So gelingt die Benchmark-Analyse

Kennen Sie die Potenziale, die noch in Ihrem Unternehmen stecken? Wissen Sie, an welcher Stelle Sie effizienter sein können? Mit einer Benchmark-Analyse finden Sie heraus, was andere besser machen und können dies individuell auf das eigene Unternehmen anpassen. So verbessern sich Unternehmensprozesse stetig und Sie überholen Ihre Konkurrenten im Rennen auf dem Markt.

Benchmark-Analyse: Das wird verglichen

Vergleichsgrößen können etwa Prozesse, Produkte oder die Produktion sein. Die Leistungsunterschiede zwischen Ihnen und den besten Unternehmen im jeweiligen Bereich verdeutlichen die Optimierungspotenziale, die noch in Ihrem Unternehmen stecken. Die Benchmark-Analyse ist damit ein Werkzeug der kontinuierlichen Verbesserung eines Unternehmens.

Was ist ein Benchmark-Index?

Dieser Begriff stammt aus der Finanzwirtschaft. Hierbei geht es um die Erfolgsmessung von Fonds an der Börse. Der Benchmark-Index hat somit nichts mit dem Benchmarking von Unternehmen zu tun. Deshalb gehen wir in diesem Ratgeber nicht näher darauf ein.

Benchmarking: Der Unterschied zu anderen Analysen

Benchmark-Analysen ähneln anderen Analysen von Unternehmen, die Ihre eigene Position im Markt erkennen und verbessern wollen: Wettbewerbsanalyse, Branchenanalyse oder Marktanalyse sind inhaltlich mit einer Benchmark-Analyse verknüpft, weisen jedoch einige Unterschiede auf.

Die Wettbewerbsanalyse

In einer Wettbewerbsanalyse vergleichen Sie die erfolgsrelevanten Parameter Ihres Unternehmens mit denen anderer Unternehmen aus Ihrer Branche – also mit Unternehmen, mit denen Sie im Wettbewerb stehen. Für eine Benchmark-Analyse ist dieser Vergleich zu kurz gesprungen. Hierbei vergleichen Sie sich nämlich mit den Besten! Das können Unternehmen anderer Branchen sein oder im Rahmen einer internen Benchmark-Analyse auch andere Landesgesellschaften, Standorte oder Abteilungen. Natürlich sind auch unmittelbare Konkurrenten möglich.

Die Branchenanalyse

Branchenanalysen werden häufig von Branchenverbänden erstellt und beispielsweise im Kontext von Leitmessen dieser spezifischen Branche veröffentlicht. Branchenanalysen sind wertvoll für die Standortbestimmung Ihres eigenen Unternehmens. Ähnlich wie die Wettbewerbsanalyse betrachtet eine Branchenanalyse – wie es der Name schon sagt – eine bestimmte Branche.

Zudem ziehen Branchenverbände die Ergebnisse dieser Analyseform häufig heran, um einen Branchendurchschnitt zu ermitteln. Anders die Benchmark-Analyse: Hier geht es darum, von den Besten zu lernen. Daher vergleichen Sie die Ergebnisse Ihres Unternehmens mit den Ergebnissen der erfolgreichsten Unternehmen.

Da Branchenanalysen in aller Regel nicht von einem Unternehmen der Branche erstellt werden, dienen sie insbesondere der Standortbestimmung und dem Erkenntnisgewinn. Das ist für eine Benchmark-Analyse zu wenig. Sie gilt als stark umsetzungsorientiert: Die Erkenntnisse setzen Sie ein, um dadurch Verbesserungen vorzunehmen.

Die Marktanalyse

Eine Facette der Marktanalyse ist, dass sie weiter gefasst als eine Benchmark-Analyse ausfällt. In der Marktanalyse verfolgen Sie das Ziel, ein klares Bild von der eigenen Markt- und Wettbewerbssituation zu erhalten. Zudem dient sie dazu, die Situation ihrer Wettbewerber möglichst objektiv einordnen zu können.

