Der Überblick im eigenen E-Mail-Postfach geht allzu schnell verloren. Da kann es zur Herausforderung werden, wichtige Nachrichten wiederzufinden. Doch bei diesem E-Mail-Chaos schafft der Google-Mail-Service Abhilfe. Eine Suchfunktion, Kategorie-Label und Farbmarkierungen helfen dabei, die gewünschte E-Mail im Nu zu identifizieren.

Wie Sie Ihren Posteingang möglichst effizient durchsuchen können, erläutern wir im Folgenden.

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So können Sie wichtige E-Mails mit Google Mail suchen

Mit der Suchfunktion von Gmail, der G Suite, können Sie ganz leicht Nachrichten wiederfinden. Sie können damit den Posteingang, den Spam-Ordner und auch den Papierkorb durchsuchen. Schlagwörter und Operatoren helfen Ihnen dabei, die Suche einzugrenzen, um die gewünschte Nachricht zu filtern. Sowohl auf dem Desktop als auch in der mobilen Variante kann die Suchfunktion genutzt werden.

Um eine einfache E-Mail-Suche zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach.

  2. Geben Sie das Schlagwort in der Suchzeile „In E-Mails suchen“ ein.

  3. Drücken Sie die Eingabetaste (Enter) oder klicken Sie auf die Lupe.

  4. Nun werden Ihnen alle E-Mails angezeigt, die mit dem Suchbegriff übereinstimmen.

Sobald Sie ein Schlagwort eingegeben haben, werden Ihnen relevante Begriffe vorgeschlagen, die Ihre Suche vereinfachen können. Diese basieren auf bereits gemachten Suchen und den Daten in Ihrem Postfach. Haben Sie die Web- und App-Aktivitäten in Ihrem Browser aktiviert, nutzt Google Daten aus Ihren Suchanfragen, um das Nutzungserlebnis für Sie zu verbessern.

Verwenden Sie Operatoren für eine spezifischere Suche

Um eine bestimmte E-Mail zu finden, haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Suche über verschiedene Operatoren zu verfeinern. Dazu nutzen Sie ebenfalls Suchbegriffe, für die Sie jedoch zusätzlich Spezifikationen festlegen. So können Sie beispielsweise angeben, ob es sich bei dem Schlagwort um den Empfänger oder Sender handelt, ob die E-Mail einem Label zugeordnet ist oder ob die gesuchte Nachricht einen Anhang enthält.

Sie können dabei auch verschiedene Suchbegriffe kombinieren. Um Ihre Suche zu spezifizieren, geben Sie den entsprechenden Operator in die Suchzeile ein. Dahinter folgt das jeweilige Schlagwort.

Die nachfolgende Liste enthält die wichtigsten Suchoperatoren, die Sie in Gmail verwenden können:

Operator

Erläuterung

from:

Sucht nach der Adresse des Empfängers.

to:

Sucht nach der Adresse des Senders.

cc:
bcc:

Sucht nach der Adresse des Kopie-Empfängers.

subject:

Sucht nach der Betreffzeile.

OR

Verknüpft mehrere Suchbegriffe.
Beispiel: from:(E-Mail-Adresse) OR from:(E-Mail-Adresse)

-

Schließt Begriffe aus der Suche aus.

Beispiel: subject:Marketing -Instagram

AROUND

Sucht nach Wörtern, die in einer angegebenen Entfernung zueinander liegen. Die Entfernung wird durch einen Zahlenwert bestimmt. Durch das Einfügen von Anführungszeichen wird außerdem die Reihenfolge der Wörter beachtet.

Beispiel: „Marketing AROUND 5 Facebook“

" "

Sucht nach einer übereinstimmenden Suchphrase.
Beispiel: "Wir schalten Facebook-Ads"

label:

Sucht nach einem bestimmten Label.

has:attachment
has:drive has:document
has:spreadsheet
has:presentation

 

Sucht nach E-Mails, die einen Anhang, eine Präsentation oder Ähnliches enthalten.

list:

Sucht nach Nachrichten aus einem E-Mail-Verteiler.

filename:

Sucht nach E-Mails mit einem bestimmten Dateinamen oder Dateiformat.

Beispiel: filename:dokument1.pdf

is:read

is:unread

 

Sucht nach gelesenen/ungelesenen E-Mails.

after:JJJJ/MM/TT

before:JJJJ/MM/TT

older_than:

newe_than:

Sucht nach E-Mails, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet wurden. Tage werden mit d, Monate mit m und Jahre mit y angegeben.

Beispiel: older_than:5m

size:

Sucht nach E-Mails mit einer bestimmten Byte-Größe.

Beispiel: size:1000

in:anywhere

Schließt alle Postfächer – inklusive des Spam-Ordners und Papierkorbs – in die Suche mit ein.

