OKR-Methode: Unternehmensziele agil planen

Diese Situation kennen Sie sicherlich: Sie sitzen im großen Team-Meeting zusammen und besprechen stundenlang das kommende Geschäftsjahr. Gemeinsam entwerfen Sie Strategien, stellen Prognosen auf und planen Maßnahmen bis ins letzte Detail.

Alle Mitarbeitenden bekommen von ihrem Management das Ziel, die Vorgaben genau einzuhalten und abzuarbeiten. Doch nach ein paar Monaten sind alle Planungen und Vorhaben eigentlich wertlos, weil viele vorhergesagte Dinge nicht eintreten. Trotzdem hält das Unternehmen am großen Masterplan für das Jahr fest.

Machen Sie nicht diesen Fehler. Arbeiten Sie bei Ihren Zielen besser nach der OKR-Methode, die unter anderem im Silicon Valley zum Einsatz kommt.

Was ist OKR?

Die Abkürzung OKR steht für Objectives & Key Results. Hinter der OKR-Definition verbirgt sich ein Framework, um Unternehmensziele agil und in kurzen Abständen zu planen. OKR arbeitet üblicherweise Bottom-up und macht Unternehmensziele und Arbeitsmethoden messbar. So können effiziente Betriebsentscheidungen getroffen werden.

Die Geschichte der OKR-Methode

Andrew Grove, Mitgründer von Intel, entwarf die OKR-Methode in den 1970er-Jahren und führte sie in seinem Unternehmen ein. Damit gelang es ihm, den damals angeschlagenen Chip-Hersteller wieder auf Spur zu bringen.

Ende der 1990er-Jahre übernahm Google das Modell der Objectives & Key Results, woraufhin es schnell weitere Start-ups adaptierten. Heutzutage kommt OKR häufig in kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Einsatz.

Was bedeutet Objectives & Key Results genau?

Das steckt hinter dem OKR-Framework, das zunehmend beliebter wird:

Objectives sind Ziele, zum Beispiel die Ihres Teams, Ihres Fachbereichs oder des gesamten Unternehmens. Das Besondere daran: Die Objectives stellen keine klassischen Jahresziele dar, sondern gelten nur für einen kurzen Zeitraum wie zwei oder drei Monate. Zudem darf sich jedes Teammitglied, jeder Fachbereich und die gesamte Organisation für diesen kurzen Zeitraum nur drei bis fünf Ziele setzen, die erreicht werden sollen. Mehr darf es bei der OKR-Methode nicht geben.

Diese wichtigsten Ziele verbinden Sie mit den Key Results, also Kernergebnissen. Diese Ergebnisse müssen nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und termingebunden) funktionieren. Wichtig dabei: Die Ziele sollten ambitioniert ausfallen. Es gilt, bei der Zielerreichung nach der sogenannten 10X Thinking-Methode vorzugehen. Das bedeutet: Eine Steigerung um 10 Prozent ist zu wenig, das Ergebnis sollte um den Faktor 10 höher ausfallen.

Was OKR ebenso besonders macht: Alle Teams tragen ihre Objectives & Key Results in eine Software oder in ein Dokument ein, in die bzw. das alle Mitarbeitenden aus Ihrem Unternehmen Einsicht haben. Zudem halten alle – ebenso vollkommen transparent – ihre wirklich erreichten Ergebnisse fest.

Warum OKR?

Dank OKR sind die Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar geregelt, wodurch sich die Betriebsziele besser erreichen lassen. Hinzu kommt, dass die Belegschaft dank OKR besonders motiviert ist und ihre Arbeit als sinnvoll erachtet. Hierdurch sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eher bereit, sich zu engagieren und den Unternehmenserfolg voranzubringen. Nicht zuletzt macht OKR Arbeitsweisen und Ergebnisse in der Unternehmensebene messbar, was es erleichtert, sie zu optimieren.

