Eine der wichtigsten Aufgaben von Kommunikations- und Marketingabteilungen ist es, Informationen für Presse und Stakeholder übersichtlich aufzubereiten. Dafür bietet sich am besten eine Pressemappe an. Wir erklären Ihnen, welche Inhalte in Ihrer Mappe nicht fehlen dürfen und wie Sie diese am besten gestalten.
Was ist eine Pressemappe?
Die Pressemappe hilft Journalistinnen und Journalisten dabei, sich für ihre Arbeit umfassend über Ihr Unternehmen zu informieren. Die Pressemappe kann in gedruckter oder digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Sie enthält die wichtigsten Informationen, Neuigkeiten und das Bildmaterial zu Ihrer Marke und Ihren Produkten.
Was gehört in eine Pressemappe?
Zu den klassischen Bestandteilen zählen Fotos, Factsheets, Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Lebensläufe, Produktinformationen, Pressemitteilungen, Statements, Statistiken und Studien.
Grundsätzlich hängt die Zusammensetzung der Inhalte davon ab, welchen Zweck die Mappe erfüllt und zu welchem Anlass diese benötigt wird. Fokussieren Sie sich bei der Zusammenstellung der Unterlagen auf die Relevanz für Journalistinnen und Journalisten, auch wenn das bedeutet, einige für Sie spannende Punkte auszulassen.
Folgende Elemente dürfen in einer Pressemappe nicht fehlen:
Inhaltsverzeichnis
Lesende sehen auf den ersten Blick, was Ihre Pressemappe beinhaltet und auf welcher Seite sich der jeweilige Inhalt befindet. Suchen diese eine konkrete Information, geben Sie ihnen dadurch die Möglichkeit, direkt zu dieser vorzuspringen. Damit erleichtern Sie den Medienschaffenden die Arbeit und stellen sicher, dass alle wichtigen Informationen auffindbar sind.
Factsheet
Beim Factsheet kommt es darauf an, sich so kurz wie möglich und doch so umfangreich wie nötig zu fassen. Mit Hilfe einer Tabelle, Stichpunkten und wenigen Sätzen gestalten Sie die Übersicht am benutzerfreundlichsten. Zu wichtigen Eckdaten zählen beispielsweise Dienstleistungen und Produkte, Firmensitz, Gründungsdatum, Inhaber oder Inhaberin sowie die Daten des Pressekontakts.
Hintergrundinformationen
Dazu zählen Daten und Fakten zu Ihrer Branche, Ihrem Markt und Ihrer Firma. Die Darstellung der Unternehmensgeschichte sowie die detailliertere Erklärung Ihrer Dienstleistungen oder Produkte finden hier Platz. Da Journalisten zwar idealerweise Rechercheprofis sind, aber nicht zwingend Fachwissen auf Ihrem Gebiet vorweisen, achten Sie darauf, Informationen gebündelt und vor allem verständlich bereitzustellen.
Pressemitteilungen
Legen Sie in die Pressemappe aktuelle oder zum Anlass passende Pressemeldungen. So haben Journalisten und Journalistinnen die wichtigsten Mitteilungen direkt zur Hand und Sie gewährleisten, dass ihre Berichte auf validen Informationen basieren.
Pressestimmen
Ihnen liegen bereits positive Stimmen der Presse über Ihr Unternehmen vor und diese passen zu Ihrem Anlass? Dann können Sie auch diese Artikel oder einzelne Zitate mit Quellenangabe Ihrer Pressemappe hinzufügen. So können sich Medienschaffende schnell einen Überblick darüber verschaffen, was bereits über Ihr Unternehmen berichtet wurde. Außerdem können Sie dadurch beeinflussen, dass sie sicher die Aussagen vorliegen haben, die Sie für besonders gelungen halten.
Audiovisuelles Material
Hochwertige Produktbilder, Fotos und Logos, aber gegebenenfalls auch Videos wie Ihr Imagefilm dürfen in Ihrer Mappe nicht fehlen. Gestalten Sie eine Pressemappe für ein bestimmtes Event, sollte das Bildmaterial das Thema entsprechend aufgreifen und zusätzlich unterfüttern. Achten Sie darauf, dass Print- und Onlinemedien Ihr Material auch wirklich nutzen können: Nutzen Sie dafür am besten das Dateiformat JPG oder TIF sowie eine Druckauflösung von mindestens 300 dpi.
