Manchmal würden Sie gern eine versandte E-Mail doch wieder zurücknehmen? Mit den folgenden Tipps können Sie voreilig abgeschickte E-Mails zukünftig korrigieren. Lesen Sie hier, wie Sie die E-Mail-Rückholung mit Outlook, Gmail und Thunderbird einstellen und welche Möglichkeit bei einer falsch versendeten E-Mail als letztes Mittel bleibt.

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Falsche Anrede oder Anhang fehlt: voreilige E-Mail zurückholen

Haben Sie sich schon mal gewünscht, dass Sie eine E-Mail zurückrufen können – vielleicht weil Sie doch noch einen Rechtschreib- oder Grammatikfehler entdeckt haben? Auch eine falsche Anrede, der vergessene Anhang oder eine fehlende Antwort sind unangenehm.

Ein Glück: Es gibt mittlerweile eine Rückholfunktion für E-Mails, zumindest bei manchen E-Mail-Clients. Microsoft Outlook beispielsweise bietet eine echte Rückholfunktion, jedoch nur unter bestimmten Bedingungen.

Als Alternative gibt es die Möglichkeit, Nachrichten zeitverzögert zu versenden. So haben Sie nach dem Klick auf „Senden“ noch einen gewissen Puffer, um den Vorgang für eine schnelle Korrektur zu stoppen. Wenn Sie Gmail verwenden, können Sie E-Mails bis zu 30 Sekunden nach dem Absenden zurückrufen. Thunderbird und Apple Mail bringen das zwar nicht von Haus aus mit, doch über Add-ons und Plug-ins können Sie diese Funktion hinzufügen.

E-Mails zurückrufen in Gmail

Die Mail-App von Google ist nicht nur bei Android Usern und Userinnen sehr weit verbreitet. Zum großen Funktionsumfang gehört auch die komfortable Sendeverzögerung. Damit die bei jeder ausgehenden Nachricht greift, müssen Sie die richtigen Einstellungen setzen.

Die Funktion „E-Mails zurückrufen“ für Gmail aktivieren

  1. Um zu prüfen, ob die Funktion „E-Mails zurückrufen“ aktiviert ist, klicken Sie in Ihrem Posteingang rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Alle Einstellungen aufrufen“ aus.
    E-Mail zurückrufen in Gmail - EinstellungenE-Mail zurückrufen in Gmail - Einstellungen

    Quelle: Screenshots Gmail

  2. Scrollen Sie nach unten zur Option „E-Mails zurückrufen“ und klicken Sie auf „Aktivieren“. Sie können jetzt die Frist festlegen, innerhalb derer Sie eine E-Mail zurückrufen können – entweder 5, 10, 20 oder 30 Sekunden.
    E-Mail zurückrufen in Gmail - Einstellungen

    Quelle: Screenshot Gmail

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.

Versendete Gmail-E-Mail zurückrufen

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail versenden, achten Sie auf die kurze Benachrichtigung unten rechts. Neben dem Hinweis „Die Nachricht wurde gesendet“ können Sie auf „Rückgängig“ klicken, wenn Sie Ihre E-Mail noch einmal bearbeiten möchten.

Versendete E-Mail in Gmail zurückrufen - Bestätigung

Versendete E-Mail in Gmail zurückrufen - Bestätigung

Quelle: Screenshots Gmail

Hinweis: Wenn Sie den Bildschirm nach dem Senden Ihrer E-Mail verlassen, können Sie die Nachricht nicht mehr zurückrufen. Praktische Ergänzung dazu: Lernen Sie, wie Sie die Lesebestätigung in Gmail einrichten.

Mit Outlook E-Mails zurückrufen

Microsoft Outlook besitzt im Gegensatz zu den meisten anderen E-Mail-Programmen eine vollwertige Rückholfunktion. Das heißt, auch wenn die Nachricht beim Empfänger oder bei der Empfängerin im Postfach liegt, kann sie von dort noch zurückgeholt beziehungsweise gelöscht werden.

Dafür gibt es allerdings einige Voraussetzungen: Die Funktion ist in Outlook nur verfügbar, wenn Absender bzw. Absenderin und Empfänger bzw. Empfängerin über ein Microsoft 365- oder Microsoft Exchange-E-Mail-Konto in derselben Organisation verfügen. Außerdem darf der Empfänger oder die Empfängerin die Nachricht noch nicht geöffnet haben.

