Warum Agenturen ihre Leute öfter ins Home Office schicken sollten

    by Gidon Wagner

    Date

    23.03.2016 07:05:56

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    Vor allem junge Unternehmen lassen nicht gerne von zu Hause arbeiten – dabei sind Mitarbeiter oft produktiver, zufriedener und loyaler, wenn sie auch im Home Office kreativ sein dürfen. Wie gut das funktionieren kann, zeigt der 30-köpfige Content-Spezialist diva-e Textprovider.

    Das Team rund um Geschäftsleiterin Andrea Frohleiks produziert Online-Inhalte für Konzerne und Brands wie Unilever oder Zalando. Und fast niemand der 30 festen Mitarbeiter arbeitet bei diva-e Textprovider ausschließlich im Bochumer Büro - die rund 2500 freien Autoren schon gleich gar nicht. Trotzdem sind Präsenzphasen wichtig: Die Mischung aus Office und Heimbüro ist das Erfolgsrezept des Dienstleisters. Im Interview lesen Sie, warum auch Sie Ihre Mitarbeiter öfter von zu Hause arbeiten lassen sollten – und wie es funktionieren kann.

    Warum ist für Euch als Agentur Home Office so wichtig?

    Andrea Frohleiks: Wir produzieren Text und arbeiten konzeptionell. Da ist es wichtig, dass man sich zum Beispiel bei Korrekturen oder beim Schreiben voll konzentrieren kann. Daheim ist es meistens ruhiger als im Büro. Ein Tag Home Office pro Woche ist bei uns deshalb normal. Praktisch ist das zum Beispiel für Eltern, aber auch, wenn der Handwerker kommt, man sich heute einfach nicht so fit fühlt oder wenn Mitarbeiter nachmittags einen Termin haben, der näher an ihrem Zuhause als an der Arbeit liegt. Dann arbeiten sie eben den Vormittag von daheim aus und fahren von dort zum Termin.

    Welche Vorteile hat Home Office für Euch als Arbeitgeber sonst noch?

    Wir selbst machen uns als Arbeitgeber natürlich attraktiver, wenn wir flexible Arbeitszeiten anbieten. Dazu gehört auch Home Office. Für junge Eltern ist das zum Beispiel entscheidend und wird in Zukunft immer wichtiger. Wird ein Kind krank, kann man es vom Kindergarten abholen. Schläft es dann später, kann sich der Kollege im Home Office wieder an die Arbeit setzen. Die skandinavischen Länder sind in der Hinsicht echte Vorreiter. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie steht dort wesentlich mehr im Mittelpunkt als hierzulande. Dort ist es zum Beispiel völlig normal, dass Mütter und Väter die Kinder nachmittags von der Schule abholen, um dann mit ihnen Zeit zu verbringen oder sie zum Sport zu fahren. Abends, wenn wieder Ruhe eingekehrt ist, setzen sich die Eltern dann noch einmal für ein bis zwei Stunden an den Firmen-Laptop.Andrea-frohleiks.jpg

    Wie viel Home Office ist bei Euch üblich? 

    Momentan haben bei uns sieben Mitarbeiter einen festen Home Office-Tag pro Woche, die anderen nehmen sich ihren Tag flexibel. Noch öfter wollen unsere Mitarbeiter meistens auch gar nicht von zu Hause arbeiten. Vielleicht, weil dann die Grenzen zwischen Privatem und der Arbeit zu stark zerfließen. Und man sieht seine Kollegen ja auch gerne. Nur ein Kollege arbeitet zu 95 Prozent der Arbeitszeit von daheim. Einige Mitarbeiter machen Home Office zeitweise und am Stück, vor allem bei größeren Projekten oder bei besonderen Umständen. Hier gilt für uns das Credo: Wir zwingen niemanden zum Home Office – aber wenn Mitarbeiter dort fokussierter arbeiten können, unterstützen wir das.

    Hintergrund-Info: Nach einer Studie des Bundesministeriums sind circa 30 Prozent der Mitarbeiter in Führungspositionen eher von Burn-out betroffen, weil sie unter Entgrenzung von Arbeit und Privatem leiden. Andererseits zeigen weitere Untersuchungen, dass es vor allem für junge, kreative Köpfe wichtig ist, flexibel zu sein.

    Mit welchen Systemen arbeitet Ihr, wenn Eure Mitarbeiter im Home Office sind? 

    Wir handhaben das recht unbürokratisch. Zum Beispiel benutzen wir eine Google Tabelle, in die sich jeder einträgt und angibt, wann er wo ist. Dort stehen unsere Leute mit einem festen Home Office-Tag drin, aber auch die, die sich unregelmäßig einen Tag zu Hause nehmen. Außerdem stimmen wir uns im Skype und per Telefon ab.

    Wir nutzen Skype auch gezielt für die Kommunikation innerhalb des Büros – um den Lautstärkepegel zu senken, sodass ein Gespräch zwischen zwei Kollegen den dritten Kollegen im Raum nicht stört, der vielleicht gerade eine wichtige Konzentrationsaufgabe erledigt.

    Wie läuft Home Office bei Euch sonst noch in der Praxis ab?

