Umsatzplanung: Ein umfassender Leitfaden

Die Ermittlung des Umsatzes ist eines der wichtigsten Instrumente für Entscheider in Unternehmen. Die Umsatzplanung ist die beherrschende Größe im Finanzplan und letztlich entscheidend für die Frage: Wie viele Umsatz muss für welches Kostenbudget erreicht werden? Nur wer das weiß, kann realistisch planen, hohe Ziele stecken und ein Unternehmen erfolgreich lenken.

Doch realistische Prognosen zu erstellen, ist keine leichte Aufgabe.

In diesem Leitfaden erklären wir ausführlich, wie Sie sichergehen können, dass Ihre Umsatzplanung und Umsatzprognosen möglichst genau sind.

Was ist Umsatz?

Der Umsatz (auch Erlös) bezeichnet die Summe aller verkauften Leistungen eines Unternehmens. Alle Gelder und Forderungen, die durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen entstehen, fließen dabei in den Umsatz mit ein. Er gibt also an, wie viel Geld ein Unternehmen eingenommen hat.

Umsatz berechnen: Wie funktioniert es?

Die Formel zur Berechnung des Umsatzes ist denkbar simpel: Sie addieren einfach alle Einnahmen. Also alles, was Sie anderen in Rechnung stellen und auf Ihrem Konto oder der Kasse eingeht. Das Ergebnis ist der Umsatz, auch Erlös genannt.

Was sind Umsatzprognosen?

Umsatzprognosen dienen der Vorhersage der Umsätze, die einzelne Vertriebsmitarbeiter, Teams oder Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum voraussichtlich erzielen werden. Sie helfen bei der Planung, Zielsetzung und Kontrolle des wirtschaftlichen Erfolgs. Außerdem dienen sie der Berichterstattung gegenüber der Unternehmensleitung sowie Vorstandsmitgliedern und/oder Anteilseignern.

Gewinn und Break-even-Point

Nicht zu verwechseln ist der Umsatz mit dem Gewinn:

Der Umsatz gibt Auskunft darüber, wie viel Geld Sie eingenommen haben, ohne danach zu fragen, wie viel Sie ausgegeben haben. 

Den Gewinn erhalten Sie, wenn Sie alle Ihre Kosten vom Umsatz abziehen.

Im Zusammenhang mit Umsatz und Gewinn ist vor allem der Break-even-Point relevant. Er bezeichnet den Punkt, an dem Umsatz und Kosten gleich hoch sind. Wird er überschritten, ergeben sich Gewinne, wird er unterschritten, ergeben sich Verluste. Der Break-even-Point wird im Deutschen deshalb auch Gewinnschwelle oder Nutzenschwelle genannt.

Der Break-even-Point gibt Ihnen Antwort auf die Frage: Wie viel Umsatz muss mein Unternehmen erzielen, um die Fixkosten zu decken?

Warum sind Umsatzprognosen in Ihrer Umsatzplanung so wichtig?

Ein entscheidender Vorteil von Umsatzprognosen besteht darin, dass sich potenzielle Probleme mit ihrer Hilfe relativ früh erkennen lassen. Und das ist grundlegend für Ihren Erfolg, denn je früher Sie von einem Problem erfahren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie es im Keim ersticken können. So ist es für Vertriebsleiter beispielsweise wichtig, frühzeitig davon zu erfahren, wenn ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, ihre Quoten zu erfüllen.

Denn je eher sie davon Kenntnis erlangen, dass ihnen zum Beispiel einer ihrer Konkurrenten mit großzügigen Rabatten ihre Kunden abzuwerben droht oder dass sie ihr neues Vergütungsmodell noch einmal überarbeiten sollten, weil es sich negativ auf die Motivation ihrer Mitarbeiter auswirkt, desto besser.

Umsatzprognosen werden aber auch benötigt, um verschiedene Entscheidungen treffen zu können – von der Einstellung neuer Mitarbeiter über das Ressourcen-Management bis hin zur Planung von Zielen und Budgets.

