15 Angewohnheiten hochproduktiver Menschen

Niemand will Arbeit aufschieben. Niemand will sich gestresst fühlen. Niemand will sich jeden Tag ablenken lassen. Und doch passiert es.

Aber wie sieht das bei den erfolgreichsten Menschen der Welt aus?

Was machen sie anders? Sie müssen sich doch bestimmt täglich mit unzähligen Ablenkungen herumschlagen. Welche Angewohnheiten helfen ihnen dabei, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren? Genau diese Frage versuchen wir, in diesem Artikel zu beantworten.

Angewohnheiten hochproduktiver Menschen

Wir haben uns mit den klügsten Köpfen und erfolgreichsten Unternehmern befasst, um herauszufinden,

• wie es ihnen gelingt, nicht die Konzentration zu verlieren und Ablenkungen erfolgreich zu umschiffen.
• Wie maximieren sie ihre täglichen Energiereserven, ohne eine Tasse Kaffee nach der anderen zu trinken?
• Wie schaffen sie es, schwierige, geistig anstrengende Tätigkeiten nicht aufzuschieben?

Im Rahmen unserer Recherche haben wir einige faszinierende Trends entdeckt. aus denen wir 15 Angewohnheiten herauskristallisieren konnten, die ein Großteil dieser Menschen gemein hatte.

Angewohnheit 1: Sie machen häufig Pausen, um Energie zu tanken.

Forschungen haben ergeben, dass kurze Pausen während der Arbeit die Konzentrationsfähigkeit und Produktivität drastisch steigern (Quellen hier und hier). Warum ist das so?

Unser Körper verfügt über zwei biologische Uhren:

• Der circadiane Rhythmus
• Der ultradiane Rhythmus

Der circadiane Rhythmus erstreckt sich über Zeitraum von 24 Stunden. Unser Körper setzt anhand dieses Rhythmus Melatonin frei und gibt dadurch vor, wann wir uns voller Energie und wann wir uns müde fühlen. Hier ist eine grafische Darstellung:

Der ultradiane Rhythmus hingegen erstreckt sich über einen Zeitraum von 90 Minuten. Anhand dieses Rhythmus erleben wir im Verlauf eines Tages Phasen höherer und niedrigerer Energie.

Daher können wir beispielsweise 90 Minuten lang hochkonzentriert arbeiten, fühlen uns danach aber erschöpft und müssen wieder Energie tanken. Genau das ist unser körpereigener ultradianer Rhythmus, der grafisch dargestellt ungefähr so aussieht:

Produktive Menschen verstehen, dass eine effektive Energieeinteilung genauso wichtig ist wie eine gute Zeiteinteilung.

Eine effiziente Methode, um Hand in Hand mit dem eigenen ultradianen Rhythmus zu arbeiten, ist die „Pomodoro-Technik“.

Angewohnheit 2: Sie sind sehr zielstrebig

Steve Jobs hat einmal gesagt:

Wenn heute der letzte Tag meines Lebens wäre, würde ich das tun wollen, was ich für heute geplant habe?

Steve Jobs

Wenn er zu viele Tage hintereinander erlebte, an denen er sich diese Frage mit „Nein“ beantwortete, passte er seinen Lebensstil an, bis er ein „Ja“ nach dem anderen erhielt. Daraus entstand schlussendlich ein Unternehmen, das 702 Milliarden Dollar wert ist. Diese Strategie zwang Jobs dazu, langfristige Ziele zu definieren und bei der Stange zu bleiben.

Produktive Menschen denken an ihr Lebensende. Sie haben eine feste Vorstellung davon, wie sie in Erinnerung bleiben möchten. Welches Erbe sie hinterlassen wollen. Oder was Andere bei ihrer Beerdigung über sie sagen (sollen).

Und von diesem Punkt aus arbeiten sie quasi rückwärts, um ihre Ziele zu erreichen.