Unternehmen verfolgen mit OKR vor allem das Ziel, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und für eine größtmögliche Transparenz zu sorgen. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wissen genau, welche Ziele sie mit ihrer Arbeit erreichen wollen und passen ihre Arbeitsweisen so an, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern. Hierbei werden die Ziele jedoch kurzfristigen Sprints und Projektphasen zugeordnet, wodurch sie flexibel und anpassbar bleiben.

Durch den OKR-Prozess werden agile Arbeitsmethoden unterstützt, sodass der Betrieb als Ganzes ebenfalls von einer hohen Flexibilität profitiert. Somit kann sich die Organisation leicht auf sich verändernde Marktanforderungen anpassen und verschafft sich Wettbewerbsvorteile.

Objectives & Key Results und Agilität

Das OKR-Modell basiert auf verschiedenen anderen Denkweisen, Methoden und Frameworks. Dazu gehören beispielsweise:

• Lean Startup
• Agile Management/Agile Development
• Management by Objectives (MbO)
• SMART

Die große Schnittmenge dabei ist das Thema Agilität. Wird das Framework der Objective & Key Results richtig angewendet, agieren Unternehmen schlank und schnell. So ist es ihnen möglich, in kurzer Zeit passende Lösungen für wechselnde Bedürfnisse der Kundschaft oder Marktverschiebungen zu entwickeln – und das nicht nur einmalig. Durch einen fortwährenden OKR-Zyklus aus Planung, Beobachtung, Analyse und Anpassung gibt es keinen Stillstand.

Was ist der Unterschied zwischen OKR und KPI?

Die Objectives & Key Results dienen vor allem dazu, sich selbst ambitionierte, aber realistische Ziele zu setzen, die dann mittels konkreter Arbeitsmethoden erreicht werden. KPI steht hingegen für Key Performance Indicator und meint die Messung konkreter Leistungen und Arbeitsweisen im Unternehmen. Es geht nicht so sehr darum, konkrete Ziele zu bestimmen, sondern darum, einen bestimmten Bereich hinsichtlich seines Erfolgs zu bewerten.

Sowohl bei OKR als auch bei KPI geht es um die Erreichung von Unternehmenszielen, beide Methoden setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Die Aufgabe von OKR besteht vor allem darin, einen motivierenden Handlungsrahmen zu schaffen, der die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dazu motiviert, ihr Bestes zu geben, und es Ihnen ermöglicht, agil zu arbeiten.

Ein KPI wird hingegen vor allem eingesetzt, um zu prüfen, ob die Geschäftsziele erreicht wurden. Ist dies nicht der Fall, können geeignete Entscheidungen getroffen werden, um das zu ändern.

Während also die OKR-Methode eine Art Vision für die Zukunft entwirft, geht es bei KPI darum, zu prüfen, ob bestimmte Ziele zu einem klar definierten Zeitpunkt bereits erreicht wurden oder nicht.

OKR vs. Balanced Scorecard

Grundsätzlich dienen OKR und Balanced Scorecard in einem Unternehmen dazu, Leistungen zu messen und zu optimieren. Hierbei werden allerdings verschiedene Schwerpunkte gesetzt.

Bei OKR werden die Zielsetzungen üblicherweise durch die Belegschaft erarbeitet und die Führungskräfte nehmen eine unterstützende Funktion bei der Erreichung der individuellen Ziele ein. Hierbei werden vor allem Projektphasen oder Sprints betrachtet, die kurzfristig sind. Welchen OKR-Zyklus ein Unternehmen wählt, hängt maßgeblich von den Zielsetzungen ab.

Balanced Scorecard nimmt demgegenüber einen allgemeingültigen Standpunkt ein und betrachtet die Zielerreichung auf das gesamte Jahr betrachtet. Außerdem werden die zu prüfenden Kennzahlen meist nicht von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen festgelegt, sondern von der Führungsebene bestimmt. Anstatt einzelne Projektphasen zu betrachten und die Effizienz der hierbei gewählten Arbeitsmethoden zu bestimmen, geht es bei BSC um die Unternehmensstrategie als Ganzes. Hierbei können allerdings auch unterschiedliche Themen wie die Finanzen, die Performance oder die Kundengewinnung betrachtet werden.

