Vom Bett zur Kaffeemaschine zum Schreibtisch – so verlockend das Konzept des Home Office auch klingen mag, für viele Arbeitnehmer hat es seine Schattenseiten: Sie fühlen sich von der großen Eigenverantwortung überfordert und fürchten Produktivitätseinbußen. Dem kann mit den richtigen Strategien allerdings entgegengewirkt werden. Diese 12 Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Produktivität in den eigenen vier Wänden zu maximieren und der Krise gekonnt zu trotzen.
Obwohl das Home Office als Arbeitsmodell aktuell von vielen Unternehmen obligatorisch verordnet wird und daher einen gewissen Zwangscharakter aufweist, scheinen Mitarbeiter im Home Office generell deutlich zufriedener zu sein als ihre Kollegen im Büro. Das offenbarte eine Studie von TINYpulse. Überraschend ist das nicht wirklich, schließlich ermöglicht das Konzept Arbeitnehmern in entspannter Atmosphäre und Eigenregie zu arbeiten, während sie dazu morgens nicht einmal das Haus verlassen müssen.
In der Realität stellt die Arbeit im Home Office jedoch viele vor ungeahnte Probleme: Überall lauern Ablenkungen, Arbeitszeiten sind nicht mehr streng vorgegeben und obendrein kann es zu Hause vor dem Computer manchmal ganz schön einsam werden. Wer allerdings ein paar Grundregeln befolgt, kann die Vorteile des heimeligen Wohlfühl-Arbeitens in Gänze ausnutzen und verhindern, dass der Lagerkoller einsetzt.
Das benutzte Geschirr stapelt sich, ungeöffnete Briefe verlangen, einsortiert zu werden und das Bad wurde auch schon viel zu lange nicht mehr geputzt: Den ganzen Tag über mit der Nase auf unerledigte Aufgaben gestoßen zu werden, ist ärgerlich.
Dennoch sollten Sie sich nicht in Versuchung führen lassen, immer wieder fünf oder zehn Minuten lang Ihre Arbeit für Privates zu unterbrechen. Planen Sie diese Aufgaben für Ihre Freizeit ein und erledigen Sie diese nach Möglichkeit abends, um am nächsten Morgen unbelastet mit der Arbeit anfangen zu können.
Müssen doch einmal die Kinder von der Betreuung abgeholt werden oder stehen Handwerker ins Haus, können hierfür natürlich Pausen gemacht werden. Diese sollten aber bereits im Vorhinein fest eingeplant und zeitlich terminiert sein. Hilfreich kann hier auch ein Programm zur Zeiterfassung sein (beispielsweise Teamleader), was Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine genaue Übersicht darüber gibt, welche Aufgaben wer in welchem Zeitraum erledigt hat. Diese Kontrolle beugt Ablenkungen vor – schließlich möchten Sie nicht für eine simple Recherche die doppelte Zeit verbuchen müssen, weil Sie zwischendurch das Katzenklo gesäubert haben.
Alle anfallenden Aufgaben nach Priorität sortiert zu notieren, bietet sich natürlich auch im Büro an. Gerade zu Hause sind To-do-Listen aber umso wichtiger. Denn hier fehlen schließlich die Kollegen, die gegebenenfalls an das ein oder andere Projekt erinnern. Können Sie sich trotzdem nicht erinnern oder ertrinken Sie in einem selbst kreierten Strudel von Post-its, lohnt dennoch eine kurze Nachfrage. Als dauerhafte Lösung zum Erinnern von Aufgaben sollten Sie jedoch auf andere Mittel zurückgreifen: Etwa To-do-Apps mit Erinnerungsfunktion wie Wunderlist.
Ein fester Zeitplan ist bei der Heimarbeit das A und O. Setzen Sie einen konkreten Zeitpunkt fest, zu dem Sie jeden Tag am Schreibtisch sitzen – die Versuchung, sich im Bett noch einmal umzudrehen, ist schließlich umso größer, wenn niemand Ihren Arbeitsbeginn kontrollieren kann. Planen Sie dabei aber ausreichend Zeit für ein entspanntes Frühstück ein. Hektisches Essen am Arbeitsplatz ist ungesund und lässt den Tag schon stressig starten.
Für Ihre Psyche ist es wichtig, genau zu wissen, welcher Platz in der Wohnung mit Arbeit und welcher mit Freizeit verbunden ist. Wer regelmäßig im Bett arbeitet, hat daher schnell mit Schlafproblemen zu kämpfen. Hinzu kommt, dass das lange und gebeugte Sitzen am Küchen- oder Couchtisch nicht gerade rückenfreundlich ist.