Die Marktanalyse zielt insbesondere auf den Erkenntnisgewinn, während das Benchmarking herangezogen wird, um das Unternehmen zu verbessern.

Ziele des Benchmarkings

Unternehmen stehen in einem dauerhaften Wandel. Dieser Wandel ist notwendig, um proaktiv Lösungen für sich ständig ändernde Rahmenbedingungen zu finden. Kundenbedürfnisse ändern sich, technologische Innovation erfolgen am laufenden Band und auch die Konkurrenz schläft nicht.

Nutzen Sie Benchmarking strategisch, so haben Sie ein bedeutsames Tool, um auf den Wandel vorbereitet zu sein und diesen aktiv für Ihr Unternehmen zu gestalten. Damit das gelingt, wird die eigene Performance in unterschiedlichen Bereichen mit der Performance jener Unternehmer verglichen, die in dem jeweiligen Bereich zu den Besten gehören.

Potenziale zur Verbesserung der eigenen Leistungen gibt es viele, zum Beispiel:

• Optimierung der Produktion

• Steigerung der Effizienz in Prozessen

• Ein besseres Erlebnis für Neukunden

• Steigerung der Innovationen in der Entwicklungsabteilung

• Reduktion von Kosten in Teilbereichen des Unternehmens

• Reduktion des Ressourceneinsatzes in der Produktion

• Steigerung des Pro-Kopf-Umsatzes

Ob man es nun Ausnutzen von Potenzialen, Reduktion von Engpässen oder Steigerung der Effizienz nennt: Am Ende soll Benchmarking dazu führen, das Unternehmen zu verbessern und sich dabei von den Besten inspirieren zu lassen.

Benchmark-Analyse: Der Prozess

Ein erfolgreiches Benchmarking setzen Sie in sechs aufeinander aufbauenden, zentralen Stufen um:

1. Was soll analysiert werden?

2. Ermittlung der eigenen Leistung

3. Auswahl des „Maßstabs”

4. Ermittlung der Leistung des Maßstabs

5. Erkennen der möglichen Optimierungspotenziale

6. Entwicklung einer Umsetzungsstrategie für das eigene Unternehmen

Im Folgenden beleuchten wir näher die einzelnen Schritte und die damit einhergehenden Aufgabenstellungen, Chancen und Risiken.

Schritt 1: Was soll analysiert werden?

Ein Benchmarking kann ganz unterschiedlichen Ansätzen folgen und ür die unterschiedlichsten Bereiche eingesetzt werden. Damit die Benchmark-Analyse zielführend erfolgen kann, ist es notwendig, das Thema für die Analyse genau zu definieren.

Um die für Sie passende Art zu finden, hilft eine Clusterung der Leistungsbereiche, in denen das Unternehmen eine Benchmark-Analyse durchgeführt möchte. Als Leistungsbereiche kommen beispielsweise in Betracht:

• die Produkte

• die Prozesse

• die Produktion

• die Wirtschaftlichkeit

• die Strategie

Produkte als Benchmark

Was kann mein Produkt? Welche Dienstleistung biete ich? Wie ist das Produktdesign? Was erlebt der Kunde? Das alles bringen Sie in den Abgleich mit Unternehmen, die sich zum Beispiel durch exzellente Services und Dienstleistungen auszeichnen.

Prozesse als Benchmark

Beim Benchmarking Ihrer Prozesse vergleichen Sie Ihre Organisation und Ihre Strukturen, um die Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Ihre Prozesse optimieren können. Das dient dazu, schneller und effizienter zu agieren, indem Sie Prozesse neugestalten und organisieren. Auch Fragestellungen der Digitalisierung können in diesem Zusammenhang relevant sein.

