Compliance-Grundlagen für Marketingteams

Die Einführung der DSGVO im Jahr 2018 und die damit einhergehende beispiellose Stärkung des Datenschutzes brachte nicht nur bedeutende Veränderungen für Verbraucherinnen und Verbraucher mit sich, sondern darüber hinaus auch für Marketingteams: 

Während man die Gewährleistung der Compliance in Unternehmen zuvor eher im Zuständigkeitsbereich anderer Teams gesehen hatte, etwa der Rechtsabteilung, ist Compliance heute ein Thema, mit dem sich alle Abteilungen eines Unternehmens auseinandersetzen müssen.

Und auch wenn die Verordnung als EU-Gesetz zwar vorwiegend Unternehmen in den EU-Mitgliedstaaten betrifft, sind die Auswirkungen auf Firmen außerhalb der EU nicht zu unterschätzen.

Viele dieser Auswirkungen haben vor allem Marketingteams zu spüren bekommen, denn sie mussten und müssen sich an die veränderten Datenschutzbestimmungen weltweit anpassen und Wege finden, ihre alltäglichen Aktivitäten vorschriftenkonform zu gestalten.

Bedenkt man, dass heutzutage vorwiegend digital kommuniziert wird, riesige Mengen von Daten verarbeitet werden und Marketingteams ohnehin schon unter Druck stehen, Fristen einzuhalten und Unternehmensziele zu erreichen, wird eines schnell klar: Es ist sicherlich keine leichte Aufgabe, sämtliche Aspekte zu identifizieren, die Marketingteams beachten müssen, um vollständige Compliance mit allen Vorschriften zu gewährleisten.

Das bedeutet, dass auch ein gewisses Risiko für Versäumnisse besteht, welche Unternehmen unter Umständen teuer zu stehen kommen können.

Deshalb ist es so wichtig, dass jedes Unternehmen – unabhängig von seiner Größe – über eine effektive Compliance-Strategie, einschließlich spezifischer Richtlinien für das Marketingteam, verfügt. Auf diese Weise können Sie Risiken vorbeugen und Ihre Ziele schneller erreichen.

5 Best Practices für Marketingteams

Um Ihnen bei der Entwicklung einer solchen Strategie ein wenig unter die Arme zu greifen, haben wir diesen Artikel mit verschiedenen Best Practices erstellt, die jedes Marketingteam umsetzen kann – und sollte.

1. Regeln für die Strukturierung, Prüfung und den Schutz von Daten aufstellen

Marketerinnen und Marketer sind vielleicht die ersten, aber bei Weitem nicht die einzigen Personen in Ihrem Unternehmen, die mit Daten arbeiten, die Ihr Unternehmen zu Ihren Kundinnen und Kunden erfasst. Sie alle benötigen sie, um die Bedürfnisse Ihrer Kundschaft zu verstehen und Ihre Marketing- und Vertriebsziele zu erreichen. 

Doch je mehr Personen auf diese Daten zugreifen, desto höher ist das Risiko von Datenschutzverletzungen und desto unverzichtbarer werden Schutzmaßnahmen, die diesen effektiv vorbeugen können. Deshalb sollten Sie Regeln für die Strukturierung, Prüfung und den Schutz von Daten aufstellen.

Dabei hilft es, vorher genau zu protokollieren, welche Datenquellen in Ihrem Unternehmen genutzt werden und wie die entsprechenden Daten in Ihren Softwarelösungen und Systemen verwendet werden.

Basierend auf den so gewonnenen Einblicken können Sie dann ein einheitliches System zur Strukturierung Ihrer Daten entwickeln, die erforderlichen Anpassungen vornehmen und gleichzeitig Flexibilität für künftiges Unternehmenswachstum schaffen.

Wichtig ist auch, dass Sie Prüfprotokolle führen, um sie Aufsichtsbehörden auf Anfrage vorlegen zu können. Bei großen Datenvolumina, deren manuelle Verwaltung und Erfassung in Excel-Tabellen äußerst aufwendig wäre, empfiehlt es sich, Software zur automatisierten Synchronisierung von Systemprotokollen einzusetzen.

So können Sie auch jederzeit schnell und einfach die benötigten Berichte erstellen. Zudem empfiehlt es sich, im Rahmen der Prüfung und Katalogisierung Ihrer Daten auf maschinelles Lernen zu setzen, damit Sie Daten abteilungsübergreifend analysieren und möglichst viele Erkenntnisse gewinnen können.

