19 Projektmanagement-Tools für Marketing-Agenturen

Projekte laufen nicht immer wie geplant. Zwar können Sie für jedes Projekt Aufgaben definieren, Meilensteine setzen und einen Zeitrahmen festlegen, aber am Ende kommt es doch häufig anders, als man denkt: Kunden rücken die benötigten Informationen nicht raus, ein wichtiger Mitarbeiter wählt den falschen Moment, um seine Kündigung einzureichen oder ein technisches Problem taucht aus dem Nichts auf und zwingt Sie, Ihre ganze Planung neu zu überdenken. 

In solchen Situationen können die Dinge schnell aus dem Ruder laufen. Vor allem wenn die beteiligten Mitarbeiter sich nur anhand einer farblich gekennzeichneten Excel-Tabelle zurechtfinden und auf verwirrende, ellenlange E-Mail-Verläufe antworten müssen.

Aus diesem Grund investieren viele Agenturen in Projektmanagement-Software, denn sie brauchen eine benutzerfreundliche Schnittstelle, über die sie Termine, Aufgaben, Zeit und Budgets im Auge behalten können. Sie brauchen Hilfsmittel, die den Mitarbeitern auch wirklich helfen und sich tagtäglich benutzen lassen, ohne dass dies zu einem nervenaufreibenden Vorgang verkommt.

Und da jede Agentur einen eigenen Charakter hat, bedeutet das auch, dass je nach Agentur vermutlich eine andere Art von Projektmanagement-Tool bevorzugt wird.

11 Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie in Projektmanagement-Software investieren

Wir haben eine Liste der beliebtesten Plattformen zusammengestellt, die speziell mit Blick auf Agenturen entwickelt wurden. Während Sie sich die verschiedenen Angebote ansehen, sollten Sie folgende Punkte bedenken:

1) Ist Skalierbarkeit für Sie wichtig? 

Wächst Ihre Agentur schnell und soll sie vielleicht noch schneller wachsen? Können Ihre Tools mit Ihnen wachsen?

2) Ist die Anwendung benutzerfreundlich?

Werden Ihre Mitarbeiter diese Benutzeroberfläche gerne benutzen, um Projekte zu planen, Termine nachzuverfolgen und sich über Kunden auf dem Laufenden zu halten?

3) Ist das Tool flexibel?

Passt das Tool zu der Software, mit der Ihre Agentur bereits arbeitet, und sind vollständige Integrationen möglich? Soll die Software kompatibel mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem Programm zur Terminplanung, CRM oder Marketing-Automatisierungs-Tool sein?

4) Ist das Projektmanagement-Tool ausreichend personalisierbar?

Welche Berichte und Funktionen sind absolut unerlässlich für Sie und kann die Software sie auf eine Weise präsentieren, dass Sie gut damit arbeiten können? Müssen Sie über die Plattform mit Kunden zusammenarbeiten? Soll die Kunden-Ansicht das Branding Ihrer Agentur zeigen?

5) Welche Funktionen sind wirklich wichtig?

Es gibt Projektmanagement-Programme, die so viele Funktionen haben, dass es einem schwindlig wird, und solche, die sich auf einige wenige Funktionen konzentrieren. Was hilft Ihrer Agentur dabei, Projekte besser zu handhaben?

6) Wie verwenden Ihre Kunden das Tool?

Können sich Kunden problemlos in dem Projektmanagement-System zurechtfinden? Lassen sich die Zugriffsberechtigungen individuelle anpassen? Gibt es die Möglichkeit, Benachrichtigungen privat und öffentlich zu senden? Falls Ihre Kunden Microsoft-Nutzer sind, wird das Produkt im Internet Explorer auch noch gut aussehen?

7) Brauchen Sie E-Mail-Integration?

Haben Sie andere Projektmanagement-Systeme ausprobiert, doch Ihre Mitarbeiter haben sie vermieden? Möglicherweise brauchen Sie etwas, das ihr Team auch im Rahmen eines E-Mail-Programms verwenden kann.

