So erstellen Sie eine Product-Roadmap

Wer die Produktentwicklung effizient gestalten möchte, muss strategisch vorgehen. Denn ohne durchdachte Planung kann diese schnell zur organisatorischen Herausforderung werden. Ein übersichtlicher Zeitplan wie die Product-Roadmap, die sämtliche Informationen zu geplanten Projekten und erforderlichen Entwicklungsprozessen zusammenträgt, kann hier die Arbeit erheblich erleichtern. Im Folgenden erklären wir daher Schritt für Schritt, wie Sie eine Product-Roadmap erstellen.

Was ist eine Product-Roadmap?

Eine Product-Roadmap ist ein Werkzeug des strategischen Produkt-Managements, das die Entwicklung eines Produkts im Zeitverlauf grafisch aufbereitet darstellt. Sie umfasst den Status quo, das finale Ziel der Produktentwicklung sowie alle Aufgaben und Meilensteine, die auf dem Weg dorthin anfallen.

Warum sind Product-Roadmaps so sinnvoll?

Product-Roadmaps bieten eine ganze Reihe von Vorteilen, die den Prozess der Produktentwicklung erleichtern:

• Aufgaben werden übersichtlich dargestellt, was eine bessere Orientierung für die beteiligten Teams ermöglicht.

• Die Priorisierung einzelner Aktivitäten wird deutlich.

• Die Projektkoordination wird erleichtert.

• Fortschritte können leicht überprüft werden.

• Flexible Prozesse werden unterstützt, da erforderliche Anpassungen jederzeit möglich sind. Das kommt insbesondere der Ressourcen- und Budgetplanung entgegen.

• Der Workflow kann leicht dokumentiert werden.

• Es wird intern und extern für maximale Transparenz gesorgt. Alle Beteiligten können sich anhand der Roadmap leicht auf Inhalte und Planungen verständigen.

Best Practice: Eine Product-Roadmap-Vorlage entwickeln

Je nachdem, welche Tools und Methoden im Unternehmen verwendet werden, können digitale Dokumente, Sketchnote-Darstellungen oder sogar analoge Notizsammlungen das Mittel der Wahl sein, um die Roadmap zu visualisieren. Besonders bewährt haben sich digitale Dokumente in Form von Balkendiagrammen, die einem Gantt-Diagramm ähneln:

Auf der y-Achse werden die einzelnen Aufgaben aufgetragen, die x-Achse zeigt die Daten oder Zeiträume. Jeder Balken repräsentiert eine Aufgabe und umspannt den Bereich vom Start- bis zum Enddatum. So sind auf den ersten Blick Dauer und Timing der einzelnen Aufgaben zu erkennen.

Bild: Venngage

Wie genau der Entwicklungsprozess dargestellt wird, muss auf das jeweilige Projekt und die Beteiligten abgestimmt werden. Während externe Partner eher am großen Ganzen und wesentlichen strategischen Meilensteinen auf dem Weg zur Markteinführung interessiert sind, braucht das interne Entwicklungsteam einen granularen Überblick der anfallenden Aufgaben.

Von der Vision zur Marktreife: In 5 Schritten zur Product-Roadmap

Mit ein paar simplen Kniffen lassen sich Vorlagen erstellen, die auch langfristig im Unternehmen zum Einsatz kommen können. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie dabei konkret vorgehen können.

1. Festlegung der Produktstrategie

Beschreiben und prüfen Sie die Produktstrategie, auf die sich das Team verständigt hat. Erst wenn die Strategie feststeht, kann die darauf basierende Product-Roadmap erstellt werden. Insgesamt halten Sie an dieser Stelle unter anderem die folgenden Punkte fest:

• Die grundlegende Produktidee und Spezifikationen wie die Produktgestaltung

• die relevante Buyer Persona, die angesprochen werden soll

• der Status quo und voraussichtliche Entwicklung des entsprechenden Marktes

• Bedürfnisse und Ansprüche dieser Buyer Persona: Welche Lösungen für welche Probleme soll das Produkt liefern?

