Projektmanagement: Ein umfassender Leitfaden

Ob Sie agile Methoden verfolgen, Projekte eher klassisch führen oder sich für hybrides Projektmanagement entscheiden – es gibt unzählige Ansätze, Projekte zu planen und zu steuern. Jedes dieser Projekte hat dabei aber eine Variable gemeinsam: Nämlich die Menschen, die für ein Ziel zusammenarbeiten. Was aber ist der beste Weg, deren Fähigkeiten produktiv, kreativ und effizient einzusetzen?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die bekanntesten Projektmanagement-Methoden, verraten Ihnen, welche Softwares Sie dabei unterstützen, und, was Sie sonst noch wissen sollten.

Viele Begriffe und Methoden sind etabliert, allerdings entwickeln sich fortlaufend neue Ansätze, um einer sich wandelnden Arbeitswelt gerecht zu werden.

Typisch für agiles Projektmanagement ist ein iteratives (Unterteilung in zeitliche Etappen) und inkrementelles (aufeinander aufbauendes) Vorgehen.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Sie kennen es bestimmt aus eigener Erfahrung: Um auf einem Projekt die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Experten aus ganz verschiedenen Gebieten zusammenkommen.

Sei es der Marketer, der für eine gelungene Facebook-Anzeige, Texter und Designer einspannt oder die Vertriebsmitarbeiterin, die für die Planung der nächsten Schritte das Controlling und den Außendienst mit einbezieht.

Der Bestfall tritt ein, wenn alle an einem Strang ziehen und im Team Synergie-Effekte entstehen. Und hier kommt das Projektmanagement ins Spiel: Dieses ist dafür zuständig, alle Elemente effektiv zu verbinden und zum gemeinsamen Projektziel zu führen.

Sicherlich erfordert Projektmanagement eine gute Planung. Am Ende jedoch lohnt sich der Aufwand für das Unternehmen, der zu Beginn des Projekts entsteht.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Geringere Kosten,
• frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen,
• bessere Abstimmung zwischen den Beteiligten und
• letztlich das erfolgreiche Erreichen der aufgestellten Ziele.

Die Entwicklung des Projektmanagements: Von klassisch zu agil?

Unternehmen befinden sich in einer Zeit des Wandels. Wenn sie mit der Digitalisierung, dem technischen Fortschritt und anderen innovativen Impulsen nicht mithalten können, bleibt der Erfolg irgendwann aus. Um mit der veränderten Arbeitswelt Schritt zu halten, hat sich deshalb in den letzten Jahren eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden des Projektmanagements entwickelt.

Dabei zeichnet sich ein Trend des in fünf Phasen eingeteilten klassischen Projektmanagements hin zu agileren Methoden ab. Zwar fehlt diesen ganz bewusst die Struktur, auf der andere Management-Arten aufbauen – die wir ebenfalls im Folgenden vorstellen – jedoch erhöht sich bei richtiger Umsetzung das Maß an Flexibilität. Weil agiles Projektmanagement außerdem auf Eigenverantwortung und flache Hierarchien setzt, dauert es gerade in größeren Unternehmen häufig etwas länger, agile Strukturen zu etablieren.

Letztlich hängt es aber auch von der Branche und dem Umfeld ab, welcher Projektmanagement-Stil in Ihrem Unternehmen am besten funktioniert. Damit Sie einen Überblick erhalten, stellen wir Ihnen nun die wichtigsten Methoden vor.

Die 5 Projektmanagement-Phasen

Häufig wird Projektmanagement in fünf Phasen unterteilt: Vorbereiten, Initiieren, Planen, Steuern und Abschließen.

1) Vorbereiten

Zur ersten Phase gehört die Abwägung beziehungsweise Entscheidung für oder gegen ein Projekt.

• Soll es überhaupt durchgeführt werden?
• Welche übergeordneten Ziele würden Sie damit verfolgen?
• Und welche Ergebnisse erwarten Sie, Ihre Kunden oder Vorgesetzten von dem Projekt?