8) Müssen Ihre Mitarbeiter die Plattform unterwegs benutzen können?

Bietet das Produkt eine iPhone- oder Android-App? Welche Remote-Funktionen stehen für Teams in unterschiedlichen Büros oder Mitarbeitern, die von zuhause arbeiten, zur Verfügung?

9) Brauchen Sie Support und Schulungen?

Ein komplexeres, benutzerdefinierbares Tool erfordert eventuell ein fachmännisches Setup, Schulungen und fortlaufenden Support. Welchen Ruf hat der Kundendienst des Unternehmens? An welchen Tagen und zu welcher Uhrzeit steht das Hilfsteam zur Verfügung? Benötigen Sie oder Ihre Kunden Support auch auf Deutsch?

10) Warum brauchen Sie ein Projektmanagement-Tool?

Wollen Sie interne Arbeitsabläufe optimieren oder die Effizienz und Rentabilität Ihrer Arbeit verbessern? Hilft das Tool Ihnen herauszufinden, mit welcher Art von Kunden und Projekten Sie arbeiten wollen? Können Sie damit höherwertigere Arbeit liefern? Welche Ziele verfolgen Sie und wie können Sie Ihren ROI berechnen?

11) Welche Sprachen unterstützt die Software und in welchen Sprachen sind Leistungen außerhalb der Software (z. B. Kundendienst) verfügbar?

Da die überwältigende Mehrzahl von Software-Angeboten aus dem englischsprachigen Raum stammt bzw. auf Englisch erstellt wird (selbst wenn die Entwickler aus einem anderssprachigen Land stammen), kann es mitunter schwierig sein, Angebote zu finden, die auch eine deutschsprachige Benutzeroberfläche oder Support und sonstige Services auf Deutsch bieten. Überlegen Sie sich also, ob dies für Ihre Agentur bzw. Ihre Kunden ein entscheidender Faktor ist. Denken Sie daran, dass es mitunter auch zu Problemen kommen kann, wenn man etwa die deutschen Umlaute oder das ß in Programmen nutzt, die sie nicht unterstützen? Wir haben uns bemüht, diese Funktionalität wenn möglich mit aufzulisten.

19 Projektmanagement-Tools im Überblick

Falls Sie eine neue Projektmanagement-Plattform suchen oder Ihr erstes Tool implementieren wollen, könnte eine der folgenden Optionen genau das Richtige für Ihre Agentur sein:

1) Basecamp

Basecamp ist die erste Wahl für viele Agenturen, die nach einem einfachen, benutzerfreundlichen Aufgabenmanagement suchen, bei dem Zusammenarbeit und Kommunikation reibungslos funktionieren. 

Funktionen:

• Zuweisung von Aufgaben an eine oder mehrere Personen
• Foren zur Besprechung von Projekten oder Ideen
• Chat-Funktion zur Kommunikation mit Teammitgliedern
• Berichte für einen besseren Überblick über Kapazitäten und Projekte
• Separate Oberfläche für die Interaktion mit Kunden
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche

Preis: 99 USD/Monat/Team. Kann kostenlos getestet werden.

2) Workamajig

Workamajig bringt die Abteilungen für Buchhaltung, Kundenmanagement, neue Aufträge, Design, Medienarbeit, Traffic und Produktion sowie ihre jeweiligen Aufgaben auf einer Software-Plattform zusammen.

Funktionen:

• Integration mit STRATA und SmartPlus für Medienabrechnungen
• Visualisierung potenzieller Kunden mittels Opportunity-Widgets
• Erstellt Berichte zu ausstehenden Zahlungen
• Vorlagen für genaue Prognosen
• Überblick über die Teamverfügbarkeit zur Ressourcenplanung
• Nachverfolgung von Projekten pro Mandat

Preis: 38 USD/Monat/Benutzer für bis zu 10 Benutzer

3) FunctionPoint

FunctionPoint bietet Tools für die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, darunter die Abteilung für neue Aufträge, die Buchhaltung, den Kundenservice sowie die Traffic- und Kreativ-Abteilung. 