Das spiegelt sich in psychologischen Theorien und Modellen zur Motivation wider. Wenn wir von einer bestimmten Absicht angetrieben werden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir besonders hart arbeiten, deutlich höher. Wie Simon Sinek, ein preisgekrönter Autor, sagt:

Menschen kaufen nicht was Sie tun, sondern warum Sie es tun.

Simon Sinek

Also beginnt alles mit der Definition unserer eigenen Absichten. Was sind Ihre langfristigen Ziele?

Angewohnheit 3: Sie erstellen ihre To-Do-Listen am Vorabend, inklusive Unteraufgaben & Fristen

Angenommen, eine besonders wichtige Aufgabe ist der Abschluss einer zehnseitigen Präsentation. Viele besonders produktive Menschen würden für diese Aufgabe am Vorabend Zwischenfristen festlegen. Das könnte dann in etwa so aussehen:

• 9:00–10:00 Uhr Grobe Gliederung der Präsentation erstellen
• 10:00–11:30 Uhr Texte für die Präsentation verfassen
• 11:30–12:30 Uhr Alle Bilder in die Präsentation einfügen
• 12:30 Uhr Mittagessen mit Kathrin

Zwischenfristen zu setzen, bedeutet, dass man sich an das Parkinsonsche Gesetz halten muss. Denn eine Aufgabe, die in wenigen Minuten fällig ist, kann auch in diesen wenigen Minuten erledigt werden.

Angewohnheit 4: Sie nutzen Tools, um internen Ablenkungen vorzubeugen

Natürlich kann man sich darum bemühen, seinen Tag strikt durchzuplanen, aber es kommt dennoch immer wieder zu Ablenkungen. Diese treten auf zweierlei Art und Weise auf:

1. Interne Ablenkungen, die wir selbst hervorrufen
2. Externe Ablenkungen, die von Anderen hervorgerufen werden

Meistens kommen die Ablenkungen jedoch von uns selbst. Uns fällt etwas ein und wir suchen danach in Google. Dann landen wir ganz schnell auf Facebook, Twitter oder anderen Websites. Oder wir gehen unsere Lieblings-Apps auf dem Smartphone durch.

Diese vier Tipps können dabei helfen, interne Ablenkungen deutlich zu reduzieren. Wie man externe Ablenkungen angehen kann, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Angewohnheit 5: Sie führen eine separate To-Do-Liste für externe Ablenkungen

Wie gelingt es sehr produktiven Menschen, inmitten einer Flut von E-Mails, Anrufen, Chat-Nachrichten, SMS und Anfragen von anderen konzentriert weiterzuarbeiten?

Viele von ihnen führen dafür eine separate To-Do-Liste für tägliche Ablenkungen.

Wenn sie beispielsweise von einem Kollegen gebeten werden, eine Vertriebspräsentation durchzusehen, antworten sie folgendermaßen:

In den allermeisten Fällen wird die Antwort darauf „Alles klar, kein Problem!“ sein.

Die Anfrage wird dann auf einer separaten To-Do-Liste vermerkt, die abgearbeitet wird, nachdem die wichtigste Aufgabe des Tages vollendet ist.

Der ehemalige U.S.-Präsident Dwight Eisenhower hat es einmal sehr treffend formuliert:

Was wichtig ist, ist nicht immer dringend. Und was dringend ist, ist nicht immer wichtig.

Hochproduktive Menschen lassen sich durch äußere Einwirkungen nicht von ihren langfristigen Zielen ablenken.

Ein hilfreiches Tool für die Definition von Ablenkungen ist die sogenannte Eisenhower-Matrix, die dabei hilft, Aufgaben in die Kategorien „wichtig“ und „dringend“ einzuordnen. Hier einige Beispiele:

Um Ihre Eisenhower-Matrix zu definieren, stellen Sie sich die folgenden Fragen: Welche Aufgaben sind Ihnen wichtig und welche sind nicht wichtig? Welche Ablenkungen kommen oft vor? Schreiben Sie sie auf:

1. Aufgaben mit der größten Bedeutung für meine Karriere sind ______________.
2. Aufgaben, die ich oft ausführe, die aber meinen langfristigen Karrierezielen nicht dienen, sind ______________.
3. Meine häufigsten Ablenkungen im Alltag sind ______________.