Je nach Unternehmen könnte in diesem Schritt ein Projektantrag gestellt werden. Handelt es sich um ein Kundenprojekt zum Beispiel im Marketing, beginnt in dieser Phase die konkrete Abstimmung mit den Kunden, wobei eventuell schon ein Kostenvoranschlag erstellt werden kann.

2) Initiieren

Mit dem Projektauftrag beginnt die zweite Phase. Hierbei geht es darum, Grundlagen zu schaffen und Rahmenbedingungen zu klären. Ganz wichtig ist dabei, die konkreten Projektziele festzulegen und festzuhalten. In diesem Zuge werden auch Erfolgsfaktoren und Risiken identifiziert.

Nun stellt der Projektleiter sein Team zusammen, stimmt Inhalte ab, plant die Kommunikation und Organisation zwischen den Beteiligten und bestimmt Qualitätskriterien.

Dabei sollte die Wirtschaftlichkeit immer im Auge behalten werden. Was genau zum Punkt „Initiieren" gehört, kann je nach Unternehmen, Art oder Größe des Projekts unterschiedlich ausfallen.

3) Planen

Dass Planen die dritte Phase des Projektmanagements darstellt, kann erst einmal etwas irreführend wirken. Denn die Planungskompetenz konzentriert sich nicht an einem zeitlich festgelegten Punkt, sondern ist das gesamte Projekt über notwendig.

Allerdings sollte spätestens jetzt ein Projektplan erstellt und abgestimmt werden. Darin enthalten sind konkrete Aufgaben, Termine, Kosten, Kapazitäten, Ergebnisse und Meilensteine.

Je nach Projekt stellen sich weitere Fragen:

• Müssen eventuell Verträge geschlossen werden?
• Ist ein Reporting gewünscht oder sinnvoll, das laufend angepasst und dessen Rahmen deshalb jetzt schon aufgesetzt werden sollte?

4) Steuern

Während des Projekts prüft der Projektleiter laufend die Umsetzung und die Ergebnisse – das vor allem nach den drei Faktoren Qualität, Zeit und Kosten. Nicht nur hier, aber besonders an dieser Stelle, ist eine gute Kommunikation essentiell.

Dass die Umsetzung an der einen oder anderen Stelle vom Geplanten abweicht, ist hier eher die Regel als die Ausnahme. Der Hauptverantwortliche hat dann die Aufgabe, darauf zu reagieren.

Der Projektplan muss dann angepasst, (neue) Aufgaben müssen verteilt oder Prioritäten anders gesetzt werden.

5) Abschließen

Weil die Ziele zu Beginn klar definiert wurden, hat das Team zum Ende ein leichtes Spiel. Nun wird die Wirtschaftlichkeit überprüft und gegebenenfalls ein Reporting erstellt, in dem die Ergebnisse und das Projekt dokumentiert sind.

Dabei wird das Feedback durch Kunden, Mitarbeiter oder andere Beteiligte eingeholt. Die gesammelten Erfahrungen fließen wiederum in spätere Projekte ein.

Die bekanntesten Projektmanagement-Methoden

Die fünf Phasen des Projektmanagement sind als eine Art Grundpfeiler zu sehen, auf dem die allermeisten Projektmanagement-Methoden basieren. Auf dieser Grundlage haben sich nach und nach verschiedene Methoden entwickelt, die allesamt zum Ziel führen, je nach Anforderungen aber unterschiedlich einsetzbar sind.

Jede dieser Methoden ist von Zielen und deren klarer Definition abhängig. Dafür gibt es das sogenannte SMART-Modell, ein Akronym bestehend aus den Worten Specific, Measurable, Achievabel, Reasonable, Time Bound – im Deutschen wird die Formel häufig mit Spezifisch, Messbar, Akzeptiert/Attraktiv, Realistisch, Terminiert übersetzt.

Grundsätzlich sollten also die Ziele nach diesen Kriterien aufgestellt werden – eine Zielformulierung wie zum Beispiel „Kundenzufriedenheit erhöhen" ist nicht konkret genug.

Haben Sie Ihre Ziele nach der SMART-Methode formuliert, bieten sich nun verschiedene Wege an, um diese zu erreichen.

