Systemanalyse: Komplexe Systeme untersuchen und bewerten

Viele Dinge in unserer Lebenswelt sind ein System: der menschliche Organismus, der Staat, das Nachrichtenwesen und eben auch ein Unternehmen. Diese komplexen Systeme lassen sich in Unterbereiche wie IT-Systeme, Personalsysteme, Wirtschaftssysteme und vieles mehr unterteilen. Dabei stehen einzelne Bereiche oft in Beziehung zueinander.

Auch bei Geschäftsprozessen ist es wichtig, den Betrieb als ein System zu begreifen und es entsprechend zu untersuchen und zu bewerten. Dafür können Sie die Systemanalyse einsetzen. Dieses Modell bringt Ihr Unternehmen schnell nach vorne und verschafft Ihnen einen guten Überblick über die Geschäftsprozesse.

Was ist eine Systemanalyse? Eine Definition

In der Betriebswirtschaft ist eine Systemanalyse ein systematischer Ansatz zur Modellierung, Untersuchung und Bewertung von (komplexen) Systemen. Die Methode ist praxiserprobt und kommt in kleinen, mittleren und großen Betrieben gleichermaßen zum Einsatz. Das Ziel einer Systemanalyse besteht darin, Schwächen einzelner Systeme aufzudecken und im Rahmen von Interventionen zu beseitigen.

Hierbei untersuchen Sie bei der Systemanalyse entweder das betriebliche System als Ganzes oder widmen sich einzelnen Teilbereichen, Systemelementen oder klar definierten Problemstellungen innerhalb des Unternehmens.

Was ist das Ziel der Systemanalyse?

Mit der Methode der Systemanalyse verfolgen Unternehmen ganz unterschiedliche Ziele. Prinzipiell geht es jedoch darum, die Betriebsprozesse zu optimieren und die Firma hierdurch wirtschaftlich zu gestalten. Unter anderem kommen Systemanalysen im Vorfeld der Konzeption einer Software zum Einsatz — aber auch bei Umstrukturierungen und Reorganisationen des Unternehmens erfüllen Sie eine wichtige Funktion.

Speziell im Rahmen der Digitalisierung und der damit einhergehenden Automatisierung von Prozessen leistet eine Systemanalyse gute Dienste. Abhängig vom jeweiligen System untersuchen Sie unterschiedliche Faktoren und Systemelemente, zu denen beispielsweise die Organisation als Ganzes, die verwendeten Technologien oder der Mensch gehören.

Die Systemanalyse als Methode ist klar von der Systemtheorie zu unterscheiden. Letztere ist der wissenschaftliche Unterbau, der als Grundlage der Untersuchung dient. Die Systemanalyse ist hingegen ein Werkzeug zur Erreichung klar definierter Zielsetzungen.

Die Systemtheorie begreift einen Betrieb als ein komplexes System aus vielfältigen Untersystemen, die zueinander in einer Beziehung stehen und einander beeinflussen. Schwierigkeiten in einem System haben immer Auswirkungen auf die anderen Systeme. Deswegen ist es bei der Systemanalyse wichtig, die Interdependenzen einzelner Unternehmensbereiche zu berücksichtigen und bei Interventionen mitzudenken.

Wie funktioniert eine Systemanalyse?

Eine Systemanalyse läuft in mehreren Phasen ab, die Sie unter anderem so abgrenzen können:

1. Identifikation und Ist-Analyse

Im ersten Schritt der Methode geht es darum, ein vorliegendes System zu identifizieren, es zu definieren und es klar zu benennen. Wollen Sie Ihr Unternehmen als Ganzes begreifen oder einzelne Systeme wie einen bestimmten Prozess untersuchen und bewerten?

Hier ermitteln Sie ein eindeutig zu untersuchendes Themenfeld oder Problem, das Sie dann klar von anderen Aufgaben oder Themen abgrenzen. Nur durch eine klare Definition des Ziels der Systemanalyse lassen sich mit ihr sinnvolle und zielführende Lösungen erarbeiten.

