Bilanz erstellen: Eine Anleitung

Die eigene finanzielle Situation genau zu kennen, ist nicht nur bei der Steuererklärung hilfreich, sondern ermöglicht es Unternehmen, sinnvolle Geschäftsentscheidungen zu treffen. Wenn Betriebe eine Bilanz erstellen, kommen sie somit einerseits ihrer gesetzlichen Bilanzierungspflicht nach und verschaffen sich gleichzeitig einen Überblick über ihre Aktiva (Vermögenswerte) und Passiva (Schulden).

Vielleicht fragen Sie sich: Wie schreibe ich eine Bilanz? oder Was gehört alles in eine Bilanz? Antworten auf diese und weitere Fragen liefert dieser Artikel.

Was ist eine Bilanz?

Eine Bilanz ist ein Werkzeug der betrieblichen Buchführung und gehört mit der Gewinn- und Verlustrechnung zu den wichtigsten Aufgaben eines Betriebs. Es ist zwischen Eröffnungsbilanzen bei Aufnahme der Tätigkeit und Schlussbilanzen als Jahresabschluss zu unterscheiden. Buchführungspflichtige Firmen unterliegen der Bilanzierungspflicht und müssen somit eine Bilanz erstellen. Die Bilanz wird am sogenannten Bilanzstichtag fällig und zeigt die Differenz aus Aktiva und Passiva, die sogenannte Bilanzsumme, auf.

Was gehört alles in eine Bilanz?

Die Bilanz ist eine Übersicht über alle Aktiva und Passiva eines Unternehmens. Auf der linken Seite stehen die Vermögenswerte und auf der rechten Seite die Schulden. Beide Seiten umfassen diverse weitere Unterpunkte. So gibt es ganz unterschiedliche Arten von Vermögenswerten, die in jeweils anderer Form vorliegen. Das Anlagevermögen setzt sich beispielsweise aus immateriellen Werten, Finanzanlagen und Sachanlagen zusammen.

Demgegenüber gehören zum Umlaufvermögen beispielsweise Bankguthaben, Forderungen, der Kassenbestand, Vorräte und Wertpapiere. Weitere Aktiva, die aufgeführt werden müssen, wenn Sie eine Bilanz erstellen, sind Rechnungsabgrenzungsposten, aktiv latente Steuern und ein aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung.

Auf der Passivseite einer Bilanz steht zunächst einmal das Eigenkapital. Dieses setzt sich aus diversen Unterpunkten wie dem gezeichneten Kapital, der Gewinnrücklage, dem Gewinn-/Verlustvortrag, dem Jahresüberschuss und der Kapitalrücklage zusammen.

Des Weiteren müssen Sie, wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, sämtliche Rückstellungen und Verbindlichkeiten angeben. Ebenso sind Rechnungsabgrenzungsposten und passiv latente Steuern auf der Passivseite einzutragen.

Wie schreibe ich eine Bilanz?

Das Wort „Bilanz“ leitet sich vom italienischen Wort „balancia“ ab, was so viel wie „Waage“ bedeutet. Deswegen ist es zwingend erforderlich, dass bei der Bilanzerstellung die Aktivseite und die Passivseite immer ausgeglichen sind. Das bedeutet, dass sich bei der Verschiebung eines Postens immer mindestens ein weiterer Posten verschiebt.

Unterschiedliche Arten von Bilanzen setzen jeweils eigene Schwerpunkte. Eine Handelsbilanz orientiert sich an den Bedürfnissen von Geschäftsführung, Belegschaft, Kreditgebenden, Anteilseignern, Geschäftspartnern und Kundschaft, während eine Steuerbilanz für das Finanzamt erstellt wird.

Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss erstellen

Grundsätzlich ist zwischen einer Eröffnungsbilanz und einer Schlussbilanz zu unterscheiden. Die Eröffnungsbilanz wird zum Zeitpunkt der Geschäftsaufnahme fällig, die Schlussbilanz zum Abschluss eines Geschäftsjahres.

Um eine Bilanz erstellen zu können, müssen Sie eine Inventur durchführen und zum Bilanzstichtag die Konten der doppelten Buchführung schließen. In einem weiteren Schritt gleichen Sie die Aktiva und das Inventurergebnis ab. Dann können Sie die Aktiva und Passiva auflisten. Nachdem Sie alle Passiva überprüft und Rückstellungen gebildet haben, können Sie den Jahresabschluss erstellen.