Funktionen:

• Workflows für das Teilen von Dateien und Genehmigungen
• Planung und Zuweisung von Aufgaben und Verwaltung individueller Arbeitspensen
• Finanzielle Berichterstattung und Rechnungsausstellung
• Projekt- und Aufgaben-Dashboard zur Visualisierung von Zeitrahmen und Rentabilität von Projekten

Preis: 34 USD/Benutzer/Monat

4) factro

Die optisch ansprechende Web-App factro bietet alle Funktionen für professionelles Aufgaben- und Projektmanagement und ist dabei intuitiv, selbsterklärend und kinderleicht zu bedienen. factro ist zudem 100 % Made in Germany: Deutscher Serverstandort & Datenschutz, in Deutschland entwickelt und designt sowie deutscher Kundenservice. 

Funktionen:

• Einzigartige Projektstrukturansicht sowie Kanban Board und Aufgabenliste
• Kommentare, Checklisten und Anhänge zu Aufgaben hinzufügen
• Das Dashboard bietet Überblick über eigene To Dos, Verantwortlichkeiten und das Team
• Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben & Projekte erstellen
• Leistungserfassung & Controlling
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche

Preis: In der Basic-Cloud-Lizenz mit max. 10 Nutzern ist factro kostenlos. Die Team-Cloud-Lizenz kostet 7,99 EUR/Benutzer/Monat, die Business-Cloud-Lizenz 19,99 EUR/Benutzer/Monat und die Professional-Cloud-Lizenz 29,99 EUR/Benutzer/Monat.

5) 10,000ft Plans

10,000ft ist ein visuell ansprechendes Projektmanagement- und Planungs-Tool mit interaktiver Benutzeroberfläche. Neben diesem Tool bietet das Unternehmen außerdem eine kollaborative Design-Software an, die unter anderem eine Funktion zur Datenerhebung und Analyse umfasst, mit deren Hilfe Kunden Ihre Design-Vorschläge einfacher nachvollziehen können. 

Funktionen:

• Drag-and-Drop-Oberfläche, die es Projektmanagern ermöglicht, Zeitrahmen und Projekte bei Bedarf anzupassen
• Das Dashboard ermöglicht es Projektmanagern, den Status eines Projekts basierend auf Zeit, Gebühren und Kosten einzusehen
• Visuelle Berichterstattung zeigt den Fortschritt von Teams, Kunden und Projekte im Vergleich zu den festgelegten Zielen

Preis: 10 USD/Benutzer/Monat für Basic, 20 USD/Benutzer/Monat für Professional, 45 USD/Benutzer/Monat für Enterprise

6) Teamwork Projects

Teamwork ist ein Projektmanagement-Tool, das besonders für Teams geeignet ist, deren Mitglieder an unterschiedlichen Orten arbeiten. (Hinweis: Teamwork ist ein HubSpot Integrationspartner.)

Funktionen:

• Personalisierbare Navigation, mit der Sie jedem Team die Informationen zeigen können, die für es am relevantesten sind 
• Gantt-Diagramm zur Visualisierung von Meilensteinen und Drag-and-Drop-Schnittstelle zur Änderung von Projektzeitrahmen
• Privates Messaging an Einzelpersonen oder eine Gruppe sowie E-Mail-Integration
• Projektdaten können als privat markiert werden
• Statusupdates von Teammitgliedern, damit Heimarbeiter und flexible Teams über die Kapazitäten der anderen informiert sind
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche (kann vom Administrator als globale Einstellung gesetzt werden)

Preis: 69 USD/Monat für 50 Projekte, 169 USD/Monat für 150 Projekte, 269 USD/Monat für 300 Projekte. Kostenloser Free Forever Plan für 2 Projekte.

7) iMeet Central

iMeet Central (ehemals Central Desktop) ist ein Online-Kollaborationstool, das jedem Mitglied einer Agentur hilft, sein Ziel im Blick zu behalten und über den Status eines Projektes informiert zu bleiben.