Richten Sie sich also eine bequeme, feste Arbeitsecke in Ihrem Wohnzimmer ein: Ein kleiner Schreibtisch genügt vorerst als Arbeitsplatz. Übersichtlichkeit und Ordnung erleichtern fokussiertes Arbeiten, weshalb genügend Stauraum und eine feste Aufbewahrungsstruktur ratsam sind. In Ihrem Arbeitsbereich sollten sich daher am besten nur Arbeitsutensilien befinden. Wenn möglich, platzieren Sie sogar Ihr Smartphone außer Sichtweite, um nicht in Versuchung zu geraten. Optische Marker, wie beispielsweise ein Raumtrenner, können hier zusätzlich die Abgrenzung von Freizeit und Arbeit erleichtern.
Je nachdem, wie groß Ihr Zuhause ist und wie viel Sie investieren möchten, können Sie über Multifunktionsmöbel nachdenken. Diese bestechen nicht nur durch cleveres Design, sondern sind durch ihre vielseitige Verwendbarkeit äußerst praktisch. Gerade in kleineren Räumen, die neben dem Wohnen auch als Büro genutzt werden sollen, sind ein ausklappbarer Sekretär oder ein Sideboard mit Schreibtischfunktion dezente Alternativen zu sperrigen Möbelstücken. So lässt sich ein Arbeitszimmer sozusagen „ausklappen" und, sobald der Arbeitstag geschafft ist, wieder verstauen.
Wer im eigenen Wohnzimmer arbeitet, sollte vor allem seinen Schreibtisch in mehrerlei Hinsicht überdenken. Zunächst ist seine Platzierung im Raum wichtig: Der Arbeitsplatz sollte am besten in der Nähe einer natürlichen Lichtquelle (Fenster, Glasfront) aufgeschlagen werden, da das einer im Laufe des Tages einsetzenden Müdigkeit am ehesten vorbeugt. Außerdem wichtig: Frische Luft, die durch ein geöffnetes Fenster hereinströmen kann.
Ist für genügend Sauerstoff und Helligkeit im Raum gesorgt, haben Sie bereits gute Voraussetzungen für produktives Arbeiten im Home Office geschaffen. Den Schreibtisch selbst können Sie für sich selbst attraktiver gestalten, indem Sie mit einer hochwertigen Lampe, einer schönen Topfpflanze, schickem Stifthalter oder einem gerahmten Bild von Ihren Liebsten positive Akzente setzen.
Trotz all der selbstauferlegten Regeln sollten Sie sich gelegentlich auch kleine Ausnahmen gestatten und die Freiheiten des Home Office nutzen. Wenn Sie das Gefühl haben, am Schreibtisch einfach nicht mehr weiterzukommen, können Sie sich natürlich auch für einen gewissen Zeitraum auf die Couch, den Balkon, mit einem Tee in die Küche oder in den Garten setzen.
Versuchen Sie nicht, ohne Unterbrechung durchzuarbeiten. Zu Hause benötigen Sie die Mittagspause nicht weniger als im Büro. Bestenfalls können Sie also einen festen Zeitraum für das Mittagessen einplanen.
Wer nicht bereits durch tägliche Meetings bei Anbietern wie Zoom und Google Hangouts den Austausch mit Kollegen hat oder noch mehr Kontakt fernab rein fachlicher Themen wünscht, kann auch auf anderen Wegen die sozialen Fühler ausstrecken. Nur, weil Sie und Ihre Kollegen an unterschiedlichen Orten arbeiten, können Sie beispielsweise trotzdem gemeinsam zu Mittag essen. Dazu richten Sie einfach ein Meeting in Hangouts ein und nennen es z. B. „Lunch-Date". Laden Sie Ihre Lieblingskollegen ein und schauen Sie, was passiert - mit großer Wahrscheinlichkeit sehnen sich auch diese nach etwas Austausch und klicken auf „Going? Yes“.
Natürlich bedeutet Home Office nicht, dass Sie in keinerlei Kontakt mit Ihren Kollegen stehen. Hier gilt es, sich auf einen konkreten Kommunikationsweg zu einigen. Wollen Sie ausschließlich angerufen werden? Oder benutzt Ihre Firma einen eigenen Instant-Messaging-Dienst, den Sie auch von zu Hause aus nutzen können? Programme wie Slack erleichtern die Echtzeit-Kommunikation und bieten durch verschiedene Channels auch Möglichkeiten des Miteinanders, die nicht strikt professionell sind. Ein kleines Gespräch zwischendurch kann die Laune heben und dazu motivieren, sich wieder mit mehr Elan den eigenen Aufgaben zuzuwenden.
