Zero Based Budgeting: Erwartungen vs. Realität

Die Vergangenheit ruhen lassen und der Zukunft eine Chance geben: Getreu diesem Motto funktioniert das Zero Based Budgeting. Bei diesem Ansatz verteilen Sie in Ihrem Unternehmen Ressourcen nicht anhand vergangener Entwicklungen, sondern anhand des aktuellen Bedarfs.

Einzelne Abteilungen und Zweigstellen erhalten genau die Mittel, die sie brauchen – unabhängig davon, was in der Vergangenheit benötigt wurde. So optimieren Sie den Einsatz von Ressourcen im Betrieb und passen ihn auf die sich verändernden Gegebenheiten des Marktes an.

Was ist Zero Based Budgeting?

Zero Based Budgeting ist eine Planungsmethode des Kostenmanagements. Unternehmer und Unternehmerinnen stellen während der Planungsphase sämtliche Abteilungen auf den Prüfstand und bestimmen deren aktuellen Finanzierungsbedarf. Hierdurch erfolgt eine gerechte Verteilung der eingesetzten Ressourcen – anders als bei der Bewertung auf Grundlage vergangener Bedarfe.

Wesentliche Aufgaben des Zero Based Budgetings

Beim Zero Based Budgeting (ZBB) handelt es sich um eine analytische Aufgabenplanung. Die Berechnung konkreter Finanzierungsbedarfe orientiert sich nicht an vergangenen Entwicklungen, sondern an der aktuellen Marktsituation. Die Budgetierung beginnt somit immer wieder bei null. Das Ziel ist eine Umverteilung der Gemeinkosten und eine optimierte Buchhaltung.

Beim Zero Based Budgeting spielt außerdem die Einbindung dezentraler Führungskräfte eine entscheidende Rolle. Manager und Managerinnen müssen während jeder Planungsphase ihren Finanzbedarf konkret begründen und nachweisen, warum sie welche Ressourcen benötigen.

Zu diesem Zweck listen sie alle Teilaufgaben ihres jeweiligen Bereichs auf und führen eine Kosten-Nutzen-Rechnung durch. Ausgehend von dieser Rechnung äußern sie konkrete Wünsche, wie viel Geld sie für die einzelnen Aufgaben benötigen. Bei der Budgetierung ist dann zu prüfen, welche dieser Wünsche mit den vorhandenen Ressourcen erfüllbar sind.

Zero Based Budgeting vs. Traditionelle Budgetierung

Zero Based Budgeting und traditionelle Budgetierungsmethoden haben jeweils eigene Stärken und Schwächen.

Vorteile: Zero Based Budgeting

• Gerechte Verteilung von Ressourcen

• Flexibel

• Eignet sich für strategische und operative Zielsetzungen

• Einsparung von Ressourcen

• Keine Budgetfortschreibung

• Motivation und Kommunikation der Belegschaft steigt

• Kontrolle bestehender Strukturen

• Budgetierung wird transparent

Nachteile: Zero Based Budgeting

• Eignet sich nur für Gemeinkosten

• Aufwendig und zeitintensiv

• Einsparungen gehen gelegentlich auf Kosten der Qualität

• Kostensenkungen ergeben sich nicht zwingend

• Rangreihenfolge wird subjektiv festgelegt

• Belegschaft muss geschult werden

• Großer Pool an Daten und Informationen

• Individuelle Anpassung an das Unternehmen erforderlich

Vorteile: Traditionelle Budgetierung

• Prozesse sind erprobt

• Einfach

• Systemfehler wurden bereits beseitigt

• Stabile Budgets

• Gewohnte Methoden und Strukturen für die Belegschaft

Nachteile: Traditionelle Budgetierung

• Auf ein Jahr festgelegt

• Starr, unflexibel

• Rein monetäre Ziele

• Führt zu Budgetspielen

• Budgetfortschreibung

• Puffer werden eingebaut

• Bestehende Strukturen werden unhinterfragt beibehalten

• Budgetierungsmechanismen schwer verständlich

Trotz verschiedener Nachteile ist das Zero Based Budgeting eine sinnvolle Alternative zu einer traditionellen Budgetierung. Vor allem in Sachen Innovation und gerechte Ressourcenverteilung bringt das ZBB viele Vorteile. 