Funktionen:

• Online-Moodboard, damit kreative Köpfe sich inspirieren lassen können 
• Personalisierbare Workflows, die Aufgaben automatisch zuweisen
• Meeting-Funktion zur Organisation von Events, zum Hochladen von Notizen und Teilen von Dokumenten
• Möglichkeit, bestimmte Dateien und Ordner nur Mitarbeitern der Agentur zugänglich zu machen
• Zentralisiertes Feedback-System, das Kommentare organisiert und anzeigt, wer eine Mitteilung gelesen, genehmigt oder ignoriert hat 

Preis: 45 USD/Benutzer/Monat für Marketer und Agenturen, 25 USD/Benutzer/Monat für Enterprise

8) Zoho Projects

Zoho bietet Tools für verschiedene Unternehmensfunktionen, wie z. B. Finanzen, HR, Vertrieb und Marketing sowie Projektmanagement. Das Zoho Projects-Tool ermöglicht es Agenturen, ihre Kommunikation auf unkomplizierte Weise zu verwalten und Fortschritte nachzuverfolgen.

Funktionen:

• Mitarbeiter können abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden eingeben
• Die Möglichkeit, die tatsächlich für bestimmte Meilensteine benötigte Zeit im Vergleich zur geplanten Zeit zu sehen
• Integration mit Google Apps für effizientere Zusammenarbeit
• Projekt-Chatrooms, die öffentlich oder privat sein können
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche

Preis: 25 USD/Monat für 25 Projekte, 50 USD/Monat für 50 Projekte, 80 USD/Monat für unbegrenzte Projekte

9) WorkflowMax

WorkflowMax ist ein Projektmanagement-Tool mit einer Vielzahl von Funktionen, das Agenturen zusätzlich die Möglichkeit einräumt, die Buchhaltung und Rechnungsstellung, Leads und Vertrieb sowie Produktivität zu verwalten. (WorkflowMax ist ein HubSpot Integrationspartner.)

Funktionen:

• Berichterstattung, um Unwirtschaftlichkeit aufzudecken und die einträglichsten Projekte und Kunden der Agentur auszumachen
• System zur Abrechnung der Kosten pro Projekt sowie ein Vergleich der tatsächlichen mit den geschätzten Kosten zur besseren Visualisierung der Rentabilität
• Personalisierbare Felder, um den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden
• Tool für schnelles Versenden genauer Angebote an potentielle Kunden
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche

Preis: 15 USD/Monat für 1 Benutzer, 49 USD/Monat für 2-5 Benutzer, 110 USD/Monat für 6-10 Benutzer, 170 USD/Monat für 11-20 Benutzer, 250 USD/Monat für 21-50 Benutzer

10) Brightpod 

Brightpod verfügt über eine Trello-ähnliche Schnittstelle, die es Benutzern ermöglicht, Projekte, Ideen und Aufgaben nachzuverfolgen.

Funktionen:

• Personalisierte Workflows für verschiedene Arten von Projekten 
• Ein Redaktionskalender für Projektmanager, die Social-Media- und Content-Pläne nachverfolgen
• Individuelle Dashboards, damit Teammitglieder die für den Tag wichtigsten Aufgaben nachverfolgen können
• Tracking der für individuelle Aufgaben benötigten Zeit und Erstellung sich wiederholender Aufgaben
• Aufgaben, Mitteilungen und Dateien können per E-Mail hinzugefügt werden
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche

Preis: 129 USD/Monat für 50 Benutzer, 199 USD/Monat für unbegrenzte Benutzer, 59 USD/Monat für 25 Benutzer, 29 USD/Monat für 10 Benutzer

11) FunctionFox

Function Fox bietet drei verschiedene Arten von Projektmanagement-Software – von schlichter Projekt- und Zeitnachverfolgung bis zu komplexerer Berichterstattung und Projektmanagement. 

