Google-Kalender mit Outlook synchronisieren: So geht's

Die Arbeit mit mehreren Kalendern kann schnell im Chaos enden, solange diese parallel verwaltet werden. Deshalb zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Google-Kalender in Outlook anzeigen. Für diese Aufgabe gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten: importieren, abonnieren und synchronisieren.

Google-Kalender in Outlook importieren

Bei dieser Methode erzeugen Sie eine Art Momentaufnahme Ihres Google-Kalenders in Outlook. Das bedeutet, dass alle Termine aus Ihrem Google-Kalender einmalig in Outlook übertragen werden. Nachträgliche Bearbeitungen der Termine werden allerdings nicht in Outlook angezeigt. Auch zukünftige Termine, die Sie im Google-Kalender erstellen, werden nicht übertragen.

Der Import in Outlook ist daher nur sinnvoll, wenn Sie Ihren Google-Kalender aufgeben und dauerhaft zum Outlook-Kalender wechseln möchten, oder um feste Termine wie Geburtstage oder Öffnungszeiten anzuzeigen.

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie vorgehen müssen:

1. Öffnen Sie Ihren Google-Kalender am PC und gehen Sie über das Zahnradsymbol oben rechts in die Einstellungen.

   

   Quelle: Screenshot Google-Kalender

2. Klicken Sie links auf den Menüpunkt „Exportieren“ und dann im rechten Fenster auf „Exportieren“. Dadurch werden alle Kalenderdaten in Form einer iCalendar-Datei (ICS) im Download-Ordner gespeichert.

   

   Quelle: Screenshot Google-Kalender

3. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Datei“. Wählen Sie dort den Menüpunkt „Öffnen und Exportieren“ aus und klicken Sie anschließend auf „Importieren/Exportieren“.

   

   Quelle: Screenshot Outlook

4. Im neuen Fenster, dem Import/Export-Assistenten, sehen Sie eine Liste mit verschiedenen Dateien, die Sie importieren können. In diesem Fall haben wir eine ICS-Datei, weshalb Sie „iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Datei (VCS) importieren“ auswählen müssen. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

   

   Quelle: Screenshot Outlook

5. Wählen Sie die zu importierende Datei in Ihrem Download-Ordner aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Outlook fragt Sie darauf, ob der Kalender als neuer Kalender geöffnet oder importiert werden soll. Klicken Sie auf „Importieren“, um Ihre Google-Kalendereinträge in Outlook zu übertragen.

   

   Quelle: Screenshot Outlook

Google-Kalender abonnieren

Mit dieser Methode können Sie Ihren Google-Kalender in Outlook einbinden und zumindest einseitig aktualisieren. Das heißt: Wenn Sie einen Termin in Google eintragen, wird dieser auch in Outlook angezeigt. In die andere Richtung funktioniert die Synchronisation leider nicht. Außerdem haben Sie bei dieser Methode die Möglichkeit, Termine zu ändern, Erweiterungen einzusehen und gegebenenfalls mehrere Kalender zu abonnieren. Unsere Anleitung erklärt die einzelnen Schritte:

1. Öffnen Sie Ihren Google-Kalender und gehen Sie über das Zahnradsymbol in die Einstellungen. Wählen Sie links denjenigen Kalender aus, den Sie in Outlook abonnieren möchten. Klicken Sie dann auf „Kalender integrieren“ und kopieren Sie die URL, die rechts unter „Öffentliche Adresse im iCal-Format“ steht.

   

   Quelle: Screenshot Google-Kalender

2. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Datei“ und „Kontoeinstellungen“.

   

   Quelle: Screenshot Outlook

3. Klicken Sie in den Kontoeinstellungen auf den Reiter „Internetkalender“ und anschließend auf „Neu...“, um einen Kalender hinzuzufügen. Kopieren Sie dann die gespeicherte Webadresse mit der Tastenkombination STRG + V in das freie Feld. Mit Klick auf „Hinzufügen“ schließen Sie den Vorgang ab – Ihre Google-Kalendereinträge werden fortan auch in Outlook angezeigt.

Quelle: Screenshot Outlook

Google-Kalender in Outlook synchronisieren

Wenn Sie beide Kalender gleich intensiv nutzen, brauchen Sie eine bidirektionale Synchronisation der Termine. Eines der führenden Tools für diesen Zweck war bis vor einigen Jahren das Programm „Outlook Google Calendar Sync“, welches Google aber mittlerweile eingestellt hat. Der Markt bietet natürlich noch etliche andere Programme, viele davon jedoch mit durchschnittlicher Bewertung. Die besten drei stellen wir Ihnen im Folgenden vor:

SyncGene

Dieses Tool synchronisiert Kontakte, Kalender und Aufgaben zwischen iPhone, Android, Outlook, Gmail und Apps. Falls Sie sich für die kostenlose Version von SyncGene entscheiden, sind Sie auf zwei Datenquellen beschränkt und müssen die Synchronisation manuell vornehmen. Die Premium-Version ohne Einschränkungen kostet im Jahresabonnement knapp 7,50 Euro monatlich und kann jederzeit gekündigt werden. Außerdem gibt es eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.

Gsyncit

Gsyncit ist ein englischsprachiges Tool für die Synchronisation mit Google, Outlook, Todoist, Evernote, Dropbox und vielen anderen Programmen. Die Premium-Version kostet 19,99 US-Dollar pro Gerät und bietet unter anderem auch einen Duplikatsassistenten, um doppelte Einträge zu vermeiden.

Das Besondere an dieser Software ist, dass Sie eine Menge Optionen und Filter zur Synchronisierung zur Verfügung haben, was es umso einfacher macht, wenn Sie mehrere Profile und Kalender zusammenführen möchten. Es gibt auch eine kostenlose Testversion, allerdings ohne automatische Synchronisation.

Calendar Sync

Calendar Sync ist kostenfrei und sehr einfach zu bedienen. Sie können mehrere Google-Kalender synchronisieren und beispielsweise auch angeben, ob Google oder Outlook der Master-Kalender sein soll.

Zudem bietet die Freeware das Löschen von Duplikaten und eine Auto-Synchronisation. Einziger Haken an der Sache: Calendar Sync Free synchronisiert nur Ereignisse innerhalb von 30 Tagen nach Synchronisationsdatum. Für wiederkehrende Ereignisse müssen Sie zur Pro-Version für einmalig 9,99 US-Dollar greifen.

Fazit: Legen Sie sich für Ihre Termine möglichst auf einen Kalender fest

Das Hin und Her zwischen Terminen und Kalendern kostet unnötig Zeit und endet nicht selten damit, dass irgendwann beim Switch zwischen der Google Suite und Outlook der Überblick verloren geht. Manchmal reicht es, wenn Sie Ihren Google-Kalender teilen, statt ihn zu importieren – doch auch das hat eigene Tücken.

Falls machbar, sollten Sie sich deshalb für einen entscheiden und die Daten des anderen einmalig importieren. Ansonsten haben Sie noch die Möglichkeit eines Abonnements, wenn Ihnen eine einseitige Synchronisierung ausreicht. Für eine komplette Zwei-Wege-Synchronisation kommen Sie jedoch um eine externe Software nicht herum.

 

Titelbild: Xavier Lorenzo / iStock / Getty Images Plus