1) Kritischer Pfad

Die Vorgehensweise des kritischen Pfades („critical path“) eignet sich vor allem für komplexere Projekte mit vielen Variablen. Es beschreibt ein Verfahren, das die Abhängigkeiten von Aufgaben berücksichtigt.

In einer grafischen Darstellung, meist mithilfe eines Gantt-Diagramms, werden die Aufgaben und drei Komponenten dargestellt:

• Die Dauer der Aufgaben,
• die früheste mögliche und die späteste mögliche Lage von Teilaufgaben
• und deren Beziehung zueinander.

Bild: Smartsheet – Critical Path

Was sich kompliziert anhört, basiert auf einem simplen Prinzip: Ziel ist hier, Abhängigkeiten darzustellen und so entscheiden zu können, welche Aufgabe höhere Priorität hat als eine andere. Zum Beispiel, weil erst nach Abschluss der ersten Aufgabe mit der zweiten angefangen werden kann, dann erst mit der dritten und so weiter.

Aufgaben auf dem kritischen Pfad haben in der Regel keine zeitlichen Puffer und daher wenig Spielraum. Sie müssen in ihrer Abwicklung vom Projektmanager genau beobachtet werden, damit Engpässen antizipierend entgegengewirkt werden kann.

2) Wasserfall-Modell

Das Wasserfall-Modell teilt ein Projekt in unterschiedliche Sequenzen ein. Charakteristisch ist, dass die zweite Phase erst beginnt, wenn die erste abgeschlossen ist.

Diese Schritt-für-Schritt-Methode schafft eine übersichtliche Struktur und eine einfache Möglichkeit zur Projektkontrolle.

Bild: Pinuts – Wasserfall-Modell

Die Methode eignet sich für Projekte, die konstante Anforderungen haben und keine kurzfristigen Korrekturschleifen benötigen. Wenn eine Phase abgeschlossen ist, lässt sich diese nur noch schwer anpassen.

Ungeeignet ist die Methode dementsprechend für Projekte, die ein hohes Maß an Flexibilität erfordern oder bei denen unvorhersehbare Faktoren tendenziell eine größere Rolle spielen könnten.

3) Meilenstein-Trendanalyse

Wie der Name verrät, basiert diese Methode darauf, Meilensteine zu definieren und anhand des Erreichens dieser, das Projekt laufend zu messen, zu planen und anzupassen. Im Laufe des Projekts werden immer wieder Zeichenstand- und Prüftermine abgehalten, an denen bestimmte Ergebnisse evaluiert werden. Bei diesen Terminen wird über den weiteren Verlauf und die nächsten Schritte des Projekts entschieden.

Wie früh oder spät die Meilensteine erreicht werden, wird anhand einer sinkenden oder steigenden Kurve visualisiert. Waagerechte Trends bedeuten, dass der Meilenstein voraussichtlich wie geplant erreicht wird. So kann der Projektstand auf einen Blick erfasst und schnell abgelesen werden, worauf der Fokus gesetzt werden muss.

Gewissermaßen handelt es sich bei der Meilenstein-Trendanalyse, ähnlich wie bei der Wasserfall-Methode, um eine Schritt-für-Schritt-Methode. Allerdings ist diese deutlich flexibler und der Projektstand auf einen Blick erfassbar.

4) Kanban-Methode

Die Kanban-Methode verwendet das sogenannte Kanban-Board, das sich in drei Spalten gliedert, in denen die verschiedenen Projektaufgaben ihrem Status nach eingeordnet werden:

Entweder als To Do, als In Progress oder als Done.

Die Spalten können beliebig erweitert oder umbenannt werden. So eignet sich Kanban beispielsweise gut als Ansatz für Projekte, die spezielle Anforderungen haben oder sich noch stark verändern können.

Diese Methode ist noch etwas flexibler als die Meilenstein-Trendanalyse und findet deshalb auch im agilen Projektmanagement häufig Anwendung.

5) Methodische Instrumente: Das magische Dreieck und die Nutzwertanalyse

Mehr ein methodisches Instrument als eine eigene Projektmanagement-Methode ist das sogenannte magische Dreieck des Projektmanagements.

