Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen erfolgreich sein wollen, sollten Sie sich zwei große Bereiche vor Augen führen: den Aufbau und die Abläufe. Mit diesen Komponenten klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen was erledigt (Aufbau) und wo und wann diese Aufgaben erledigt werden (Ablauf).
Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem ersten Bereich und erläutert, was genau eine Aufbauorganisation ist. Sie erfahren, wie Sie hierarchische Strukturen für Ihren Betrieb nutzen und wie Sie durch eine gezielte Aufgabenteilung eine größtmögliche Effizienz erreichen.
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Was ist eine Aufbauorganisation?
Eine Aufbauorganisation ist eine hierarchische Struktur, mit deren Hilfe Sie die Arbeit eines Betriebs organisieren. Als Aufbauorganisation unternehmen Sie alles, um für eine klare Aufgabentrennung zu sorgen und Verantwortlichkeiten eindeutig zu benennen. Wichtige Begriffe sind in diesem Zusammenhang die Aufgabenanalyse und die Aufgabensynthese.
Was regelt die Aufbauorganisation?
Eine Aufbauorganisation hat den Aufbau und die Funktionsweise eines Unternehmens zum Schwerpunkt. Hierbei unterscheidet sie sich grundlegend von einer Ablauforganisation, die sich auf die Durchführung einer Aufgabe an einem bestimmten Ort und zu einer konkreten Zeit fokussiert. Vor allem drei folgende Aspekte rücken bei einer Aufbauorganisation in den Fokus:
1. Aufgabenteilung im Betrieb
Eine Aufbauorganisation definiert eindeutig, wer für die Erledigung welcher Aufgaben verantwortlich ist. Das können sowohl ganze Abteilungen als auch konkrete Stellen oder Personen sein. Hierbei müssen Sie klar zwischen Gesamtaufgaben und Teilaufgaben unterscheiden. Die Verbindungen und Interdependenzen der einzelnen Bereiche lassen sich in einem Organigramm darstellen.2. Entscheidungsfindung im Unternehmen
In einer Aufbauorganisation ist klar geregelt, wer bei welchen Fragen Entscheidungen trifft. Klare Verantwortlichkeiten sollen einerseits die Prozesse innerhalb der Organisation erleichtern und andererseits die Entstehung von Fehlern vermeiden beziehungsweise ihre Korrektur erleichtern. Die einzelnen Entscheidungsbefugnisse sollten Sie ebenfalls in einem Organigramm festhalten.3. Weisungen und Kommunikation
Eine Aufbauorganisation benennt Führungskräfte und klärt, wem gegenüber diese konkret weisungsbefugt sind. Gleichzeitig gibt es konkrete Kommunikationswege, auf denen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihren Führungskräften und diese wiederum den ihnen übergeordneten Stellen Bericht erstatten.
Was sind die Ziele einer Aufbauorganisation?
Eine Aufbauorganisation hat zum Ziel, eine übersichtliche Struktur für das Unternehmen zu schaffen, damit alle Mitarbeitenden und Führungskräfte effizient arbeiten können. Durch die klare Darstellung der Wertschöpfungskette werden zudem
- eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen gefördert,
- einzelne Arbeitsprozesse optimiert
- sowie die zeitlichen und finanziellen Ressourcen bei Arbeitsabläufen geschont.
Denn wenn sauber geklärt ist, wer welche Aufgaben innehat, wer etwas entscheidet und wer anderen gegenüber eine Weisungsbefugnis hat, können sich die Beteiligten besser auf die Ausführung ihrer Tätigkeiten konzentrieren.
Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese
Die zwei Kernelemente einer Aufbauorganisation sind die Aufgabenanalyse und die Aufgabensynthese.
Aufgabenanalyse
Ein erster Schritt bei der Schaffung einer Aufbauorganisation und einer übersichtlichen Darstellung aller Aufgaben in einem Organigramm besteht darin, sämtliche Tätigkeiten im Unternehmen zu ermitteln.
Zunächst sollten Sie die Haupt- und Gesamtaufgaben Ihres Betriebs bestimmen. Hiermit sind alle Aufgaben gemeint, die zur Erreichung der Unternehmensziele unverzichtbar sind. Diese zerlegen Sie anschließend in kleinere Teilaufgaben, die für die Erledigung der jeweiligen Hauptaufgaben notwendig sind.
