Gmail: So aktivieren Sie die Lesebestätigung

Schnell gehen E-Mails im überladenen Postfach unter. Doch bei wichtigen Informationen, wie Verkaufsangeboten oder Vertragsabschlüssen, ist das fatal. Eine Lesebestätigung kann hilfreich sein, um zu erfahren, ob der Empfänger die Nachricht bereits geöffnet hat. Viele E-Mail-Anbieter stellen diese Funktion deshalb bereits zur Verfügung – so auch Googles Mail-Service.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Nutzer die Gmail-Lesebestätigung aktivieren können und wie Sie die Funktion in Ihren E-Mail-Versand integrieren.

Die Lesebestätigung bietet Gewissheit, ob eine E-Mail geöffnet wurde

Lesebestätigungen eignen sich vor allem bei wichtigen E-Mails, zu denen Sie eine zügige Rückmeldung brauchen oder die Informationen beinhalten, die zwingend beim Empfänger ankommen müssen. Mithilfe einer CRM-Software wie dem HubSpot CRM fällt das Nachverfolgen von gesendeten E-Mails noch leichter.

Konditionsverhandlungen, Vertragsabschlüsse, interne Unternehmensnachrichten oder Event-Einladungen sind einige Beispiele für E-Mails, die besser nicht im überfüllten Postfach untergehen sollten. Mit einer Lesebestätigung können Sie sich in Sicherheit wiegen, dass der Empfänger die Nachricht auch wirklich geöffnet hat. 

Es gibt jedoch auch Situationen, in denen Komplikationen auftreten können. Die Lesebestätigung bleibt hier aus. Das kann auftreten, wenn:

• Sie an eine Mailingliste schreiben.

• die Einstellungen für Lesebestätigungen eingeschränkt wurden, zum Beispiel auf Personen aus der eigenen Organisation.

• vom Empfänger kein Echtzeit-E-Mail-Programm genutzt wird.

• die Mail über bestimmte mobile Systeme ohne IMAP geöffnet wird.

• die Bestätigung über einen IMAP-Client gesendet wird und die Zustimmung des Empfängers nötig ist.

Teilweise senden IMAP-Clients Bestätigungen auch, wenn die Mail lediglich als „gelesen“ markiert, aber nicht wirklich geöffnet wurde. Außerdem sollten Sie stets einkalkulieren, dass der Empfänger mit der Lesebestätigung nur angibt, dass er die E-Mail geöffnet hat. Ob dieser den Inhalt aber auch tatsächlich gelesen hat, bleibt fraglich.

Möchten Sie also auf Nummer sicher gehen, bitten Sie den E-Mail-Empfänger im Schlussteil am besten um eine kurze Rückmeldung bezüglich des Erhalts der E-Mail. So können Sie davon ausgehen, dass der Empfänger die Nachricht nicht nur flüchtig geöffnet hat, sondern auch tatsächlich den Inhalt gelesen hat.

Wer kann eine Lesebestätigung in Gmail anfordern?

Unternehmen und Bildungseinrichtungen haben die Möglichkeit, mit Gmail eine Lesebestätigung für versendete Nachrichten anzufordern. Diese landet im eigenen Postfach, nachdem der Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Die Lesebestätigung gibt Ihnen Aufschluss darüber, zu welcher Zeit und an welchem Datum sich der Empfänger Ihre E-Mail angesehen hat.

Die Funktion steht derzeit jedoch nur professionellen Nutzern zur Verfügung. Besitzt Ihr Unternehmen ein G Suite-Profil, kann die Lesebestätigung entsprechend aktiviert und verwendet werden. Privaten Nutzern einer einfachen @gmail.com-Adresse bleibt die Funktion leider verwehrt.

Möchten Sie eine Lesebestätigung einrichten, müssen Sie also zunächst auf die professionelle G Suite Lösung upgraden. Neben dem E-Mail-Dienst erhalten Sie so auch Zugriff auf weitere Google-Anwendungen, wie etwa Google Docs und Google Sheets.