Finden Sie dann heraus, ob und wie Sie die Aufgaben auslagern oder delegieren können, die die geringste Bedeutung haben.

Angewohnheit 6: Sie verwenden Tools/Systeme, um ihren E-Mail-Verkehr zu optimieren

E-Mails können ganz schön nerven.

Sie sind eine Sisyphus-Aufgabe. Ganz gleich, wie fest wir uns vornehmen, alle E-Mails abzuarbeiten, es kommen doch immer neue dazu. Beinahe so, als müsste man einen Felsen auf einen Berg rollen.

E-Mails auf Raten – ein systematischer Ansatz, bei dem Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten abrufen, kann Ihnen dabei helfen, Ihr Postfach unter Kontrolle zu bringen. Wenn Sie aber hunderte E-Mails am Tag erhalten, brauchen Sie eine andere Lösung.

Ein weiteres Produktivitätstool für E-Mails ist die Erweiterung von HubSpot Sales. Das Programm zeigt Ihnen an, wenn jemand eine wichtige E-Mail öffnet, ermöglicht Ihnen, den Versand von E-Mails zu planen, und bietet Ihnen wichtige Kontextinformationen zu Ihren Empfängern direkt im Postfach.

Ein weiteres sehr nützliches Tool ist Unroll.me. Damit können Sie sich von mehreren E-Mail-Verteilern gleichzeitig abmelden.

Außerdem gibt es eine Reihe Tastenkombinationen für E-Mail-Programme, mit denen Sie bis zu 60 Stunden pro Jahr einsparen können.

Angewohnheit 7: Bewegung und gesunde Ernährung gehören zu ihrer täglichen Routine

Brian Balfour, ein erfolgreicher Unternehmer und Investor, sieht sein Gehirn als Muskel an.

„Stellen Sie sich Ihr Gehirn als Muskel vor. Wie Ihre Arme und Beine braucht auch Ihr Gehirn Nahrung, um gut zu funktionieren, Bewegung, um stärker zu werden, und Ruhe, um sich zu erholen. Ein gutes körperliches Befinden legt den Grundstein für geistige Energie. Wenn Sie sich schlecht ernähren, übergewichtig und im Allgemeinen nicht fit sind, wie soll Ihr Gehirn es dann sein? Was die Ernährung angeht, gibt es bestimmte Nahrungsmittel, die gesunde Nährstoffe liefern und andere, die uns ausbremsen und lethargisch machen.“

Forschungsergebnisse haben gezeigt, dass Bewegung unser Gehirn aufweckt sowie die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit steigert. Bewegung ist – genauso wie unser Essen – Nahrung für das Gehirn. Vergleichen wir einmal diese zwei Gerichte:

Wenn Sie den Pulled-Pork-Burger essen, landen Sie danach in der Futternarkose. Wenn Sie sich für den Salat entscheiden, geben Sie Ihrem Körper viele Nährstoffe und somit auch mehr Energie.

Ungesunde Gerichte zum Mittagessen (z. B. Pulled-Pork-Burger mit Pommes) lassen unseren Blutzuckerspiegel stark ansteigen, wodurch der Körper viel Insulin freisetzt. Das wiederum ruft ein Gefühl der Müdigkeit und Lethargie hervor.

Sie haben nach der Mittagspause mit einem ausgiebigeren Essen doch bestimmt auch schon einmal ein Meeting erlebt, in dem Sie sich auf nichts konzentrieren konnten.

