Stage-Gate-Prozess: So geht strukturierte Produktentwicklung

In der Projektentwicklung stehen Verantwortliche immer wieder vor der Herausforderung, effizient und zielgerichtet neue Produkte und Services zu entwickeln, ohne dabei den Überblick und die Zielsetzung aus den Augen zu verlieren. Dabei hilft ein standardisiertes Modell: der Stage-Gate-Prozess.

In diesem Beitrag erfahren Sie, woher der Stage-Gate-Prozess kommt, wie das Modell des Stage-Gate-Prozesses abläuft und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt.

Das Stage-Gate-Modell im Detail

Das Modell wurde von den beiden Wissenschaftlern Cooper und Edgett entwickelt, um immer wieder auftretende Hindernisse in der Produktentwicklung wie das Überschreiten von festen Terminen oder geplanten Budgets zu verhindern. Der Stage-Gate-Prozess ist ein geschütztes EU-Warenzeichen.

Laut Scott Edgett sind Innovationsprozesse in Unternehmen die Basis für nachhaltigen Geschäftserfolg. Er definiert fünf Faktoren für einen erfolgreichen Prozess:

1. Fokus aus Kundensicht
2. Vorausaktivitäten
3. Strenge Weiter/Stopp-Entscheidungspunkte
4. Echte, funktionsübergreifende Teams
5. Top-Management Beteiligung

Alle diese Faktoren berücksichtigt das Stage-Gate-Modell. Dieses teilt den gesamten Innovationsprozess in mehrere Schritte auf, an deren Ende jeweils eine Prüfung des Projekts steht. Dieser „Go/Kill“- oder „Weiter/Stopp“- Entscheidungspunkt löst entweder ein Fortführen oder die Beendigung des Prozesses aus.

Die Stages

Die aufgeteilten Arbeitsphasen eines Innovations- oder Produktentwicklungsprozesses werden innerhalb des Modells „Stages“ genannt. Innerhalb einer Stage / Stufe arbeiten Projektteams definierte Arbeitspakete ab.

Anschließend werden die Ergebnisse dieser Stage zusammengetragen und gemeinsam analysiert. Danach findet eine Bereitstellung der Informationen statt, die im zweiten übergeordneten Element des Stage-Gate-Prozesses, dem „Gate“, als Entscheidungsgrundlage dient.

Die Gates

Ein „Gate“, wörtlich übersetzt „Tor“ oder „Schranke“, dient der Qualitätskontrolle. Diesen prüfenden Schranken kommen im Stage-Gate-Modell eine zentrale Rolle zu: An dieser Stelle entscheidet sich, ob das Projekt fortgeführt oder gestoppt wird. In der Theorie gibt es drei Möglichkeiten:

• Go: Alle Arbeitspakete wurden planmäßig abgearbeitet und das Projekt wird fortgeführt. Die erforderlichen Ressourcen für die nächste Stufe (Stage) werden bereitgestellt.
• Rework: Die Aufgabenstellungen wurden unzureichend bearbeitet. Der Prozess wird in die letzte Stufe zurückgesetzt und muss danach erneut sprichwörtlich an die Schranke zur Kontrolle treten.
• Kill: Die Anforderungen an das Projekt werden nicht (mehr) erfüllt. Der Prozess wird sofort gestoppt und nicht wieder aufgenommen.

Die Gates werden auch als Meilensteine bezeichnet, es findet also laufend eine Meilensteinanalyse statt. Diese wird von einem unabhängigen und interdisziplinären Team durchgeführt.

Stage-Gate-Prozess: Beispiel Produktentwicklung

Der Stage-Gate-Prozess ist ein flexibles Tool in der Produktentwicklung. Die Anzahl der Stages und Gates werden vor dem Beginn des Innovationsprozesses festgelegt und haben keine theoretisch verankerte Anzahl.