Wenn Sie laut Ihrer Prognose beispielsweise von einem Anstieg der Verkaufschancen um 26 Prozent ausgehen können, wäre es denkbar, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, um der steigenden Nachfrage gerecht werden zu können. Umgekehrt wäre es sinnvoll, etwaige Rekrutierungsmaßnahmen vorübergehend auf Eis zu legen, sollte sich hier ein Rückgang abzeichnen.

Eine solche Prognose kann außerdem nahelegen, verstärkt in Marketing-Kampagnen zu investieren und/oder Schulungen Ihrer Mitarbeiter zum Thema Kundengewinnung anzusetzen, um den negativen Trend zeitnah umzukehren.

Die Umsatzplanung als Instrument zur Motivation

Anhand von Umsatzprognosen können Sie den Fortschritt Ihres Teams wöchentlich prüfen und mit Ihrer Planung abgleichen, sodass Sie und Ihr Team stets einen Überblick über den aktuellen Stand haben. Für Mitarbeiter, für die ein Plan zur Performance-Verbesserung erstellt wurde, bietet es sich sogar an, ihren Fortschritt täglich festzuhalten, um zu verhindern, dass sie zurückfallen.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie alles daransetzen, möglichst genaue Prognosen zu erstellen. Das soll jedoch nicht heißen, dass Sie etwas falsch gemacht haben, wenn sich Ihre Einschätzungen letztendlich nicht vollständig mit Ihren erzielten Ergebnissen decken. Tatsächlich sind geringfügige Abweichungen durchaus zu erwarten, schließlich können Sie nicht hellsehen.

Problematisch wird es erst, wenn sich deutliche Diskrepanzen ergeben. Doch solange Ihre Umsatzplanung auf soliden Daten basiert und Sie die richtige Methode (siehe unten) wählen, werden Ihnen Ihre Prognosen verlässliche Daten dazu liefern, wie Sie das Wachstum Ihres Unternehmens effektiv steigern können.

Umsatzprognose erstellen: Voraussetzungen für die realistische Umsatzplanung

Um genaue Umsatzprognosen erstellen zu können, benötigen Sie Folgendes:

• Umsatzziele (auf Team- und Mitarbeiterebene)

  Diese dienen als objektiver Maßstab für die neutrale Beurteilung der Performance Ihrer Mitarbeiter.

• Klar definierter, dokumentierter Vertriebsprozess

  Um die Wahrscheinlichkeit von Geschäftsabschlüssen realistisch prognostizieren zu können, müssen alle Vertriebsmitarbeiter demselben Prozess und einer festen Abfolge von Schritten folgen.

• Einheitliche Definitionen der Lifecycle-Phasen, die Ihre Kontakte durchlaufen

  Es ist entscheidend, dass die Aufnahmekriterien für Ihre einzelnen Lifecycle-Phasen (zum Beispiel potenzielle Kunden, Leads, Opportunities, Kunden) klar definiert sind.

• Ein CRM-System

  Um genaue Prognosen zur Wahrscheinlichkeit von Geschäftsabschlüssen treffen zu können, ist ein CRM erforderlich, in dem die einzelnen Interaktionen mit Kontakten genau nachvollzogen werden können.

• Gemeinsame Verantwortung

  Wenn Vertriebsmitarbeiter ihre Quote nicht erfüllen, sollten Sie versuchen, den Ursachen dafür auf den Grund zu gehen.

  Sind Ihre Mitarbeiter nicht genügend motiviert oder fehlt ihnen etwas Wichtiges im Vertriebsprozess?

  Gibt es Blockaden?

  Tritt der Fall vermehrt auf, sollten Sie die festgelegten Ziele daraufhin untersuchen, ob diese überhaupt realistisch sind, und sie gegebenenfalls anpassen.