2. Daten vorschriftenkonform erfassen und nutzen

Wenn Sie, wie die meisten Unternehmen, Daten zu Ihren Kundinnen und Kunden erfassen, sollten Sie nie vergessen, dass es sich dabei grundsätzlich immer noch um Daten anderer Personen handelt – und dass sich diese Personen darauf verlassen, dass Sie ihre Daten in ihrem besten Interesse verwalten.

Wenn Verbraucherinnen und Verbraucher personenbezogene Daten mit Ihnen teilen, sind Sie verpflichtet, sie über deren Verwendungszweck zu informieren.

Konkrete Informationen dazu sollten Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie festhalten. Für diese gilt ferner, dass Sie sie kontinuierlich überprüfen sollten und Sie Ihre Kontakte über jegliche Änderung informieren müssen. Ihre Kontakte haben gemäß der DSGVO außerdem das Recht, eine Kopie aller personenbezogenen Daten, die Sie zu ihnen gespeichert haben, anzufordern bzw. deren Löschung zu verlangen.

Um Anfragen dieser Art effizient bearbeiten zu können, empfiehlt es sich zum einen, die oben genannten Best Practices umzusetzen. Zum anderen gibt es Compliance-Tools, die speziell zu diesem Zweck entwickelt wurden. Zuverlässige, flexible Systeme, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können, ermöglichen es Ihnen, Veränderungen mitzutragen und lückenlose Compliance zu gewährleisten, ohne dass Sie ein maßgeschneidertes System entwickeln oder zeitaufwendige Excel-Tabellen führen müssen.

3. Ein Compliance-Team bilden

Der Gedanke, dass eine einzige Person oder eine spezifische Abteilung für die Gewährleistung der Compliance zuständig sein soll, ist auch im Fall von kleinen Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. Heute empfiehlt es sich vielmehr, ein teamübergreifendes Compliance-Team zu bilden, das Beschäftigte aus verschiedenen Unternehmensbereichen umfasst.

So vermeiden Sie beispielsweise auch, dass eine unterschiedliche Priorisierung von Compliance-Aspekten dazu führt, dass Ihr Marketingteam Schwierigkeiten hat, Unterstützung durch Web- oder Technologieprofis zu erhalten. 

Stattdessen können Expertinnen und Experten verschiedener Bereiche ihr Wissen einbringen und mit dem gesamten Unternehmen teilen. So könnten Sie beispielsweise Ihre Tech-Managerin als Expertin für Fragen rund um die Strukturierung Ihrer Daten und den idealen Ansatz zur Implementierung von Kontrollmechanismen einsetzen.

Außerdem wäre sie dafür zuständig, sicherzustellen, dass die Datenquellen Ihres Marketingteams vorschriftenkonform und sicher sind. 

Eine direkte Zusammenarbeit Ihrer Rechtsabteilung mit dem Marketingteam bietet den Vorteil, dass Ihre Marketerinnen und Marketer ihrer Kreativität freien Lauf lassen können, während sie gleichzeitig die Gewissheit haben, regelkonform zu arbeiten.

Indem Sie Ihren Beschäftigten Zugang zu Expertinnen und Experten aus verschiedenen Fachbereichen ermöglichen, die über umfassende Compliance-Kenntnisse in ihren jeweiligen Bereichen verfügen, können Sie Problemen vorbeugen und Ihre Unternehmensziele schneller erreichen. Der Einsatz von Compliance-Software vereinfacht dabei die Zusammenarbeit Ihrer Teams und steigert deren Effizienz.

Kurzum: Es lohnt sich, ein spezifisches Team zu bilden, das sich ganz auf die Gewährleistung der Compliance konzentrieren kann und für die langfristige Verwaltung und Aktualisierung Ihrer Datenschutzstrategie zuständig ist.

4. Compliance überwachen und Kontrollmechanismen implementieren

Wenn Prozesse abteilungsübergreifend verwaltet werden, kann es durchaus eine Herausforderung darstellen, einheitliche Compliance-Richtlinien durchzusetzen.

Deshalb ist es so wichtig, Risiken proaktiv gering zu halten, indem Sie entsprechende Kontrollmechanismen implementieren und so dafür sorgen, dass alle Beschäftigten denselben, aktuellen Richtlinien zur Datenverwaltung folgen und sich aktiv an der Optimierung dieser Prozesse beteiligen.

