Leitfaden: Schritt für Schritt zum eigenen Webinar

Wenn es um digitale Wissensvermittlung geht, ist das Webinar ein Medium mit Zukunft. Denn das aus dem E-Learning bekannte Format wird immer beliebter, wie aus einer aktuellen Studie des MMB-Instituts für Medien- und Kompetenzforschung hervorgeht: 86 Prozent der befragten Experten sind der Meinung, dass seine Bedeutung weiter zunehmen wird.

Doch das Webinar eignet sich nicht nur zur professionellen Weiterbildung, sondern kann auch im Online-Marketing eingesetzt werden. Das Format lässt sich beispielsweise gut als Lead-Magnet einsetzen, um Conversions zu generieren und qualitativ hochwertigen Content zu publizieren.

Was ein gelungenes Webinar ausmacht, welche technischen und logistischen Gegebenheiten Sie beachten sollten und wie Sie dieses Format gezielt einsetzen können, erfahren Sie in diesem Leitfaden.

Was ist ein „Webinar“?

Ein Webinar bezeichnet ein Seminar oder Training, das über das Internet abgehalten wird. Das Wort „Webinar” setzt sich aus den beiden Wörtern „Web“ und „Seminar“ zusammen. Es ist im Gegensatz zum Webcast (Sendung über das Internet) oftmals interaktiv ausgelegt, was eine wechselseitige Kommunikation zwischen Vortragenden und Teilnehmern ermöglicht.

Wie funktioniert ein Webinar?

Technisch betrachtet handelt es sich bei einem Webinar um die Übertragung audiovisueller Inhalte per VoIP (Voice over Internet Protocol), was mittels entsprechender (Webkonferenz)-Software geschieht.

Oftmals geht es bei Webinaren inhaltlich um eine Fort- oder Weiterbildung. Es kann einen oder mehrere Vortragende geben, und die Zuschauer schalten sich entweder live dazu oder konsumieren eine Aufzeichnung nach der Übertragung on-Demand (auf Abruf).

Durch seinen interaktiven Charakter bietet das Format verschiedene Möglichkeiten, um Zuschauer live einzubinden. Damit grenzt es sich eindeutig vom Webcast ab, der in der Regel weniger stark auf die Mitwirkung des Publikums setzt. Ob sich Webcast oder Webinar besser für Ihre individuellen Zwecke eignen, kommt ganz auf die jeweilige Zielsetzung an.

Damit ein Webinar erfolgreich ist und ein großes Publikum gewinnt, braucht es eine gute Vorbereitung und schlüssige Struktur. Denn Ziel des Publikums ist es natürlich, aus dem Webinar hilfreiche Informationen mitzunehmen. Damit der Lerneffekt möglichst hoch ist, müssen einige Dinge beachten werden.

Teilnehmer gewinnen

Um potenzielle Teilnehmer auf das Angebot aufmerksam zu machen, sollten Veranstalter den Zeitpunkt der Ausstrahlung eines Webinars im Vorfeld bekanntgeben, beispielsweise per E-Mail, auf der eigenen Website und über Social Media.

Es bietet sich auch an, die Dauer des Webinars anzukündigen, um einen klaren zeitlichen Rahmen für die Teilnehmer abzustecken.

Die Anmeldung zum Webinar kann beispielsweise über eine Internetseite stattfinden, wo die Teilnehmer auch einen Link erhalten, mit dem sie sich einloggen und so von ihrem Computer oder Mobilgerät aus teilnehmen können.

Interaktive Elemente

Da Webinare im Allgemeinen als Live-Sendungen konzipiert werden, bieten sich für Dozenten – je nach gewählter Software – zahlreiche Möglichkeiten, um flexibel mit dem Publikum zu interagieren:

• Live-Chat
• Zuschauerfragen & -diskussionen
• Umfragen
• Abstimmungen
• Tests / Examen
• CTAs am Ende eines Webinars

Aufbau und Ablauf

Nicht jedes Webinar ist gleich aufgebaut. Je nach strukturellem Ansatz und persönlicher Präferenz kann der Vortrag sowie das Einstreuen interaktiver Elemente anders ablaufen:

• Standard-Format
  Ein Vortrag, gefolgt von einer Fragerunde.
• Sequenz
  Vortrag - Diskussion - Vortrag - Diskussion.
• Kollaboratives Arbeiten
  Es kann beispielsweise gemeinsam mit den Teilnehmern an einem Dokument gearbeitet werden.
• Frage-und-Antwort-Format
  Ein Experte wird vom Publikum kontinuierlich befragt.