Wichtige Faktoren, die Umsatzprognosen und Umsatzplanung beeinflussen

Es gibt eine Reihe von Faktoren, die bei der Erstellung von Umsatzprognosen zu berücksichtigen sind.

1) Unternehmensinterne Faktoren

• Personalentscheidungen

  Wenn Sie Mitarbeiter verlieren und diese nicht schnell genug ersetzen können, sollten Sie in Ihrer nächsten Prognose von entsprechenden Umsatzeinbußen ausgehen. Umgekehrt sollten Sie mit einem deutlichen Anstieg rechnen können, nachdem Sie Ihr Vertriebsteam um einige Mitarbeiter erweitert haben.

• Unternehmenspolitische Änderungen

  Beachten Sie, dass sich Änderungen wie die Einführung eines neuen Vergütungsmodells auf die Performance Ihrer Vertriebsmitarbeiter auswirken können.

  Wenn Sie beispielsweise einführen, dass der Provisionsanspruch Ihrer Vertriebsmitarbeiter entfällt, wenn Kunden innerhalb der ersten vier Monate nach Geschäftsabschluss wieder abspringen, wird Ihr Umsatz vorübergehend zurückgehen. Denn Ihre Mitarbeiter werden daraufhin erst einmal nur noch an Kunden verkaufen, zu deren Anforderungen Ihre Produkte perfekt passen. Langfristig gesehen wird Ihre Abwanderungsrate durch diese Maßnahme jedoch deutlich sinken, sodass Sie etwa ein Quartal später wieder von einem Anstieg ausgehen können.

  Wenn Sie festlegen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter nur noch bis zur Monatsmitte Rabatte gewähren dürfen, wird die Abschlussrate in den ersten zwei Wochen eines Monats deutlich höher als bisher ausfallen und in den zwei verbleibenden Wochen dann unter den bisherigen Wert fallen.

• Änderungen an Zuständigkeiten

  Wenn Vertriebsmitarbeiter in einen anderen Bereich wechseln, dauert es verständlicherweise ein wenig, bis sie sich in ihren neuen Zuständigkeitsbereich eingearbeitet haben und sich ihre Pipelines langsam füllen.

  In diesem Fall wäre also mit einem vorübergehenden Rückgang der Abschlussrate zu rechnen. Doch wenn Sie den Wechsel gut geplant haben, sollte sie sich auch schnell wieder erholen.

2) Externe Faktoren

• Wettbewerb

  Unternehmen agieren nicht im luftleeren Raum und so können sich die Erfolge und Misserfolge Ihrer Konkurrenten durchaus auch auf Ihre eigenen Ergebnisse auswirken.

  Wenn einer Ihrer Wettbewerber großzügige Rabatte anbietet, werden Sie unter Umständen gleichziehen müssen, um zu verhindern, dass Kunden abwandern. Umgekehrt steigt die Nachfrage nach Ihren Produkten vermutlich an, wenn einer Ihrer Konkurrenten vom Markt verschwindet.

• Wirtschaftliche Lage

  Je besser die wirtschaftliche Lage, desto investitionsfreudiger sind für gewöhnlich auch die Käufer. Bei schlechter Lage müssen Sie hingegen mit einem längeren Vertriebszyklus rechnen, da Käufer ihre Investitionen sorgfältiger abwägen.

• Marktentwicklungen

  Das Verhalten Ihrer Kunden kann Auswirkungen auf die Nachfrage nach Ihren eigenen Produkten haben. So sollten Unternehmen, die sich auf die Beratung von Hotels spezialisiert haben, auch stets über die aktuellen Trends in der Tourismusbranche im Bilde sein.

• Branchenentwicklungen

  Dies gilt zum Beispiel für Komplementär-Produkte, also Produkte, die gemeinsam nachgefragt werden, weil sie sich gegenseitig ergänzen. Sinkt der Preis des einen Produkts, steigt auch die Nachfrage nach dem anderen. Ein gutes Beispiel hierfür wären Computer und Software.

