Wann kann Ihr Unternehmen Umsatz generieren? Wenn eine essenzielle Sache erfüllt wurde: Sie haben Ihre Dienstleistung erbracht oder ein vereinbartes Produkt an den Kunden oder die Kundin übergeben und danach eine Rechnung gestellt. Denn ohne eine ordentliche und gesetzeskonforme Rechnung darf in den meisten Geschäftsbeziehungen kein Geld fließen.

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Wie Sie eine ordentliche Rechnung schreiben und was Sie beim Einsatz von Rechnungsvorlagen bedenken sollten, erläutern wir hier.

Warum ist das Schreiben von Rechnungen so wichtig?

Wenn Sie im Vertrieb arbeiten, kennen Sie das: Der Verkauf eines Produktes kann ein langwieriger und komplexer Prozess sein. So besteht ein Verkaufsgespräch in der Regel aus fünf Phasen. Wenn Sie erfolgreich sind, machen Sie aus einer interessierten Person einen Kunden oder eine Kundin, der oder die Ihr Produkt kauft. Der Abschluss des Kaufs erfolgt in Form einer Rechnung.

Eine Rechnung erfüllt mehrere Zwecke:

  • Sie dient unter anderem zur Dokumentation des „Deals“, 

  • sie beinhaltet die Zahlungskonditionen (Kaufsumme, Bezahlfrist, Lieferfrist etc.) und 

  • sie dient als Nachweis für das Finanzamt. 

Die Informationen einer Rechnung sind somit wichtig für Ihre Buchhaltung und Ihre Steuerberatung. Eventuell sind sie das auch für eine Anwaltskanzlei, wenn der Kunde oder die Kundin die vereinbarte Summe nicht bezahlt.

Pflichtangaben: Was gehört in eine ordentliche Rechnung?

Verwenden Sie eine Vorlage beziehungsweise Musterrechnung, sollten Sie auf zwei Aspekte achten:

  • die ansprechende Gestaltung

  • die Erfüllung der gesetzlich geforderten Pflichtangaben

Letzteres ist sehr wichtig, wenn Sie keinen Ärger mit dem Finanzamt haben möchten.

Das bedeutet im Detail, dass Sie bei der Erstellung einer Rechnung folgende Punkte beachten müssen:

Name und Anschrift

Halten Sie hier die vollständige Bezeichnung und Anschrift Ihres Unternehmens (Dienstleister) und Ihres Kunden (Leistungsempfänger) fest. Achten Sie bei der Rechnungsvorlage darauf, dass Sie die Firmennamen korrekt und komplett ausschreiben, beispielsweise „Max Mustermann GmbH & Co. KG“.

Steuernummer

Bei der Gründung Ihres Unternehmens haben Sie eine Steuernummer vom Finanzamt erhalten. Nennen Sie die Steuernummer auf Ihrer Rechnung. Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer beziehungsweise eine steuerpflichtige Unternehmerin sind, müssen Sie beim Rechnungen-Schreiben für Aufträge im EU-Ausland die Umsatzsteuer-ID angeben.

Leistungs- und Rechnungsdatum

Wann wurde die Leistung erbracht? An welchem Tag oder in welchem Monat haben Sie das Produkt an den Kunden oder die Kundin geliefert? Tragen Sie das unbedingt in Ihrer Rechnungsvorlage ein, ebenso den Tag der Rechnungsstellung.

Rechnungsnummer

Jede Rechnung benötigt eine einzigartige Rechnungsnummer, es darf keine Dopplungen geben. Zudem müssen Ihre Rechnungsnummern fortlaufend sein. Ob Sie Ihre Rechnungen schlicht mit 001, 002, 003 etc. oder beispielsweise 2021-10001, 2021-10002, 2021-10003 etc. beschriften, ist Ihnen überlassen. Das System dahinter muss allerdings nachvollziehbar sein.

Leistung

Wie lautet die Bezeichnung der Produkte oder der Dienstleistung? Wie hoch war die Stückzahl (Produkte) oder die Anzahl der geleisteten Stunden (Dienstleistung)? Wie sieht der Einzelpreis aus? Beschreiben Sie in Ihrer Rechnung alles so genau wie möglich.

Preis

Nennen Sie den Einzelpreis und den Endpreis Ihrer erbrachten Leistungen beziehungsweise der gekauften Waren.

Steuerbeträge

Weisen Sie in Ihrer Rechnungsvorlage für alle Posten die zusätzlich anfallende Umsatzsteuer (umgangssprachlich Mehrwertsteuer) aus, damit die Netto- und Brutto-Preise ersichtlich sind. Kommen bei Ihrer Rechnung verschiedene Steuersätze zum Tragen, sind diese gut verständlich anzugeben und aufzulisten.

Ausnahme: Kleinunternehmer

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, erheben Sie keine Umsatzsteuer auf Ihre Dienstleistungen. Brutto ist bei Ihnen als Kleinunternehmer gleich Netto. Um das genau kenntlich zu machen, müssen Sie eine gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangabe auf Ihre Rechnung schreiben.

Kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel

Das Schreiben einer Rechnung ist eine wichtige Pflicht, die Selbstständige und große Unternehmen gleichermaßen erfüllen müssen. Um sich das Leben leichter zu machen, setzen besonders gern frischgebackene Gründer oder Gründerinnen auf kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel aus dem Internet.

Diese Vorlagen lassen sich nicht nur mit der Office-Software von Microsoft (Word, Excel etc.), sondern ebenso mit Google Docs beziehungsweise Google Sheets, OpenOffice und ähnlichen Programmen öffnen und bearbeiten.

Rechnungsvorlagen erleichtern den Unternehmen die Rechnungsstellung, besonders wenn sie darin noch ungeübt sind. Denn bei den Rechnungsmustern sind in der Regel alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben vorgegeben oder markiert. Trotzdem sollten Sie bei den Vorlagen aus dem Netz alle Angaben sicherheitshalber überprüfen und unter Umständen anpassen.

Vorsicht bei kostenlosen Rechnungsvorlagen 

Zugegeben: Kostenlose Rechnungsmuster aus dem Internet sind praktisch. Sie erleichtern Ihnen die Arbeit beim Erstellen einer Rechnung. Doch leider sind die Rechnungsvorlagen in der Regel nicht im Sinne der GoBD geeignet.

Deshalb ist es ratsam, ein Rechnungsprogramm zu nutzen. So vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt und sorgen für einen gesetzeskonformen Abschluss Ihres erfolgreichen Verkaufsgesprächs.

Rechnungsvorlage für Word & Co.: Aufpassen bezüglich den GoBD

Zum Schluss noch ein wichtiger Hinweis: Die Nutzung einer Rechnungsvorlage für Word oder Excel (und ähnlichen Programmen) mag zwar bequem sein, doch leider sind diese nicht in allen Anwendungsfällen GoBD-konform. GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und ist eine Verwaltungsanweisung des deutschen Finanzministeriums aus dem Jahr 2014. 

Halten Sie sich als Selbstständiger/Selbstständige oder Unternehmer/Unternehmerin nicht an die GoBD, bekommen Sie unter Umständen Probleme mit dem Finanzamt. Für Fragen dazu wenden Sie sich bitte an einen Experten oder eine Expertin, zum Beispiel an Ihre Steuerberatung.

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Titelbild: AndreyPopov / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 30. Juli 2021, aktualisiert am Juli 30 2021

Themen:

Verkaufsgespräch