Wie Sie die Lesebestätigung aktivieren

Um eine Lesebestätigung vom E-Mail-Empfänger anzufordern, muss die Einstellung zunächst vom Administrator freigeschaltet werden. Der Administrator Ihrer Organisation hat Zugriff auf die Administrator-Konsole. Hier kann festgelegt werden, welche Mitarbeiter Lesebestätigungen anfordern können und welche nicht.

Um die Einstellung zu aktivieren, gehen Sie in das Admin-Google-Konto und anschließend auf die Admin-Konsole. Hier können Sie nun unter dem Namen Ihrer Organisation > „Gmail“ > „Nutzereinstellungen“ > „E-Mail-Lesebestätigung“ alle Einstellungen vornehmen. Sie haben dabei die Möglichkeit festzulegen, dass:

• keine Lesebestätigungen gesendet werden dürfen.

• Lesebestätigungen nur an interne E-Mail-Adressen oder bestimmte, definierte E-Mail-Adressen gesendet werden dürfen (bis zu 100 E-Mail-Adressen können eingetragen werden).

• der Empfänger dem Senden der Lesebestätigung zustimmen muss oder nicht.

• Lesebestätigungen an jede E-Mail-Adresse gesendet werden dürfen (innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation).

Um Ihre Auswahl festzulegen, müssen Sie nun nur noch auf „Speichern“ klicken. Innerhalb von 24 Stunden werden die abgespeicherten Einstellungen freigegeben.

So können Sie eine Lesebestätigung anfordern

Möchten Sie nun eine Lesebestätigung für eine bestimmte E-Mail anfordern, dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie Ihr Gmail-Konto auf.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Schreiben“, um eine neue E-Mail zu verfassen.Quelle: Screenshot Gmail-Postfach

3. Nachdem Sie die E-Mail wie gewohnt angefertigt haben, tragen Sie die Empfänger in die entsprechenden Felder (An, CC, BCC) ein. Beachten Sie hierbei, dass Lesebestätigungen nur von E-Mail-Adressen in „An“ und „CC“ angefordert werden können.

   Quelle: Screenshot Gmail-Postfach

4. Klicken Sie nun unten rechts auf die drei Punkte, die Ihnen weitere Optionen eröffnen.

5. Wählen Sie anschließend „Lesebestätigung anfordern“ aus.

   Quelle: https://www.ionos.de/digitalguide

6. Klicken Sie nun auf „Senden“. Sobald der Empfänger die Nachricht geöffnet hat, erhalten Sie eine entsprechende E-Mail mit der Bestätigung in Ihrem Postfach.

Abhängig von den Einstellungen im Admin-Konto Ihrer Organisation muss der Empfänger der Lesebestätigung zustimmen. In diesem Fall hat der Empfänger die Möglichkeit auf „Bestätigung senden“ zu klicken oder aber „Später“ auszuwählen, um die angeforderte Nachricht zu einem anderen Zeitpunkt zu senden. Der Administrator kann jedoch auch festlegen, dass die Lesebestätigung ohne Zustimmung direkt nach dem Öffnen der E-Mail gesendet werden soll.

HubSpot Integration mit Gmail

Gmail lässt sich auch in das kostenlose HubSpot CRM integrieren, wodurch kein ständiger Wechsel mehr zwischen Ihrer Inbox und Ihrem CRM-System notwendig ist. Protokollieren Sie von Gmail gesendete E-Mails mit einem Klick in das HubSpot CRM System.

Außerdem können Sie durch die Integration E-Mail Öffnungs- und Klickraten in Echtzeit verfolgen und von Ihrem Posteingang direkt auf weitere CRM-Tools zugreifen, die Ihre Arbeit effizient gestalten.

Die Gmail-Lesebestätigung ist eine einfache Möglichkeit, um herauszufinden, ob Ihre E-Mail bereits geöffnet wurde. Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie jedoch die professionelle G Suite-Lösung verwenden. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Administrator Ihrer Organisation Sie berechtigt hat, Lesebestätigungen anzufordern. Obwohl die Mail-Bestätigung eine äußerst hilfreiche Funktion ist, sollten Sie sich allerdings nicht blind darauf verlassen, dass der Empfänger den Inhalt Ihrer E-Mail auch tatsächlich gelesen hat.

Titelbild: anuwat meereewee / getty images