Grundlagen für solide Betriebsabläufe in B2B-Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es kleinere Katastrophen und kurzfristige Probleme, um die man sich kümmern muss. Dennoch darf man das große Ganze dabei nicht aus den Augen verlieren. Und dazu gehören Ihre betrieblichen Abläufe – sowie eine Erfolgsstrategie für Ihr B2B-Unternehmen.

Der Unternehmenserfolg nach Marcus Lemonis

Der erfolgreiche Entrepreneur, Investor und ehemalige Moderator der Realityshow „The Profit“ Marcus Lemonis ist ein erfahrener Profi, wenn es darum geht, Geschäftschancen zu nutzen und Niederlagen zu umgehen. Er prägte die Idee der „3 P für Unternehmenserfolg“:

• Process (Verfahren)

• People (Mitarbeitende)

• Product (Produkt)

Laut Lemonis bilden diese drei P die Grundlage für jedes erfolgreiche Unternehmen. Wenn diese Grundlage fehlt, gestaltet sich der Weg zum Ziel langsam und umständlich. Sind die 3 P jedoch als Basis vorhanden und ist man gewillt, harte Arbeit in das eigene Business zu stecken, wird sich sehr wahrscheinlich bald der gewünschte Erfolg einstellen.

Bei einem stabilen B2B-Unternehmen geht es vor allem darum, das betriebliche Verfahren, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie das Produkt in Einklang zu bringen.

Betriebsabläufe: Was ist damit gemeint?

Das englische Pendant hierfür lautet Business Operations. Alles, was sich in Ihrem Unternehmen abspielt, um dieses am Laufen und rentabel zu halten, fällt unter diesen Begriff.

Die meisten Businesspläne verfügen über einen Abschnitt, der beschreibt, was für die reibungslosen Abläufe in einem Unternehmen benötigt wird. Hier ein paar Beispiele:

• Systeme

• Equipment

• Personal

• Verfahren

Ihr Geschäftsmodell ist eine Beschreibung dessen, was Sie erreichen wollen, während sich Ihre Betriebsabläufe der praktischen Umsetzung widmen.

Für die besten Ergebnisse in Ihrem B2B-Unternehmen müssen Sie Ihre betrieblichen Abläufe (auch „Operations“ oder kurz „Ops“ genannt) ganz genau unter die Lupe nehmen und eine klare Strategie entwickeln, die regelmäßig überprüft und optimiert wird – auch wenn Sie bereits mit bestimmten Verfahren arbeiten.

Die Wichtigkeit geregelter Betriebsabläufe

Wie die Regelung der jeweiligen Betriebsabläufe im Detail aussieht, kann stark variieren, doch im Grunde hängt sie von der Branche und der Größe eines Unternehmens ab. Wichtig in diesem Zusammenhang sind:

• eine effiziente interne Kommunikation sowie die stetige Abstimmung der Ziele und wie man diese erreichen kann,

• die Bereitstellung von Informationen und Coaching für das Senior Management,

• eine kontinuierliche Prüfung und Optimierung der betrieblichen Verfahren,

• die Budget- und Prozessplanung,

• die Überwachung der Zusammenarbeit mit Drittanbietern und verwendeter Software-Integrationen.

Der sogenannte „Head of Operations“ ist im Normalfall dafür zuständig, diese Punkte im Blick zu behalten und stets zu verbessern. Andernfalls können diese Aufgaben auch unter relevanten Personen in Ihrem Team aufgeteilt werden.

Rollen und Teams innerhalb eines Unternehmens

Ein sogenannter Head of Operations ist verantwortlich für alles, was mit den Betriebsabläufen zu tun hat, und steht an der Spitze des Teams. Es ist jedoch durchaus üblich, auch in anderen Abteilungen im Unternehmen damit verbundene Rollen zuzuweisen.

Vertriebsabläufe umfassen die geschäftlichen Aktivitäten und Verfahren, die dafür sorgen, dass der Vertrieb in Ihrem Unternehmen effizient und in Übereinstimmung mit Ihren Unternehmenszielen abläuft.

Mit Marketingabläufen sind einzelne Mitarbeitende oder Teams beschäftigt, deren Fokus auf den richtigen Personen, Verfahren und Technologien für Ihr Marketingteam liegt, um so einen reibungslosen Geschäftsablauf und effizientes Wachstum innerhalb des Teams zu ermöglichen.

Kundendienstabläufe befassen sich damit, hinter den Kulissen jene Tools, Integrationen und Verfahren bereitzustellen, die dem Supportteam zum Erfolg verhelfen.

Ist man in einem B2B-Unternehmen mit seinen betrieblichen Abläufen beschäftigt, kann dies mit großen Herausforderungen einhergehen, denn man muss dazu in der Lage sein, Prozesse und Performance sowohl auf Makro- als auch auf Mikroebene zu analysieren und zu bewerten.

8 Tipps für erfolgreiche Betriebsabläufe

Im Folgenden haben wir acht Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen auf Ihrem Weg zu einer erfolgreichen und aussagekräftigen Strategie für solide Betriebsabläufe helfen können.

1. Kommunizieren Sie klar und deutlich – und wählen Sie die richtige Technologie

Gute interne Kommunikation ist das A und O in jedem Unternehmen. In einer kürzlich durchgeführten Studie gaben 39 % der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an, dass schlechte Kommunikation einer der Hauptgründe für Stress am Arbeitsplatz ist.

Fest etablierte und einheitliche Kommunikationswege sind eines der wichtigsten Elemente auf dem Weg zum Erfolg. Da sich die Mitarbeiterschaft bei der Kommunikation und Zusammenarbeit heutzutage hauptsächlich auf Technologie verlässt, ist es entscheidend, das richtige Tool dafür zu wählen.