• die Produkteigenschaft, die als Unique Selling Point (USP) dient

• der Lebenszyklus des Produkts

• die Zielsetzung (zum Beispiel operationalisiert als Umsatz oder Absatz)

2. Definition einzelner Meilensteine und Aufgaben

Von dieser allgemeinen Strategie lassen sich nun konkrete Zwischenziele ableiten, die es auf dem Weg zur Markteinführung des Produkts zu erreichen gilt. Dabei kann es sich zum Beispiel um interne Meilensteine wie Veröffentlichungsdaten für Promotion-Material oder Design-Deadlines handeln, aber auch um externe Meilensteine wie Branchenevents. Jeden dieser Meilensteine definieren Sie anhand der folgenden Kriterien:

• Datum: Wann sollte das Zwischenziel erreicht werden?

• Umfang: Welche Aufgaben müssen erledigt werden, um diesen Meilenstein zu realisieren?

• Zweck: Welcher Mehrwert wird hierdurch generiert? Inwiefern trägt dieser Meilenstein zur Entwicklung des Produkts bei?

• Metrik: Wie kann die Erreichung dieses Meilensteins geprüft werden?

Von diesen Meilensteinen ausgehend listen Sie alle Aufgaben und Aktivitäten auf, die im Rahmen der Produktentwicklung insgesamt anfallen. Um die Erstellung der Product-Roadmap zu erleichtern, sollten Sie bereits jetzt Vorarbeit leisten und die zuständigen Teams, Start- und Enddatum sowie Priorität der einzelnen Aktivitäten festlegen.

3. Balken für jede Aktivität oder Aufgabe anlegen

Nachdem nun alle relevanten Vorbereitungen getroffen wurden, können Sie mit der Gestaltung der eigentlichen Roadmap beginnen. Legen Sie dazu zunächst die x-Achse als Timeline an, die den Projektverlauf bis zur finalen Deadline in Tagen, Monaten oder Quartalen beschreibt. Dann kreieren Sie für jede Aufgabe einen Balken, der den Bereich vom Start- bis zum Enddatum umspannt. Auf diese Weise ist von links nach rechts automatisch ersichtlich, welche Aufgaben gleich zu Beginn anfallen und welche folgen.

Meilensteine werden nicht als Balken dargestellt, da sie in der Regel keinen Zeitraum umfassen, sondern an einem konkreten Datum stattfinden. Rauten haben sich hier zur Visualisierung etabliert, sodass die Meilensteine sich deutlich von den Aufgaben entscheiden.

4. Balken gruppieren

Da nun alle Aufgaben als Balken vorliegen, sollten Sie sie zur besseren Übersichtlichkeit sortieren. Anhand welches Faktors Sie eine entsprechende Gruppierung vornehmen, hängt von Ihrem konkreten Projekt und den jeweiligen Zielen ab. Soll die Roadmap vor allem die Koordination zwischen Abteilungen erleichtern, sollten Aufgaben anhand der zuständigen Teams gruppiert werden. So kann eine Roadmap beispielsweise verschiedene Sektionen für Marketing und Vertrieb beinhalten.

Liegt der Fokus eher auf der Erreichung langfristiger, abstrakter Ziele der Produktentwicklung, bietet sich die Sortierung der einzelnen Aufgaben nach übergeordneten Projekten an. Welche Form der Gruppierung Sie auch wählen: Machen Sie die Trennung der einzelnen Abschnitte grafisch kenntlich, damit sie auf den ersten Blick ersichtlich ist.

Bild: Venngage

Innerhalb der einzelnen Abschnitte können Sie Aufgaben für einen besseren Überblick noch einmal thematisch ordnen, zum Beispiel, indem Sie die Balken zusammengehöriger Teilaufgaben in einer Zeile unterbringen.