• Gesetzesänderungen

  Da Gesetzesänderungen Auswirkungen auf die Nachfrage nach Ihren Produkten haben können, müssen Sie auch diese ggf. bei Ihren Prognosen berücksichtigen.

• Produktveränderungen

  Wenn Sie eine neue Funktion, ein neues Preismodell oder ergänzende Produkte bzw. Dienstleistungen einführen, wird sich dies vermutlich positiv auf Ihren Umsatz auswirken – in Form eines höheren durchschnittlichen Auftragsvolumens, einer Straffung des Vertriebszyklus oder einem Anstieg der Geschäftsabschlüsse.

• Saisonale Faktoren

  Je nachdem, wer Ihre Kunden sind, kaufen diese unter Umständen verstärkt zu bestimmten Jahreszeiten, sodass Sie vielleicht generell umsatzstärkere und -schwächere Quartale haben.

Umsatzplanung: Excel und andere Tools helfen

Für die Umsatzplanung gibt es verschiedene (kostenpflichtige) Softwares, doch bereits Excel kann hier ein solider Anfang sein. Denn die zahlreichen Vorlagen, die im Internet häufig gratis angeboten werden, können gerade Start-ups und Freiberuflern gute Dienste beim Start in die Umsatzplanung leisten.

Bei den meisten Vorlagen sind die Tabellen für die Umsatzplanung bereits Teil eines umfassenden Finanzplans, der zusätzliche Posten wie Steuern, Gewinne, Marketing-Ausgaben und Weiteres bietet. So erhalten Sie auch eine über die Umsatzplanung hinausgehende Übersicht über Kosten und Einnahmen.

Gerade, wenn Sie am Anfang Ihrer Finanzplanung stehen, liegen die Vorteile von vorgefertigten Formaten und Tools auf der Hand: So können Sie direkt starten, ohne sich große Gedanken über die Struktur des Umsatzplans zu machen und sich dann Schritt für Schritt durch die einzelnen Posten führen lassen. Sie müssen lediglich ausfüllen. 

Was bei der Umsatzplanung vielleicht noch selbstständig möglich ist, wird bei der Integration ebendieser in einen größeren Finanzplan deutlich anspruchsvoller. Fertige Formate helfen Ihnen – und da sie verschiedene Rechenmodelle bereitstellen, ist möglicherweise schon das passende Format für Ihr Geschäftsmodell dabei.

Unser Tipp ist es also, dass Sie sich für die Umsatzplanung eine Vorlage suchen, in die Sie hineinarbeiten. Für kleinere Unternehmungen mag Excel ausreichend sein, bei größeren und umfassenderen Finanzplanungen kann sich der Umstieg auf eine der Softwares lohnen, die mehr Möglichkeiten bieten und in der Regel intuitiver bedienbar sind.

Methoden der Umsatzplanung und Prognosen

1. Prognosen auf Basis des Fortschritts im Vertriebsprozess
2. Prognosen auf Basis der durchschnittlichen Länge Ihres Vertriebszyklus
3. Prognosen auf Basis von Erfahrungswerten
4. Prognosen auf Basis von Vergleichsdaten
5. Prognosen auf Basis verschiedener Faktoren
6. Prognosen auf Basis benutzerdefinierter Variablen

All diese Methoden bieten unterschiedliche Vorteile und welcher Ansatz sich in einem bestimmten Fall anbietet, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

1) Prognosen auf Basis des Fortschritts im Vertriebsprozess

Bei dieser Methode berechnen Sie Ihren prognostizierten Umsatz auf Basis der Wahrscheinlichkeit, dass Kontakte in einer bestimmten Phase zu zahlenden Kunden werden.

Dabei gilt: Je weiter Kunden in ihrem Kaufentscheidungsprozess vorangeschritten sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zum Abschluss kommt.