Dieses besteht aus den drei Zielgrößen Zeit, Kosten und Qualität. Sobald sich einer der drei Parameter verändert, wirkt er sich umgehend auf die anderen beiden Komponenten aus.

Damit das Projektziel erreicht werden kann, müssen Änderungen einer Komponente durch Anpassungen an den jeweils anderen beiden Parametern ausgeglichen werden.

Die Nutzwertanalyse hilft dabei, schwierige Entscheidungen an einer Stelle des Projekts zu fällen. Vor allem dann, wenn zur Lösung des Problems eine Menge unterschiedlicher Handlungsalternativen in Frage kommen.

In diesem Fall werden die verschiedenen Möglichkeiten aufgeschrieben und deren Vorteile mit Punkten bewertet. Kurz gesagt wird hier versucht, qualitative Entscheidungskriterien zu quantifizieren.

Bild: Erfolgreich Projekte leiten – Nutzwertanalyse

Neuer Wind: Agiles Projektmanagement

Agilen Projektmanagement hat seinen Ursprung in der Software-Entwicklung, wird heute aber in ganz verschiedenen Bereichen angewendet. Die Methoden folgen agilen Werten und Prinzipien, die 2001 im Agilen Manifest niedergeschrieben wurden.

Die Werte dieser Projektmanagement-Methoden zeichnen sich durch zeitliche und inhaltliche Flexibilität, enge Zusammenarbeit, individuelle Verantwortung, Einfachheit und Selbstorganisation aus.

Um agiles Projektmanagement konsequent durchzuführen, müssen Unternehmen häufig aus eingefahrenen hierarchischen Mustern austreten. Das mag herausfordernd sein, bietet jedoch gleichermaßen eine Vielzahl neuer Chancen.

Für einen guten Überblick haben wir die wichtigsten Eckpunkte, die agiles Projektmanagement ausmachen, zusammengetragen:

1) Agiles Projektmanagement: Vorteile und Nachteile

Agiles Projektmanagement lebt von regelmäßigen, frequenten Lieferungen von (Zwischen-)Ergebnissen. Für Kunden und Vorgesetzte kann das von Vorteil sein. Durch die regelmäßige Abstimmung sind zudem Ziel- und Plananpassungen deutlich einfacher umsetzbar – zum Beispiel, wenn sich die Anforderungen des Marktes ändern.

Die Vorteile sind jedoch nur die eine Seite der Medaille. So geht mit einer hohen Flexibilität auch immer ein hoher Abstimmungsbedarf und somit Kostenaufwand einher. Außerdem sind konkrete Projektergebnisse schwerer vorhersehbar und Projekte schwieriger zu dokumentieren.

2) Iteratives Vorgehen durch Time Boxing

Agiles Projektmanagement geht iterativ vor – was nichts anderes heißt als: „in zeitliche Etappen unterteilt“. Anders als bei klassischen Methoden, bei denen ein Projekt in Arbeitspakete unterteilt wird, ist die im agilen Projektmanagement zu erbringende Leistung an zeitliche Abschnitte gebunden.

Die Time Boxes legen also die Dauer der Arbeit fest, um dann – vereinfacht ausgedrückt – festzustellen, an welchem Punkt des Projektes das Team steht.

3) SCRUM-Methode

Um agile Projekte zu verwirklichen, wird häufig die SCRUM-Methode eingesetzt. Diese definiert verschiedene Rollen im Team, aber nur wenige Eckpfeiler beziehungsweise Regeln des Vorgehens.

Die SCRUM-Methode zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass sie in verschiedenen Sprints arbeitet, in denen Stück für Stück ein kontinuierlicher Fortschritt erreicht werden soll.

Auch bei SCRUM stehen die Teamarbeit und die Eigenverantwortlichkeit im Vordergrund – der große Vorteil dabei:

Diese Methode führt gerade dann zum Erfolg, wenn ein motiviertes Team am Projekt arbeitet – und wenn es das noch nicht ist, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter durch die individuelle Wertschätzung und übertragene Verantwortung motiviert werden!