Bilanz erstellen: Ein Beispiel

Eine Eröffnungsbilanz ist zum Zeitpunkt der Geschäftsaufnahme fällig. Wenn Sie Ihr Unternehmen beispielsweise zum 01.09. eines Jahres gründen, erstellen Sie zu diesem Zeitpunkt eine Eröffnungsbilanz. Zum Ende des Geschäftsjahres (in der Regel stimmt dieses mit dem Kalenderjahr überein) nehmen Sie dann eine Schlussbilanz für das sogenannte Rumpfgeschäftsjahr vor. Im darauffolgenden Jahr können Sie Ihre erste vollständige Bilanz erstellen, die den Zeitraum vom 01.01.-31.12. umfasst.

Wenn Sie eine Bilanz erstellen, müssen Sie darauf achten, dass diese immer vier Kriterien erfüllt: Bilanzklarheit, Bilanzwahrheit, Bilanzidentität und Bilanzkontinuität. Das bedeutet, dass die Bilanz eindeutig gegliedert sein und alle Werte vollständig und korrekt darstellen muss. Der jeweilige Jahresabschluss wird automatisch zur Eröffnungsbilanz des Vorjahres und Sie müssen sämtliche Gliederungs- und Bewertungsmethoden im Folgejahr beibehalten.

Folgen der Bilanzierungspflicht von Unternehmen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt vor, welche Unternehmen der Bilanzierungspflicht unterliegen und eine Bilanz erstellen müssen. Welche das sind, hängt maßgeblich von der Größe und der Rechtsform ab. Gewerbetreibende sowie Landwirtschaft und Forstwirtschaft betreibende Personen müssen beispielsweise einen Jahresabschluss erstellen, wenn sie einen Umsatz von 600.000 Euro beziehungsweise einen Gewinn von 60.000 Euro erwirtschaften.

Außerdem unterliegen alle Betriebe, die gesetzlich zu einem Eintrag im Handelsregister oder Genossenschaftsregister verpflichtet sind, der Bilanzierungspflicht.

Die Abgabefristen für eine Bilanz beziehungsweise einen Jahresabschluss hängen von der jeweiligen Rechtsform wie Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Einzelunternehmen und ähnlich ab. Zwar müssen Sie in jedem Fall bis zum Ende des nächsten Geschäftsjahres die Bilanz erstellen, UG und kleine GmbH haben jedoch beispielsweise ein halbes Jahr ab dem Bilanzstichtag Zeit, während alle anderen Kapitalgesellschaften lediglich drei Monate zur Verfügung haben.

Die Digitalisierung verändert die Bilanzerstellung

Die Digitalisierung verändert die Aufgaben von Betrieben sowie ihre jeweiligen Unternehmensprozesse. Wenn Sie heutzutage eine Bilanz erstellen, gehen Sie dabei vermutlich anders vor als noch vor 10 oder 15 Jahren.

Früher waren analoge Bilanzen üblich, die per Post an die zuständigen Stellen geschickt wurden. Heutzutage nutzen viele Firmen eine elektronische Bilanz, die sogenannte E-Bilanz. Diese beschleunigt und vereinfacht die Übermittlung einer Bilanz an das Finanzamt und bietet viele Sicherheitsfaktoren.

Zudem können Sie Unterlagen heutzutage digital an einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin versenden. Das ist praktisch, da die Übermittlung der Geschäftsvorfälle der Buchhaltung, die unerlässlich sind, teilweise recht aufwendig ist. Es kann daher hilfreich sein mit Buchhaltungssoftware wie sevdesk während des Wirtschaftsjahres alle Buchungen richtig zu erfassen und die GuV vorzubereiten. Anschließend wird diese direkt an den/die Steuerberater:in übermittelt. Die Kanzlei erstellt daraus dann günstiger den Jahresabschluss und die Bilanz.

Schließlich müssen Sie sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Verträge, Beschlüsse und Kontobewegungen übermitteln. Über digitale Kanäle gelingt das besonders einfach und schnell.

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