Viele Agenturen wachsen organisch. Das bedeutet etwa: Erst wenn man einen neuen Kunden angeworben hat, entsteht der Bedarf für einen weiteren Account-Manager. Nur wenn eine Kundin nach Webseiten-Services auf Retainer-Basis fragt, wird ein Webseiten-Entwickler eingestellt. Die Einstellung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist also reaktionär.

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Diese Methode funktioniert bis zu einem gewissen Grad, ist aber sicher nicht optimal. Sobald Sie in der Lage sind, Ihre Verkaufszahlen zuverlässig zu prognostizieren, Retainer anzubieten und Ihr Wachstum selbst zu planen, können Sie auch die zukünftige finanzielle Situation Ihres Unternehmens einschätzen und im Bereich Personalmanagement vorsorgen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das perfekte Organigramm für Ihre Agentur erstellen können.

Ein Organigramm für eine Agentur – Muss das sein?

Es mag eher altmodisch erscheinen, Ihre aktuellen und zukünftigen Ziele in Organigrammen festzuhalten, jedoch eignet sich diese Art der Darstellung besonders gut, um:

  • die Rolle der einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen besser zu verstehen und ihre Ziele aufeinander abzustimmen;

  • Mitarbeitern aufzuzeigen, welchen Einfluss ihre Arbeit auf die Gesamtheit der Organisation hat;

  • die Kommunikationswege innerhalb des Unternehmens darzustellen;

  • den Prozess der Entscheidungsfindung innerhalb der Agentur darzustellen; 

  • Jobhierarchien und mögliche Karriereleitern darzustellen; 

  • Workflows und Prozesse darzustellen, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team regeln. 

Der Businessplan Ihrer Werbeagentur als Basis des Organigramms

In Ihrem Businessplan haben Sie Ihre Geschäftsidee strukturiert und auf den Punkt festgehalten. Er ist die Grundlage für alle wichtigen Entscheidungen und ein guter Leitfaden für neue Entwicklungen. Zudem erleichtert er es Ihnen, die Wirtschaftlichkeit und Umsetzbarkeit neuer Ideen zu beurteilen.

Folglich nützt Ihnen der Businessplan nun auch bei der Konzeption eines sinnvollen Organigramms für Ihre Agentur. 

Rufen Sie sich insbesondere die folgenden Fragen ins Gedächtnis:

  1. Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen?

  2. Welche Zielgruppe soll erreicht werden?

  3. Welche Wünsche und Ansprüche hat diese Zielgruppe?

  4. Welche Angebote gibt es ganz konkret?

  5. Wie ist die Konkurrenz aufgestellt?

  6. Wie sieht Ihre Finanzplanung für die Zukunft aus? Mit welchen Einnahmen rechnen Sie? Welche Fixkosten bestehen? Welches Budget bleibt, um ein Team zu bezahlen und gegebenenfalls neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anzuwerben?

Auf Basis Ihrer Antworten können Sie besser planen, welches Know-how es in Ihrer Agentur braucht, welche Positionen Sie besetzen müssen und wie die einzelnen Teams miteinander interagieren müssen, damit alle Abläufe reibungslos funktionieren und Ihren Kunden ein zufriedenstellendes Ergebnis präsentiert werden kann.

Von der Chefetage über die kreativen Köpfe bis hin zu den ausführenden Teams und den Verantwortlichen für die Kommunikation mit Kunden sollten sich im Organigramm alle Aufgaben und Zuständigkeiten wiederfinden.

Aufbau- und Ablauforganisation im Organigramm

Es ist gar nicht so einfach, ein Organigramm zusammenzustellen. Sie könnten beispielsweise Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf Basis ihrer jeweiligen Arbeitsbereiche einteilen. Oder Sie nehmen Programme und Initiativen als gemeinsamen Nenner. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie ein Diagramm erstellen würden, das auf verschiedenen Modellen basiert und im Laufe der Zeit immer wieder angepasst wird. Dieses Dokument soll Ihnen dann dabei helfen, die Zusammenstellung Ihres Unternehmens bei Bedarf zu evaluieren und Pläne für die Zukunft zu schmieden. 

Früher waren Agenturen klassischerweise in einer Pyramidenform organisiert: Aufgaben wurden von oben nach unten delegiert und die Ergebnisse wurden dann wieder von der Spitze der Agentur abgenommen. Es gab wenige Führungspersönlichkeiten und viele Zuarbeitende, oft auch Freelancer.

Dieses Vorgehen findet sich auch heute noch, doch insgesamt sind die Organisationsansätze diverser geworden. Der Trend geht dahin, den Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen. Zwar gibt es oft weiter für jeden relevanten Themenbereich eine Leitperson, die Aufgaben verteilt. Die Hierarchien sind aber flacher geworden, das Team arbeitet enger zusammen und die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben klare Kompetenzbereiche und Zuständigkeiten.

Für Kunden hat das den Vorteil, dass es zwar zu jedem Anliegen einen Spezialisten gibt, sie aber dennoch einen zentralen Ansprechpartner haben. Für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bedeutet die Eigenverantwortung oft auch, dass sie mehr Sinn in ihrer Arbeit sehen und sich dem Unternehmen deshalb enger verbunden fühlen. Insbesondere in Zeiten von Fachkräftemangel kann dieser Aspekt sehr wichtig sein.

Wie genau ein Organigramm nun aussieht, ist von Agentur zu Agentur unterschiedlich. Die Struktur richtet sich nach den oben bereits erwähnten Punkten, allen voran Ihrer Zielgruppe, Ihren Finanzen und natürlich Ihren Zielen und Visionen.     

In unserem Handbuch zu Unternehmensstrukturen in Agenturen können Sie die Organigramme von acht erfolgreichen Inbound-Marketing-Agenturen verschiedener Größen und Spezialisierungen einsehen, sich inspirieren lassen und von den vielfältigen Erfahrungen der Unternehmen lernen. Es soll Ihnen dabei helfen, die Zusammenstellung Ihres Unternehmens bei Bedarf zu evaluieren und Pläne für die Zukunft zu schmieden.

Fazit: Organigramme sind so individuell wie Unternehmen

Ein Organigramm für Ihre Werbeagentur bietet zahlreiche Vorteile: Ihnen hilft es, mit Ihrem Unternehmen kontinuierlich, skalier- und planbar zu wachsen, Umsatzzahlen genauso wie Ausgaben zu kalkulieren und auf neue Anfragen und Aufträge stets vorbereitet zu sein, statt spontan Fachkräfte einkaufen zu müssen. 

Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können anhand des Organigramms besser verstehen, welchen Einfluss sie selbst auf das große Ganze haben, wie die Kommunikationsabläufe aussehen und welche Aufstiegschancen es für sie gibt. 

Das Organigramm anzulegen, erfordert Zeit und gründliche Vorüberlegungen. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Ihr bestehendes Team einzubeziehen. In jedem Fall sollten Sie bei der Planung stets im Auge behalten, an welche Zielgruppe Sie sich richten und was für diese am besten wäre. Mündet die Unternehmensstruktur in die optimale Betreuung von Kunden, wird sich das auch in Ihren Umsätzen bemerkbar machen.

Handbuch Unternehmensstrukturen in Agenturen

Titelbild: adrian825 / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 1. Februar 2021, aktualisiert am Februar 01 2021

Themen:

Agenturarbeit