Ursachenanalyse: Erfolg hat einen Grund

Erfolg und Misserfolg hängen nie vom Zufall ab, sondern sind immer das Resultat von Strategien und (Fehl-)Entscheidungen. Das gilt für die große Geschäftsidee ebenso wie für einzelne Prozesse. Wenn es in Ihrem Unternehmen zu Schwierigkeiten kommt, sollten Sie daher immer eine Ursachenanalyse durchführen. So gehen Sie den Ursachen von Fehlern auf den Grund und können diese zeitnah und gezielt beheben.

Ziele und Vorteile der Root Cause Analysis

Im Grunde verfolgt eine Ursachenanalyse drei Hauptziele:

1. Problemermittlung

Mittels aller Werkzeuge der Ursachenanalyse bestimmen Sie bei einem konkreten Problem die zugrundeliegenden Ursachen.

2. Entwicklung von Lösungsstrategien

Sie entwickeln Lösungsansätze zur Behebung akuter und zur Vermeidung zukünftiger Probleme und Störungen bei den Prozessabläufen mittels diverser Methoden.

3. Anwendung der Lösungsstrategien

Sie wenden die erarbeiteten Lösungsansätze an, wodurch Sie Probleme beheben und neue Schwierigkeiten vermeiden.

Beim Erreichen des dritten Ziels ergeben sich für ein Unternehmen zahlreiche Vorteile: Prozesse im Unternehmen laufen (wieder) störungsfrei. Das spart Ressourcen und wirkt sich positiv auf die Wirtschaftlichkeit und das Unternehmenswachstum aus.

Wenn zum Beispiel eine Maschine zu viel Verschnitt erzeugt, kann dies an Fehlern bei den Einstellungen liegen. Diese können Sie dann gezielt anpassen, wodurch Sie Material einsparen und Ihre Kosten reduzieren.

Grundprinzipien der Ursachenanalyse

Eine Root Cause Analysis orientiert sich bei der Analyse des Ist-Zustands und der Bestimmung der Ursachen eines vorhandenen Problems an konkreten Prinzipien. Nur wenn Sie diese befolgen, erreichen Sie mit Ihren Techniken und Methoden die gewünschten Ergebnisse und ziehen aus einer Fehleranalyse die korrekten Schlussfolgerungen für Ihren Betrieb. Die zentralen Grundprinzipien der Ursachenanalyse lauten:

1. Die Analyse von Ursachen hat Vorrang gegenüber der Behandlung von Symptomen.

2. Die Behandlung von Symptomen ist für die Behebung akuter Probleme gelegentlich erforderlich.

3. Probleme sind selten auf eine einzelne Ursache, sondern meist auf verschiedene Wurzeln zurückzuführen.

4. Es ist entscheidender zu wissen, wie und warum Probleme entstehen, und weniger, wer dafür verantwortlich ist.

5. Sämtliche Kausalzusammenhänge innerhalb der Geschäftsprozesse müssen Sie systematisch untersuchen und anhand von konkreten Belegen nachweisen.

6. Alle Informationen zur Behebung von Problemen müssen bereitstehen.

7. Entwickeln Sie konkrete Lösungsansätze zur Behebung der Ursachen von Problemen und wenden Sie diese an.

Methoden und Werkzeuge der Ursachenanalyse

Um die Ursache für Fehler in einem Prozess im Rahmen einer Analyse feststellen zu können, gibt es diverse Methoden und Strategien. Beispielsweise spielen bei einer Root Cause Analysis die 5W beziehungsweise 5-Why eine entscheidende Rolle.

Bei dieser Methode stellen Sie fünf Warum-Fragen, an deren Ende sich ein konkretes Problem herauskristallisiert. Dieses Vorgehen lässt sich am Beispiel eines Verkehrsunfalls veranschaulichen: 

• Warum ist die Stoßstange kaputt?

Antwort: Es hat einen Wildunfall gegeben.

• Warum hat es einen Wildunfall gegeben?

Antwort: Ich habe schlecht gesehen.

• Warum habe ich schlecht gesehen?

Antwort: Es stand nicht genügend Licht zur Verfügung.

• Warum stand nicht genügend Licht zur Verfügung?

Antwort: Es war nur ein Scheinwerfer an.

• Warum war nur ein Scheinwerfer an?

Antwort: Der andere ist kaputt.

Nach der 5-Why-Methode ist klar: Der kaputte Scheinwerfer ist die Hauptursache für die kaputte Stoßstange. Natürlich wäre es möglich, die Stoßstange zu reparieren, ohne sich um den kaputten Scheinwerfer zu kümmern. Hierdurch würden Sie aber nur das Symptom behandeln und die Gefahr zukünftiger Wildunfälle, kaputter Stoßstangen und damit verbundener Kosten wäre weitergegeben.

Ein weiteres hilfreiches Werkzeug der Ursachenanalyse ist eine Änderungs- beziehungsweise Ereignisanalyse. Eine solche Analyse kommt immer dann zum Einsatz, wenn viele Ursachen für ein Ereignis verantwortlich sein können.

Listen Sie alle möglichen Ursachen für ein Problem auf und halten Sie alle Änderungen fest, die vor dem Auftreten des Problems vorgenommen wurden. Ausgehend von dieser Übersicht bestimmen Sie die konkrete Ursache eines Problems und ermitteln Maßnahmen, mit denen Sie es in Zukunft verhindern und die Ablauforganisation optimieren können.

Nicht zuletzt können Sie auch ein Fischgrätendiagramm nutzen, um Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge bei einem konkreten Ereignis aufzuzeigen. Mit dieser Methode haben Sie die Möglichkeit, rückwärts die verschiedenen Wirkungen zu verfolgen und zu den jeweiligen Ursachen zu kommen. Am Ende dieses Weges steht die Kernursache, die es zu beheben gilt.

So führen Sie eine Ursachenanalyse durch

Fragen sind das Grundwerkzeug einer Ursachenanalyse. Jede Antwort führt schrittweise über diverse Symptome hin zur grundlegenden Ursache eines Problems. Vor allem die Fragen „Warum?“ und „Wie?“ spielen eine Rolle. Außerdem kommt es darauf an, möglichst das gesamte Team in die Ursachenanalyse einzubinden. Das Vier-Augen-Prinzip besagt, dass immer mindestens zwei Mitarbeitende ein Problem betrachten sollten, um Betriebsblindheit zu vermeiden.

Während einer Root Cause Analysis sollten Sie die Analyse selbst ebenfalls bewerten. So erkennen Sie Optimierungspotenziale, die Sie bei einer späteren Ursachenanalyse ausschöpfen können. Bedenken Sie zudem, dass Sie eine Ursachenanalyse auch bei Erfolgen anwenden können. Wenn Sie die Ursache eines Erfolgs ermitteln, fällt es Ihnen leichter, diesen in Zukunft immer wieder zu reproduzieren und Ihr Marktpotenzial voll auszuschöpfen.

Konkrete Schritte bei der Ursachenanalyse im Überblick:

• Problem definieren

• Problem beschreiben

• Mögliche Ursachen auflisten

• Plan aufstellen

• Team einbinden

• Ursache ermitteln

• Lösungsansätze entwickeln

• Maßnahme umsetzen

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