Zum besseren Verständnis hilft ein Beispiel. Diesem liegt die Entwicklung eines Produkts bis zu dessen Markteinführung zugrunde. Der Stage-Gate-Prozess kann wie folgt ablaufen:

• Vorab: Ideengenerierung und Festlegung von fünf Stages und Gates.
  Gate 1: Sind die Ideen zusammengetragen und können analysiert werden?
• Stage 1: Prüfung der Ideen auf Sinnhaftigkeit und Wirtschaftsfähigkeit.
  Gate 2: Sind die Rahmenbedingungen in Ordnung?
• Stage 2: Machbarkeitsstudie
  Gate 3: Positive Studie?
• Stage 3: Entwicklung des Produkts oder der Leistung
  Gate 4: Produktentwicklung abgeschlossen?
• Stage 4: Test des Produktes und Validierung.
  Gate 5: Produkttest erfolgreich?
• Stage 5: Markt- bzw. Produkteinführung
  Abschließend: Review des Projekts

Der Vorteil der stufenweisen Betrachtung liegt in der Schonung von Ressourcen. Sollte sich in einer der früheren Stages beziehungsweise Gates herausstellen, dass das Projekt nicht wirtschaftlich ist oder andere Anforderungen nicht erfüllt, kann es sofort gestoppt werden, ohne weitere Kapazitäten zu belasten.

In der Praxis können Sie das Stage-Gate-Modell wie folgt anwenden:

1. Definition der Stages, Gates und der Rollen: Welche Arbeitspakete gibt es? Welche kritischen Stellen sollten an einem Gate geprüft werden? Wer gehört zum ausführenden Team, wer zum bewertenden Team?
2. Umsetzung des Projektes entlang der definierten Arbeitsschritte und Meilensteine
3. Nach Beendigung des Projekts: Bewertung und Optimierung des Modells

Die Erkenntnisse des dritten und letzten Schrittes fließen dann wiederum in den nächsten Innovationsprozess ein.

Der Stage-Gate-Prozess in der Analyse: Vorteile und Nachteile

In der Praxis stößt der theoretische Ansatz von Cooper und Edgett auf viele positive Stimmen, teilweise wird das Modell auch kritisch gesehen. Der Vorteil liegt in der Ressourcenschonung durch das stufenweise Vorgehen, vorhandene Kapazitäten können so effizient eingesetzt werden.

Weiter werden Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder auf die Stages aufgeteilt. Gleichzeitig fungieren andere Entscheider und Entscheiderinnen an den Gates als kritische Reflektoren, die über die Fortführung oder Beendigung des Projekts entscheiden. Durch die vor dem Projekt festgelegten Schritte und Entscheidungskriterien ist der Stage-Gate-Prozess zudem für alle Beteiligten transparent.

Nachteile gibt es vor allem im Hinblick auf zwei Punkte: Die Vorarbeiten zur Definition der Stages und Meilensteinkriterien müssen sehr detailliert sein und arten stellenweise in Bürokratie aus. Zudem ist der Stage-Gate-Prozess starr linear und erlaubt kein flexibles „Vor und Zurück“ bei immer dynamischeren Anforderungen, denen sich Beteiligte in Innovationsprozessen ausgesetzt sehen.

Fazit: Das Stage-Gate-Modell nach Cooper in der Produktentwicklung

Der Innovationsprozess zur Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen ist nach einstimmiger Meinung ein zentraler Bestandteil, um mit einem Unternehmen nachhaltig am Markt bestehen zu können.

Damit diese Prozesse nicht ineffizient ausarten, entwickelten Cooper und Edgett den Stage-Gate-Prozess, der vereinfacht ausgedrückt als „Meilensteinanalyse“ bezeichnet werden kann. Einzelne Arbeitspakete werden vorab definiert, bevor „Gatekeeper“, interdisziplinäre Teams, nach Beendigung einzelner Pakete an jeder einzelnen Projektstufe über die Fortführung oder Beendigung des Prozesses entscheiden.

Auch wenn agile Projektmanagementmethoden wie Scrum dem Stage-Gate-Modell den Rang ablaufen oder mindestens Konkurrenz bieten, gilt das in den 90er-Jahren entwickelte Modell nach wie vor als Standard für strukturierte Produktentwicklung.

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