Wenn Sie davon ausgehen, dass der Kaufabschluss einem Wert von 100 Prozent entspricht, könnten Sie die Vereinbarung des ersten Analyse-Gesprächs mit 10 Prozent gewichten und geplante Produktpräsentationen dagegen bereits mit 30 Prozent.

Um Ihren Umsatz für einen bestimmten Zeitraum zu prognostizieren – sei es ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr – multiplizieren Sie für alle Kontakte in Ihren Pipelines die potenziellen Auftragsvolumina mit den jeweiligen Abschlusswahrscheinlichkeiten und addieren dann alle Ergebnisse.

Bei einem potenziellen Auftragsumfang von 1.000 Euro und einer Abschlusswahrscheinlichkeit von 40 Prozent ergibt sich also ein prognostizierter Umsatz von 400 Euro.

Auf diesem Wege lassen sich zwar recht einfach und schnell Prognosen erstellen, diese sind aber auch entsprechend ungenau. Denn hier wird außer Acht gelassen, wie lange sich Kontakte bereits in Ihren Pipelines befinden.

So werden alle Kontakte mit gleichem Abschlussdatum auch gleich gewichtet – unabhängig davon, ob der Erstkontakt erst vor einer Woche oder bereits vor drei Monaten stattfand. Sie müssten sich also darauf verlassen können, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Pipelines stets aktuell halten, was aber nicht immer realistisch ist.

Ein weiterer Nachteil dieser Methode besteht darin, dass aktuelle unternehmensinterne Entwicklungen nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie beispielsweise Änderungen an der Kommunikation mit Kontakten, an Produkten oder Ihrem Vertriebsprozess vornehmen, können sich dadurch auch die Abschlusswahrscheinlichkeiten ändern, die bisher für die einzelnen Phasen Ihres Vertriebsprozesses galten.

Außerdem benötigen Sie umfassende Daten zu den Interaktionen mit Ihren Kontakten, um diese Wahrscheinlichkeiten bestimmen zu können. Andernfalls entspricht Ihre Prognose eher einer bloßen Mutmaßung.

2) Prognosen auf Basis der durchschnittlichen Länge Ihres Vertriebszyklus

Auch bei dieser Methode legen Sie Ihren Berechnungen Abschlusswahrscheinlichkeiten zugrunde. In diesem Fall bestimmen Sie diese jedoch auf Basis dessen, wie viel Zeit im Hinblick auf die durchschnittliche Länge Ihres Vertriebszyklus seit dem Erstkontakt vergangen ist.

Wenn die Länge Ihres Vertriebszyklus durchschnittlich sechs Monate beträgt, läge die Abschlusswahrscheinlichkeit bei Kontakten, die sich seit drei Monaten in Ihren Pipelines befinden, nach dieser Methode also bei etwa 55 Prozent.

Einer der Vorteile dieser Methode liegt darin, dass Sie die subjektive Einschätzung Ihrer Vertriebsmitarbeiter außen vor lassen, wodurch Ihre Prognosen automatisch objektiver werden. Denn da Sie die Abschlusswahrscheinlichkeiten nicht auf Basis des Fortschritts im Vertriebsprozess berechnen, spielt es auch keine Rolle, wenn Vertriebsmitarbeiter in manchen Fällen versehentlich zu früh zum nächsten Schritt übergegangen sind.

Außerdem ist es bei dieser Methode kein Problem, mehrere unterschiedlich lange Vertriebszyklen einzubeziehen. Je nachdem, auf welchem Weg Sie Leads gewonnen haben, kann es unterschiedlich lange dauern, bis sie eine Entscheidung treffen. So kann dies bei typischen Inbound-Leads etwa sechs Monate dauern, bei Leads, denen Ihr Produkt empfohlen wurde, vielleicht nur einen Monat und bei Leads, die auf Handelsmessen auf Sie aufmerksam geworden sind, schon eher acht Monate. Um dies zu berücksichtigen, müssen Sie lediglich darauf achten, Ihre Kontakte nach Vertriebszyklenlänge zu kategorisieren.