Produktion als Benchmark

In der Produktion vergleichen Sie Ihre eigenen Produktionsprozesse, die Logistik Ihrer Produktion und den Einsatz Ihrer Maschinen mit denen anderer Unternehmen. Auf diese Weise entdecken Sie die Chancen, die in einer möglichen Neuorganisation Ihrer Produktion und Ihrer Produktionsprozesse stecken.

Wirtschaftlichkeit als Benchmark

Wie hoch ist der Umsatz pro Kopf in Ihrem Unternehmen? Wie viel Euro Gewinn bleiben von einem Euro Umsatz übrig? Bei der Betrachtung von Kennzahlen der Wirtschaftlichkeit und Rentabilität erkennen Sie, wie wirtschaftlich Ihr Unternehmen agiert. Die Wirtschaftlichkeit ist ein Indikator dafür, dass Sie die Kostenstrukturen senken, den Absatz steigern oder die Preisgestaltung überdenken müssen.

Strategie als Benchmark

Vergleichen Sie Ihre Strategie mit der Strategie von ähnlichen Unternehmen: In welchen Ländermärkten sind sie aktiv, welche Vertriebsstrukturen werden genutzt, wie ist die Wertschöpfungskette? Nutzen Sie die beste Strategie für Ihr Unternehmen, um sich vom Durchschnitt abzuheben.

Schritt 2: Ermittlung der eigenen Leistungen

Ist definiert, welchen Bereich Sie vergleichen wollen, geht es darum, die eigene Leistungsfähigkeit zu identifizieren. Der Erfolg des Benchmarkings hängt maßgeblich davon ab, wie offen und ehrlich Sie die eigene Situation bewerten können.

Für ein Benchmarking benötigen Sie interne Zuarbeit. Ob die Zuarbeit gelingt, hängt maßgeblich von der Unternehmenskultur ab. Herrscht im Unternehmen ein Geist der Innovation und eine positive Fehlerkultur, so erzielen Sie ehrliche und „echte” Ergebnisse.

Definieren Sie klare Ziele, bis wann in welchem Bereich welche Zuarbeit erfolgen muss, damit das Benchmarking zielführend gelingt. Die Wahl der passenden Methode zur Erhebung des Ist-Zustandes Ihres Unternehmens kann mit dem Untersuchungsgegenstand im Benchmarking variieren.

Schritt 3: Auswahl des „Maßstabs”

Mit welchen Unternehmen wollen Sie sich messen? Bei der Wahl des richtigen Maßstabs für Ihr Benchmarking können Sie wählen zwischen:

• Unternehmen aus anderen Branchen

• Unternehmen aus der eigenen Branche

• Abteilungen aus dem eigenen Unternehmen

Unternehmensvergleich mit Unternehmen aus anderen Branchen

Das Benchmarking mit Unternehmen aus anderen Branchen verlangt ein wenig Fantasie. Sie müssen sich vorstellen können, wie sich die Strategie, das Investitionsverhalten oder die Unternehmensorganisation eines branchenfremden Unternehmens auf Ihr Unternehmen übertragen lassen.

Unternehmensvergleich mit Unternehmen aus der eigenen Branche

Diese Form des Benchmarkings ist tendenziell am leichtesten, denn die meisten Unternehmen einer Branche kennen sich untereinander. Sie sollten jedoch kritisch mit möglichem Datenmaterial bei der Benchmarking-Analyse des Wettbewerbs umgehen. Es ist nicht sicher, wie transparent, aktuell und richtig die Daten sind.

Zudem sollten Sie in Betracht ziehen, nicht nur die Platzhirsche in Ihrem Markt in den Vergleich einzubeziehen. Auch wachsende, junge Unternehmen, die „irgendwas anders machen”, sind gute Inspirationsquellen für die Verbesserung in Ihrem Unternehmen.