Angewohnheit 8: Sie sind blitzschnell im Umgang mit Computern

Die meisten besonders produktiven Menschen richten Ihre Computernutzung darauf aus, möglichst schnell arbeiten zu können. Folgende Möglichkeiten bieten sich hier an:

1. Die Geschwindigkeit des Mauszeigers anpassen – Wir benutzen unsere Computermaus jeden Tag, da kann man ruhig auch mal beschleunigen.
2. Tastenkombination lernen – Es gibt unzählige Tastenkombination für Google Chrome, Microsoft Office, E-Mail-Programme, Google Docs, die Bedienung von Mac oder Windows und vielem mehr. Damit lässt sich eine Menge Zeit sparen.
3. Tools verwenden, um Anwendungen schnell zu finden – Der Unternehmer Noah Kagan ist begeistert von einem kostenlosen Tool namens Alfred (für Mac). Damit kann man die Programme, die man öffnen will, schnell finden.
4. Die Tippgeschwindigkeit erhöhen – Schneller Tippen bedeutet, Aufgaben schneller erledigen zu können. Die durchschnittliche Tippgeschwindigkeit von Leuten, die viel am Computer arbeiten, liegt bei 80 Wörtern pro Minute. Wenn Sie langsamer tippen, sollten Sie schnelleres Tippen lernen. Hier finden Sie einen kostenlosen Test zur Messung Ihrer Geschwindigkeit.
5. Verwenden Sie zwei Monitore – Mit zwei Monitoren können Sie Ihre Produktivität um bis zu 50 % steigern. Denn damit müssen Sie nicht mehr ständig zwischen Ihren Aufgaben und Dokumenten hin- und herschalten.

Dies sind einige einfache Methoden, mit denen Sie Ihre täglichen Aufgaben am Computer beschleunigen können.

Angewohnheit 9: Sie haben ein „dynamisches Selbstbild“

Die Psychologin Dr. Carol Dweck sagt, dass jeder Mensch eines von zwei möglichen Selbstbildern hat:

1. Statisches Selbstbild
2. Dynamisches Selbstbild

Ein statisches Selbstbild gibt uns die Vorstellung, dass unsere Fähigkeiten, Qualitäten und unser Charakter unveränderlich sind.

Personen, die ein solches Selbstbild haben, sagen zum Beispiel: „Ich bin im Umgang mit Menschen einfach nicht so gut.“ Oder „Ich kann nicht gut vor Anderen Reden halten.“ Damit geben sie sich geschlagen, denn sie sehen ihre Fähigkeiten und ihr Können als unveränderlich und dauerhaft festgelegt an. Sie brauchen stets die Bestätigung von anderen und sehen Misserfolge als Versagen an.

Bei einem dynamischen Selbstbild hingegen wird angenommen, dass alle Fähigkeiten und Qualitäten erlernt werden können.

Wenn der eigene Schreibstil schlecht ist, kann man lernen, wie man besser schreibt. Wenn man kein guter Verkäufer ist, kann man lernen, besser zu werden. Personen mit einem dynamischen Selbstbild lieben Herausforderungen und sehen Misserfolge eher als eine Möglichkeit an, etwas Neues zu lernen.

Hier sehen Sie eine schöne grafische Darstellung von Nigel Holmes über die Unterschiede zwischen statischem und dynamischen Selbstbild:

Quelle: nigelholmes.com, Übersetzung von HubSpot

Denken Sie einmal an Personen in Ihrem Umfeld, die das jeweilige Selbstbild haben: Wer gibt leicht auf und gibt sich geschlagen? Wer will stets etwas Neues lernen?

Am wichtigsten ist jedoch, welches Selbstbild Sie haben.

Angewohnheit 10: Sie lagern anspruchslose Aufgaben aus

Hochproduktive Menschen konzentrieren sich ausschließlich auf ihr Spezialgebiet – der Rest wird ausgelagert.

Benötigen Sie die folgenden Dienstleistungen?