Versendete Outlook-E-Mail zurückrufen

  1. Öffnen Sie in Outlook die gesendete E-Mail, die Sie zurückrufen möchten, per Doppelklick in einem neuen Fenster.
  2. Klicken Sie dann im Menü auf „Aktionen“ – „Diese Nachricht zurückrufen“.
    E-Mail in Outlook zurückrufen

    Quelle: Screenshot Outlook

  3. Wählen Sie aus zwischen: „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“.
    E-Mail in Outlook zurückrufen

    Quelle: Screenshot Outlook

In den meisten Fällen erhält der Empfänger oder die Empfängerin eine Benachrichtigung darüber, dass der Absender bzw. die Absenderin eine E-Mail zurückrufen möchte. Genauere Informationen darüber finden Sie auf der Hilfeseite von Outlook.

Alternative: Sendeverzögerung für Outlook einrichten

Wie bereits gesagt, steht die Rückholoption nur zur Verfügung, wenn der Empfänger oder die Empfängerin zu derselben Organisation gehört. Sie können also Nachrichten an einen Kollegen oder die Abteilungsleiterin zurückrufen, aber nicht an Kunden oder Lieferanten.

Für diese Fälle können Sie die gleiche Lösung einrichten wie bei Gmail, nämlich das verzögerte Absenden. Dafür legen Sie eine Regel an, die für alle ausgehenden Nachrichten gilt. Eine komfortable Schritt-für-Schritt-Anleitung gibt Ihnen der Outlook Blog.

E-Mails mit Thunderbird und Apple Mail zurückrufen

Viele Mailing-Programme bringen von Haus aus keine Möglichkeit mit, mit der Sie eine E-Mail zurückrufen beziehungsweise zeitverzögert versenden können. Das gilt für die beliebte Desktop-App Thunderbird von Mozilla und auch für Apple Mail, die native Mailing-App für iPhone, iPad und MacBook.

Trotzdem müssen Sie nicht auf die Funktion verzichten. Plug-ins und Add-ons können sie unkompliziert hinzufügen. Je nach Version von App und Betriebssystem kann es allerdings hin und wieder zu Fehlern kommen.

Wenn Sie auf Mozilla Thunderbird setzen, hilft Ihnen das Send later Add-on weiter. Auf der Website finden Sie auch eine detaillierte Anleitung zur Einstellung.

Für Apple Mail bietet sich der Apple Mail Butler an. Das hochwertige Plug-in mit einem kostenlosen Essential Plan bietet neben dem zeitverzögerten Senden auch viele weitere Funktionen, die den Mailclient für iOS aufwerten.

Notlösung: Was tun, wenn das Stoppen einer E-Mail nicht möglich ist?

Manchmal ist eine fehlerhafte E-Mail so kritisch, dass die andere Person sie auf gar keinen Fall öffnen sollte. Für solche extremen Fälle können Sie notgedrungen auf folgenden Trick zurückgreifen: Versenden Sie zehn weitere Mails mit harmlosem Inhalt und gleichem Betreff. Senden Sie anschließend eine Nachricht, in der Sie sich höflich für die „Fehlfunktion des E-Mail-Programms“ entschuldigen.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird Ihr Gegenüber nun den gesamten Stapel löschen. Selbst wenn jemand aus Neugier einen Blick in eine der Nachrichten wirft, bleibt der brisante Inhalt, der nur in der ersten Nachricht enthalten ist, in der Menge unsichtbar. Doch Achtung – diese Notlösung ist mit Vorsicht zu genießen.

Fazit: Die Sendeverzögerung als Sicherheitspuffer

E-Mails werden leicht vorschnell abgeschickt. Eine echte Rückholfunktion ist technisch schwer umsetzbar. Nur MS Outlook bietet sie in eingeschränkten Fällen an. Die meisten E-Mail-Programme ermöglichen eine voreingestellte Sendeverzögerung, nativ oder über Add-ons. Das gibt Ihnen ausreichend Zeit, um Fehler noch zu korrigieren.

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Titelbild: AaronAmat / iStock / Getty Images Plus

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Ursprünglich veröffentlicht am 11. Februar 2022, aktualisiert am April 01 2022

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