Privatentnahme: So funktioniert das Buchen und Versteuern

Wie finanzieren Gesellschafter und Gesellschafterinnen beziehungsweise Eigentümer und Eigentümerinnen in Einzelunternehmen und Personengesellschaften eigentlich ihren Lebensunterhalt? Die Antwort lautet zumeist: durch Privatentnahmen. Um Privatentnahmen vornehmen zu dürfen, müssen Sie jedoch einige Aspekte in Bezug auf Steuern, die Buchhaltung, Belege und Co. berücksichtigen. In diesem Artikel erfahren Sie alle wichtigen Fakten rund um eine Privatentnahme.

Welche Arten der Privatentnahme gibt es?

Es gibt vier große Arten von Privatentnahmen, die Sie kennen sollten. Im Folgenden lernen Sie die wichtigsten Fakten zu diesen Arten kennen:

1. Geldentnahme

Eine Geld- oder Barentnahme liegt beispielsweise vor, wenn Unternehmer oder Unternehmerinnen Geld aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke nehmen oder eine Überweisung von Unternehmenskapital für den Eigenbedarf nutzen.

2. Sachentnahme

Von einer Sachentnahme wird gesprochen, wenn dem Unternehmen kein Kapital, sondern Sachwerte entzogen werden. Hierbei wird zwischen Warenentnahmen und Entnahmen von Erzeugnissen gesprochen. Wenn ein Baumarktbesitzer oder eine -besitzerin Waren aus dem eigenen Sortiment entnimmt, spricht man von einer Warenentnahme. Ein Beispiel für eine Entnahme von Erzeugnissen liegt vor, wenn eine Bäckerin und Bäcker selbstgebackene Brötchen zum Verzehr mit nach Hause nimmt.

3. Nutzungsentnahme

Eine Nutzungsentnahme meint beispielsweise die Nutzung eines Firmenfahrzeugs für private Fahrten.

4. Leistungsentnahme

Es können Leistungen im eigenen Betrieb in Anspruch genommen werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Inhaber oder die Inhaberin eines Restaurants sich vom Koch oder der Köchin eine Speise zubereiten lässt und diese dann verzehrt.

Wozu braucht man Privatentnahmen?

Privatentnahmen nutzen Gesellschafter und Gesellschafterinnen sowie Eigentümer und Eigentümerinnen, um ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Diese zahlen sich häufig kein Gehalt aus, sondern sichern sich durch Privatentnahmen ab. Diese müssen allerdings mit Augenmaß erfolgen, damit dem Betrieb nicht mehr Kapital, Waren oder Erzeugnisse entnommen werden, als dieser verkraften kann. Ansonsten gerät das Unternehmen schnell in Schieflage.

Wie wird eine Privatentnahme versteuert?

Die Versteuerung einer Privatentnahme hängt von deren Art ab. Warenentnahmen können Sie einfach vornehmen, ohne dass Umsatzsteuer anfällt, während Sie bei einer Sachentnahme die Umsatzsteuer berücksichtigen müssen. So macht es einen Unterschied, ob eine Barentnahme oder eine Sachentnahme erfolgt.

Zudem gelten unterschiedliche Regeln, je nachdem, ob die Gründer und Gründerinnen der Kleinunternehmerregelung unterliegen oder nicht. Kleinunternehmende sind nämlich nicht zu einem Vorsteuerabzug berechtigt, das heißt, sie müssen die Vorsteuer entsprechend entrichten.

Für den Betrieb fallen keine Steuern an, da sich das Betriebsvermögen reduziert. Das Privatvermögen der Gesellschafter und Gesellschafterinnen beziehungsweise Eigentümer und Eigentümerinnen erhöht sich aber. Entsprechend müssen sie eine Einkommenssteuer entrichten.

Der gegenteilige Fall liegt vor, wenn Gründende oder Gesellschaftende Eigenkapital von ihrem Privatkonto auf das Betriebskonto einzahlen. In diesem Fall spricht man von einer Privateinlage. Privatentnahmen und Privateinlagen müssen somit klar voneinander unterschieden werden.