OKR-Beispiel Google

Google setzte sich einst das Ziel, den besten Browser der Welt zu entwickeln. Damit trat es in einen harten Wettbewerb gegen Microsoft, das damals mit dem Internet Explorer den am weitesten verbreiteten Browser der Welt hatte. Um die Objectives zu erreichen, musste das gesamte Unternehmen verschiedenste Maßnahmen umsetzen. Das Ergebnis war messbar und ein Erfolg: Heute dominiert Google Chrome den Browser-Markt.

OKR-Beispiel aus dem Vertrieb

Bei klassischen Zielen und Vorgaben (beispielsweise nach MbO) geht es in der Regel darum, Zahlen (also KPI) zu erreichen. Ein Ziel könnte lauten: Die Conversion Rate (CR) des Vertriebs muss im kommenden Geschäftsjahr um 15 Prozent gesteigert werden.

Die OKR-Methode zahlt auf die Ziele (Objectives) ein. Eine entsprechende Vorgabe wäre: „Unsere Organisation muss die Geschwindigkeit bei einer Kundenanfrage steigern.“ Wie gelingt das? Durch mehrere Maßnahmen, die in Schlüsselergebnissen (Key Results) resultieren.

Key Results sind unter anderem die Einführung einer neuen, besseren CRM-Software (wodurch Anfragen schneller beim zuständigen Teammitglied landen) und die Schulung des Hotline-Teams (kompetentere Beratung).

Umsetzung: Wie Sie OKR in einer Organisation einführen können

Schauen wir uns nun an, wie Sie OKR erfolgreich in Ihrem Unternehmen etablieren können:

• Definieren Sie eine Unternehmensvision und leiten Sie daraus ein Unternehmensleitbild ab. Indem Sie OKR formulieren, erreichen Sie eine größtmögliche Transparenz.
• Bestimmen Sie Ihr Unternehmensziel und jede einzelne Zielerreichung. Legen Sie dafür KPI fest.
• Aus den Zielen leiten Sie Objectives und die dazu möglichen Key Results ab. Sie sind quasi der Weg zum Ziel.
• Schaffen Sie flexible, offene Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen. Nur so kann ein agiler Prozess entstehen.
• Beziehen Sie im OKR-Prozess stets die gesamte Belegschaft beziehungsweise das komplette Team mit ein. Das klassische Top-down-Modell, bei dem das Upper Management alles bestimmt, wird durch ein Vorgehen abgelöst, bei dem ebenso die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Ideen und Konzepte einbringen können.
• Sorgen Sie für Transparenz: Halten Sie alle Ziele und OKR so fest, dass sie jeder und jede einsehen kann.
• Messen Sie die Key Results nach einem „Sprint-Zyklus“. Und durchleuchten Sie die Ergebnisse, um daraus zu lernen.
• Lernen Sie aus den Erkenntnissen und passen Sie Ihre Ziele für die kommenden Monate an.

Top-Down war gestern: Vor- und Nachteile der OKR-Methode

Unternehmen profitieren auf vielfältige Weise von der OKR-Methode. Die Vorteile von OKR sind unter anderem:

