Social Media Leitfaden - Wieso Organisation das A und O ist

by Inken Kuhlmann

Date

02.01.2015 02:30:00

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Wenn Sie Social Media Accounts für mehrere Unternehmen managen müssen - egal wie viele und wie groß diese sind - ist Organisation das A und O. 

Als Social Media Manager fühlt man sich manchmal wie ein Zirkusdirektor, der versucht seine verschiedenen Artisten gleichzeitig unter Kontrolle zu bekommen, damit die Show problemlos abläuft. Aktuelle Geschehnisse und Trends beobachten, regelmäßig relevanten Content posten, Wünsche und Anregungen von Kollegen sammeln,... - langweilig wird einem da nicht.

Wie schaffen es also viel-beschäftige Social Media Manager den Überblick nicht zu verlieren? Wir haben einige der erfolgreichsten Social Media Experten, die für Unternehmen aus ganz USA arbeiten, für Sie nach ihren Tipps und Tricks gefragt. Hier sind die Ratschläge, die sie uns gegeben haben - damit es Ihnen leichter fällt, organisiert und entspannt zu bleiben.

1. Erstellen Sie einen Content Kalender

Ein Content Kalender erspart Ihnen Zeit bei der Planung von Beiträgen auf den verschiedenen sozialen Netzwerken. Georgie Morley, die Kreativdirektorin von Bai, sagt dazu: “Ich habe mir einen Content Kalender eingerichtet, der unsere Profile auf den sozialen Netzwerken auflistet und in den ich regelmäßig allen geplanten Content eintrage.” Anhand dieses Kalenders erstellt sie dann tägliche und wöchentliche To-Do-Listen für sich selbst und andere. “Ich achte zudem immer darauf, dass noch etwas Luft für spontane und aktuelle Anliegen vorhanden ist. Irgendetwas passiert immer.”
(Wenn Sie etwas Hilfe bei der Planung und Veröffentlichung Ihres Content Marketing brauchen, haben wir hier ein kostenloses Handbuch.)

2. Planen Sie Ihre Posts schon im Voraus in größeren Mengen

Wenn Sie Ihren Content schon vorher einstellen und die Veröffentlichung zu bestimmten Zeiten planen, ersparen Sie sich die Zeit jeden Tag erneut daran denken zu müssen. Unsere HubSpot Social Media Managerin Robyn Showers, die den englischen Twitter Kanal @HubSpot leitet, nutzt unsere Social Inbox. Sie kann dort Tweets planen und in größeren Mengen aus Spreadsheets hochladen, um Zeit zu sparen. Sie sagte uns sogar, dass sie nicht nur Tweets, sondern auch Beiträge für Facebook, LinkedIn und Google+ so im Voraus plant.

3. Nutzen Sie Apps, mit denen Sie Ihre To-Do-Liste auf allen Geräte synchronisieren können

Social Media Manager wären ohne ihre To-Do-Listen verloren. Laut Robyn Showers ist Wunderlist die beste App dafür: “An sich ist es nur eine einfache To-Do App, aber ich kann sie mit meinem Arbeitscomputer, meinem privaten Computer und meinem Smartphone synchronisieren. Man kann dort Aufgaben über das Drag-and-Drop Prinzip von einem Tag oder einer Kategorie in eine andere verschieben, sowie Benachrichtigungen und Deadlines setzen.”
Sie können Ihre To-Do-Liste zudem mit Kollegen teilen und jeweils Notizen hinzufügen, sowie Ihre E-Mails zur App weiterleiten und daraus Aufgaben erstellen. Und das Beste: Wunderlist ist kostenlos.

4. Machen Sie Quellen für guten und aktuellen Content aus

Was sind im Moment die aktuellsten Themen? Über was sprechen die Nutzer in den sozialen Medien? Zu diesen Fragen muss sich ein Social Media Manager den ganzen Tag über Gedanken machen. Wenn Sie einen Überblick über beliebte Themen in den News haben, bietet sich zudem die Chance Newsjacking zu betreiben, über das Ihr Webseiten-Traffic deutlich ansteigen kann.
Ein guter Weg immer up-to-date zu bleiben, ist sich für ein RSS Reader (z.B. Feedly) anzumelden und Newsseiten und Blogs zu abonnieren, die über Trends und Themen Ihrer Branche reden. Zusätzlich zu Ihrem RSS Feed sollten Sie, laut Tina Yip (Social Strategist bei Big Spacship), kostenlose Tools wie dieses Live-Trends-Dashboard verwenden. Mit dieser Kombination haben Sie stets einen Überblick, was gerade auf den sozialen Medien am beliebtesten ist.

5. Halten Sie Ihre Inbox frei von ungelesenen Nachrichten

Viele Leute schalten gerne ihre E-Mails aus, wenn sie für ein paar Stunden produktiv sein wollen. Als Social Media Manager, der immer über aktuelle Nachrichten informiert sein muss, ist das nicht möglich.
Laurie Meacham und ihr Social Media Team bei JetBlue schaffen es immer, über alle Twitter Mentions und Anfragen der verschiedenen Abteilungen bestens Bescheid zu wissen. Was ist ihr Geheimnis?
“Ich halte meine E-Mail Inbox stets aufgeräumt und versuche keine ungelesenen Nachrichten offen zu haben.”, verriet uns einer der JetBlue Mitarbeiter, “Auf diese Weise übersehe ich zwischen Bergen von irrelevanten Newslettern nichts Wichtiges.” Sie können sicherlich ebenfalls ein Lied darüber singen, wie leicht wichtige E-Mails verloren gehen, wenn Sie Nachrichten nicht sofort lesen und entsprechend einordnen. Ein weiterer Tipp ist den Ton an Ihrem Computer anzulassen, damit Sie sofort hören, wenn neue E-Mails ankommen.