Privatentnahmen in der Buchhaltung

Um Privateinlagen und Privateinnahmen vornehmen zu können, muss ein Unterkonto zum Eigenkapitalkonto vorliegen. Privateinlagen auf diesem Konto werden im Haben und Privatentnahmen im Soll gebucht. Folgende Beispiele verdeutlichen, wie Sie eine Privatentnahme buchen:

1. Bargeldentnahme

Bei einer Privatentnahme als Bargeldentnahme verringert sich die Haben-Seite des Unternehmenskontos und die Soll-Seite steigt. Beim privaten Konto des Gründers oder der Gründerin ist es umgekehrt. Bei einer Entnahme von 1.500 € steigt auf dem Unternehmenskonto der Soll-Wert somit um 1.500 an und der Haben-Wert reduziert sich um 1.500.

2. Sachentnahme

Wenn Sie eine Privatentnahme als Sachentnahme buchen möchten, müssen Sie das über das Gewinn- und Verlustkonto des Unternehmens tun. So muss ein Supermarktbesitzer oder eine -besitzerin bei einem Einkauf im eigenen Laden nur den Einkaufspreis der Waren bezahlen.

Allerdings kommt hierzu die Umsatzsteuer, die beim Kauf der Waren angefallen ist. In diesem Fall erhöht sich die Haben-Seite des Unternehmens und die Soll-Seite sinkt, wohingegen es beim Privatkonto umgekehrt ist.

Bei einem Einkauf von Gegenständen für 100 € stehen somit 119 € (Einkaufspreis + Umsatzsteuer) im Soll. Durch den Einkauf verringert sich der Soll-Wert um 119 und der Haben-Wert steigt um 19 an. Denn mit den 100 € wird der Einkauf bezahlt und die 19 € dienen zur Begleichung der Steuer.

Belege für Privatentnahmen

Die Unternehmensführung ist dazu verpflichtet, für jede Privatentnahme einen Eigenbeleg für die Bilanz zu erstellen. Falls keine Quittung vorhanden ist, müssen sie zwingend einen Eigenbeleg für Privatentnahmen erstellen. Dieser sollte folgende Informationen unbedingt enthalten:

• Datum
• Ort
• Name
• Betrag beziehungsweise Wert der Entnahme
• Unterschrift

Hierbei ist zu beachten, dass Sie dabei keine Sammelbelege erstellen dürfen, sondern für jede Entnahme einen einzelnen Beleg vorweisen können. Als Verwendungszweck sollten Sie immer „Privatentnahme“ angeben.

Wer darf Privatentnahmen tätigen?

Bei unbeschränkten Gesellschaften dürfen Gesellschafter und Gesellschafterinnen sowie Inhabende Privatentnahmen vornehmen. In Betrieben mit beschränkter Haftung wie der GmbH oder der UG dürfen Gesellschaftende keine Privatentnahmen vornehmen. Dasselbe gilt für unternehmensfremde Personen in einer AG.

Wie hoch darf die Privatentnahme sein?

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen, wie hoch Privatentnahmen sein dürfen. Die Betriebe definieren somit eigenständig Höchstbeträge für Privatentnahmen. Vorgeschrieben ist aber, dass die Entnahmen geringer als der Gewinn des Unternehmens sein müssen. Achten Sie also in jedem Falle darauf, dass die Privatentnahme das Unternehmenswachstum nicht negativ beeinträchtigt.

Fazit: Dokumentieren Sie alle Privateinlagen und Privatentnahmen

Über Privatentnahmen sichern sich Eigentümer und Eigentümerinnen ihren Lebensunterhalt. Die Buchung in der Bilanz hängt unter anderem davon ab, ob es sich um Personengesellschaften, Einzelunternehmen oder andere Geschäftsarten handelt. Wichtig ist, für alle Entnahmen und Einlagen aus Privatkapital Belege zu erstellen und sie korrekt zu versteuern.

Titelbild: medienstuermer / Unsplash