• Dateneingabe in eine Tabellenkalkulation – Holen Sie sich für 14–22 Euro/Std. einen virtuellen Assistenten von my-vpa oder freiarbeiter.com zur Unterstützung.
• Lassen Sie Ihre Wäsche waschen, Ihr Schlafzimmer aufräumen und das Bad putzen. Mit Anbietern wie Book A Tiger können Sie Ihre Hausarbeit auslagern.
• Lebensmitteleinkauf – Lassen Sie sich Ihre Einkäufe mit myTime nach Hause liefern.

Produktive Menschen denken nicht: „Aber das ist so teuer! Das Geld spare ich mir lieber und mache es selbst.“

Sie betrachten stattdessen ihr Gehalt auf Stundenbasis. Wenn jemand beispielsweise 40 €/Std verdient und für die Hausarbeit sechs Stunden brauchen würde, könnte er:

• Die Hausarbeit für 240 € selbst machen (40 €/Std x 6 Std).
• Jemand anderem dafür 90 € bezahlen (15 €/Std x 6 Std).

Wird die Hausarbeit ausgelagert, hat die Person jetzt sechs Stunden mehr Zeit, in der 40 €/Std verdient werden können, anstatt sie mit putzen zu verbringen.

Die Person kann in dieser Zeit also 240 € verdienen. Zieht man die 90 € an Kosten für den Service ab, hat die Person 150 € eingespart, anstatt die Aufgabe selbst zu erledigen.

Betrachtet man Aufgaben auf Stundenbasis, spart man dabei nicht nur Zeit sondern auch Geld.

Angewohnheit 11: Meditation

Meditation ist eine weit verbreitete Praxis, und auch viele weithin bekannte und erfolgreiche Geschäftsleute schwören darauf, etwa:

• Mark Benioff, CEO von Salesforce
• Arnold Schwarzenegger, Schauspieler und Politiker
• Tim Ferriss, Unternehmer und Autor
• Martin Scorsese, Regisseur
• Ray Dalio, Hedgefonds-Manager

Das Frontalhirn (auch präfrontaler Cortex) wird beruhigt. In diesem Teil des Gehirns sind Logik und Kreativität beherbergt. Dadurch können wir uns besser konzentrieren, sind weniger ängstlich, kreativer, mitfühlender, erleben eine bessere Gedächtnisleistung und weniger Stress.

Die Vorteile von Meditation sind nahezu endlos, weswegen auch so viele erfolgreiche Menschen darauf schwören.

Angewohnheit 12: Sie sagen Nein (und zwar auf nette Weise)

Es liegt in unserer Natur, anderen helfen zu wollen. In unserem Gehirn gibt es sogar einen Bereich, der sogenannte Gyrus supramarginalis, der empathische Reaktionen hervorruft.

Deswegen fällt es uns auch so schwer, Nein zu sagen.

Wir müssen uns eine „To-Don‘t-Liste“ erstellen, auf der wir Sachen festhalten, die unsere Karriere nicht fördern. Um es sich leichter zu machen, auch mal „Nein“ zu sagen, probieren Sie doch einmal „Nein- Vorlagen“ aus. Entwickelt wurden sie von Mark Suster, einem Venture-Capital-Geber und Angel-Investor. Und so sehen sie aus:

Wir wollen gerne unsere Hilfe anbieten. Aber um produktiv zu sein, müssen wir lernen, wann wir Nein sagen und uns auf unsere eigentlichen Ziele konzentrieren müssen.

Angewohnheit 13: Sie konzentrieren sich auf Positives

Viele hochproduktive Menschen rufen sich wiederholt ins Gedächtnis, für welche Aspekte ihres Lebens und welche Vorkommnisse in ihrem Alltag sie besonders dankbar sind. Vier renommierte Universitäten haben herausgefunden, dass eine derartig praktizierte Dankbarkeit die Produktivität steigern kann:

• Studien der Univesität Yale zeigen, dass ein Dankbarkeitstagebuch zu besserer Aufmerksamkeit, mehr Enthusiasmus, Entschlossenheit, Achtsamkeit und Energie führt.
• Studien der Univesität Harvard zeigen, dass Dankbarkeit förderlich für die Gesundheit ist und Beziehungen stärkt.
• Studien der UC-Berkeley zeigen, dass ein Dankbarkeitstagebuch den Schlaf verbessert und die Entstehung von Krankheiten reduziert.
• Studien der Columbia University zeigen, dass Dankbarkeit das Immunsystem stärkt und gleichzeitig Angstzustände und Depression dämpft.

