Wo ist heute bloß die Zeit geblieben? Wo haben wir Zeit verschwendet? Für welche Projekte haben wir unsere Arbeitsressourcen falsch eingeplant? Wenn Sie sich diese Fragen ab und zu stellen, dann sollten Sie Ihr Zeitmanagement und Ihre Zeiterfassung einmal zu überdenken.

Work Smarter, Not Harder: Erfahren Sie im Webinar, wie Sie im digitalen  Arbeitsalltag wertvolle Zeit sparen können.

Zeit ist und bleibt besonders in unserer digitalen Welt die wichtigste Ressource überhaupt – vor allem für Unternehmen, die projekt- und auftragsorientiert arbeiten. Laut der Studie „Managing YourScarcestResource“ der Managementberatung Bain& Company vergeuden Unternehmen jährlich Tausende Stunden an Arbeitszeit. Gründe dafür sind u. a. eine unklare Terminplanung, falsche Priorisierung der Projekte und fehlendes Zeitmanagement der einzelnen Arbeitsschritte.

Die Zeiterfassung stellt dabei die Grundlage für eine realistische Einschätzung der verwendeten Arbeitszeit dar. Preis- und Kostenkalkulationen und eine genaue Projektplanung können mit Time-Tracking-Tools exakt aufgesetzt werden. Diese Software-Lösungen messen die erbrachten Leistungen, werten die Arbeitszeiten aus und helfen dabei, Projekte in Unternehmen zu optimieren. Wie Sie Ihre individuelle Produktivität mit ein paar cleveren Tipps steigern können und welche Produktivitätskiller Sie hemmen, haben wir Ihnen bereits in einigen Artikeln näher gebracht. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die spannendsten Tools zur Zeiterfassung vor.

Lumina

Die Time-Tracking-Lösung Lumina überzeugt durch ihre Einfachheit und übersichtliche Benutzerführung. Sie können Ihre Arbeitszeiten zu Projekten hinzufügen und per Stoppuhr erfassen. Falls Pausen vergessen wurden einzutragen, können Sie diese im Nachhinein einfügen. Neben dieser Hauptfunktion können zusätzlich kurze Notizen verfasst werden. Dieses relativ kleine Tool unterstützt verschiedene Clients und kann per Mac und iPhone synchronisiert werden. Zur Rechnungsstellung bietet Ihnen der Hersteller Kedisoft Invoice 3 an, das sich problemlos mit Lumina verbindet. Preis: einmalig 19,90 US-Dollar. Lumina ist ein schlichtes Tool, das sich voll und ganz auf die Funktion der Zeiterfassung konzentriert. Es eignet sich für all diejenigen, die lediglich Arbeitszeiten tracken und abbilden wollen.

RescueTime

RescueTime ist ein smartes Performance-Tool, das Ihre verwendete Zeit komplett automatisiert misst – egal mit welcher Software Sie arbeiten oder auf welcher Website Sie gerade surfen. Installieren Sie dafür lediglich eine Desktop-Anwendung auf Ihrem Arbeitsrechner. Anschließend visualisiert Ihnen das Tool auf einem Online-Dashboard sämtliche Zeitbuchungen im Browser. Aber erschrecken Sie nicht: auch Ihre vergeudete Zeit auf Facebook wird Ihnen angezeigt. Erhältlich ist RescueTime für Windows, Mac OS X und Linux. Die kostenlose Lite-Version mit den Standard-Funktionen ist für den privaten Gebrauch bestimmt. In der Premium-Variante für knapp 9 US-Dollar pro Monat können Sie auf den vollen Funktionsumfang wie die Zeiterfassung von Meetings und Calls zugreifen. Im Vergleich zu den anderen Tools bietet sich RescueTime vor allem für die User an, die ihre Arbeitszeit nicht manuell erfassen möchten.

Toogl

Toogl ist sehr einfach zu bedienen und besonders bei Agenturen und KMUs beliebt. Die flexible Zeiterfassung steht hier im Mittelpunkt: Mit nur einem Klick können Sie neue Aufgaben hinzufügen und das Tracking per Stoppuhr starten, pausieren und beenden. Die Arbeitszeiten werden Ihnen übersichtlich je nach gewählter Ansicht (Tag, Woche, Monat) dargestellt. Besonders gut ist die Report-Funktion. Mit dieser können Sie sich anschließend in Ihrer App Analysen anzeigen lassen. Die Standard-Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben und Zeiterfassung sind in der Free-Version verfügbar. Für 9 US-Dollar im Monat je User erhalten Sie zusätzlich weitere Features wie u.a. Zeiteinschätzung und optimiertes Team-Management. Ebenso gibt es einen PRO PLUS- und BUSINESS-Tarif. Erhältlich ist Toggl in Deutsch sowie weiteren Sprachen und eignet sich besonders für Teams, die ein modular aufgebautes Tool bevorzugen und es mit Add-Ons erweitern wollen.