2. Definieren Sie die Erwartungen und Verantwortungsbereiche im Team

Klar definierte Erwartungen und Verantwortungsbereiche innerhalb eines Teams und seiner einzelnen Teammitglieder bilden die Grundlage für Erfolg. Das Festlegen von Aufgaben, Deadlines und die gemeinsame Planung sind wichtige Faktoren, um reibungslose Betriebsabläufe zu gewährleisten, ebenso wie Follow-ups und die Bewertung von Ergebnissen und Performance.

3. Dokumentieren und automatisieren Sie Verfahren

Wenn Sie sämtliche Verfahren in Ihrem Unternehmen dokumentieren und mit Ihrer Mitarbeiterschaft teilen, sparen Sie sich langfristig viel Zeit und Aufwand. Mit einer sorgfältigen Dokumentation wird eine gemeinsame Basis geschaffen, die als Anhaltspunkt dient und auf der aufgebaut werden kann.

Optimieren Sie Verfahren mit Automatisierungen, um sie so nahtlos und effizient wie möglich zu gestalten. Die Integration Ihrer verschiedenen Tools und die Synchronisierung Ihrer Kontakte erleichtern die Arbeitsabläufe und minimieren den Aufwand Ihrerseits.

4. Wählen Sie die richtige Technologie und integrieren Sie Ihre Tools

Sie sollten stets einen ganzheitlichen Überblick über Ihre technischen Lösungen und Plattformen besitzen. Wählen Sie die richtigen Tools, die Ihren Anforderungen entsprechen, vermeiden Sie unnötige Funktionalitäten und integrieren Sie Ihre verschiedenen Systeme. All das sind wichtige Zutaten im Erfolgsrezept Ihrer verschiedenen Abteilungen.

5. Streben Sie nach Transparenz

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit beugt Silodenken vor und ist für die allgemeine Zielabstimmung von Abteilungen unentbehrlich. Ansonsten führt fehlende Transparenz zu überflüssigen Aufgaben, falsch ausgerichteten Prioritäten und verpassten Chancen zur Zusammenarbeit. Daher lohnt es sich, Zeit und Mühe auf diesen Punkt aufzuwenden.

Zu den effektivsten Taktiken in jedem B2B-Unternehmen gehören regelmäßige abteilungsübergreifende Meetings sowie die richtigen Kommunikationstools zur Förderung von Zusammenarbeit.

6. Basieren Sie Ihre Entscheidungen auf Daten

An den Betriebsabläufen eines Unternehmens sind für gewöhnlich mehrere Stakeholder mit unterschiedlichen Absichten beteiligt. Daher ist es wichtig, immer objektiv einzuschätzen, wie effizient Ihre Abläufe aktuell sind, und gemeinsam eine Definition und Bewertung von Erfolg festzulegen.

Nehmen Sie sich beim Entwerfen Ihrer Strategie Zeit und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Leite ich einen datengesteuerten Geschäftsbetrieb mit hoher Datenintegrität und Verlässlichkeit?

• Basiere ich Entscheidungen folglich auf Fakten und Zahlen, anstatt mich auf mein Bauchgefühl zu verlassen?

• Werden regelmäßige Berichte erstellt und mit allen Stakeholdern geteilt?

7. Sammeln Sie Feedback von Ihrem Team

Eine effiziente Feedbackschleife ist von unschätzbarem Wert und bietet Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Erkenntnisse und Kommentare mit dem Management zu teilen. Regelmäßige Umfragen und eine starke Teamkultur bilden einen guten Ausgangspunkt, um Feedback in den Alltag einzubauen.

Natürlich ist es nicht genug, das Feedback zu sammeln – Sie sollten auch entsprechend handeln. Wie können Sie dies in Ihre Strategie integrieren?

8. Stellen Sie einen Head of Operations ein

Die Zuständigkeiten innerhalb Ihrer Betriebsabläufe müssen immer klar definiert sein. Es lohnt sich, eine verantwortliche Person zu haben, die dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert.

Wenn Sie über die nötigen Mittel verfügen, dann stellen Sie einen Head of Operations ein. Diese Person übernimmt die Verantwortung der kontinuierlichen Bewertung und Optimierung Ihrer drei P: Processes, People, Product.

Einigen Sie sich auf Kennzahlen für die Erfolgsmessung und stellen Sie in regelmäßigen Follow-up-Meetings sicher, dass Sie das volle Potenzial Ihres Unternehmens ausschöpfen.

Denken Sie auch über die Auswirkungen nach, die Ihre jeweilige Strategie auf Ihre verschiedenen Abteilungen hat: Ist eine Basis für maximale Produktivität gegeben?

Fazit: So festigen Sie die Betriebsabläufe in Ihrem B2B-Unternehmen

Hier geht es vor allem darum, das betriebliche Verfahren, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie das Produkt in Einklang zu bringen. Denken Sie in Zukunft an diese 8 Best Practices:

• Kommunizieren Sie klar und deutlich – und wählen Sie die richtige Technologie.

• Definieren Sie die Erwartungen und Verantwortungsbereiche im Team.

• Dokumentieren und automatisieren Sie Verfahren.

• Wählen Sie die richtige Technologie und integrieren Sie Ihre Tools.

• Streben Sie nach Transparenz.

• Basieren Sie Ihre Entscheidungen auf Daten.

• Sammeln Sie Feedback von Ihrem Team.

• Stellen Sie einen Head of Operations ein.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Sehen Sie sich Ihr Unternehmen ganz genau an und definieren Sie Ihre Anforderungen. Wenn Sie die genannten acht Punkte meistern, sollte geregelten und reibungslosen Abläufen nichts mehr im Weg stehen.

Titelbild: Tom Werner / Stone / Getty Images Plus