Das erreichen Sie am einfachsten durch regelmäßige Mitarbeiterschulungen. Schließlich ist jedes einzelne Teammitglied verantwortlich für die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Daten. Außerdem können Sie Verstöße gegen Richtlinien teuer zu stehen kommen.

Darüber hinaus sollten Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre Markenrichtlinien allen Vorschriften entsprechen und auf alle Content-Arten einheitlich angewendet werden – seien es Webseiteninhalte, Content für Printmedien oder Social-Media-Beiträge.

Wenn Sie Ihre Kampagnen, einschließlich Co-Marketing-Kampagnen, dann kontinuierlich auf diese Aspekte hin prüfen, können Sie potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und vollständige Compliance gewährleisten.

Vergessen Sie dabei nicht, die in Ihren Abteilungen jeweils eingesetzten Prozesse zur Erfassung und Verwaltung von Daten zu dokumentieren und sie zu aktualisieren, sollten sich Änderungen an Vorschriften in Ländern ergeben, in denen Ihre Kundinnen und Kunden ansässig sind. 

Zudem sollten alle Beschäftigten, insbesondere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kundenkontakt, wissen, an wen sie sich bei drängenden Fragen wenden können. So stellen Sie sicher, dass dringende Anfragen Ihrer Kundinnen und Kunden zeitnah bearbeitet werden können. Gerade bei zeitkritischen Fragen ist das unverzichtbar, um keinen Verstoß gegen Vorschriften zu riskieren.

5. Trends auf Zielmärkten mitverfolgen und Richtlinien zeitnah anpassen

In vielen Ländern ist der Datenschutz derzeit ein viel diskutiertes Thema.

Dies liegt in den meisten Fällen in der Einführung der DSGVO und der Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation begründet, an die Unternehmen sich anpassen mussten und die je nach Land Anstoß zu unterschiedlichen Ansätzen zur Stärkung der Datenschutzrechte von Verbraucherinnen und Verbrauchern gegeben haben.

Für Unternehmen außerhalb der EU ist dabei wichtig zu wissen, dass die DSGVO nicht nur für Länder innerhalb der EU gilt, sondern für alle, die personenbezogene Daten zu Bürgerinnen und Bürgern der EU verarbeiten.

Das heißt, dass auch diese Unternehmen bei der Entwicklung von Marketingkampagnen beispielsweise darauf achten müssen, die geltenden Cookie-Richtlinien für Webseiten und Apps zu berücksichtigen oder Marketing-E-Mails nur mit Double-Opt-In-Option zu versenden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den es vor allem im Zuge der Erschließung neuer Märkte zu beachten gilt, sind relevante nationale Gesetze. Sie sollten wissen, welche Marketingrichtlinien für Ihre Zielmärkte gelten und dafür Sorge tragen, dass diese konsequent eingehalten werden. Der beste Weg, um das zu erreichen, besteht in der Entwicklung einer Compliance-Strategie und einer engen Zusammenarbeit mit Ihrer Rechtsabteilung und Ihrem Compliance-Team.

Da sich Vorschriften ändern und neue Gesetze verabschiedet werden können, sollten Sie Ihre Strategie außerdem regelmäßig prüfen und bei Bedarf aktualisieren.

Fazit: Compliance-Richtlinien sind nicht nur für Marketingteams unverzichtbar

Compliance-Richtlinien für Marketingteams zu implementieren, ist äußerst wichtig, kann aber auch die ein oder andere Herausforderung bergen – denn während es unverzichtbar ist, alle geltenden Vorschriften einzuhalten, soll Ihrem Marketingteam natürlich auch weiterhin möglichst viel kreativer Freiraum bleiben.

Marketerinnen und Marketer, die über gute Kenntnisse der für sie geltenden Compliance-Richtlinien und Best Practices verfügen, sind für jedes Unternehmen ein Gewinn. Es ist wichtig, potenzielle Probleme mit der Compliance von Marketinginhalten möglichst frühzeitig zu identifizieren, um gezielt die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Bedeutung, die der Integrität einer Marke heute zukommt. Indem Sie Ihrer Zielgruppe zeigen, dass Ihnen der Schutz ihrer Daten und die Konformität Ihrer Marketinginhalte mit rechtlichen Bestimmungen am Herzen liegen, können Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil sichern.

Titelbild: Lyubchik Prokopchuk / iStock / Getty Images Plus