In Krisenzeiten ist es wichtig, dass Sie Ihre Kosten im Griff haben. Dabei geht es nicht nur darum, Rohstoffe günstiger einzukaufen, sondern auch effizienter zu arbeiten. Jeder Schritt, der zu viel oder mittelmäßig ausgeführt wird, kostet Geld. Ein Gemba Walk hilft, die „Effizienz-Hemmer” zu finden und zu beseitigen.

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Welche Ziele hat der Gemba Walk?

Um eine Verbesserung der Prozesse zu erreichen, müssen Sie die Abläufe an den verschiedenen Produktions- und Arbeitsstätten genau kennen. Nur so wissen Sie, wie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten und welche Schritte nötig sind, um Ihre Produkte herzustellen.

Bei der Gemba-Walk-Methode beobachten Sie das Vorgehen am Ort der Wertschöpfung ganz genau. Durch scharfe Beobachtung erkennen Sie, wo es Optimierungspotenziale gibt. Dabei geht es einerseits um Zeiteinsparungen, aber auch um die Vermeidung von sogenannten Mudas. Das sind Verschwendungen, wie der unnötige Verbrauch von Ressourcen. Auch dieses Wort hat seinen Ursprung übrigens in Japan.

Wie macht man einen Gemba Walk?

Zuerst gehen Sie zum Ort der Beobachtung, sehen Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bei der Arbeit zu und sprechen mit ihnen. Vor Ort kann es zu ersten Sofortmaßnahmen kommen. Im Nachgang beseitigen Sie die Ursachen für Probleme und verbessern die Standardisierung, beispielsweise bei den Abläufen.

Ihren Gemba Walk sollten Sie geplant und durchdacht durchführen. Das heißt, der Gemba Walk besteht grob betrachtet aus den Schritten „Vorbereitung”, „Durchführung” und „Nachbereitung”. In der praktischen Umsetzung könnte dies wie folgt aussehen:

  • Sie wählen ein Ziel aus, welches Sie sich mit Ihrem Besuch setzen; beispielsweise die Effizienzsteigerung in der Vertriebsabteilung. Das Team, das Sie während Ihrem Gemba Walk besuchen und beobachten möchten, informieren Sie vorab. Machen Sie klar, dass Sie als Führungskraft bei Ihrem Rundgang nicht die Leistung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beurteilen, sondern mehr über die Abläufe und Prozesse erfahren möchten.
  • Lassen Sie sich während des Gemba Walks vor Ort alles zeigen. Sprechen Sie mit den Menschen und hören Sie Ihren Mitarbeitenden genau zu. Stellen Sie gerne Fragen, um tiefer in die Prozesse einzutauchen, beispielsweise nach der 5W-Methode. Versuchen Sie, wenn möglich, erste Probleme direkt zu lösen.
  • Machen Sie sich Notizen. Arbeiten Sie diese nach dem Gemba Walk ab und analysieren Sie größere Hindernisse. Stoßen Sie passende Veränderungen an.

Wie sieht die Nachbereitung des Gemba Walks aus?

Ein Gemba Walk darf keine punktuelle Maßnahme sein. Haben Sie einzelne Probleme gelöst, ist es damit nicht getan. Versuchen Sie, den Ursachen genau auf den Grund zu gehen, denn meist sind Probleme nicht nur kompliziert, sondern auch komplex.

Agieren Sie nach dem Lean Management, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Maßnahmen nachhaltig und die Lösungen einfach sind. Eine gute Möglichkeit zur Prozessoptimierung ist die Standardisierung von Abläufen:

Erkennen Sie bei Ihrem Gemba Walk, dass viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen redundante Prozesse erledigen und diese mit geringer Effizienz durchführen, sollten Sie diese vereinheitlichen – und standardisierte Tools anbieten.

Haben Sie Ihren Gemba Walk abgeschlossen und die passenden Maßnahmen ergriffen, ist es üblich, dass Sie das Team, das Sie besucht haben, darüber informieren. Gab es keine nennenswerten Erkenntnisse oder haben Sie keine Verbesserungen angestoßen, gilt es ebenso, in die Kommunikation zu treten.

Seien Sie transparent und erklären Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, woran es liegt. Die klare und direkte Kommunikation schafft ein Verständnis für Ihre Gemba Walks. Und auch wenn Sie diesmal keine Optimierungspotenziale entdeckt haben – wer weiß, ob sich das nicht schon bald ändert!

Checkliste für Ihren Gemba Walk: Fragen, die Sie stellen sollten

Wenn Sie die Gemba-Walk-Methode anwenden, sollten Sie so tief wie möglich in die Prozesse vor Ort einsteigen. Das gelingt, indem Sie Ihren Mitarbeitenden passende Fragen stellen. Nur so können Sie diese richtig beobachten und Probleme erkennen. Diese kurze Gemba-Walk-Checkliste hilft Ihnen dabei:

  • Woran arbeiten Sie derzeit?
  • Gibt es dafür einen etablierten Prozess?
  • Haben Sie Probleme bei den Abläufen?
  • Warum gibt es Probleme?
  • Wie könnte man die Probleme lösen?
  • Was sind die wirklichen Ursachen oder Gründe?
  • Mit wem sprechen Sie, wenn es zu Problemen kommt?

Wie oft sollte man einen Gemba Walk durchführen?

Darauf gibt es keine pauschale Antwort, denn jedes Unternehmen und jeder Fachbereich arbeitet anders. Außerdem hängt die Häufigkeit von Ihrer Position ab. Sind Sie ein Produktionsleiter bzw. eine Produktionsleiterin in einer Fabrik führen Sie Ihren Gemba Walk wahrscheinlich fast täglich durch. Als Führungskraft im höheren Management eines Konzerns machen Sie Ihren Gemba Walk wahrscheinlich nur ein- bis zweimal pro Jahr – und das an einzelnen, ausgesuchten Orten.

Fazit: Vom Gemba Walk zum Lean Management

Lean Management, Hoshin Kanri und ähnliche Management-Methoden sind „in” und ihr Einsatz lohnt sich. Denn damit verringern und vermeiden Sie proaktiv Verschwendung jeder Art (Zeit, Ressourcen, Geld). Damit Sie klar erkennen, wo es die Mudas in Ihrem Unternehmen gibt, lohnt sich der Gemba Walk.

Eine gute Beobachtungsgabe und das Stellen der richtigen Fragen sorgt dafür, dass Ihr Gemba Walk von Erfolg gekrönt ist. Nehmen Sie sich der Probleme nicht nur oberflächlich an, sondern nehmen Sie diese genauer unter die Lupe. So können Sie Veränderungen etablieren, welche Ihre Prozesse nachhaltig verbessern – und den Mitarbeitenden vielleicht sogar etwas Arbeit einsparen.

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Titelbild: stocknroll / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 6. Dezember 2022, aktualisiert am Januar 21 2023

Themen:

Entrepreneurship