Funktionen:

• Ein Kundenbetreuer, der Agenturen beim Einrichten der Software hilft und in den verschiedenen Wachstumsphasen unterstützt (nur auf Englisch verfügbar)
• Kunden- und projektbasierte Berichterstattung
• Dashboard für die Führungsebene zur Überprüfung der Rentabilität und Produktivität
• Personalisierbare Felder zum Hinzufügen agenturspezifischer Informationen
• Gruppen- und individuelle Kalender

Preis: 5 USD/Monat/Benutzer im Classic Plan, 10 USD/Monat/Benutzer im Premier Plan, 15 USD/Monat/Benutzer im In-House Plan

12) DoInbound

DoInbound bietet Agenturen eine Plattform, um Inbound-Marketing-Dienstleistungen anzubieten. Es teilt Projekte in kleinere, wiederholbare Aufgaben auf, um die Effizienz und Effektivität des Teams zu steigern.

Funktionen:

• Verwaltung von Projekten nach Kampagne, Aufgabe und abzuliefernden Materialien
• Teilen von Dateien, Nachverolgen der für Aufgaben benötigten und veranschlagten Zeit und Organisation der gesamten Kommunikation für eine Kampagne oder Aufgabe
• Schulungen für Agenturen in der Dokumentation von Verfahren und Erstellung von Vorlagen für besser prognostizierbare Arbeitsprodukte

Preis: 99 USD/Monat für Basic, 199 USD/Monat für Pro, 299 USD/Monat für Advanced

13) Workfront

Workfront ist ein personalisierbares Tool, das es Agenturen ermöglicht, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zuzuweisen, Projekte zu verwalten und Interessenvertreter auf dem Laufenden zu halten. Das Unternehmen hat vor Kurzem ProofHQ übernommen, wodurch Teams nun die Prüfung und Genehmigung von Content und kreativen Inhalten optimieren können.

Funktionen:

• Integrierte Pfade zur Genehmigung und Abnahme, damit Arbeitsschritte schneller abgeschlossen werden können
• Visualisierung teamweiter Ressourcen zur besseren Handhabung von Arbeitslasten
• Arbeitsrückstands-Funktion zur Organisation und Priorisierung kreativer Anfragen
• Möglichkeit, Teams als „Agil“ zu markieren, um Arbeit als Storys oder Punkte zu organisieren
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche

Preis: Nicht verfügbar

14) Citrix Podio

Citrix Podio bündelt die gesamte Kommunikation eines Teams in einem einzigen Tool, das leicht zu personalisieren ist.

Funktionen: 

• Unzählige Integrationen und Erweiterungen wie SmartGantt sowie die Option, eine personalisierte Integration zu erstellen
• Apps, die dem Kernprodukt hinzugefügt werden können, um das Projektmanagement-System an die Arbeitsweise des Teams anzupassen
• Automatisierte Workflows, die bei Abschluss von Aufgaben aktiviert werden
• Möglichkeit, personalisierte Webformulare zur Erhebung von Informationen zu erstellen, die direkt an das Tool gesendet werden
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche
• Website teilweise auf Deutsch verfügbar, inklusive deutschsprachigem Blog

Preis: 9 USD/Monat für das Basis Paket, 14 USD/Monat für Pro, 24 USD/Monat für Premium, Individuelle Preissetzung für Enterprise

15) LiquidPlanner

LiquidPlanner folgt in Bezug auf Projektmanagement einer anderen Methodologie, denn bei diesem Tool beruhen Zeitrahmen auf Schätzwerten. Danach ermittelt das Tool realistische Liefertermine basierend auf Best-Case- und Worst-Case-Szenarien. Überdies bietet es Kalender basierend auf Prioritäten, damit Teams wissen, welche Projekte sie priorisieren müssen und alles rechtzeitig an den Kunden geschickt werden kann.  