5. Balken nach Priorität sortieren

Nachdem die Balken nun gruppiert und thematisch sortiert sind, sollte die Priorisierung deutlich werden. Dazu platzieren Sie die Aufgaben mit hoher Priorität weiter oben und ordnen alle weiteren nach absteigender Wichtigkeit darunter.

Zusätzliche Tipps für Ihre Product-Roadmap

Die Produktentwicklung ist ein komplexer, langwieriger Vorgang, der die Kooperation zahlreicher Teams erfordert. Genau deshalb sind Product-Roadmaps ein wertvolles Hilfsmittel, denn sie stellen den gesamten Prozess so übersichtlich dar, dass er auf einen Blick zu erfassen ist. So weiß jedes Team-Mitglied jederzeit, welche Aufgaben anfallen und wie diese in den Gesamtkontext des Projekts einzuordnen sind. Gleichzeitig lassen sich die klar definierten Ziele stetig überprüfen und flexibel anpassen. Und das Beste: Product-Roadmaps können unkompliziert mit simplen Software-Programmen wie Excel erstellt werden. Wer sich dennoch mehr Unterstützung wünscht, findet diese in spezialisierten Tools.

1. Grafische Elemente für besseren Überblick einsetzen

Um Ihre Roadmap noch übersichtlicher zu gestalten, stehen Ihnen zahlreiche visuelle Hilfsmittel zur Verfügung. So können Sie die Balken beispielsweise unterschiedlich einfärben, um Status oder Priorität einer Aufgabe deutlich zu machen. Pfeile von einem Balken zum anderen können demonstrieren, dass eine Aufgabe von dem Erfolg einer anderen abhängig ist.

Ihrer Fantasie sind hier grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Stellen Sie lediglich sicher, dass allen Beteiligten bewusst ist, welche Bedeutung sich hinter den unterschiedlichen Farben und Formen verbirgt. Legen Sie dazu am besten eine kurze Legende an.

2. Ziele und Strategie regelmäßig überprüfen

Begutachten Sie regelmäßig die angepeilten Ziele: Ist die Zeitplanung realistisch? Ist der Zeitpunkt der Markteinführung sinnvoll gewählt? Erfüllt der geplante Meilenstein seinen Zweck? Spontane Marktveränderungen können Anpassungen erforderlich machen. Scheuen Sie daher auch nicht davor zurück, Nachjustierungen vorzunehmen und Pläne während der Umsetzung zu optimieren.

3. Nicht in Details verlieren

Denken Sie bei der Erstellung der Roadmap nicht zu kleinteilig. Nicht jede kleine Teilaufgabe (wie das Formulieren einer E-Mail) muss hier aufgeführt werden. Die Darstellung dient vielmehr dazu, den Überblick zu behalten, Zusammenhänge aufzuzeigen und die eigenen Aufgaben in den Projektzusammenhang einordnen zu können. Stellen Sie also das große Ganze dar, nicht die wöchentlichen To-Do-Listen jedes Einzelnen – denn das schadet der Übersichtlichkeit.

4. Nutzen Sie hilfreiche Programme und Tools

Product-Roadmaps können mit den unterschiedlichsten Programmen erstellt werden. Während die einen Entwicklerwerkzeuge wie InDesign und Co. nutzen, greifen andere zu Excel und ähnlichen Programmen, mit denen sich leicht Balkendiagramme erstellen lassen. Wer allerdings keine Roadmap von Grund auf neu erstellen, sondern lieber auf eine bestehende Vorlage zurückgreifen möchte, kann auch spezialisierte Tools nutzen. Verschiedene Software-Anbieter bieten entsprechende Anwendungen an, darunter:

• Airfocus
• Aha!
• Craft.io
• Productboard
• ProductPlan
• Roadmunk
• wrike
• ZenHub Roadmaps
• Zoho Sprints

Damit Ihre Product-Roadmap sich auch in die richtige Richtung bewegt ist es wichtig, dass Sie Ihre Buyer-Persona kennen. Nutzen Sie diesen praktischen Online-Generator, um das spielerisch zu tun:

Titelbild: Victor Metelskiy / getty images