So funktioniert das Zero Based Budgeting

Sie sind sich unsicher, wie Sie den Ansatz des Zero Based Budgetings in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen können? Das ZBB läuft in 9 Schritten ab, die teilweise ineinandergreifen: 

1. Festlegung von Budgetierungszielen

Hierbei handelt es sich um eine Vorbereitungsphase beim Zero Based Budgeting. Hier legen Sie die Analyseziele fest und definieren, in welchem konkret abgesteckten Rahmen das Zero Based Budgeting angewendet werden soll. Entscheidend ist, die individuellen Verantwortlichkeiten klar zu definieren, damit diese Methode funktioniert.

2. Bildung von Entscheidungseinheiten

Nun bilden Sie Entscheidungseinheiten für das Zero Based Budgeting und legen Teilziele fest. Üblicherweise geht es um die Analyse einzelner Kostenstellen und deren Arbeit. Anschließend ist es möglich, diese Einheiten mit Hilfe der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen konkret zu untersuchen sowie deren Leistungen und die hierfür benötigten Ressourcen zu bestimmen.

3. Festlegung von Leistungsstufen

Im Rahmen einer Ist-Analyse wird untersucht, welches Leistungsniveau eine Kostenstelle im Unternehmen erreicht. In der Regel kommen drei Stufen zum Einsatz.

• Stufe 1 stellt das Minimalniveau dar.

• Stufe 2 beschreibt den aktuellen Ist-Zustand.

• Stufe 3 umfasst wünschenswerte Ziele und Leistungen.

Die Ziele und Leistungen gehen meist mit einem erhöhten Ressourcenbedarf einher. 

4. Einsatz von Entscheidungspaketen

Jetzt geht es darum, die Kostensenkungspotenziale einer Kostenstelle zu bestimmen. Hierzu untersuchen Sie, auf welchem Weg ein bestimmtes Leistungsniveau am besten zu erreichen ist. Dafür können Sie abteilungsinterne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu Rate ziehen. Unter anderem können Sie interne/externe, manuelle/maschinelle und zentrale/dezentrale Verfahren nutzen. Die einzelnen Leistungsstufen sollten Sie ihrem Wert gemäß ordnen und immer die wichtigste zuerst untersuchen. 

5. Eine Rangordnung der Entscheidungspakete bestimmen

Einzelne Entscheidungseinheiten legen bei diesem Schritt konkrete Entscheidungspakete fest. Diese beinhalten zahlreiche Informationen und dienen dem Management als Entscheidungshilfe bei der Vergabe von Ressourcen. Die einzelnen Pakete bringen Sie dann im Rahmen des Zero Based Budgeting in eine Rangreihenfolge. 

6. Eine abteilungsübergreifende Rangordnung

Für eine abteilungsübergreifende Rangordnung ist es nötig, klare Grundlagen für die Entscheidung zu definieren. Anhand dieser diskutieren die einzelnen Ebenen der Führungshierarchie über Nutzen und Kosten der festgelegten Pakete und bestimmen eine konkrete Rangordnung.

7. Der Budgetschnitt

Im siebten Schritt erfolgt die konkrete Festlegung der Rangreihenfolge und die Bewilligung der Ressourcen. Der Budgetschnitt beim Zero Based Budgeting legt konkret fest, für welche Pakete Sie wie viele Ressourcen bereitstellen. Strategische und operative Aufgaben erhalten somit genau die Mittel, die sie der Geschäftsleitung zufolge benötigen.

8. Planung von Maßnahmen und Verteilung des Budgets 

Alle Unternehmensbereiche erhalten zusammen mit den Ressourcen konkrete Zielvorgaben, die kontrollierbare Maßnahmen umfassen. Des Weiteren ist relevant, dass die Unternehmensleitung die gesetzten Prioritäten und die Grundlagen der Ressourcenvergabe klar kommuniziert.

9. Controlling

Im Laufe des kommenden Jahres werden Kontrollmaßnahmen durchgeführt, die das Zero Based Budgeting im Folgejahr erleichtert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Die Zukunftsaussichten des Zero Based Budgeting

Gerade junge, aufstrebende Unternehmen müssen mit ihrem Budget gut haushalten. Hier stellt der Ansatz des Zero Based Budgetings eine geeignete Methode zur Ressourcenplanung und für eine Verbesserung der Bilanzanalyse dar. Aber auch große, etablierte Betriebe haben durch dieses Verfahren viele Einsparpotenziale. Wichtig ist es, dass Sie die einzelnen Aktivitäten passgenau auf Ihr Unternehmen zuschneiden und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei der Umsetzung des ZBB durch eine transparente Kommunikation einbinden.

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