Gmail: Archivierte Mails finden, wiederherstellen und löschen

Gmail gehört zu den meistverwendeten E-Mail-Clients weltweit. Der Dienst des US-amerikanischen Softwarekonzerns Alphabet, Mutterkonzern von Google, genießt seit jeher ein hohes Ansehen bei Anwendern und Anwenderinnen. Bei einer Funktion aber stoßen viele immer wieder an ihre Grenzen: archivierte Mails. Wir zeigen Ihnen, wo das Gmail-Archiv ist, wie Sie in Gmail archivierte Mails finden, wiederherstellen und löschen.

Gmail: Wo ist das Archiv?

Wenn Sie in Gmail in der Suchleiste nach E-Mails suchen, werden sämtliche Nachrichten durchforstet. Einen eigenen Archivordner gibt es nicht, aber wenn Sie in der Navigationsleiste „Alle E-Mails“ auswählen, werden auch in Gmail archivierte Mails inkludiert.

Quelle: Screenshot Gmail

So gehen Sie mit Mails im Gmail-Archiv um

Die Beispiele zeigen wir anhand des Online-Clients von Gmail. Falls Sie ein anderes E-Mail-Programm wie Microsoft Outlook oder eine Outlook-Alternative wie Thunderbird nutzen, sind die Prozesse andere.

Gmail Archiv aufrufen: In Gmail archivierte Mails finden

Sie wissen bereits, dass alle E-Mails – auch die archivierten – über den Navigationspunkt „Alle E-Mails“ abrufbar sind. Dort finden Sie die Mails mit den entsprechenden Markierungen. Im Screenshot oben sehen Sie, dass die Nachrichten im Posteingang nicht archiviert sind. Was Sie archiviert haben, wird also nicht angezeigt, wenn Sie Ihren Gmail-Posteingang durchsuchen. Per Suchfunktion oder „Alle E-Mails“ finden Sie Ihre archivierten Nachrichten wieder.

Gmail: Archivierte Mails wiederherstellen

Um eine bereits archivierte E-Mail wiederherzustellen, rufen Sie „Alle E-Mails“ auf und klicken Sie die E-Mail an, die Sie wieder zurück in den Posteingang verschieben möchten. Sie können auch mehrere E-Mails gleichzeitig auswählen, falls Sie nicht nur eine Nachricht wiederherstellen möchten.

Quelle: Screenshot Gmail

Anschließend klicken Sie auf das Symbol in der oberen Navigationsleiste, das im obigen Screenshot eingerahmt ist. Ohne weitere Bestätigung werden die archivierten Mails in den Posteingang verschoben und entsprechend markiert.

Gmail: Archivierte Mails löschen

Wer ursprünglich archivierte Mails komplett löschen möchte, kann auch das über den Reiter „Alle E-Mails“ tun. Wählen Sie ähnlich wie beim Wiederherstellen alle E-Mails aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Papierkorb-Symbol, um diese E-Mails zu entfernen.

Wichtig: Ihre E-Mail ist nun nicht endgültig gelöscht, sondern landet erst nur im Papierkorb. Damit sie endgültig gelöscht wird, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie navigieren zum Papierkorb, wählen die Nachricht(en) aus, die Sie final löschen möchten, und klicken auf „Endgültig löschen“.
2. Sie warten einfach ab – nach 30 Tagen entfernt Gmail automatisch alle E-Mails aus dem Papierkorb.

Möchten Sie keine einzelnen E-Mails, sondern alle endgültig löschen, können Sie auch „Papierkorb jetzt leeren“ auswählen. Aber Achtung, was einmal gelöscht wurde, ist tatsächlich für immer weg! Deshalb empfiehlt sich die Archivierung der Nachrichten, denn man weiß nie, wann man diese eine E-Mail doch noch einmal braucht. Besonders bei Rechnungen, Aufträgen und Absprachen sollten Sie lieber die Archivfunktion nutzen.

Warum sollte man E-Mails archivieren?

Sie kennen es sicherlich auch: Der Posteingang quillt über, viele wichtige und eher unwichtige E-Mails verstopfen das Postfach und die Flut scheint kein Ende zu nehmen. Viele User löschen E-Mails einfach, die sie bearbeitet haben oder – scheinbar – nicht mehr brauchen.

Die Gründe sind vielfältig: Übersichtlichkeit, als Zeichen der Erledigung oder weil der Speicherplatz schlicht nicht ausreicht. Oftmals glauben Nutzende auch, eine Nachricht sicher nicht noch einmal zu benötigen, nur um sie dann wenige Wochen später händeringend zu suchen.

Die Archivierung dieser E-Mails kommt da wie gerufen. So werden Server entlastet, wichtige Dokumente weiterhin gespeichert, was teilweise rechtlich verpflichtend ist im Unternehmenskontext, und die Produktivität erhöht, da die Archivierung meist automatisch abläuft.

Und eine kluge Struktur bei der Speicherung tut Not: Die Anzahl an versendeten und empfangenen Mails steigert sich von Jahr zu Jahr immer weiter. Lag die Zahl 2019 noch knapp 320 Milliarden, werden 2026 bereits fast 400 Milliarden E-Mails erwartet – an jedem einzelnen Tag.

Wie lange werden E-Mails bei Gmail gespeichert?

Wer Gmail nutzt, kann auch die Archivierung des E-Mail-Clients nutzen. Grundsätzlich bleiben archivierte E-Mails „für immer“ im Archiv und bei Gmail, sofern Sie nicht anderweitig gelöscht werden oder der Speicherplatz überschritten wird.

Wer eine Mail hingegen löscht und nicht archiviert, verliert diese nach 30 Tagen. Dann erfolgt die endgültige Löschung im Papierkorb ganz automatisch.

Fazit: Probieren Sie das Archiv für Ihre E-Mails aus

Nach dem Mail-Client von Apple mit 60 Prozent ist Gmail mit einem weltweiten Marktanteil von knapp 28 Prozent weit vor Outlook (4 Prozent) und Yahoo! Mail (3,6 Prozent). Gerade Besitzerinnen und Besitzer von Android-Smartphones nutzen oft Gmail für die Organisation Ihrer E-Mails, doch auch Apple-User nutzen die Google-Suite häufig.

Die Funktion der Archivierung ist vielen Nutzenden aber nicht bekannt. Dabei ist sie sehr sinnvoll: So archivieren sie Mails, die sie zwar behalten sollten, aber nicht mehr im Posteingang benötigen. Würden Sie diese hingegen löschen, wären sie spätestens nach 30 Tagen ganz verschwunden.

Auch wenn Gmail sein E-Mail-Archiv nicht so benennt, gibt es die Funktion. Einmal verstanden, wo sich von Gmail archivierte Mails verstecken, vergessen Sie sie nicht mehr.

Titelbild: picture alliance / iStock / Getty Images Plus