Mein Mitbewohner zu Studienzeiten konnte schneller schreiben als alle anderen. Wenn der Abgabetermin für eine zehnseitige Hausaufgabe am Donnerstagmorgen um 9 Uhr war, dann fing er um 6 damit an – am selben Tag. Und er hat praktisch nur Bestnoten bekommen. Ich konnte einfach nicht verstehen, wie er in wenigen Stunden etwas verfassen konnte, wofür ich eine ganze Woche brauchte.
Als ich ihn fragte, wie (und warum) er alles auf den letzten Drücker machte, erklärte er mir, dass er unter dem Druck einer nahenden Abgabefrist am kreativsten sei. Er meint auch: Wenn man etwas in der letzten Minute erledigt, dann braucht man eben auch nur eine Minute dafür. Weise gesprochen.
Unter Zeitdruck zu arbeiten, ist eine effiziente Methode, um eine Aufgabe schneller abzuschließen. Aber es ist auch sehr stressig, weshalb ich mich auf die Suche nach wissenschaftlich erprobten Alternativen zur Steigerung der Effizienz machte. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Geschwindigkeit zur Gewohnheit werden kann und Sie produktiver arbeiten lässt.
Effizienter arbeiten
- Setzen Sie sich Deadlines für jede Aufgabe.
- Teilen Sie Projekte in kleinere Aufgaben auf.
- Arbeiten Sie in Gesellschaft.
- Arbeiten Sie im ultradianen Rhythmus.
- Hören Sie weißem Rauschen zu.
- Gehen Sie Verpflichtungen gegenüber einem Partner ein.
- Bringen Sie den Perfektionisten in Ihnen zum Schweigen.
1. Setzen Sie sich Deadlines für jede Aufgabe.
Eines der Parkinsonschen Gesetze besagt, dass die Erledigung einer Aufgabe so lange dauert, wie für die Erledigung eingeplant wird. Wenn Sie sich selbst keinen Termin setzen, dauert es beliebig lange, bis Sie fertig sind. Mit einer selbstauferlegten zeitlichen Begrenzung arbeiten Sie gegen die Uhr und damit schneller, weil Sie rechtzeitig fertig werden möchten.
Wenn Sie Fristen für Ihre Aufgaben festlegen, können Sie einen mentalen Zustand erreichen, der sich Flow nennt. Psychologen sprechen von „Flow“, wenn Sie so in Ihrem Handeln aufgehen, dass Sie nichts anderes um Sie herum wahrnehmen – keine Gedanken, keine Emotionen, kein Zeitgefühl. Sie befinden sich dann in einer Art Schaffensrausch.
Flow können Sie erleben, wenn Sie sich klare Ziele setzen, die zwar eine Herausforderung darstellen, aber zu erreichen sind. Diese Ziele erfordern volle Konzentration und den Einsatz Ihrer Fähigkeiten.
Mit einem Termin für eine Aufgabe können Sie den Flow effektiv fördern. Eine Aufgabe im dafür vorgesehenen Zeitrahmen abzuschließen, ist ein Ziel, das gut zu bewältigen ist. Dabei wird gerade genug Druck und positiver Stress aufgebaut, damit Sie sich voll auf Ihre Aufgabe konzentrieren, was wiederum die optimale Ausschöpfung Ihres Potenzials mit sich bringt.
2. Teilen Sie Projekte in kleinere Aufgaben auf.
Ein neues Projekt zu beginnen, kann ziemlich einschüchternd sein. Es gibt so viel zu tun, und das Ziel ist kaum in Sicht. Die Belohnung für die harte Arbeit liegt noch in weiter Ferne, weshalb es kaum lohnenswert erscheint, überhaupt damit anzufangen. Ohne das Gefühl, jeden Tag etwas zu erreichen, verfällt man leicht ins Schneckentempo.
Was wäre, wenn Sie mehrmals am Tag ein Erfolgserlebnis hätten – jeden Tag? Würde Ihnen das nicht einen Energieschub verschaffen und Sie dazu motivieren, mehr und schneller zu arbeiten?