Ziele und Einsatzmöglichkeiten

Da Webinare sich nicht nur im Bereich des E-Learning großer Beliebtheit erfreuen, kann mit Fug und Recht behauptet werden, dass dieses Format ein wahres Allround-Talent ist. Es erleichtert Ihre Geschäftskommunikation und unterstützt Ihr Marketing.

Denn im Rahmen Ihrer übergeordneten Content-Markting-Strategie können Sie mit diesem Medium Ziele wie Lead-Generierung, Conversions und Community-Pflege aktiv verfolgen – und das bestenfalls mit wenig Aufwand und viel Ertrag.

Durch Content-Recycling lässt sich beispielsweise ein Thema, das sich bereits in der Vergangenheit auf Ihrem Blog als erfolgreich erwiesen hat, mit etwas technischem Know-how und rhetorischem Können als Webinar neu aufbereiten.

Lead-Generierung

Möchten Sie Leads generieren, sind Webinare ein hervorragendes Instrument, da sich die Teilnehmer im Vorfeld ohnehin mit ihrer E-Mail-Adresse registrieren, um den Teilnahme-Link zu erhalten.

Hier bietet sich für Sie überdies eine Chance, die Interessenten auf Ihren Newsletter hinzuweisen. Sind etwa noch weitere Webinare oder andere Inhalte zum gleichen oder zu verwandten Themen in Planung, können Sie den Teilnehmern die Newsletter-Anmeldung ans Herz legen, damit diese keine Ihrer Angebote verpassen.

Den entsprechenden Call-to-Action können Sie in Ihrer Bestätigungs-E-Mail oder innerhalb des Webinars platzieren (etwa zu Beginn oder am Ende). Hat dieser den gewünschten Effekt und melden sich die Teilnehmer für den Newsletter an, kann Ihr Lead-Nurturing beginnen: Versorgen Sie die Leads kontinuierlich mit wertvollem Content und begleiten Sie sie so durch ihre Buyer’s Journey.

Der Videokonferenz-Anbieter GoToMeeting etwa bietet Interessenten zu diesem Zweck auf seiner Website neben Whitepapern und E-Books auch interaktive Seminare an, die als kostenloses Live-Event proklamiert werden. So können sich die potenziellen Kunden vorab von der Software überzeugen: Sie sind hier in der Zuschauerrolle und erwerben indirektes und direktes Wissen über die Nutzung der Webinar-Software und über verwandte Business- und Marketingthemen. Im Webinar-Archiv von GoToMeeting gibt es zudem eine vielfältige Sammlung von Webinarinhalten.

Conversions

Kreieren Sie überzeugenden Content für die einzelnen Phasen der Buyer’s Journey, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Besucher auf Ihrer Website konvertieren. Denn bieten Sie beispielsweise vertiefende Webinare zu Themen an, die mit Ihrem Produkt oder Dienst in naher Verbindung stehen, können sich potenzielle Kunden selbstständig weiterbilden und sich von den möglichen Vorteilen Ihres Angebots überzeugen.

Themen, die Leads zu Kunden konvertieren, drehen sich beispielsweise um die Nutzung und verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten Ihres Produkts oder Ihres Dienstes. HubSpot bietet Leads in der Überlegungsphase beispielsweise ein Webinar mit dem Titel „Erste Schritte mit dem HubSpot CRM” an, um bereits interessierte Besucher in die CRM-Software einzuführen und ihnen so beim Übergang zur Entscheidungsphase zu helfen.