4) Hybrides Projektmanagement

Die Methoden des Projektmanagements sind vielfältig. Deshalb ist auch bei der Klassifizierung vom Projektmanagement keine simple Denkweise in Schwarz oder Weiß möglich. Erfolgreich ist, wer sich für eine Methode entscheidet, diese punktuell anpasst und dabei auch Ideen aus anderen Projektmanagement-Stilen ausprobiert – und im besten Falle adaptiert.

Der Begriff des hybriden – „vermischten“ – Projektmanagements trifft wahrscheinlich gut, was die meisten Unternehmen ohnehin tun: Sie mixen unterschiedliche Arten, zum Beispiel das klassische und das agile Projektmanagement, zu einer individuellen Methode, die zur jeweiligen Herangehensweise und zum Umfeld des Unternehmens passt.

Dies erklärt beispielsweise, wie die Methode des „Scrumban“entstanden ist.

Entscheidende Hilfe: Projektmanagement-Softwares und -Tools

Projektmanagement-Tools und -Software tragen entscheidend zu der erfolgreichen Durchführung Ihrer Projekte bei. Aber da die Auswahl an Anbietern so groß ist, stellen wir Ihnen im Folgenden einige der beliebtesten knapp vor – die Liste endet damit jedoch noch lange nicht. Die Tools bieten für unterschiedliche Methoden jeweils unterschiedliche Vorteile.

1) Asana

Die Cloud-basierte Software Asana ist einfach zu bedienen und umfasst alle Basics des Projektmanagements. Bezahlen müssen Sie nur für die Wartung der Software, für Updates und Backups von Daten. Ein persönlicher Kundenservice ist ebenfalls kostenpflichtig.

Asana ist gut für den Einstieg – wenn viele Features gewünscht sind, stößt die Software jedoch irgendwann an ihre Grenzen.

2) Trello

Trello besitzt nur eine einzige Projektansicht – diese basiert auf der Kanban-Methode, sodass Trello sich für die Organisation von Projekten anhand von Boards eignet.

Wer Projekte zeitlich und langfristig visualisieren möchte, findet bei Trello keine entsprechende Option. Somit ist Trello ein übersichtliches und leicht zu bedienendes Tool, eignet sich jedoch nur für unkomplizierte Projekte.

3) Wrike

Etwas ausgefeilter und komplexer ist Wrike. Dementsprechend ist eine gewisse Einarbeitungszeit in die Software nötig. Dann jedoch besticht das Tool durch umfassende Features:

Mit einem Marketing-Modul, in das Workflows (inkl. Briefings, Prüfungs- und Freigabefunktion) integrierbar sind, können umfassende und komplizierte Projekte an einem Ort gebündelt werden.

4) factro

Das Tool factro ist nutzerfreundlich und ermöglicht einen schnellen Einstieg. User können sich ein Projekt in unterschiedlichsten Ansichten anzeigen lassen: Von Kanban über einen Sturktur-Baum bis zur tabellarischen Ansicht.

factro besticht zudem durch einen schnellen und persönlichen Kundenservice, falls doch einmal Fragen aufkommen.

5) Teamleader

Teamleader verfügt neben Funktionen zur Projektplanung über hilfreiche Features zur Rechnungserstellung und monetären Erfassung von Projekten. Das Tool ist intuitiv bedienbar und eignet sich somit auch für den Einstieg.

Mit seinen Features geht die Software mehr in die Breite als in die Tiefe: Sie verfügt über umfassende Funktionen, ist aber nicht hochkomplex. Wer sehr spezielle Funktionen sucht, kann bei Teamleader auf Grenzen stoßen.

6) todo.vu

Die Funktionen von todo.vu bieten eine Mischung aus Customer-Relationship-Management, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung.

Für Freiberufler ist das Tool kostenlos – sobald jedoch mehrere User zugreifen, kostet das Tool. Ab elf Usern ist der Preis dann jedoch gedeckelt. Die Software eignet sich vor allem für agile Projekte.

7) Smartsheet

Smartsheet ist ein Hybrid zwischen einer Projektmanagement-Software und einem Tabellenkalkulationsprogramm, wie etwa Excel eines ist. Es bietet dadurch diverse Möglichkeiten.