Harvest

Marktführer unter den Time Tracking-Anbietern ist das US-amerikanische Unternehmen Harvest, auf das aktuell über 10.000 Kunden setzen. Speziell für klein- und mittelständische Unternehmen konzipiert, können Projektarbeitszeiten getrackt und mit Hilfe von Arbeitszeitberichten analysiert werden. Ebenso einfach und bequem rechnen Sie Ihr angelegtes Projekt ab. Die Rechnung stellt Ihnen anschließend das sogenannte Invoicing-Modul aus. Dank etlicher Add-Ons können Sie Harvest problemlos erweitern. Angeboten wird diese Cloud-Lösung in drei Abo-Varianten – Solo für Freelancer (12 US-Dollar), Basic für fünf Nutzer (49 US-Dollar) sowie Business für zehn Nutzer (99 US-Dollar). Zu empfehlen ist Harvest besonders für KMUs, die ein komplettes Tool benötigen und Wert auf die Budgetierung von mehreren Projekten legen.

Zep

Im Gegensatz zu Toggl und Harvest können Sie mit dem modular aufgebauten Software-Tool Zep auch Ihre Reisekosten erfassen und darstellen lassen. Zep ist eine umfangreiche Business-Lösung, zu deren Funktionsspektrum u. a. noch folgende Features gehören: Urlaubsplaner, Verwaltung von Krankheits- und Fehlzeiten sowie von Urlaubsstunden. Im integrierten Projektmanagement-System können Sie detaillierte Belege hinterlegen und diese anschließend exportieren. Für die Einsteiger-Version mit allen Grundfunktionen müssen Sie 10 Euro pro User im Monat zahlen. Alle zusätzlichen (kostenpflichtigen) Features können Sie individuell zusammenstellen und am Ende mit Hilfe des Preisrechners den Endbetrag ausrechnen. Das Besondere an Zep ist die Erfassung von Reisekosten sowie die exakte Verwaltung von Überstunden und Fehlzeiten.

ClockingIT

ClockingIT ist perfekt für Unternehmen, die ein umfangreiches Tool für Projektmanagement, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung suchen. Vor einigen Jahren als Time-Tracking-Software programmiert, lässt sich ClockingIT für die effiziente Team-Arbeit nutzen. Eine Chat-Funktion sowie eine übersichtliche Aufgabenverteilung und ein File-Sharing-Option sind ebenso integriert. Als Open-Source-Tool ist ClockingIT komplett kostenlos und eignet sich deshalb für Unternehmen, die sich mit einer Standard-Lösung nicht anfreunden können und ein eigenes Tracking- und Performance-Tool entwickeln wollen. So können Ihre Software-Entwickler und IT-Experten am Quellcode selbst Hand anlegen – und eine komplette individuelle Lösung kreieren.

Ihre Bedürfnisse entscheiden bei der Wahl

So unterschiedlich die Ansätze der einzelnen Lösungen auch sind, eins haben sie gemeinsam: Sie helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen, Projekte darzustellen, effizienter zu gestalten, die (individuelle) Performance zu verbessern und sukzessive die Produktivität des gesamten Unternehmens zu steigern. Das Angebot an Time-Tracking-Tools ist recht breit und bietet unterschiedliche Lösungen für diverse Ansprüche. Machen Sie sich im Vornherein bewusst, welche Erwartungen Sie an das Tool setzen, welche Aufgaben damit abgebildet werden sollen und wer es in Ihrem Unternehmen nutzen soll. Reicht Ihnen lediglich ein Tool zum Tracken der eigenen Zeit, dann ist Lumina oder RescueTime ideal. Suchen Sie eine umfangreichere Lösung, die auch andere betriebswirtschaftliche Bereiche abbildet, dann sind Sie mit Harvest, Toggl oder Zep bestens bedient.

Work Smarter Not Harder 2019

Ursprünglich veröffentlicht am 23. Juni 2016, aktualisiert am März 09 2018

Themen:

Produktivität