Funktionen:

• Einbindung von Zeitplanungs- und -tracking-Funktionen mit einer Preisliste
• Ressourcenmanagement-Ansicht, um zu sehen, wer weitere Projekte übernehmen kann
• Mitteilungsfunktionen zur Besprechung eventueller Schwierigkeiten bei Projekten
• Aufgabenspezifische Kommunikations-Dashboards

Preis: 9.99 USD/Benutzer/Monat für Small Team, 45 USD/Benutzer/Monat für Professional, 69 USD/Benutzer/Monat für Enterprise

16) Traffic LIVE

TrafficLIVE bietet Kundenbetreuern, Vertriebsexperten, Finanzmanagern und der Führungsebene die nötigen Tools, um Kunden effizienter zu helfen und profitabler zu sein. 

Funktionen:

• Integration mit MS Project, damit Kundenbetreuer Projektpläne leicht im- und exportieren können 
• Visuelles Dashboard zeigt eine Einzelauflistung der aufgewendeten Zeit, des Budgets, der Kostenüberschreitungen, Liefertermine, der Lieferungen usw. für jedes Projekt 
• Natives CRM, damit die Unternehmensentwicklung Kunden und potentielle Kunden nachverfolgen kann 
• Individualisierte Preislisten können auf Projekte neuer Kunden angewendet werden
• Auslastungsdiagramme, damit Agenturinhaber die Personalanforderungen besser überblicken können

Preis: Nicht verfügbar

17) Advantage

Advantage weist jedem Account einen Implementation-Specialist zu. Das macht diese Projektmanagement-Plattform perfekt für alle, die tiefergehende Schulungen und Support benötigen oder die individuelle Beratungen wünschen. Allerdings ist diese Dienstleistung (sowie die Software selbst) nur auf Englisch verfügbar.

Funktionen:

• Voreingestellte Vorlagen zur automatischen Erstellung von Zeitplänen
• Möglichkeit, Zeitpläne und Aufgaben für mehrere Projekte gleichzeitig zu ändern
• Verbrauchsraten-Diagramme und eine Risikoanalyse, um herauszufinden, welche Projekte in Gefahr sind
• Support für die Medienabteilung durch Ablaufdiagramme, Vorlagen und Genehmigungsformulare
• Dashboard für Agenturinhaber mit Übersichten über Kassenstand, Gebühren und Prognosen 

Preis: Nicht verfügbar

18) Clients & Profits

Clients & Profits bietet für wachsende und sich verändernde Agenturen vier Arten seines Tools an.

Funktionen:

• Account-Management-Tools wie kreative Briefings, Auftragsänderungen, Statusberichte und ein CRM
• Webportal für Kunden mit Jobstatus, Kalender und Berichte
• Vermögensverwalter, Produktionsberichte und Checklisten für neue Jobs
• Stundennachweise, Genehmigungs-Workflows und Produktivitätsbericht
• Abrechnung für mehrere Jobs, Mandate und Medien

Preis: 49 USD/Monat/Benutzer für Studio, 99 USD/Benutzer/Monat für Agentur

19) Workbook

Workbook ist eine Projektmanagement-Plattform, die es Agenturen ermöglicht, die Software Ihren konkreten Anforderungen entsprechend zu personalisieren. Sie beginnen mit einem Grundplan und fügen nach Bedarf Funktionen hinzu, wie z. B. Abrechnung und Rechnungsstellung, Lieferanten- und Auftragsbestätigungen, Finanzen und Buchhaltung, Kundenportal oder CRM und Pipeline. 

Funktionen:

• Hinzufügen aller Kosten, einschließlich Kilometerpauschale und Spesen, zu einem Projekt 
• Umfassendes finanzielles Berichterstattungs-System mit 300 integrierten Berichten
• Funktionen für zwischenbetriebliche Transaktionen sowie eine automatische Abrechnungsfunktion 
• Gewichtete Pipeline zur Offenlegung des potenziellen Bargeldflusses einer Agentur 
• Möglichkeit zur Überführung potenzieller Kunden aus dem CRM in Projekte
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche

Preis: Nicht verfügbar