Schwachstellenanalyse: Defizite aufdecken & beseitigen

Ob beruflich oder privat: Niemand beschäftigt sich gern mit den eigenen Schwächen. Häufig lassen sich vorliegende Defizite jedoch nur so erkennen und beseitigen. Eine Schwachstellenanalyse hilft Ihnen dabei, vorhandene Schwächen in einem Prozess zu erkennen, um gezielt dagegen vorgehen zu können.

Hierfür stehen Ihnen vielfältige Schwachstellenanalyse-Methoden zur Verfügung, die Sie individuell auf die eigenen Betriebsprozesse anpassen können.

Darum ist eine Schwachstellenanalyse für Unternehmen wichtig

Angesichts des großen Konkurrenzdrucks am Markt schränken Schwachstellen in den Betriebsabläufen die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen ein. Die Folgen sind eine sinkende Wettbewerbsfähigkeit in einzelnen Geschäftsfeldern und ein Image-Verlust bei der Kundschaft.

Deswegen wird regelmäßig die Controlling-Abteilung damit beauftragt, eine Schwachstellenanalyse durchzuführen. Das Ziel besteht darin, möglichst jeden betrieblichen Ablauf und jedes System zu kontrollieren und bei Vorliegen eines Defizits oder Sicherheitslücken geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Tipp: Für eine erfolgreiche Schwachstellenanalyse ist es wichtig, dass Sie die einzelnen Abteilungen einbinden. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dort kennen die diversen Geschäftsprozesse aus der Praxis und beschleunigen die Identifizierung von internen Schwachstellen.

Wie macht man eine Schwachstellenanalyse?

Bei der Schwachstellenanalyse erheben Sie verschiedene Datensätze. Diese beziehen sich auf einzelne Abteilungen, Prozesse oder auch Maschinen. Im Anschluss an die Datenerhebung müssen Sie die gewonnenen Informationen auswerten. Dabei ermitteln Sie die Ursachen für die Schwachstellen und geeignete Optimierungspotenziale. Ausgehend von diesem Wissen ist es dann möglich, Anpassungen an den betrieblichen Prozessen vorzunehmen, um die internen Defizite zu überwinden.

Als Untersuchungsgegenstand dienen Ihnen bei einer Schwachstellenanalyse diverse Kennzahlen. Diese umfassen unter anderem die Durchlaufzeit, Kosten, Qualität und Kundenzufriedenheit. Weichen die Ist-Werte deutlich von den Soll-Werten ab, müssen Sie in Ihrem Unternehmen Gegenmaßnahmen ergreifen.

Wenn beispielsweise bestimmte Soll-Vorgaben für die Materialkosten existieren, durch Verschnitt aber dauerhaft höhere Kosten entstehen, sind Anpassungen an den Maschinen oder der Arbeitsweise der Belegschaft notwendig.

Beachten Sie: Sie müssen Schwachstellen nur nachgehen, wenn sich hieraus konkrete Risiken oder Wettbewerbsnachteile für Ihren Betrieb ergeben. Wenn die Prozesszeit über den Soll-Werten liegt, hierdurch aber keine Produktivitätseinbußen entstehen, sind Anpassungen nicht gezwungenermaßen nötig.

Verschiedene Schwachstellenanalyse-Methoden

Für die Untersuchung stehen Ihrem Unternehmen diverse Schwachstellenanalyse-Prozesse zur Auswahl.

Ein gängiges Verfahren ist die sogenannte SWOT-Analyse. Das Akronym steht für:

• Strengths (Stärken),

• Weaknesses (Schwächen),

• Opportunities (Möglichkeiten) und

• Threats (Bedrohungen).

Bei der SWOT-Analyse stellen Sie die verschiedenen Aspekte in einem Diagramm übersichtlich gegenüber und zeigen so deren Interdependenzen auf. Dadurch erkennt das Controlling mit wenigen Blicken, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht, um das bestehende Marktpotenzial voll auszuschöpfen.

Eine Portfolioanalyse hingegen hilft Ihnen, die Produkte und Dienstleistungen auf den Prüfstand zu stellen und zu klären, ob diese zielgruppengerecht sind.

Zudem spielt bei der Qualitätskontrolle das Ishikawa-Diagramm eine Rolle, das auch als Ursache-Wirkungs-Diagramm bekannt ist. Mit diesem können Sie Auswirkungen einzelner Komponenten in Prozessen auf andere Bereiche aufzeigen.