Zudem lassen sich offene Fragen und abstimmungsbedürftige Themen durch Instant-Messenger schneller klären als beispielsweise per E-Mail. Mehrere Leute können hier zeitgleich auf ein Thema eingehen und ihre Perspektiven posten, was vor allem bei gemeinsamen Projekten ein großer Vorteil ist. Die ständige Erreichbarkeit hat jedoch auch Tücken: In jedem Fall sollten Sie klar kommunizieren, in welchem Zeitraum Sie online sind, um die bereits erwähnten Pausenzeiten einhalten zu können.
Hier liegen die Kernvorteile des Home Office: Sie können die Arbeit passgenau auf sich selbst ausrichten. Gehören Sie eher zu den Nachteulen? Dann beginnen Sie einfach später und arbeiten dafür länger am Abend. Außerdem können Sie zu Hause Dinge umsetzen, die zwar Ihre eigene Produktivität fördern, im Büro aber schwierig zu etablieren sind. Dazu gehören zum Beispiel Musik hören oder ein Power-Nap nach dem Mittagessen.
Und zuletzt: Sie müssen wissen, wann Schluss ist. Führen Sie sich vor Augen, dass Sie zu Hause genauso irgendwann Feierabend machen müssen wie im Büro. Legen Sie eine entsprechende Zeit fest, lassen Sie den Stift dann auch wirklich fallen und läuten Sie die Freizeit ein.
Scannen: Müssen Sie wichtige Unterlagen verschicken, daheim steht aber im Gegensatz zum Büro kein Scanner bereit? Mit Apps wie CamScanner für Android und iPhone oder TextGrabber benötigen Sie dazu nur die Kamera Ihres Smartphones.
Kalender: Um Ihre Termine zu koordinieren, reichen prinzipiell natürlich die üblichen Kalenderapps von Apple oder Google. Umfangreichere Anwendungen wie Business Calendar Free ermöglichen Ihnen aber zusätzlich, private und berufliche Termine anschaulich zu trennen.
Termine mit Kollegen abstimmen: Wenn es darum geht, einen Termin für das nächste Meeting oder die Weihnachtsfeier zu finden, ist der Klassiker Doodle unübertroffen – so werden Sie auch am heimischen Schreibtisch nicht übergangen.
Zeitmanagement: Sei es, um die eigene Produktivität zu überprüfen, die Zeit einzuteilen oder dem Arbeitgeber die tatsächlichen Arbeitsstunden mitzuteilen: Apps wie Zeiterfassung oder DynamicG erleichtern das Zeitmanagement deutlich und bieten teils interessante Zusatzfunktionen. Weitere Tools und Tipps zur Zeiterfassung finden Sie in diesem Beitrag.
Projekte managen: Wer gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet, in die teilweise auch noch Kollegen involviert sind, freut sich über einfache Projektmanagementtools für das Smartphone. Trello, ATracker oder Timesheet machen eine für alle Beteiligten transparente und flexible Planung der anstehenden Aufgaben möglich.
Videokonferenzen: Um mit den Kollegen im Büro, Kunden oder Geschäftspartnern über die Distanz Besprechungen zu führen, ist Skype für viele nach wie vor das Programm der Wahl.
To-do-Listen erstellen: Damit Sie Aufgaben in den oben empfohlenen To-Do Listen ganz besonders leicht und flexibel organisieren können, dienen Apps wie die bereits erwähnte Wunderlist als praktische Hilfestellung.
Es lässt sich nicht leugnen: Um im Home Office zu bestehen, bedarf es vor allem Disziplin, da die Kontrolle von außen schlicht wegfällt. Mit den richtigen Techniken und kleinen digitalen Helferlein lässt sich diese aber einfacher aufbringen, als viele Arbeitnehmer vielleicht vermuten.
Unterm Strich sollten Sie vor allem die klaren Vorteile von Home Office für sich nutzen: Schaffen Sie sich eine komfortable, ansprechende Arbeitsatmosphäre, die vollständig an Ihren Bedürfnissen ausgerichtet ist. Nutzen Sie die hier genannten Tipps, um das Home Office zu einer echten, erfolgreichen Alternative zum klassischen Büroalltag zu machen.
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