In diesem Zusammenhang spielt eine Ist-Analyse eine wichtige Rolle. Diese setzt sich aus der Ist-Erfassung (Ist-Aufnahme), der Ist-Dokumentation und der Potenzialanalyse zusammen. Sie bestimmen den konkreten Ist-Zustand Ihres Unternehmens oder eines einzelnen Prozesses und dokumentieren die einzelnen Aspekte und verwendeten Modelle.

In der Potenzialanalyse stellen Sie die einzelnen Lösungen einander gegenüber, um Potenziale zu erkennen, die sich aus einer Systemanalyse und einer daran anschließenden Intervention ergeben würden.

2. Konzeptionalisierung

Nach der ausführlichen Ist-Analyse entscheiden Sie sich für ein konkretes Modell für die Systemanalyse. Zu diesem Zweck ziehen Sie alle gesammelten Informationen heran und bewerten diese hinsichtlich ihrer Funktionalität und Sinnhaftigkeit für Ihren Betrieb.

Hierfür ist es erforderlich, die Arbeitsweise des jeweiligen Systems und seine Wirkungszusammenhänge mit anderen Systemen aufzuzeigen. In diesem Zusammenhang spielen Tools wie Flussdiagramme, Kausaldiagramme, Modellgrenzdiagramme oder Subsystemdiagramme eine wichtige Rolle. Nach der Analyse aller Faktoren entscheiden Sie sich für ein Modell oder einen Ansatz, den Sie für Ihr Unternehmen verfolgen wollen.

3. Simulation und Realisierung

Durch den Einsatz von Computerprogrammen modellieren Sie die von Ihnen gewählte Lösung. Über eine solche Abbildung bekommen Sie einen Eindruck davon, welche Auswirkungen eine Implementierung hätte. Durch eine kritische Bewertung erkennen Sie schnell, ob sich eine Intervention für Ihre Firma lohnt.

Außerdem müssen Sie sich in diesem Zusammenhang entscheiden, ob Sie eine eigene Lösung für das Problem entwickeln — zum Beispiel anhand einer Software — oder eine bereits bestehende Lösung am Markt kaufen wollen.

4. Evaluation und Implementierung

In der letzten Phase der Methode setzen Sie die gewählte Lösung um und implementieren diese. Hierbei sind die Wechselwirkungen mit anderen Prozesse und Systemen unbedingt zu berücksichtigen. Das gilt insbesondere, wenn neue Technologien in die bereits vorhandene IT-Landschaft integriert werden sollen, zum Beispiel eine eigene Software.

Ein System steht niemals für sich allein, sondern muss mit anderen Systemen interagieren. Häufig wird eine Neuerung oder Funktion zunächst nur in einem Teilbereich eingeführt und bei Erfolg auf andere Unternehmensbereiche ausgedehnt.

Die Vor- und Nachteile der Systemanalyse im Überblick

Bevor Sie sich für eine Analyse Ihres Systems entscheiden, sollten Sie das Für und Wider für Ihren persönlichen Bedarf abwägen. Im Folgenden erfahren Sie, wie eine Systemanalyse zu einer positiven Entwicklung Ihres Unternehmens beitragen kann — und was eventuelle Nachteile bei der Anwendung des Modells sein könnten.

Systemanalyse durchführen: Darauf sollten Sie achten

Achten Sie bei Ihrer Systemanalyse darauf, dass Sie möglichst alle Faktoren mit einbeziehen, die für Ihre Geschäftsprozesse relevant sind. Teilen Sie diese hinsichtlich ihrer Nützlichkeit oder Schädlichkeit für Ihren Betrieb ein. So sehen Sie schnell, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.

Hierbei müssen Sie unbedingt die Wechselwirkungen und Beziehungen zwischen einzelnen Systemen und Faktoren berücksichtigen. Spezielle Umfelder oder Subsysteme machen eine individuelle Systemanalyse erforderlich. Zudem sollten Sie immer den Faktor Zeit im Blick behalten.

Berücksichtigen Sie bei jeder Entscheidung vergangene Entwicklungen, den aktuellen Ist-Zustand sowie zukünftige Anforderungen an Ihr System.

Titelbild: metamorworks / iStock / Getty Images Plus