Bild: HubSpot 

Das Webinarformat punktet auch hier mit seinem interaktiven und persönlichen Charakter. Denn Sie vermitteln Ihren Zuschauern nicht nur auf anschauliche Weise Ihr Fachwissen, sondern haben die Möglichkeit, durch den Kontakt per Live-Schaltung eine Beziehung zu Ihnen aufzubauen.

Vertrauen Ihnen die potenziellen Kunden erst einmal, haben Sie gute Voraussetzungen für einen künftigen Kaufabschluss geschaffen. Denn Interessenten, die sich in der letzten Phase der Buyer’s Journey befinden, werden Ihr Angebot eher dem eines Mitbewerbers vorziehen, wenn sie im Kontext eines Webinars bereits Hilfe und wertvolle Informationen von Ihnen erhalten haben.

Community-Pflege

Webinare geben Ihnen die Möglichkeit, mit Ihrer Community in direkten Austausch zu treten. Interagieren Sie mit Ihren Fans, Followern und Interessenten durch Live-Umfragen, Abstimmungen, Q&As, anschließende Fragen und anregende Diskussionen.

Durch den interaktiven Austausch können Sie wertvolle Einblicke erhalten, indem Sie die Community samt ihrer Wünsche, Vorschläge und Anliegen besser kennen lernen. Holen Sie sich regelmäßig auf diese Weise Anregungen von der Community, können Sie Ihren Content kontinuierlich überarbeiten und optimieren.

Ein Beispiel für gelungenen Austausch mit der Community ist der Youtube-Kanal von SISTRIX – hier wird bei jedem Webinar ein erzählerischer Rahmen vom Sprecher geknüpft. Zu Beginn werden die Teilnehmer mit einem Lächeln begrüßt und ihnen wird ein kurzer Überblick über die Inhalte des folgenden Webinars gegeben, woraufhin der Vortrag direkt beginnt.

Am Ende jedes Webinars werden die Zuschauer freundlich dazu aufgefordert, etwaige Fragen zu dem behandelten Thema per E-Mail, Telefon, Chat oder als Support-Ticket direkt an SISTRIX zu richten. Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden dazu eingeblendet.

So wird die wechselseitige Kommunikation mit der Community angeregt und das Verhältnis zu ihr gestärkt. Der Moderator stellt sich zudem mit Vornamen vor und duzt die Zuschauer, was eine lockere und freundschaftliche Atmosphäre schafft. Durch diese Mischung aus Hilfestellungen, spannenden Inhalten, hochqualitativen Lernangeboten und Beziehungspflege entsteht ein überzeugendes Format.

E-Learning

Natürlich können Sie Webinare auch unternehmensintern nutzen, um Ihre Mitarbeiter zu schulen. Dies kann beispielsweise in Form eines Kurses geschehen oder als Fortbildung, an deren Ende die Teilnehmer ein Zertifikat erhalten.

Derartige Schulungen für Arbeitskräfte lassen sich auch über das Unternehmen hinaus ausbauen, indem Webinare als E-Learning-Dienstleistung angeboten werden. Bildungsangebote wie kostenlose Webinare zum Schnuppern und kostenpflichtige Onlinekurse eignen sich hier besonders.

Umgekehr empfiehlt es sich natürlich auch, dass Sie selbst an Webinaren zu Themen teilnehmen, die Sie interessieren. Denn Webinare bilden dafür einen praktischen Rahmen, da Sie Ihnen die Möglichkeit geben, fernab von starren Fristen durch das On-demand-Prinzip jederzeit an Kursen teilzunehmen. Unter den besten Onlinekursen für Marketer finden sich auch einige kostenlose Angebote.

Geschäftskommunikation

Neben der Schulung Ihrer (oder anderer) Mitarbeiter eignet sich das Format auch ideal für die Geschäftskommunikation. Präsentationen und Ankündigungen, die firmenintern verbreitet werden sollen, sind besonders für international agierende Firmen eine Herausforderung, da Mitarbeiter an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen erreicht werden müssen. Mit dem Webinar wird dies live oder on-demand möglich.