Vergleich von Abteilungen aus dem eigenen Unternehmen

Ein Vergleich unterschiedlicher Abteilungen oder Standorte im eigenen Unternehmen macht erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße Sinn. Auch bei dieser Version stellt sich die Frage nach der Verlässlichkeit des Datenmaterials. Sie können mit internen Widerständen bei dieser Form des Benchmarkings rechnen: Schnell kann es passieren, dass bei den entscheidenden Akteuren die „Angst, dass Fehler aufgedeckt werden” in den Fokus rückt.

Gelingt es Ihnen jedoch, die Energie in die Verbesserung des gesamten Unternehmens zu lenken, dann finden Sie in dieser Methode die Chance, die besten Vergleiche anstellen zu können, weil sie ungeschönt erfolgen.

Schritt 4: Ermittlung der Leistung des „Maßstabs”

Eine Benchmark-Analyse ist keine Punktbetrachtung. Beobachten Sie vielmehr die Entwicklung der Unternehmen, mit denen Sie sich messen lassen wollen, im Zeitvergleich. Nutzen Sie alle Datenquellen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Suchen Sie nach Best-Practice-Beispielen. Bleiben Sie jedoch kritisch in Bezug auf die Qualität des Datenmaterials.

Um Vergleiche anstellen zu können, müssen die Aspekte, die Sie im eigenen Unternehmen analysieren mit den Aspekten im anderen Unternehmen passen. Vergleichen Sie sinnbildlich nicht Äpfel mit Birnen, damit Sie Erkenntnisgewinne erzielen und von den Ergebnissen des Benchmarkings profitieren.

Schritt 5: Erkennen der möglichen Optimierungspotenziale

Haben Sie die vorangegangenen Schritte sauber durchgeführt, dann sehen Sie die Unterschiede zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Vergleichsmaßstab sehr deutlich. In diesen Unterschieden und möglichen Leistungslücken stecken die Optimierungspotenziale. Wichtig: Nicht jeder Unterschied ist gleichbedeutend mit einer notwendigen Optimierung. Fokussieren Sie sich auf die Potenziale, die Sie wirklich nutzen wollen.

Potenziale, die Sie erkennen, können unter anderem das Marktpotential oder das Finden von Marktlücken trotz eines gesättigten Marktes sein.

Schritt 6: Entwicklung einer Umsetzungsstrategie für das eigene Unternehmen

Die Umsetzung ist tendenziell das Herzstück des Benchmarkings. Die vorangegangenen Schritte dienen dem Gewinn von Erkenntnissen. In der Umsetzung nutzen Sie diese Erkenntnisse, um sich zu verbessern. Hierbei hilft ein Strategieplan mit kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Maßnahmen zur Umsetzung, um sich schrittweise und konsequent den Besten anzunähern. Betrachten Sie die Umsetzung dieser Maßnahmen als kontinuierlichen und iterativ zu verbessernden Prozess – so verbessern Sie das Unternehmen Schritt für Schritt besser und sind damit auch besser aufgestellt im Wettbewerb.

In einer lernenden Organisation findet Benchmarking auf diese Weise dauerhaft statt. Und das Lernen von den Besten wird zu einem Bestandteil der Unternehmenskultur. Damit folgen Sie dann der Philosophie des Kaizen – dem Streben nach fortwährender Verbesserung.

Was bringt die Benchmark-Analyse?

Oft muss man über den eigenen Tellerrand hinausblicken, wenn man sich weiterentwickeln möchte. Genau das ermöglicht eine Benchmark-Analyse. Sie gibt Ihnen die Chance, Ihre Konkurrenz zu überholen und leistet damit einen wertvollen Beitrag für die Zukunft Ihres Unternehmens.

Eine Benchmark-Analyse ist aber nur dann erfolgreich, wenn Sie sie ernst nehmen und nicht nebenbei erstellen lassen. Denn der Analyse folgen Taten, und diese benötigen Ihre strategischen Entscheidungen. Diese Entscheidungen lassen sich besser treffen, wenn Sie lernen, wie die Erfolgsgeschichte anderer Unternehmen geschrieben wird.

Titelbild: photofriday / Getty Images