Dazu ist es wichtig, dass Sie genau nachverfolgen können, wann und wie Leads in die Pipelines Ihrer Vertriebsmitarbeiter aufgenommen wurden.

Hier empfiehlt es sich, ein CRM-System zu verwenden, das mit Ihrer Marketing-Software integriert werden kann, sodass sämtliche Interaktionen automatisch protokolliert werden. Andernfalls müssen Ihre Vertriebsmitarbeiter jeden ihrer Schritte manuell dokumentieren und das würde einen enormen Zeitaufwand bedeuten.

3) Prognosen auf Basis von Erfahrungswerten

Sie können auch einfach Ihre Vertriebsmitarbeiter um ihre persönliche Einschätzung bitten.

Dies bietet den Vorteil, dass Sie die Erfahrungswerte Ihrer Vertriebsmitarbeiter berücksichtigen – und diese kennen ihre Kunden schließlich am besten. Dennoch ist hier Vorsicht geboten. Denn zum einen könnten die Vertriebsmitarbeiter eher etwas zu optimistisch sein und zum anderen haben Sie keine Möglichkeit, ihre Einschätzungen nachzuvollziehen.

Denn dazu müssten Sie in den gesamten Vertriebsprozess involviert gewesen sein, sprich in jedes Telefonat, Meeting oder die gesamte schriftliche Kommunikation.

Daher bietet sich diese Methode vorwiegend in Fällen an, in denen keine oder kaum Daten vorliegen, zum Beispiel für junge Unternehmen oder nach Einführung eines neuen Produkts.

4) Prognosen auf Basis von Vergleichsdaten

Wenn Sie möglichst schnell eine grobe Prognose benötigen, können Sie einfach nachsehen, welchen Umsatz Sie im letzten Jahr im selben Zeitraum (Monat, Quartal oder Jahr) erzielt haben und dann davon ausgehen, dass Sie dieses Jahr mindestens denselben Umsatz generieren werden.

Wenn Ihr Team also letztes Jahr im Oktober monatlich wiederkehrende Umsätze (MRR) in Höhe von 80.000 Euro erzielt hätte, würden Sie in Ihrer Prognose für Oktober dieses Jahres von mindestens 80.000 Euro ausgehen.

Um diese Prognose etwas verlässlicher zu gestalten, könnten Sie dabei zusätzlich das Umsatzwachstum berücksichtigen. Wenn Ihr Umsatz also monatlich um durchschnittlich sechs bis acht Euro steigt, würden Sie für November, vorsichtig geschätzt, einen Umsatz von 84.800 Euro prognostizieren.

Diese Methode weist allerdings einige Defizite auf. Zum einen werden externe Faktoren, wie die wirtschaftliche Lage, nicht berücksichtigt, sodass Ihre Prognose hinfällig wäre, würden im November branchenweit Umsatzeinbußen verzeichnet werden.

Zum anderen gehen Sie automatisch davon aus, dass eine konstante Nachfrage nach Ihren Produkten besteht, was aber nicht unbedingt der Fall sein muss. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass diese Methode nur funktioniert, solange kein unerwartetes Ereignis eintritt und der Markt nicht in absehbarer Zeit gesättigt ist.

Daher sollten Sie Daten zu Vergleichszeiträumen am besten nur als ungefähren Maßstab nutzen und nicht als direkte Grundlage für Prognosen.

5) Prognosen auf Basis verschiedener Faktoren

Um möglichst verlässliche Prognosen zu erhalten, empfiehlt es sich, eine ganze Reihe von Faktoren gleichzeitig zu berücksichtigen, darunter Vergleichsdaten, die durchschnittliche Länge des Vertriebszyklus, die Abschlusswahrscheinlichkeit auf Basis des Fortschritts im Vertriebsprozess und auch die Performance Ihrer einzelnen Vertriebsmitarbeiter.

