In Zeiten der Digitalisierung sollten Unternehmen ihre alten Prozesse nicht einfach beibehalten, auch wenn sie sich über viele Jahre bewährt haben. Stattdessen ist es ratsam, das Alte stets zu überdenken und durch etwas Neues zu ersetzen. Damit können Unternehmen dem sogenannten Kaizen folgen.
Was ist Kaizen?
Kaizen ist eine japanische Managementphilosophie und bedeutet übersetzt so viel wie „Veränderung zum Besseren“. Unternehmen, die nach Kaizen arbeiten, sind jeden Tag aufs Neue bestrebt, etwas zu verändern.
Die Geschichte des Kaizen
Kaizen wird oft als Kaizen-Prinzip oder Kaizen-Methode bezeichnet. Der japanische Begriff setzt sich zusammen aus „Kai“ („Wandel“ oder „Veränderung“) und „Zen“ („zum Besseren“). Er verkörpert eine Denkweise, die sich zur Arbeitsphilosophie entwickelte.
Diese erlebte nach dem Zweiten Weltkrieg ihren Aufschwung. Die japanische Wirtschaft war schwach und ineffizient. Deswegen setzte unter anderem Toyota auf Kaizen: das Streben nach ständiger Veränderung und Verbesserung. Jeder Mitarbeiter sollte sich bewusst sein, dass nichts perfekt ist und ständig verändert und verbessert werden muss – auch wenn es nur Kleinigkeiten sind.
Die Bedeutung der Kaizen-Methode
Durch Kaizen befindet sich ein Unternehmen im ständigen Veränderungsprozess, der Stillstand bedeutet einen Rückschritt. Aus dieser japanischen Denkweise entstand der westliche Begriff „Continuous Improvement Process“ (CIP), zu Deutsch „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP).
Wichtig beim Kaizen ist, dass sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens nach der japanischen Denkweise vorgehen und so an einem Strang ziehen. Jeder trägt seinen Teil zum Gesamten bei. Das bedeutet, dass Mitarbeiter aller Bereiche sind von Kaizen betroffen. Sie handeln unter anderem nach diesen Leitbildern:
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Alles kann verändert werden.
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Der Veränderungsprozess findet täglich statt.
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Die Veränderungen erfolgen in kleinen, aber kontinuierlichen Schritten.
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Es werden auch die nachgelagerten Schritte beachtet.
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Der Kunde steht im Fokus, intern wie extern.
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Verschwendung jeglicher Art ist verpönt.
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Die Veränderungen werden zu den neuen Standards.
Eine Philosophie, die andere beeinflusst
Kaizen und KVP/CIP brachten viele ähnliche Philosophien sowie Denk- und Arbeitsweisen hervor. Dazu zählen:
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Kanban
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Lean Management
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Lean Startup
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Six Sigma
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Agile Development, bspw. Scrum
Wenn Sie sich mit diesen beschäftigen, merken Sie sehr schnell, dass sie in vielen Elementen aus dem Kaizen abgeleitet sind. Zum Beispiel steht im Manifest für Agile Softwareentwicklung folgender Leitspruch: „Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.“ Und Lean Management bedeutet beispielsweise, dass Werte ohne Verschwendung erschaffen werden.
Wie können Sie Kaizen im Unternehmen einführen?
Das oberste Managements eines Unternehmens muss Kaizen vorleben und in die gesamte Firma tragen. Jedem Mitarbeiter sollte klar sein, dass er ein wichtiges Glied im „Wandel zum Besseren“ darstellt.
So ist es die Aufgabe des mittleren Managements, die ständige Verbesserung durch Fortbildungen sowie durch das Setzen von Standards zu fördern. Die Mitarbeiter auf unterster Ebene verbessern ihr Wissen und setzen dieses für das Kaizen ein. Und sie bringen Wünsche für Verbesserungen an, welche sie mit ihren Vorgesetzten ausarbeiten.
Der Einsatz der Kaizen-Methode bedeutet, sich an vier zentrale Säulen zu halten:
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Qualitätsorientierung: Eine hohe Qualität ist das A und O.
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Kundenorientierung: Jeder ist ein Kunde – Endverbraucher wie auch Kollegen. Jeder soll das beste Ergebnis erhalten.
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Prozessorientierung: Prozesse müssen dokumentiert und verbessert werden.
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Kritikorientierung: Feedback und Verbesserungsvorschläge sind immer erwünscht.
PDCA und mehr
Das zentrale Element des Kaizen stellt die fortwährende Verbesserung von allem dar. Um das zu erreichen, dürfen Unternehmen nicht an starren oder langwierigen Prozessen festhalten. Stattdessen gilt es, den PDCA-Zyklus anzuwenden.
PDCA bedeutet:
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Plan: Verfassen Sie einen Plan für Ihre angedachte Veränderung/Verbesserung. Halten Sie hierfür den Status quo und messbare Ziele fest.
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Do: Versuchen Sie, den Plan mit einfachen Mitteln schnell und einfach umzusetzen – zum Beispiel mit Experimenten und Prototypen.
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Check: Überprüfen und messen Sie die Ergebnisse aus der Do-Phase.
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Act: Setzen Sie die Veränderungen im Großen um. Machen Sie sie zum neuen Standard.
Danach beginnt der PDCA-Zyklus, auch Deming-Rad genannt, wieder von vorne. Eine derartige Vorgehensweise finden Sie nicht nur bei Kaizen, sondern in ähnlicher Form auch bei der Lean-Startup-Methode (Build-Measure-Learn) oder bei Scrum mit seinen Sprints.
Um die Kaizen-Denkweise herum sind zahlreiche weitere Methoden und Anwendungsmöglichkeiten entstanden. Dazu gehören unter anderem:
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3 Mu, welche bei der Produktion zu vermeiden sind (beispielsweise die Übermüdung von Mitarbeitern)
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5S-Methode, um den Arbeitsplatz zu verbessern
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7 Muda, die sieben Arten der Verschwendung, zum Beispiel unnötige Wartezeiten oder die Herstellung von fehlerhaften Teilen
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7M-Checkliste, um die sieben wichtigsten Faktoren einer Produktion zu überprüfen
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8 Säulen des TPM, mit denen Unternehmen das Total Productive Manufacturing verbessern
Was bringt das Kaizen-Prinzip?
Mit der fortschreitenden Digitalisierung entwickeln Unternehmen ihre Produkte in immer schnelleren Zyklen. Dementsprechend müssen sie ihre Prozesse an die wachsenden und ständig wechselnden Anforderungen anpassen und Verbesserungen vornehmen. Kaizen ist damit aktueller denn je.
Unternehmen sollten ihre Strukturen jeden Tag aufs Neue überdenken und aufbrechen. Das gelingt mit der Kaizen-Methode nur, wenn alle Mitarbeiter an der ständigen Verbesserung mitarbeiten.
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