Im Management-Magazin „Harvard Business Review“ wurden mehr als 12.000 Kalendereinträge und Notizen von Wissensarbeitern analysiert. Dabei stellte sich heraus, dass ein Gefühl des Vorankommens, und sei es auch nur in kleinen Schritten, am wichtigsten war, um die Stimmung, Motivation und Wahrnehmung während des Tages positiv zu beeinflussen. Je häufiger die Studienteilnehmer einen Fortschritt erlebten, desto produktiver arbeiteten sie.
Wenn Sie Ihre Projekte in kleinere Aufgaben aufteilen, haben Sie jeden Tag ein Erfolgserlebnis, wenn Sie ein Zwischenziel erreichen – oder sogar mehrere – anstatt erst nach einigen Tagen, Wochen oder sogar Monaten. Arbeitseinstellung und Produktivität profitieren nachhaltig davon, wenn Sie kontinuierlich merken, dass Sie vorankommen. Mit Etappenzielen arbeiten Sie schneller.
3. Arbeiten Sie in Gesellschaft.
Haben Sie schon einmal vor Zuhörern ein Instrument gespielt oder vor Zuschauern an einem Sportwettkampf teilgenommen und dabei gemerkt, dass Sie viel besser waren als ohne Publikum? Wenn ich für mich selbst Gitarre spiele und dazu singe, finde ich mich selbst ganz gut, aber nicht großartig. Wenn ich aber vor meinen Freunden Musik mache, komme ich mir vor wie Ed Sheeran.
Dieses psychologische Phänomen wird Social Faciliation genannt, was man ungefähr als „soziale Aktivierung“ übersetzen kann. Wenn wir etwas in der Anwesenheit anderer tun, geben wir uns mehr Mühe, weil wir von den Zuschauern gut bewertet werden möchten. Dieser zusätzliche Stress trägt dazu bei, dass wir vor Publikum bei gut bekannten oder einfachen Aufgaben bessere Ergebnisse erzielen. Psychologen konnten Social Facilitation bei Radfahrern, Studenten und sogar Kakerlaken beobachten (ja, sie haben tatsächlich Kakerlaken dazu gebracht, vor einem Kakerlakenpublikum Aufgaben auszuführen).
Falls Sie Ihre Aufgaben beherrschen, aber schneller werden möchten, dann probieren Sie doch einmal, in der Gegenwart von anderen zu arbeiten. Wenn andere sehen, was Sie tun, und Sie möglicherweise bewerten, erreichen Sie ein optimales Stresslevel und arbeiten schneller.
4. Arbeiten Sie im ultradianen Rhythmus.
Der menschliche Körper folgt einem ultradianen Rhythmus, bei dem die biologischen Intervalle ungefähr 120 Minuten dauern. Während der ersten 90 Minuten des Intervalls sind wir mental in Hochform, danach folgt ein Energietief von etwa 30 Minuten.
Um die Geschwindigkeit und Produktivität bei der Arbeit zu optimieren, arbeitet man also am besten in 90-minütigen Sprints, um die maximale Energie zu nutzen, und legt dann in der Erschöpfungsphase eine Pause von einer halben Stunde ein. Dies ist die optimale Anpassung an die wechselnden Energielevel von Geist und Körper.
Es ist aber nicht immer leicht, die Konzentration für volle 90 Minuten aufrechtzuerhalten. Laut Psychology Today können wir uns nur 20–25 Minuten konzentrieren, bevor unsere Gedanken abschweifen.
Um diese Aufmerksamkeitsspanne zu nutzen, verwenden Sie die Pomodoro-Methode während Ihrer 90-Minuten-Sprints: Arbeiten Sie 25 Minuten konzentriert und machen Sie dann fünf Minuten Pause.
Wenn Sie Ihrem natürlichen Rhythmus folgen – arbeiten, wenn Sie energiegeladen sind, und sich ausruhen, wenn Sie erschöpft sind – sowie kurze Pausen einlegen, um die Konzentration wiederherzustellen, können Sie Ihre optimale Produktivität und Geschwindigkeit erreichen.