Der Nachteil: Sie müssen erst einmal lernen, damit umzugehen. Hilfreiche Dokumentationen und viele Vorlagen erleichtern Ihnen jedoch dabei den Einstieg und zeigen Ihnen, was mit dem Tool möglich ist. Dann eignet sich die Software vor allem für die Projektplanung.

Diese Projektmanagement-Zertifikate können Sie erlangen

Um bei Kunden und Vorgesetzten Projektmanagement-Fähigkeiten nachzuweisen oder einfach nur dazuzulernen, kann ein Zertifikat hilfreich sein. Verschiedene nationale und internationale Anbieter ermöglichen Ihnen, ein solches zu erlangen. Die Wichtigsten im Überblick:

1) Project Management Professional (PMP)

Die aus den USA stammende und international ausgerichtete PMP-Zertifizierung setzt zwar 36 Monate Projektmanagement-Erfahrung bei einem Bachelor-Abschluss oder 60 Monate Projektmanagement-Erfahrung bei einem mit der Fachhochschulreife vergleichbaren Abschluss voraus. Wenn Sie diese jedoch haben und den Computer-Test bestehen, besitzen Sie eine international anerkannte Auszeichnung.

Die Prüfung kann in Berlin, Frankfurt, Hamburg oder München abgelegt werden und kostet 2.800 Euro. Und keine Sorge: Trotz des internationalen Charakters können Sie die Prüfung auf Deutsch ablegen.

2) Certified Associate in Project Management (CAPM)

Für Einsteiger eignet sich die Prüfung zum Certified Associate in Project Management (CAPM), die deutlich weniger Voraussetzungen für eine Teilnahme erfordert.

Die Prüfungsvorbereitung ist derzeit dieselbe wie für die PMP-Zertifizierungen. Der Vorteil: Wenn diese zu einem späteren Zeitpunkt angestrebt ist, sind einige Voraussetzungen schon erfüllt. Die Kosten liegen hier bei etwa 1.800 Euro.

3) Zertifizierungen der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement

Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement bietet ebenfalls eine Reihe von Zertifizierungen an. Weil der Verband Mitglied im internationalen Dachverband IPMA (International Project Management Association) ist, sind die Auszeichnungen teilweise international anerkannt.

Die Prüfungen werden entweder in Nürnberg abgehalten oder in einem Unternehmen, das die Zertifizierung unterstützt und mehrere Kandidaten anmeldet.

Zertifizierungen für spezielle Gebiete

Wer Zertifikate und Fortbildungen in Nischen sucht, findet auch diese garantiert – gerade für agile Methoden wie SCRUM entstehen immer mehr Angebote. Zwei Anbieter, die inzwischen schon ein ausgereiftes Angebot vorweisen, sind zum Beispiel die Scrum Alliance und Scrum.org.

Wir halten fest: In puncto Projektmanagement mangelt es nicht an Alternativen. Vielmehr geht es darum, unter vielen Möglichkeiten genau das auszusuchen, was Ihnen passt. Abhängig ist das jeweils von den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Art des Projekts. Auch den Mitarbeitern und nicht zuletzt Ihnen selbst muss die Methode liegen. Es lohnt also, einige Praktiken auszuprobieren und zu erforschen, mit welchen Sie die besten Erfahrungen machen.

Dasselbe gilt für Projektmanagement-Tools. Hier braucht es womöglich etwas Einarbeitung, bis die Systeme ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags sind – dann aber lassen sich Prozesse und Kommunikationsabläufe sukzessive optimieren.

Übrigens: Wenn Ihr Team die Grundfunktionen erst einmal verinnerlicht hat, lassen sich die Tools perfekt mit Customer-Relationship-Management-Systemen ergänzen – so erweitern Sie das interne Projektmanagement um die essentielle Komponente der Kundenbeziehung.

Am Ende steht für Sie immer der Zeitgewinn. Dadurch, dass die alltäglichen und technischen Abläufe reibungslos funktionieren, haben Sie Raum, Ihre Projekte mit kreativen Impulsen noch ein bisschen besser zu machen.

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