    Wir haben im normalen Tagegeschäft mit vielen Freiberuflern zu tun. Mit denen kommunizieren wir hauptsächlich via E-Mail, das geht von zu Hause genau so gut wie vom Büro aus. Ruft in dieser Zeit ein Kunde an, verweisen wir darauf, dass der Ansprechpartner heute via E-Mail erreichbar ist. Denn die Privatnummer gibt natürlich niemand raus. Und Firmenhandys haben eher unsere Sales-Mitarbeiter. Meistens legen wir die Home Office-Tage gezielt so, dass in der Zeit keine Telkos und größeren Besprechungen mit Externen oder Kunden anstehen. Das ist ja gerade der Sinn von Home Office: Dass man ungestört Konzentrationsaufgaben nachgehen kann.

    Intern sind wir außerdem alle via Skype verbunden. Dort wird kommuniziert, wenn mal kurz jemand einkaufen ist, den Kleinen vom Kindergarten abholt oder eine Frühstückspause einlegt. Wir haben auch einen Gruppen-Chat mit allen Mitarbeitern. Auch im Home Office beteiligen sich unsere Mitarbeiter daran. So gibt es zum Beispiel das morgendliche Ritual, den Kollegen einen guten Morgen zu wünschen. Dadurch fühlt sich jeder ins Team einbezogen, trotz räumlicher Distanz.

    Hast Du ein Beispiel, bei dem Heimarbeit besonders gut geklappt hat?

    Ja, in der Tat. Wir haben eine Mitarbeiterin mit zwei Kindern, die in Teilzeit bei uns arbeitet und jetzt wieder schwanger und in Mutterschutz ist. Davor hat sie ihre 20 Wochenstunden so eingeteilt, dass sie Montags ganztägig und Mittwochs vormittags im Büro war und die restlichen Stunden auf die anderen Wochentage im Home Office verteilt hat. Das war eine Lösung, mit der alle Seiten völlig zufrieden waren - und unsere Kunden und freiberuflichen Mitarbeiter haben gar keinen Unterschied gemerkt, da sie dadurch jeden Tag „online war“.

    Habt Ihr nicht Bedenken, die Kontrolle zu verlieren, wenn jemand so oft im Home Office arbeitet?

    Bei Mitarbeitern, die wir gut kennen, ist das nie ein Thema. Bei der gerade erwähnten Mitarbeiterin wissen wir, dass sie nie zu wenig gearbeitet hätte – und sie hatte nie das Gefühl, dass sie immer und zu jeder Zeit verfügbar sein musste. Ihr Arbeitsplatz hat sich einfach an ihre Anforderungen als Mutter angepasst, und Home Office hat dabei eine wichtige Rolle gespielt. Aber klar, Vertrauen ist da sehr wichtig. Ob ein Mitarbeiter von zu Hause arbeiten kann, hängt also nicht von seiner Tätigkeit allein ab, sondern auch davon, ob er eigenverantwortlich arbeiten kann.

    Stichwort Bio-Rhythmus: Mancher arbeitet ja morgens besser, andere abends. Kommt Ihr den unterschiedlichen Arbeitszeitvorlieben auch entgegen?

    Wenn man abends besser arbeiten kann als in der Früh, dann gerne. Allerdings müssen auch wir uns den normalen Arbeitszeiten der Kunden anpassen. Aber wenn einzelne Mitarbeiter relativ ungebunden von Kunden agieren, zum Beispiel in der IT, können die natürlich später aufstehen und dafür mehr in den Abend reinarbeiten. Interessanterweise fangen jedoch fast alle früher an zu arbeiten, wenn sie Home Office machen. Dann pingen früh morgens die Skype-Nachrichten auf: ‘Moin.’ ‘Moin!’ ‘Ich mach mir ‘nen Kaffee!’ (lacht).

    Bleibt bei zu viel Home Office nicht irgendwann das Gemeinschaftsgefühl auf der Strecke?

    Es ist auf jeden Fall wichtig, dass unsere Mitarbeiter regelmäßig im Büro sind. Aber selbst wenn ein Mitarbeiter sehr oft im Home Office ist, wie unser IT-Mitarbeiter, haben wir am Tag mehrmals Kontakt. Es kommt also konkret auf die Aufgaben an, die ein Mitarbeiter erfüllt. Unsere Online-Redakteure zum Beispiel könnten auch an mehreren Tagen in der Woche zu Hause arbeiten, wenn es vorher abgesprochen wurde und die Aufgaben klar verteilt sind. Über unseren Gruppen-Chat in Skype bleiben dann alle Mitarbeiter miteinander verbunden. 

    Und Ihr Chefs arbeitet auch oft von daheim?

    Und gerade in den Führungspositionen ist es wesentlich, dass man mal ‚Ruhe’ hat, um strategische Themen voranzutreiben. Das geht daheim oft besser als im Büro, wo die operativen Aufgaben im Vordergrund stehen.

    Präsenz ist aber gerade für die Chefetage wesentlich. Deswegen ist meistens mindestens ein Mitglied der Geschäftsleitung im Büro anwesend, trotz vieler Termine bei Kunden, Kooperationspartnern oder Partneragenturen – auch wenn wir uns deshalb zurzeit eher seltener sehen.

    Die Vorteile von Home Office auf einen Blick

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    Written by Gidon Wagner

    Gidon Wagner ist Online-Journalist und Geschäftsführer der WORTLIGA GmbH . Er ist Fachautor für Online-Marketing sowie Strategie- und B2B-Themen. Sein Unternehmen betreut Kunden im Content Marketing, zum Beispiel mit Fachbeiträgen sowie der Pflege von Blogs und Online-Magazinen.

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