Forschungen haben zudem wiederholt ergeben, dass Dankbarkeit zufrieden macht und Zufriedenheit wiederum die Produktivität erhöht. Also verbessert Dankbarkeit die Produktivität:

Dankbar für das zu sein, was man hat oder was einem widerfährt, ist eine der schnellsten Möglichkeiten, um nicht nur die eigene Produktivität zu steigern sondern auch die gesamte Lebensqualität.

Angewohnheit 14: Sie vermeiden Entscheidungsunwillen

Persönlichkeiten wie Mark Zuckerberg oder Steve Jobs vermeiden Entscheidungsunwillen, indem sie triviale Entscheidungen eliminieren. Zum Beispiel, indem sie jeden Tag die gleiche Kapuzenjacke oder den gleichen schwarzen Rollkragenpulli tragen. Steve Jobs aß oft wochenlang nur ein bestimmtes Nahrungsmittel. Einmal verzehrte er so viele Karotten, dass seine Haut orange wurde.

Der ehemalige US-Präsident Obama hatte ein System mit Entscheidungsmemos. Dabei waren an jedes Dokument, mit dem er sich befasste, drei Kästchen angehängt, auf denen er „stimme zu“, „stimme nicht zu“ oder „Besprechungsbedarf“ ankreuzte, um seinen Mitarbeitern mitzuteilen, wie zu verfahren war.

Angewohnheit 15: Sie sind begeistert von Tipps und Tricks zur Produktivitätssteigerung

Haben Sie eine tolle Möglichkeit, eine Aufgabe in 0,5 Sekunden weniger Zeit zu erledigen? Dann würden hochproduktive Menschen Ihr Geheimnis erfahren wollen. Hier sind noch ein paar Tipps und Tricks für die Produktivitätssteigerung, die Sie in Ihren Alltag einbauen können:

• Bereiten Sie am Wochenende Ihr Mittagessen für den Rest der Woche zu
• Buchen Sie Zeit in Ihrem Kalender, bevor andere es tun
• Verwenden Sie im Kalender nicht die Standardeinstellung von einer Stunde pro Veranstaltung
• Halten Sie ein 30-minütiges Nickerchen, um Ihre Leistungsfähigkeit um 34 % zu steigern
• Schalten Sie Benachrichtigungen auf ihrem Smartphone aus
• Hören Sie bei der Arbeit anstatt Popmusik lieber Instrumental-Musik oder Whitenoise-Soundtracks
• Stellen Sie Ihren Schreibtisch ans Fenster
• Sorgen Sie für eine Umgebungstemperatur von 21–25 Grad
• Arbeiten Sie in unterschiedlichen Umgebungen, wie Cafés oder Parks
• Schalten Sie mit Inbox Pause Gmail stumm
• Blenden Sie Ihre Browser-Tabs/-Benachrichtigungen im Hintergrund aus
• Probieren Sie eine Diktatsoftware aus
• Sortieren Sie Ihre Aufgaben jeden Tag nach „müssen, sollen, wollen“
• Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, machen Sie es sofort
• Arbeiten Sie nur fünf Minuten lang an einer großen Aufgabe

Einzeln angewandt werden diese Tipps nur kleine Vorteile bringen. Wenn Sie aber jede Woche mehrere davon in Ihren Ablauf integrieren, werden Sie überrascht sein, welche Auswirkungen sie auf Ihre Geschwindigkeit und Effizienz haben.