Was ist die Ad-hoc-Analyse?

Folgende Situation: In Ihrer Abteilung ist ein Problem aufgetaucht, das schnell gelöst werden muss. Am besten wäre es, Sie hätten schon gestern eine Lösung gehabt. Also gilt es, sofort Entscheidungen zu treffen. Wie? Einfach aus dem Bauch heraus Aufgaben delegieren? Nein! Sie benötigen essenzielle Informationen als Entscheidungsgrundlage. Doch für das Erstellen eines detaillierten Reportings bleibt keine Zeit. Eine passable Ersatzlösung ist die Ad-hoc-Analyse.

Was ist eine Ad-hoc-Analyse?

Der lateinische Begriff „ad hoc“ bedeutet übersetzt unter anderem „aus dem Augenblick heraus“. Er beschreibt eine spontane oder improvisierte Handlung. Genau das ist auch eine Ad-hoc-Analyse: Mit ihr führen Sie eine schnelle Auswertung durch, um sofort eine Entscheidung treffen zu können.

Was unterscheidet Ad-hoc-Analysen von regulären Analysen?

• Ad-hoc-Analysen kommen meist im Alltagsgeschäft zum Einsatz.
• Der Faktor Zeit ist extrem wichtig. Die Auswertungen sollen dazu dienen, spontan oder zumindest sehr schnell eine Lösung zu finden.
• In der Regel fokussieren Sie sich mit einer Ad-hoc-Analyse nur auf eine spezifische Fragestellung. Dafür schränken Sie die Anzahl der Datenquellen ein.
• Bei Ad-hoc-Analysen gibt es keine vorgegebenen Strukturen oder Vorgaben bei der Darstellung.
• Die Darstellung erfolgt grafisch, damit jeder Beteiligte die Fakten besser erfassen kann.
• Ad-hoc-Analysen erstellen Sie für den einmaligen Gebrauch, danach sind sie Makulatur.

Die Unterschiede zwischen Analyse, Berichterstellung und Reporting

Die drei Begriffe werden zwar häufig synonym verwendet, doch es besteht ein Unterschied: Die Analyse stellt die Auswertung von Zahlen und Daten aus Analyse-Tools dar. Solche Tools sind beispielsweise Webanalyse-Programme wie Google Analytics oder Business-Intelligence-Anwendungen (BI).

Mit ihren digitalen Werkzeugen erzeugen Sie einen Bericht (Englisch: Report), indem Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen und optisch aufbereiten.

Ad-hoc-Analyse und das Controlling

In großen Unternehmen gibt es Controlling-Abteilungen. Sie liefern beispielsweise der Geschäftsführung wichtige Informationen, damit diese darauf basierend fundierte, langfristige Entscheidungen treffen kann.

Das Controlling wie auch einzelne Abteilungen erstellen ihre Reportings in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel monatlich oder quartalsweise. Das Ergebnis sind umfangreiche Berichterstattungen wie Erfolgsrechnungen (Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung etc.) und Benchmark-Analysen.

Doch im täglichen Geschäft kommen oft Fragen auf, die eine Standardauswertung nicht beantworten kann. Sie benötigen beispielsweise tagesaktuelle Datenanalysen, um eine flotte Entscheidung zu treffen. Dafür eignet sich ein Ad-hoc-Report.

Diese Form der verkürzten Berichterstellungen können Abteilungen selbst bewerkstelligen, wenn sie beispielsweise BI- oder andere Analyse-Tools einsetzen.

Beispiele für Ad-hoc-Analysen

Eine IT-Abteilung muss einerseits strategisch agieren, indem sie die benötigte Infrastruktur aufbaut. Andererseits geht es darum, die Systeme zu warten und zu pflegen. So müssen die IT-Spezialisten unter anderem die Stabilität der Netzwerke und die aktuellen Abwehrmaßnahmen gegen „Cybergangster“ im Blick haben. Die benötigten Informationen erhalten die Anwender durch Statusreports.

Weitere Beispiele: Steigt in etwa der Traffic auf Ihrer Firmenwebseite rasant an, müssen Sie dafür die Gründe finden. Liegt es an einer Werbekampagne, die besser als gedacht durch die Decke geht? Oder wird die Webseite von Spam-Bots attackiert?

Ebenso kann eine schnelle Auswertung helfen, wenn das Kundenfeedback im Support schlechter als im Durchschnitt ausfällt. Eventuell hat eine Fachabteilung vergessen, die Kundenbetreuer über das Update einer Software zu informieren?

Die Vor- und Nachteile der spontanen Reports

Ein Vorteil der Ad-hoc-Analysen ist, dass Sie sich nicht nur auf eine oder wenige Fragen fokussieren, um darauf die passenden Antworten zu finden. Sie müssen sich nicht an starre Prozesse oder andere Vorgaben halten. Das schnelle Ergebnis ist das, was zählt.

Dank moderner Analyse- und Business-Intelligence-Tools lassen sich Ad-hoc-Analysen sehr gut von Personen außerhalb des Controllings durchführen. Das verschafft Ihrem Unternehmen einen Zugewinn an Agilität und Effizienz. Auch kurzfristige Entscheidungen können auf Basis von Datenanalysen erfolgen.

Die Nachteile der spontanen Reports lassen sich so zusammenfassen: Eventuell besteht Ihr Unternehmen aus siloartigen Strukturen. Das heißt, Sie können keine Daten aus anderen Bereichen oder Tools aggregieren. Sie nutzen somit nur einzelne Datensätze, wodurch Ihr Blickwinkel eingeschränkt wird.

Darauf sollten Sie bei einem Ad-hoc-Report achten

• Welche konkreten Fragestellungen sollen durch die Erstellung von Berichten gelöst werden?
• Welche Informationen benötigen Sie für die Antworten? Welche Daten und Kennzahlen sind wirklich relevant, welche irrelevant?
• Welche Datenquellen benötigen Sie? Welche Funktionen Ihrer Tools müssen Sie für Ihre Zielsetzung nutzen? Unterstützt Ihre BI-Anwendung beispielsweise eine OLAP-Datenbank (Online Analytical Processing)?
• Ist Ihr Ad-hoc-Report eventuell zu lang oder zu ausführlich? Was können Sie noch kürzen?
• Wer ist die Zielgruppe Ihres Berichts? Versteht sie die erhobenen Erkenntnisse?

Für welche Unternehmensgrößen eignen sich Ad-hoc-Analysen?

Vom Startup bis zum Konzern – jede Form von Organisation sollte sich mit Data Analytics beschäftigen, um daraus große, strukturierte Berichte wie auch spontane Reports zu erstellen. Denn kein Unternehmen, egal ob klein oder groß, und auch keine Abteilung sollte im „Blindflug fliegen“.

Versuchen Sie so weit wie möglich, Ihre Entscheidungen auf Basis von vorhandenen Informationen zu fällen. Und passen Sie eventuell Ihren situativen Führungsstil an die Erkenntnisse an. Ad-hoc-Analysen sind eine gute Basis, um danach zu handeln.

Titelbild: GaudiLab / iStock / Getty Images Plus