Eine Pressemappe gestalten: Worauf ist zu achten?
Eine ansprechende Gestaltung macht Eindruck. Ein Aspekt, mit dem Sie punkten können, ist ein geradliniges und übersichtliches Design. Denn damit lassen sich Informationen schnell und einfach aufnehmen. Achten Sie in diesem Zusammenhang auch auf einheitliche Formulierungen und Schreibweisen, beispielsweise in der Ansprache Ihrer Lesenden.
Packen Sie die einzelnen Seiten nicht zu voll, das kann abschrecken. Versuchen Sie besser, mit kurzen Absätzen oder sogar Stichpunkten in der Gestaltung zu arbeiten. Hin und wieder bieten sich auch Tabellen oder Infokästen an. Lassen Sie hierbei definitiv Ihr Corporate Design mit einfließen.
Eine sinnvolle Struktur kann ebenfalls eine entscheidende Rolle für die Lesefreundlichkeit spielen. Ihre Unternehmenshistorie sollten Sie eher an den Anfang und Ihr Bildmaterial eher ans Ende packen. Das Bildmaterial sollte professionell sein. Medienschaffende möchten kein überbelichtetes, verpixeltes und mit der eigenen Smartphone-Kamera aufgenommenes Foto verwenden. Investieren Sie in elegantes, audiovisuelles Material, das Ihr Unternehmen in gutem Licht zeigt.
Wie schon angesprochen, haben Sie mehrere Möglichkeiten bezüglich der Form Ihrer Pressemappe. Ob digital, Print oder als QR-Code auf einem Flyer; das bleibt ganz Ihnen überlassen. Bei Print-Mappen sollten Sie allerdings ein besonderes Augenmerk auf Hochwertigkeit legen. Es empfiehlt sich eine feste Mappe, die wasserabweisend ist und nicht so einfach knickt.
Sechs Schritte für die Erstellung Ihrer Pressemappe
Die folgende Kurzanleitung hilft Ihnen dabei, Ihre Mappe zu erstellen:
1. Legen Sie Ihre Ziele fest
Was wollen Sie mit Ihrer Pressemappe erreichen? Sie können allgemeine Informationen zur Verfügung stellen, eine Pressemitteilung um weiterführende Daten erweitern oder für das Unternehmen relevante Themen zusammenführen.
2. Legen Sie Ihre Inhalte fest
Wenn Sie Ihre Ziele definiert haben, wissen Sie, welche Inhalte für Ihre Mappe benötigt werden. Hierbei ist es Ihre Aufgabe, eine Balance zwischen umfassender Information und den wesentlichen Botschaften zu schaffen.
3. Entscheiden Sie sich für ein Format und ein Design
Orientieren Sie sich immer an den Gestaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens. Bei außergewöhnlichen Veranstaltungen, Messen oder Kongressen sind Abweichungen möglich.
4. Erstellen Sie Ihre Inhalte
Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Zeitaufwände, die für die benötigten Texte anfallen können. Manche Texte lassen sich schnell schreiben und andere Dokumente benötigen längere Abstimmungsprozesse, bis sie final freigegeben werden. Gleiches gilt für das Bildmaterial, das Sie in Ihre Mappe legen wollen. Beauftragen Sie einen externen Dienstleister, wenn Sie bemerken, dass die internen Ressourcen für die Erstellung nicht ausreichen.
5. Stellen Sie Ihre Pressemappe her
Sobald das Design und die Inhalte vorliegen, können Sie die Mappe in den Druck geben. Überlegen Sie sich vorab, ob es sich lohnt, die Pressemappe bei einer externen Druckerei zu beauftragen oder es günstiger ist, diese unternehmensintern erstellen zu lassen. Bei einer digitalen Mappe müssen Sie lediglich die entsprechende Datei herstellen.
6. Verteilen Sie Ihre Mappe
Sie können Pressemappen bei Veranstaltungen persönlich überreichen oder auslegen. Digitale Mappen übergeben Sie an die Medienschaffende als USB-Stick oder stellen diese als Download auf Ihrer Website zur Verfügung.
Digitale oder gedruckte Pressemappe: Was ist sinnvoller?
Viele Unternehmen bieten die digitale Variante der Pressemappe als Alternative zur gedruckten an. Einige von ihnen verzichten gänzlich auf eine Printversion, um Papier und Kosten zu sparen.