5. Hören Sie weißem Rauschen zu.
Musik kann unsere Stimmung heben, schneller werden wir damit jedoch kaum. Laut Psychology Today konzentriert sich das Sprachzentrum des Gehirns mehr auf die Liedtexte als auf die aktuelle Aufgabe, wenn diese Lesen, Schreiben oder Reden beinhaltet.
Das Anhören unbekannter Musik ist der Konzentration ebenfalls nicht förderlich. Das Gehirn liebt Neues und schüttet Dopamin aus, wenn Sie unbekannte Musik hören. Ihre Aufmerksamkeit wird von der Arbeit auf die Musik gelenkt. Entgegen der landläufigen Meinung können also sogar klassische Musik und Soundtracks ohne Text Ihrer Konzentration schaden, wenn Sie diese Art von Musik sonst nicht hören.
Arbeitsplätze sind aber häufig zu laut; auch Tastaturgeklapper oder Gespräche von Kollegen können zu Ablenkung führen.
Hier bietet sich weißes Rauschen als Lösung an.
Nach einer Studie des Journal of Consumer Research sind Umgebungsgeräusche bei moderater Lautstärke ideal dazu geeignet, die kreative Leistung zu steigern. Dieser Effekt lässt sich mithilfe von geräuschunterdrückenden Kopfhörern und der Wiedergabe von weißem Rauschen erzielen.
Weißes Rauschen erhält die Konzentration aufrecht, weil es konstant ist. Es hört sich immer gleich an, deshalb gewöhnt sich das Gehirn daran. Es gibt keine akustische Ablenkung mehr. Sie können sich besser auf die aktuelle Arbeit konzentrieren und somit schneller arbeiten.
6. Gehen Sie Verpflichtungen gegenüber einem Partner ein.
Die Autorin Gretchen Rubin beschäftigt sich mit der menschlichen Natur und dem Glück. In ihrem Buch Die 4 Happiness-Typen beschreibt sie, wie wir auf Erwartungen reagieren. Sie fand heraus, dass es vier Haupttypen gibt: Disziplinierte, Infragesteller, Pflichtbewusste und Rebellen.
Die meisten Menschen gehören zu den Pflichtbewussten. Sie möchten gerne die Erwartungen von anderen erfüllen, scheitern aber an ihren eigenen (inneren) Erwartungen. Pflichtbewusste verpassen zum Beispiel keine Deadlines, finden aber nie Zeit für das Fitnessstudio.
Damit sie auch ihre inneren Erwartungen erfüllen, müssen Pflichtbewusste diese eigenen Ziele mit äußerer Verantwortlichkeit verknüpfen. Das geht am besten, indem sie andere mit ins Boot holen.
Niemand lässt gern Kollegen im Stich, niemand möchte als faul und unproduktiv gelten. Das liegt einfach in der menschlichen Natur. Wenn Sie zum Beispiel Ihrer Vorgesetzten oder einer Kollegin versprechen, dass sie jeden Tag 1000 Wörter Text schreiben – und sie das regelmäßig überprüft –, sind Sie motiviert, dies tatsächlich zu erreichen und arbeiten effizienter.
7. Bringen Sie den Perfektionisten in Ihnen zum Schweigen.
Perfektion und Schnelligkeit passen nicht gut zusammen. Wenn Sie Ihre Arbeit wieder und wieder überprüfen, dreimal nach Fehlern suchen und Extraaufgaben übernehmen, anstatt sie anderen zu überlassen, verzögern Sie den Fortschritt, vergeuden Energie und ruinieren womöglich Ihre emotionale Gesundheit. Perfektion ist der Feind der Produktivität.
Das Problem bei Perfektionisten ist ihre Ganz-oder-gar-nicht-Mentalität. Wenn ihre Arbeit nicht perfekt ist, betrachten sie es als Versagen. Sicher kann man immer weiter an einer Aufgabe feilen und polieren, aber diese Anstrengungen führen nur zu minimalen Verbesserungen – und zu verpassten Deadlines. Vergessen Sie nicht, dass die meisten Unternehmen es als großen Erfolg betrachten, wenn Aufgaben gut und innerhalb der vorgesehenen Zeit erledigt werden.