Auch im B2B-Bereich hat das Medium seine Vorteile: Hier kann es beispielsweise für Produktvorstellungen verwendet werden oder um Einblicke in das eigene Dienstleistungsspektrum zu geben.

Wichtige Funktionen von Webinar-Software

Eine herkömmliche Webinar-Software überträgt Ihre Inhalte ins Internet und ermöglicht die Erfassung von und Kommunikation mit den Teilnehmern. Neben dieser Basisausstattung gibt es jedoch noch eine ganze Palette anderer Funktionen, die von Anbieter zu Anbieter variieren.

Die Wahl der Software sollten Sie gemäß Ihres Ziels und Ihrer individuellen Bedürfnisse treffen. Damit Sie herausfinden können, welche Leistungspakete zu welchen Konditionen die verschiedenen Anbieter bereitstellen, haben wir für Sie eine ausführliche Liste mit den besten Anbietern erstellt. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige wichtige Funktionen vor.

Analyse-Tools

Einige Tools sind mit Analysefunktionen ausgestattet. Mit diesen können Daten wie das Klick-Verhalten der Teilnehmer, Kommentare und Testergebnisse gespeichert werden. ClickMeeting beispielsweise gibt Ihnen die Möglichkeit, die Herkunft der Teilnehmer einzusehen. Es registriert außerdem die verwendeten Geräte, mit denen sich die Zuschauer zugeschaltet haben.

Schnittstellen

Einige Anbieter erlauben die Einbindung anderer Dienste. Zoom etwa lässt sich mit Paypal, YouTube und Facebook verknüpfen und auch der beliebte Anbieter Webinarjam bietet einen Livestream auf YouTube, Facebook und Ihrer eigenen Website an.

Marketingspezifische Optionen

Manche Anwendungen sind speziell auf Marketingzwecke ausgelegt. ClickMeeting zum Beispiel bietet Branding-Möglichkeiten, mit denen Sie Ihr Webinar im Sinne Ihrer Marke gestalten können. Der Anbieter Webinaris bringt Optionen für Webinar-bezogenes E-Mail-Marketing mit, die Ihnen unter anderem erlauben, Follow-up-E-Mails an Ihre Teilnehmer zu senden.

On-demand-Funktion

Ganz gleich, welches Ziel Sie mit Ihrem Webinar verfolgen, eine in die Software integrierte On-demand-Funktion wird sich für Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit als wertvoll erweisen. Denn mit dieser Funktion können Sie Ihr Live-Webinar speichern und haben die Möglichkeit, es Ihrem Publikum auch zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.

Nutzen Sie das Webinar beispielsweise zur Geschäftskommunikation oder zur Schulung von Mitarbeitern, können Sie so Ihr Wissen streuen, ohne immer wieder live vor die Kamera treten zu müssen.

Auch im Marketing lohnt sich eine On-demand-Funktion. Die gespeicherten Webinare können Sie nutzen, um ein Archiv aufzubauen, das als „Content Hub“ funktioniert. Die Interessenten können sich so sukzessive immer mehr Wissen aneignen und in verschiedenen Phasen der Buyer’s Journey zu Ihrer Webinar-Bibliothek zurückkehren, um sich unterstützende Informationen zu beschaffen.

Kostenlose Möglichkeiten auf YouTube

Möchten Sie sich zunächst nicht für einen professionellen Anbieter von Webinar-Software entscheiden, sondern mit dem Format in Eigenregie experimentieren, können Sie für den Einstieg als kostenlose Lösung auch ganz einfach YouTube wählen.

Denn die Videoplattform bietet ein gebührenfreies Webinar-Feature, das eine mögliche Alternative zu kostenpflichtigen (und kostenlosen) Tools darstellt. Entscheiden Sie sich für diesen Weg, müssen Sie zwar auf praktische Funktionen wie Follow-up-E-Mails verzichten und insgesamt mehr Voreinstellungen treffen, dafür ist YouTube als Webinar-Tool gratis und ein spannender Weg, um mit Ihrem Publikum zu interagieren.

Header: z_wei / iStock /Getty Images Plus