• Da es nur wenige OKR-Ziele gibt, auf die sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fokussieren müssen, gibt es kein Verzetteln zwischen unzähligen Aufgaben. Die OKR-Ziele gelten nur für einen überschaubaren Zeitraum. Dementsprechend können Sie agil und schnell auf Veränderungen reagieren (zum Beispiel auf Ereignisse wie die Coronakrise).
• Abteilungen erhalten bei OKR ihre Budgets nicht für das gesamte Geschäftsjahr, sondern jedes Quartal neu zugeteilt – entsprechend ihren Zielen und Ergebnissen. Und: Entscheidungen erfolgen in Ihrem Unternehmen nicht mehr alleinig Top-down, sondern zunehmend Bottom-up. Dieses Konzept findet sich unter anderem im Hoshin Kanri wieder.
• Durch die Transparenz im OKR-Prozess weiß das gesamte Unternehmen, woran die jeweiligen Kollegen und Kolleginnen arbeiten. So erhalten sie ein „Big Picture“, wodurch sie sich mit dem gesamten Unternehmen besser identifizieren können. Und sie werden dazu angehalten, interdisziplinär zu arbeiten.
• Durch OKR sind die Verantwortlichkeiten im Betrieb klar geregelt. Somit werden keine Aufgaben wegen fehlender Zuständigkeiten vernachlässigt oder aufgeschoben.
• Die OKR-Methode fördert die Motivation und animiert die Belegschaft dazu, sich engagiert einzubringen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen
• OKR sorgt für Messbarkeit und hilft somit dabei, Unternehmensentscheidungen auf eine valide Datenbasis zu stellen.

Allerdings üben immer wieder Unternehmen an der OKR-Methode Kritik. Zu den Nachteilen von OKR gehören beispielsweise:

• Agilität bedeutet, dass sich die Richtung zur Zielerreichung in nur wenigen Monaten ändern kann. Das erfordert eine hohe Flexibilität und macht mittelfristige oder gar langfristige Planungen fast unmöglich. Das heißt, Sie müssen bei der OKR-Methode eine Leidenschaft für Innovationen sowie schnelle Zyklen haben und zudem ein kommunikationsfreudiger Mensch sein.
• Durch die ambitionierten OKR-Ziele entsteht ein hoher Druck innerhalb der Teams. Aber: Eine Zielerreichung von 70 oder 80 Prozent gilt bereits als ausreichend. Nichtsdestoweniger hängt die Messlatte sprichwörtlich immer sehr hoch.
• Es besteht die Gefahr, dass sich Unternehmen oder einzelne Abteilungen zu viele oder unrealistische Ziele setzen. Das führt zu einer Überforderung der Belegschaft und senkt die Motivation.
• Durch die Fokussierung auf Sprints oder Projektphasen kann es passieren, dass die einzelnen Teams das große Ganze aus dem Blick verlieren. Das führt im schlimmsten Fall zu Insellösungen und separiertem Arbeiten, ohne dass alle Teilbereiche perfekt ineinandergreifen.
• Es kann passieren, dass im OKR-Prozess der Leistungsgedanke zu stark in den Vordergrund rückt. Das kann eine ungesunde Betriebsatmosphäre erzeugen und dazu führen, dass andere wichtige Bereiche wie Innovationskraft und Kreativität aus dem Blick geraten.

OKR-Tools, die Sie kennen sollten

Es gibt eine beachtliche Zahl an OKR-Tools, mit denen Unternehmen arbeiten können. Die wichtigsten Softwares hiervon sind:

• Mooncamp
• Profit.co
• Workboard
• Perdoo

Fazit: OKR als passendes Mindset für agile Unternehmen

Mit der OKR-Methode gehören starre Jahresplanungen der Vergangenheit an. OKR ist keine Managementmethode (auch wenn oft von der „OKR-Methode“ gesprochen wird), sondern ein Frameset. Eines, das die Denk- und Handlungsweisen von Unternehmen verändert – sofern es sich um ein etabliertes Unternehmen handelt.

Arbeiten Sie in einem Start-up, sollten Sie von Beginn an OKR implementieren. So vermeiden Sie unter anderem, dass starre Strukturen, Prozesse und Silos entstehen. Stattdessen unterstützen Sie bei einem Vorgehen nach Objectives & Key Results eine agile Arbeitsweise. Und durch die Fokussierung gelingt es Ihnen, Ihr knappes Budget zielgerichtet einzusetzen.

Titelbild: Amy Hirschi / Unsplash