Damit Ihre Aufbauorganisation Aufgaben mit hoher Dringlichkeit zeitnah erledigt, können Sie die einzelnen Aufgaben nach ihrer Relevanz gewichten.
Aufgabensynthese
Die einzelnen in der Aufgabenanalyse gewonnenen Teilabschnitte führen Sie in der Aufgabensynthese zusammen. Sie gruppieren somit die einzelnen Aufgaben und ordnen sie bestimmten Abteilungen innerhalb der Organisation zu.
Die gewählte Art der Aufgabensynthese entscheidet darüber, welche Organisationsform sich hieraus ergibt. Grundsätzlich erfolgt eine Aufteilung in Einliniensysteme, Mehrliniensysteme und Stabliniensysteme. Diese einzelnen Organisationsformen lassen sich in weitere Unterformen aufgliedern, die Sie in einem Organigramm übersichtlich darstellen können.
Arten von Aufbauorganisationen
Es gibt bei einer Aufbauorganisation Arten mit ganz unterschiedlichen Schwerpunktsetzungen:
Funktionale Aufbauorganisation
Funktionale Aufbauorganisationen gehören zu den Einliniensystemen. Sie gliedern sich in der zweiten Hierarchieebene in verschiedene Funktionsbereiche. Hierzu zählen beispielsweise die Produktion, der Vertrieb und das Marketing.
Divisionale Aufbauorganisation
Divisionale Aufbauorganisationen zählen ebenfalls zu den Einliniensystemen. Im Unterschied zu funktionalen Aufbauorganisationen gliedern sie sich in der zweiten Hierarchieebene in verschiedene Tätigkeitsfelder auf. Hierzu zählen beispielsweise unterschiedliche Städte oder Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist, aber auch unterschiedliche Produkte oder Projekte.
Stabliniensysteme
Stabliniensysteme sind eine Sonderform von Einliniensystemen. Hier weisen Sie den einzelnen Hierarchieebenen bei Bedarf bestimmte Stabsstellen zu. Diese beschäftigen sich mit konkreten Themen wie der Digitalisierung oder den Steuern und nehmen den ihnen zugeordneten Abteilungen bestimmte Aufgaben ab. Diese haben dann die Möglichkeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu fokussieren.
Matrixorganisation
Matrixorganisationen zählen zu den Mehrliniensystemen. Bei ihnen werden die funktionalen und divisionalen Aufbauorganisationen zueinander in Beziehung gesetzt. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, selbst komplizierte Zusammenhänge und Abhängigkeiten in einem Organigramm darzustellen.
Vorteile und Nachteile einer Aufbauorganisation
Eine Aufbauorganisation bietet Ihnen Vorteile und Nachteile. Unter anderem profitieren Sie von der klaren Strukturierung der einzelnen Bereiche und der ihnen zugewiesenen Aufgaben, indem Sie Kosten einsparen und Ihre Umsätze erhöhen.
Wenn die einzelnen Abteilungen perfekt harmonieren, kommt es zu keinen Verzögerungen oder zu einer Ressourcenverschwendung. Im Gegenteil: Sie können Synergieeffekte freisetzen, was insbesondere im Bereich Forschung und Entwicklung äußerst hilfreich ist. Sie nutzen somit Wettbewerbsvorteile und halten Ihren Betrieb wirtschaftlich.
Die Aufbauorganisation ist denkbar einfach gegliedert, sodass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sie verstehen. Entscheidungsprozesse werden in einer Aufbauorganisation schnell getroffen und Doppelungen vermieden.
Zu den Nachteilen der Aufbauorganisation gehört, dass große, übergeordnete Abteilungen für möglichst viele Produkte geeignet sein müssen. Eine Spezialisierung ist somit nur schwer bis gar nicht möglich. Außerdem kann es passieren, dass einzelne Abteilungen zu wenig miteinander kommunizieren oder es sogar zu einem Konkurrenzdenken kommt.
Hieraus ergeben sich neue Herausforderungen und Schwierigkeiten für Ihren Betrieb. Nicht zuletzt sind Aufbauorganisationen nur bedingt flexibel, da Sie Veränderungsprozesse immer an allen Abteilungen vornehmen müssen.
Titelbild: 10'000 Hours / iStock / Getty Images Plus