6. Erstellen Sie in Ihrer Inbox einen eigenen “Social Content” Ordner

Als Social Media Manager müssen Sie unter anderem den Content, den Ihr Unternehmen produziert, durchgehen und interessante Posts für Ihre Zielgruppe erstellen. Aber bei all dem Content, wie schaffen Sie es nichts zu übersehen?
Die ehemalige HubSpot Social Media Managerin Brittany Leaning schlägt vor, in Ihrer Inbox einen speziellen Ordner für Social Content zu erstellen. Dort können Sie alle E-Mails sammeln und diese auch wieder entfernen, wenn der jeweilige Content bearbeitet wurde.
(Sie möchten Ihren eigenen “Social Content” Ordner erstellen? Für Gmail Nutzer haben wir hier eine Anleitung und einige Tipps. Alternativ können Sie auch eine separate Inbox erstellen über Gmail’s “Multiple Inboxes” Tool - das wir Ihnen hier zeigen.)
Außerdem sagt sie: “Ich hatte eine bestimmte Routine. Ich bin jeden HubSpot Blogpost der letzten Woche einzeln durchgegangen und habe darauf abgestimmt die Posts für die nächste Woche geplant. So wurde kontinuierlich Content veröffentlicht, während ich die Zeit hatte, um zeit-intensivere Inhalte zu bearbeiten oder um Chancen für Newsjacking zu nutzen.”

7. Sammeln Sie die Social Media Beiträge Ihres Teams in einem Spreadsheet

Um die Anzahl der Anfragen von Kollegen zu minimieren, die ihren Content über die Unternehmens-Accounts verteilen möchten, ist ein Spreadsheet die perfekte Lösung. Robyn Showers empfiehlt über Google ein gemeinsames Spreadsheet zu erstellen, auf das alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens zugreifen können, um eine solche Social Media Anfragen einzutragen. Außer in Fällen von dringenden Anliegen müssen Sie sich so nicht mehr permanent damit beschäfitgen. In unserem HubSpot Spreadsheet kann das gewünschte Datum, eine Nachricht, der Link, der Name des Autors und die dazugehörige Kampagne eingetragen werden.

8. Designen Sie mehrere, sich ähnelnde Bilder mithilfe von Canva

Canva ist ein schlicht gehaltenes Bildbearbeitungs-Tool, mit dem Sie Bilder für Ihre Social Media Posts erstellen können. Besonders, wenn Sie mehrere, sich ähnelnde Bilder auf einmal für eine Kampagne produzieren wollen, sind Sie bei Canva genau richtig.
Robyn Showers benutzt Canva für HubSpot Social Media Kampagnen: “Jedes Mal, wenn wir eine Kampagne am laufen haben, die ein E-Book, Webinar oder anderen Content unterstützen soll, habe ich mindestens fünf Beitragsbilder. Über Twitter teste ich dann aus, welches davon am besten ankommt.” Um diese Bilder zu erstellen, muss sie lediglich eins davon auf Canva designen und kann dann über die “Kopieren”-Funktion das Bild duplizieren. Auf diesen Kopien kann sie dann kleine Änderungen durchführen und einzelne Elemente austauschen.
Gerade auf Twitter bietet sich dieses Prinzip an, da die meisten Unternehmen dort recht häufig Content posten und so die Möglichkeit haben, in engen Zeitabschnitten verschiedene Versionen von Beitragsbildern zu testen.

9. Ordnen Sie die Seiten und Tabs Ihres Browsers in einer bestimmten Reihenfolge

Wenn Sie in Ihrem Internet Browser gleichzeitig Ihr E-Mail Postfach, Ihren Kalender, Ihre Social Media Profile, und all die anderen wichtigen Webseiten aufhaben, können Sie schnell den Überblick verlieren. Ein Mitarbeiter des JetBlue Teams schlägt daher vor, Ihre Fenster und Tabs jeden Tag in einer bestimmten Reihenfolge zu ordnen, damit Sie sich merken können, was wo zu finden ist.
Zudem sollten Sie Tabs immer in dem Moment schließen, in dem Sie sie nicht mehr brauchen. Manchmal bekommt man so viele Links zu gesendet, dass man schnell 30 verschiedene Tabs auf einmal geöffnet hat. Wenn Sie Fenster rechtzeitig schließen, haben Sie eine bessere Übersicht auf Ihrem Bildschirm und es entgeht Ihnen nichts Wichtiges mehr.

10. Setzen Sie sich für jede Aufgabe eine Deadline

Als Social Media Manager haben Sie sicherlich einen voll-gepackten Arbeitsplan, der keine Verzögerungen erlaubt. “Man verliert sich leicht in den endlosen To-Do’s, in detaillierter Recherche oder Meetings. Daher ist es wichtig, dass man sich für jede Aufgabe zeitliche Deadlines setzt, um seinen eigenen Plan einzuhalten.”, sagt Tina Yip.

Und nun fragen wir Sie: Was sind Ihre Geheimnisse, mit denen Sie im Social Media Dschungel organisiert bleiben? Erzählen Sie uns in den Kommentaren davon!

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Written by Inken Kuhlmann

Inken Kuhlmann leitet ein internationales Team von Marketern bei HubSpot. Ihr Team betreut ingesamt 3 Märkte und erstellt Content in Französisch, Deutsch und Spanisch. Im Jahr 2013 hat Sie den deutschen Blog aufgebaut und seit dem sehr viel Erfahrung im internationalen Markt gesammelt. Viele Ihrer Tipps und Erfahrungen teilt sie auf unserem Blog mit.

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