Die Umsatzplanung ist ein zwar nicht gerade erfreulicher, aber dennoch unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmensführung, sei es, um Ziele für den Vertrieb festzulegen oder Prognosen für das nächste Quartal oder Fiskaljahr zu erstellen. Doch natürlich hat die Unternehmensleitung keine Kristallkugel, mit der sich die Zukunft vorhersehen ließe. Daher müssen quantitative und manchmal qualitative Daten für die Prognose von Umsatzzahlen zurate gezogen werden. Probleme entstehen dann, wenn Vertriebsteams und Führungskräfte den Unterschied zwischen optimistischen Zielen und präziser Prognosen verwischen.

Statt sich auf Verlaufsdaten zu stützen und Prognosen anhand vorangegangener Trends und realistischer Parameter zu erstellen, arbeiten optimistische Vertriebsmitarbeiter gerne mit Umsatzzahlen, die eher auf den Hoffnungen und Wünschen des Vertriebsteams und des Vorstands basieren.

Nutzen Sie die Inbound-Methodik auch in Ihrem Vertriebsprozess. Alles was Sie  dafür benötigen, sind die richtigen Werkzeuge. Jetzt Vertriebs-Kit  herunterladen!

Überschwänglicher Optimismus in der Umsatzplanung sorgt allerdings später oft für unnötige Negativität und Enttäuschung beim Vertriebsteam. Es ist daher besser, realistische Ziele basierend auf einer starken Datengrundlage zu identifizieren und diese dann zu übertreffen, statt das eigene Vertriebsteam von vornherein zum Scheitern zu verurteilen.

Es gibt vier einfache Strategien, die Vertriebsteams und Führungskräfte einsetzen können, um bessere Planungsmodelle für ihr Unternehmen zu erstellen.

1. Verlaufsdaten nutzen

Die meisten großen Unternehmen haben Verlaufsdaten, die bei der Umsatzplanung eingesetzt werden können. Sollte Ihr Unternehmen keine Analytics-Werkzeuge oder andere Methoden zur Nachverfolgung von Kennzahlen einsetzen, sollten Sie das schnellstens nachholen. Sie müssen wissen, was bisher geschah, um präzise prognostizieren zu können, wo es hingeht.

Umsatzzahlen aus der Vergangenheit sind nicht immer präzise bei der Vorhersage zukünftiger Performance. Möglicherweise bringen Sie neue Produkte auf den Markt, erschließen weitere Märkte oder haben plötzlich mit einer erstarkten Konkurrenz zu kämpfen.

Allerdings bieten Verlaufsdaten eine solide Grundlage, auf die Sie zusätzliche, unvorhersehbare Faktoren anwenden können, die Ihren künftigen Umsatz erhöhen oder verringern könnten. Diese Szenarien können Sie in Ihre Prognose einfließen lassen und so auf realistische Zahlen kommen.

2. Handlungsplan für die Sales-Pipeline einführen

Bei Leads für den Vertrieb kommt es weitaus mehr auf Qualität als auf Quantität an. Allerdings führen viele Leads üblicherweise zu einer höheren Anzahl von Geschäftsabschlüssen.

Daher sollten Sie einen Handlungsplan erstellen, um die Mindestzahl der notwendigen Leads zu erzielen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihre Mitarbeiter üblicherweise 25 % Ihrer Deals aus gut qualifizierten Leads abschließen, könnten Sie sich vornehmen, im nächsten Quartal doppelt so viele gut qualifizierte Leads zu generieren. So schließen Ihre Mitarbeiter idealerweise zwischen 30 und 50 % mehr Deals ab.

Unabhängig von Ihren Zielen für Geschäftsabschlüsse sollten Sie sich ebenso stark auf die Prognose und Generierung von Leads konzentrieren. Sie sollten ein gutes Verständnis dafür entwickeln, welche Konversionsraten Sie in den jeweiligen Phasen Ihres Vertriebsprozesses haben und dann entsprechend planen.

Fragen Sie also beispielsweise Ihr Vertriebsteam:

„Welche Schritte müssen erfolgen, um einen potenziellen Kunden durch den Vertriebsprozess zu führen und zwar von der ersten Anfrage bis hin zum endgültigen Geschäftsabschluss?“

„Wie viele Schritte hat der Vertriebsprozess und welcher Prozentsatz an Leads konvertiert (ungefähr) in jedem Schritt des Prozesses?“

„Was ist die Definition eines „gut qualifizierten“ Leads? Ist das jemand, der eine Online-Demo erhalten hat, oder einen Fragebogen ausgefüllt hat etc.?“

„Wie viele Leads müssen basierend auf den Konversionsraten in jeder Phase des Vertriebsprozesses generiert werden, um eine erwartete Zahl an Abschlüssen zu generieren?“ (Berechnet wird das, indem man dem Vertriebsprozess rückwärts folgt. Zum Beispiel: Wenn Sie dieses Jahr 100 Geschäftsabschlüsse erzielen möchten und Ihr Vertriebsteam 10 % der Leads zum Abschluss bringt, die eine Online-Demo Ihrer Lösung erhalten haben und sich 10 % der neuen Leads für diese Demo anmelden, müssen Sie 10.000 neue Leads generieren: 10.000 x 10 % x 10 % = 100 Abschlüsse)

Die Konversionsraten und tatsächlichen Zahlen für Ihre Pipeline werden davon natürlich abweichen, je nach Ihrem Geschäft und der Geschwindigkeit Ihrer Geschäftsabschlüsse. Mit diesen Daten können Sie eine präzise Umsatzplanung basierend auf Ihren Konversionsraten in den verschiedenen Phasen Ihres Vertriebsprozesses erstellen.