Hier ein vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung: Sie haben zwei Vertriebsmitarbeiter, die momentan beide jeweils einen Kunden betreuen. Mitarbeiterin A hat für Freitag ein Meeting mit der Einkaufsleiterin ihres Kunden vereinbart und Mitarbeiter B hatte gerade ein Meeting, in dem er seinem Kunden ein Produkt vorgestellt hat.

Des Weiteren ergibt sich im Fall A aus dem Fortschritt im Vertriebsprozess, dem relativ großen potenziellen Auftragsumfang und der Anzahl an verbleibenden Tagen bis zum Quartalsende eine Abschlusswahrscheinlichkeit von 40 Prozent. Der prognostizierte Umsatz liegt bei 9.600 Euro.

Mitarbeiter B steht noch am Anfang des Vertriebsprozesses und das Auftragsvolumen fällt in seinem Fall geringer aus, seine persönliche Abschlussrate liegt aber relativ hoch. So ergibt sich auch bei ihm eine Abschlussrate von 40 Prozent und es ist ein Umsatz in Höhe von 6.800 Euro zu erwarten.

Nun müssen Sie diese zwei Zahlen nur noch addieren – 16.400 Euro – und schon wissen Sie, mit welchem Umsatz Sie im nächsten Quartal in etwa rechnen können.

Von allen hier genannten Methoden liefert diese für gewöhnlich das genaueste Ergebnis. Der Nachteil ist, dass Sie ein erstklassiges Analytics-Tool mit umfassenden Funktionen benötigen und das kann für Unternehmen mit kleinem Budget ein Problem darstellen. Und selbst wenn Sie über ein hervorragendes Tool verfügen, nützt Ihnen dies nur etwas, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter den Fortschritt ihrer Kontakte gewissenhaft dokumentieren. Andernfalls sind Ihre Daten nicht verlässlich und Ihre Prognosen damit auch nicht.

6) Prognosen auf Basis benutzerdefinierter Variablen

Auch bei dieser Methode legen Sie Ihren Berechnungen Abschlusswahrscheinlichkeiten zugrunde, in diesem Fall werden diese jedoch basierend auf benutzerdefinierten Variablen berechnet. Somit können Sie hier auch Faktoren wie die Abschlussraten Ihrer einzelnen Vertriebsmitarbeiter und die jeweiligen potenziellen Auftragsvolumina berücksichtigen. Auch hier ist es ratsam, eine entsprechende Software zu verwenden, da der manuelle Aufwand (zu) groß wäre. 

Wenn Ihr Vertriebsteam Deals in einem Bereich zwischen 5.000 Euro und 8.000 Euro normalerweise in einem Zeitraum von 60 Tagen abschließt, dann könnten Sie die Wahrscheinlichkeit, dass alle aktuellen Deals in der Pipeline Ihres Teams, die in diese Umsatzkategorie fallen, ebenfalls in diesem Zeitraum zum Abschluss gebracht werden, als sehr hoch ansetzen. Anhand dieser Daten können Sie dann eine monatliche oder vierteljährliche Prognose erstellen. 

Und wie immer gilt: Ihre Prognosen sind nur so genau, wie die Daten, auf denen sie basieren. Deshalb ist es entscheidend, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter sämtliche Interaktionen in Ihrem CRM-System dokumentieren. Andernfalls verlieren Ihre Prognosen an Aussagekraft.

Ein CRM hilft Ihnen nicht nur dabei, einen Überblick über Ihre aktuellen Umsätze und Umsatzziele zu behalten. Sie können außerdem auch sämtliche Informationen zur Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden (E-Mails, Anrufe, Social-Media-Interaktionen) automatisch protokollieren – also genau die Daten, die Sie benötigen, um die Wahrscheinlichkeit von Geschäftsabschlüssen möglichst genau bestimmen zu können.

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