Zusätzliche Suchoptionen im Gmail-Posteingang anzeigen lassen

Gmail bietet außerdem Filteroptionen an, um die Suche einzugrenzen. Um diese aufzurufen, müssen Sie auf das Dreieck neben der Suchzeile klicken. Es öffnet sich folgende Übersicht:

Gmail Posteingang durchsuchen

Quelle: Screenshot Gmail-Postfach

Hier haben Sie die Möglichkeit, Kriterien wie beispielsweise die E-Mail-Adresse des Empfängers oder Absenders, den Betreff, die Größe der E-Mail oder den Zeitraum zu bestimmen. Geben Sie Ihre Kriterien in die Suchmaske ein und klicken Sie anschließend auf den Button „Suchen“. Ihnen werden nun alle E-Mails vorgeschlagen, die mit den eingegebenen Kriterien übereinstimmen.

Auch Spam-Ordner und Papierkorb können durchsucht werden

Neben dem Posteingang können Sie die Suchfunktion auch auf den Spam-Ordner sowie den Papierkorb ausweiten, denn nicht selten verschwindet eine wichtige E-Mail im falschen Postfach.

Um die Suchfunktion auf den Papierkorb sowie den Spam-Ordner anzuwenden, gehen Sie in den Filteroptionen in das Feld „Suchen“. Standardmäßig ist hier „Alle Nachrichten“ ausgewählt. Ändern Sie die Angabe in „E-Mail + Spam + Papierkorb“. Nun werden alle Postfächer durchsucht.

Gmail Posteingang durchsuchen mit besonderen suchparametern

Quelle: Screenshot Gmail-Postfach

Weitere Funktionen für eine bessere Übersicht

Die Suchfunktion ist ideal, um vermeintlich verloren gegangene E-Mails wiederzufinden. Doch auch eine bessere Organisation Ihres Postfachs hilft Ihnen dabei, E-Mails im Handumdrehen aufzurufen.

Die folgenden Tipps und Tricks können Sie dabei unterstützen, mehr Ordnung in Ihr Gmail-Postfach zu bringen:

1. Verwenden Sie ein Label

Label sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, um E-Mails nach Kategorien zu sortieren. Erstellen Sie beispielsweise Label wie „erledigt“ oder „wichtig“ und weisen Sie diese Ihren E-Mails zu. Neben den Standard-Postfächern werden in Ihrem E-Mail-Konto nun auch die Label-Kategorien aufgelistet. Klicken Sie ein solches an, werden Ihnen nur die Nachrichten angezeigt, die dem jeweiligen Label zugeordnet wurden.

Neben dem Label-Namen kann auch eine spezifische Farbe vergeben werden. Das sorgt für noch mehr Übersichtlichkeit.

2. E-Mails durch Filtereinstellungen sortieren lassen

Die Filteroptionen eignen sich nicht nur für die Suche, sondern auch um E-Mails direkt zu sortieren. Eintreffende Nachrichten können so sofort in entsprechende Postfächer weitergeleitet werden. Vor allem in Kombination mit der Label-Funktion bietet sich dieses Vorgehen an.

Um die Filtereinstellungen anzuwenden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, auf die der Filter angewendet werden soll.

  2. Nun können Sie zwischen mehreren Anwendungen auswählen:

Gmail Posteingang_4

Quelle: Screenshot Gmail-Postfach

Wenn Sie ausgewählt haben, was mit den E-Mails dieses Senders geschehen soll, klicken Sie auf „Filter erstellen“.

Alle eintreffenden Nachrichten dieser Adresse werden nun direkt in den entsprechenden Ordner sortiert.

3. E-Mails als gelesen/ungelesen markieren

Um eine E-Mail, die Sie zunächst nur überflogen haben, nicht zu vergessen, hilft Ihnen die Markierungs-Funktion. Haben Sie die Nachricht nämlich einmal geöffnet, wird sie automatisch als gelesen markiert. Wählen Sie die Mail allerdings aus und markieren sie aktiv als ungelesen, können Sie dies rückgängig machen und die Mail wird wieder hervorgehoben. So können Sie verhindern, dass Sie vergessen darauf zu antworten.

4. Kompaktheit erhöhen

Vor allem auf mobilen Geräten ist das E-Mail-Postfach nicht immer überschaubar. Die großen Abstände sorgen dafür, dass nur wenige E-Mails auf dem Bildschirm angezeigt werden. Um das zu umgehen, können Sie die Kompaktheit in Ihrem Gmail-Konto erhöhen. Gehen Sie dazu unter „Einstellungen“ auf „Kompaktheitsgrad“. Wählen Sie nun „kompakt“ oder aber „schmal“ aus, um die Abstände des Postfachs auf Ihrem mobilen Bildschirm entsprechend zu verringern.

Nicht auffindbare Nachrichten gehören dank der Gmail-Suchfunktion der Vergangenheit an. Um E-Mails in Ihrem Postfach wiederzufinden, können Sie Schlagwörter, Operatoren oder Filterfunktionen nutzen. Auch auf den Spam-Ordner und Papierkorb kann die Suchanfrage angewendet werden – denn nicht selten werden Nachrichten aus Versehen ins falsche Postfach sortiert.

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Titelbild: eternalcreative / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 30. Oktober 2020, aktualisiert am Oktober 30 2020

Themen:

G Suite