Es empfiehlt sich, eine Checkliste einzusetzen, welche die Schwachstellen innerhalb Ihres Unternehmens methodisch aufdeckt. Dadurch können Sie sicherstellen, dass das Controlling alle zu prüfenden Elemente tatsächlich untersucht, analysiert und bewertet hat.

Wo treten Schwachstellen in Betrieben vermehrt auf?

Schwachstellen lassen sich verschiedenen Kategorien zuordnen. So haben der Materialverbrauch und die Produktionszeit Einfluss auf die Kosten und damit auf das Unternehmenswachstum, wohingegen Nachhaltigkeit und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen ein Indikator für wachsende Zufriedenheit bei der Kundschaft sind.

Abhängig von den Zielsetzungen Ihres Unternehmens haben bestimmte Schwachstellen somit große oder geringe Auswirkungen auf das Erreichen der Unternehmensziele und besitzen folglich unterschiedliche Prioritäten.

Das sind typische Schwachstellen in Betrieben:

• Produktionszeit
• Kosten
• Qualität
• Sicherheit
• Zufriedenheit der Kundschaft
• Nachhaltigkeit
• Ressourcenverbrauch

Ein Schwachstellenanalyse-Beispiel aus der Praxis

Der erste Schritt einer Schwachstellenanalyse besteht in der Bestimmung des zu untersuchenden Prozesses. Langfristig müssen Sie sämtliche Betriebsabläufe scannen, keinesfalls aber alle gleichzeitig. Anschließend untersuchen Sie sämtliche mit dem ausgewählten Prozess verbundenen Kennzahlen und Kriterien darauf, inwiefern überhaupt Schwachstellen vorliegen. Ist dies der Fall, sind die Gründe hierfür zu ermitteln.

Bei der Ursachenforschung muss das Controlling die „5 M“ in den Blick nehmen:

• Mensch
• Maschine
• Material
• Methode
• Milieu

Das folgende Beispiel aus dem Vertrieb soll Ihnen dieses Vorgehen bei der Schwachstellenanalyse verdeutlichen:

Trotz hochwertiger Produkte und exzellenter Verkäufer und Verkäuferinnen gehen die Abschlüsse eines Unternehmens kontinuierlich zurück. Im Rahmen einer Schwachstellenanalyse untersucht das Controlling nun den Ablauf der Verkaufsgespräche.

Hierbei werden die Gesprächsführung, die Inhalte, die Materialien (wie in etwa die Broschüren des Unternehmens) und die Technik auf den Prüfstand gestellt. Es zeigt sich, dass es sehr lange dauert, bis die Mitarbeitenden bei der Kundschaft vor Ort den Zugriff auf die Unternehmensdaten im Betrieb bekommen. Das kann auf die Kundinnen und Kunden unprofessionell wirken.

Eine Anpassung der IT-Systeme im Betrieb oder eine Modernisierung der digitalen Endgeräte der Belegschaft sind mögliche Lösungsansätze. Hier liegt die Ursache des Problems also bei der Maschine und beim Material und nicht, wie vielleicht zunächst vermutet, bei den Mitarbeitenden.

Achtung: Nicht immer lässt sich eine Schwäche auf eine einzelne Ursache zurückführen. Oft sind gleichzeitige Anpassungen in den Betriebsabläufen erforderlich.

Fazit: Durch regelmäßige Kontrollen der Schwachstellen wettbewerbsfähig bleiben

Eine Schwachstellenanalyse bietet Ihrem Unternehmen eine Möglichkeit, die Fehlerrate zu senken und Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen weiter zu optimieren. Das spart Kosten und sorgt für eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Allerdings müssen Sie in eine solche Analyse Zeit und Ressourcen investieren. Die Belegschaft kann sich nicht auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, sondern muss parallel zum Tagesgeschäft die Schwachstellenanalyse-Methoden anwenden.

Es ist daher sinnvoll, wenn Sie solche Untersuchungen in einem festen, planbaren Turnus durchführen. Zudem ist es wichtig, regelmäßig Ihre festgelegten Ziele systematisch zu kontrollieren, um zu überprüfen, ob Ihre ergriffenen Maßnahmen fruchten und Schwachstellen tatsächlich verschwinden.

Titelbild: Christin Hume / Unsplash