3. Auf das Beste hoffen, aber auf das Schlimmste vorbereitet sein

Die wenigsten von uns denken bei der Umsatzplanung gerne an Worst-Case-Szenarien. Natürlich wünscht man sich, in jedem Quartal riesige Verkaufszahlen zu erreichen, doch müssen wir uns auch vor Augen halten, dass es mal nicht so gut laufen kann – und das sogar ganz ohne eigenes Verschulden.

Deshalb sollten unsere Umsatzplanungen immer auch mögliche Super-GAUs miteinbeziehen: Was wäre, wenn Ihre besten drei Vertriebsmitarbeiter zur Konkurrenz wechseln, Sie Ihr Produkt peinlicherweise zurückrufen müssen oder irgendetwas anderes falsch läuft, weswegen Sie Ihren Vertriebsprozess neu ausrichten müssen? Steigern Sie sich nicht in die düstersten Szenarien hinein, die Ihr Unternehmen durchmachen könnte. Aber Ihre Planung sollte zumindest einen kleinen Puffer enthalten, durch den potenzielle Rückschläge abgefedert werden können.

Werfen Sie einen genauen Blick auf die Ergebnisse des letzten Jahres. Was ist besonders gut gelaufen und wird sich vermutlich nicht wiederholen? Welche Glücksfälle gab es, die Ihre Zahlen unnatürlich positiv verfärbt haben? Gehen Sie nicht davon aus, dass sich jede glückliche Fügung Jahr für Jahr wiederholt. Letztendlich landen die tatsächlichen Verkaufszahlen dann wohl eher in der Mitte zwischen himmelhochjauchzend und düsterem Wolkenbruch.

4. Was-wäre-wenn-Szenarien und qualitative Daten einbeziehen

Viele Unternehmen ziehen bei ihrer Umsatzplanung keine neuen Datenreihen in Betracht, die nachverfolgt werden können und übersehen qualitative Daten. Statt sich stets die gleichen Zahlen anzusehen und anhand derselben Prognosen zu stellen, sollten sich Unternehmen öfter „Was-wäre-wenn“-Fragen stellen, die mit zusätzlichen Daten beantwortet werden können.

Ihr Unternehmen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, kann Ihnen neue Erkenntnisse einbringen. Wenn Sie beispielsweise vorhaben, die Verkaufszahlen für mehrere Produkte auf Ihrer E-Commerce-Seite anzukurbeln, könnten Sie beispielsweise nachverfolgen, wie viele Kunden Top-Seller-Produkte aus zwei verschiedenen Kategorien kaufen. Wenn Sie wissen, welche Artikel Ihre Kunden bevorzugen und welche Artikel gut zusammenpassen, können Sie beispielsweise Sonderangebote oder Werbeaktionen für neue Produkte darauf abstimmen.

Qualitative Fragen mit quantitativem Tracking zu verknüpfen, kann Ihnen dabei helfen, Ihr Geschäft besser zu verstehen und intelligentere Entscheidungen zu treffen. So können Sie Ihre Prognosen mit anderen Geschäftszielen in Verbindung bringen, wie beispielsweise der Umgestaltung Ihres Online-Shops oder Tests von Werbekampagnen.

Denken Sie daran, dass die Umsatzplanung nicht nur einmalig am Anfang eines neuen Jahres erfolgen sollte. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der jeden Aspekt Ihrer Sales-Pipeline betrifft. Außerdem sind Umsatzprognosen nicht in Stein gemeißelt. Sie sind „lebendige Dokumente“, die dem Vertriebsteam dabei helfen, in jedem Quartal auf Zielkurs zu bleiben.

Mit einem datengesteuerten Prozess und offener Kommunikation und Zusammenarbeit, können Sie eine präzisere Umsatzplanung erstellen und das Potenzial Ihres Vertriebsteams maximieren.

Vertriebskit mit E-Mail-Vorlagen, Checkliste für Verkaufsgespräche , Vorlage für die Vertriebsprognose und vielem mehr!

Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Gregg Schwartz, der ursprünglich auf dem Blog von HubSpot.com erschienen ist und aus dem Englischen übersetzt wurde.

Ursprünglich veröffentlicht am 22. April 2019, aktualisiert am April 23 2019