Digitale Pressemappen bieten in der Regel mehr Möglichkeiten als Print-Mappen. Sie können relevante Informationen gleich in verschiedenen Dateiformaten zur Verfügung stellen und schneller anlassbezogen erstellt werden. Neben Bildmaterial lassen sich hier auch Audio- oder Videodateien einbauen.
Es empfiehlt sich jedoch, den Medienschaffenden beides anzubieten. Auf einem wichtigen Event kann eine gedruckte und hochwertige Pressemappe einen guten Eindruck hinterlassen. Eine digitale Version bietet sich an, um sie jederzeit auf Ihrer Website zum Download zur Verfügung zu stellen und Ihren journalistischen Ansprechpartnern und -partnerinnen Firmenfotos zukommen zu lassen.
Pressemappe vs. Mediakit: Was sind die Unterschiede?
Ein Mediakit wird von Einzelpersonen wie Bloggerinnen oder Influencer an Unternehmen oder Agenturen im Rahmen einer konkreten Anfrage für eine Kooperation, Partnerschaft oder eine Influencer-Marketing-Kampagne verschickt. Ein solches Kit enthält eine Biografie sowie Informationen über Website-Traffic und -Statistiken, Bewertungen und Kontaktinformationen.
Im Gegensatz dazu kann eine Pressemappe speziell für eine Veranstaltung, Produkteinführung oder ein neues Programm erstellt werden. Die Mappe kann jedoch auch mit allgemeinen Informationen zu einem Unternehmen und dessen Produkten aufbereitet sein. Sie enthält Daten und Fakten, die Medienschaffende benötigen, um gezielt über ein Thema zu berichten. Sie können mithilfe der Mappen sicherstellen, dass die wichtigsten Daten wie Kontaktdaten oder Unternehmensgeschichte korrekt sind.
Beispiele für gelungene Pressemappen
Mappen können auf die unterschiedlichste Art und Weise aufbereitet sein. Ihrer Kreativität sind grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, was möglich ist:
Porsche AG
Der deutsche Kraftfahrzeughersteller bietet in seinem Porsche Newsroom gleich mehrere unterschiedliche Mappen an, die für unterschiedliche Veranstaltungen erstellt wurden. Jede Pressemappe hat sogar eine eigene Webseite, auf der sich passende Pressemeldungen und hochwertiges Bild- und Videomaterial befinden sowie die wichtigsten Ansprechpartner genannt werden.
Deutsches Museum
Im Vergleich zur Porsche AG hält sich das bekannte Museum in München kürzer. Im Pressebereich der Website hat die Pressemappe des Deutschen Museums ihren eigenen digitalen Bereich. Dieser ist unterteilt in die Kategorien Texte und Bilder. Erstere besteht aus mehreren Artikeln von „Wer wir sind“ bis hin zu „Ein Jahrhundertprojekt“ über die Modernisierung des Deutschen Museums.
DIE ZEIT-Verlagsgruppe
DIE ZEIT-Verlagsgruppe stellt ihr Pressekit als umfangreiches PDF zur Verfügung, in dem Interessenten all ihre Fragen zum Verlag beantwortet werden. So enthält die Pressemappe im ZEIT-Mediacenter nicht nur einen kurzen Abriss zur Verlagsgeschichte, sondern auch einen Überblick über die verschiedenen Ressorts, Kennzahlen zur Produktion sowie zum Vertrieb und gibt einen Einblick in Podcasts, Veranstaltungen und Tochtergesellschaften.
Fazit: Unterschätzen Sie nicht die Wirkung einer hochwertigen Pressemappe
Je detaillierter und gezielter Sie Ihre Mappe für Ihre Unternehmenskommunikation gestalten und kuratieren, desto besser wird diese bei Journalisten und Journalistinnen ankommen. Achten Sie besonders darauf, dass Ihre Pressemappe nur die wichtigsten Informationen enthält und einen übersichtlichen und einheitlichen Eindruck vermittelt. Weiterführendes Material können Sie in Ihrem Pressebereich auf der Website anbieten.
Ausgewählte Pressemeldungen sind wichtiger Bestandteil der Pressemappe. Auch dabei können Sie einiges beachten, um die Aufmerksamkeit von Medienschaffenden auf Ihr Unternehmen zu ziehen. Lesen Sie nach, wie Sie Pressemitteilungen für Marketing nutzen und in welchen Schritten Sie die ideale Pressemitteilung schreiben.
Titelbild: Pontus Wellgraf / Unsplash
