfläche bei einer Vielzahl an Projekten, Aufgaben und Nachrichten schnell unübersichtlich werden kann.

TEAMBOX eignet sich in kleinen, mittelständischen als auch großen Agenturen, wobei der Preis von der individuellen Unternehmensgröße abhängig ist und angefragt werden muss. Ein Testzugang kann auf der Webseite kostenlos beantragt werden.

10. active.AGENCY

Die Software active.AGENCY bietet ein breites Portfolio an Individualisierungsmöglichkeiten und kann ganz nach den eigenen Vorstellungen an die eigenen Vorgaben angepasst werden. Dabei bietet sie alle Funktionen einer klassischen All-in-One-Lösung. Die Software zeichnet sich neben klassischen Funktionen durch eine hohe Anzahl an Schnittstellen, etwa zu Exchange/IMAP, HRworks und Jira aus.

Die Software ist in drei unterschiedlichen Abostufen verfügbar. Das günstigste „Basic“-Paket kostet 29,90 Euro im Monat. Je nach gewünschter Funktion müssen jedoch noch weitere Module kostenpflichtig hinzugefügt werden.

Agentursoftware: Ist Open Source sinnvoll?

Neben den vielfältigen web- und cloudbasierten Anwendungen gibt es auch einige Open Source-Softwarelösungen. Bitrix24 oder OpenProject sind beispielsweise Open Source-Angebote, die für das Projektmanagement im Agenturalltag eingesetzt werden können.

Auf den ersten Blick scheint Open Source immer kostengünstiger, da sie in der Regel gratis oder mit einmaligen Zahlungen verbunden sind. Doch oftmals benötigen Open Source-Systeme zusätzlich eine technische Betreuung, die Agenturen nur selten selbst bewerkstelligen können. Wird dann eine entsprechende IT-Firma engagiert, ist von der einst kostengünstigen Software nicht mehr viel übrig. Ebenso sind weitere Schnittstellen und Funktionen oftmals mit höheren Kosten verbunden.

Bevor Sie sich also für eine Open Source-Variante entscheiden, sollten Sie sich sicher sein, die benötigten Ressourcen zu haben.

Fazit: Eine passende Agentursoftware erleichtert den Arbeitsalltag

Eine Agentursoftware ist ein gewinnbringendes Tool, um die Arbeitsabläufe, Kosten und Zeiterfassung in Agenturen im Überblick zu haben. Durch den Einsatz einer All-in-One-Plattform können Kosten gesenkt und die Kommunikation zu Kunden und Kundinnen verbessert werden.

Obwohl Open Source-Anwendungen zunächst vielversprechend klingen, lohnt es sich für Agenturen eher, auf eine Software im Abo-Modell zu setzen. Denn neben dem Kundensupport brauchen Sie hier keine eigene IT-Abteilung und können sich stattdessen ganz auf den kreativen Agenturalltag konzentrieren.

Handbuch Unternehmensstrukturen in Agenturen

Titelbild: Sanja Radin / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 16. Februar 2021, aktualisiert am März 22 2021

Themen:

Marketing für Agenturen