Angebot nachfassen: Was tun, wenn Kundschaft nicht reagiert?

Sie haben eine Anfrage bekommen, ein entsprechendes Angebot vorbereitet und verschickt und es passiert nichts? Eine Situation, die die meisten Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsmitarbeiterinnen nur allzu gut kennen. Es ist keine Seltenheit, dass Kunden und Kundinnen abspringen, obwohl der Geschäftsabschluss schon zum Greifen nah schien. Aber Sie müssen sich nicht sofort geschlagen geben.

Wir geben Ihnen in diesem Beitrag Tipps, wie Sie Angebote unaufdringlich und dennoch effektiv nachfassen können.

Warum meldet sich ein Kunde oder eine Kundin nicht?

Zunächst ist wichtig zu verstehen, warum ein Kunde oder eine Kundin sich nicht zurückmeldet. Nur so können Sie angemessen reagieren. Das Ausbleiben einer Reaktion kann verschiedene Ursachen haben.

Angebot kam nicht bei der Kundschaft an

Eventuell hat der Kunde oder die Kundin das Angebot gar nicht erhalten. Dass entsprechende Briefe oder E-Mails nicht ihren Weg zum Empfänger oder zur Empfängerin finden, ist zwar selten der Fall, aber nicht völlig auszuschließen. Sollte das der Grund sein, lässt sich das Problem schnell beheben, indem Sie das Angebot erneut verschicken.

Der Kunde bzw. die Kundin braucht noch Zeit, um das Angebot zu vergleichen

Gelegentlich ist auch einfach ein wenig Geduld beim Verkaufsprozess gefragt. Manche Kunden und Kundinnen holen sich Angebote von mehreren Anbietern und Anbieterinnen ein und wollen diese in Ruhe vergleichen. Ein zu frühes Nachfassen wäre dann kontraproduktiv. Wenn nach 7–10 Tagen noch keine Reaktion erfolgt ist, sollten Sie allerdings nachhaken.

Der Kunde bzw. die Kundin wartet auf Rückmeldung

Es ist auch möglich, dass der Kunde oder die Kundin darauf wartet, dass Sie sich melden. In diesem Szenario ist das Nachfassen also explizit gewünscht und sogar gefordert, was es Ihnen besonders leicht macht.

Das Projekt liegt noch weit in der Zukunft

Manchmal passiert es, dass der Kunde oder die Kundin keine Notwendigkeit sieht, die Umsetzung eines Projektes zu forcieren. Wenn er oder sie es nicht eilig hat, können Sie durch ein geschicktes Nachfass-Gespräch eine Aktivität auslösen und dafür sorgen, dass sich der potenzielle Kunde oder die potenzielle Kundin überhaupt erst mit Ihrem Angebot auseinandersetzt. So beschleunigen Sie die Kundenakquise und erhöhen Ihre Erfolgsaussichten beim Verkaufsprozess.

Es gibt noch Fragen zum Angebot

Der Kunde oder die Kundin könnte aber auch noch Fragen zum Angebot haben oder mit dessen aktueller Fassung nicht zufrieden sein. Derartige Einwände können Sie dann als Gesprächseinstieg nutzen und Bedenken gezielt aufgreifen.

Angebot eines Mitbewerbers wurde ausgewählt

Im unglücklichsten Fall hat sich der potenzielle Kunde oder die potenzielle Kundin für einen anderen Anbieter entschieden. Aber selbst dann lohnt es sich, das Angebot nachzufassen. Denn so können Sie Feedback einholen: Was macht das Konkurrenzangebot besser? Was hat den Kunden oder die Kundin überzeugt? Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die eigene Kommunikation, das Produkt oder die Dienstleistung zu verbessern.

Es wurde lediglich ein Vergleichsangebot eingeholt

Gelegentlich war ein Kunde oder eine Kundin von Anfang an nicht an einer Zusammenarbeit interessiert, sondern brauchte lediglich ein Vergleichsangebot. Durch Nachfassen können Sie das herausfinden und diese Information für spätere Anfragen und Ihre Akquise nutzen.

Die äußeren Rahmenbedingungen haben sich verändert

Möglicherweise haben sich aber auch einfach die Umstände des Kunden oder der Kundin geändert, sodass er oder sie aktuell kein Interesse mehr am Angebot hat. Manchmal wird beispielsweise ein Projekt gecancelt, weshalb das jeweilige Produkt oder die Dienstleistung nicht mehr benötigt wird. Hier gilt: trotzdem dranbleiben. Fassen Sie unbedingt zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal nach, eventuell hat sich die Situation dann wiederum geändert.

10 Tipps zum Angebot nachfassen: So wird das Gespräch zum Erfolg

Sie haben Ihrem Kunden bzw. Ihrer Kundin etwas Zeit gelassen, um das Angebot zu sichten. Nach einigen Tagen ist es im nächsten Schritt an der Zeit, ein Follow-up zu machen. Mit den folgenden Tipps stellen Sie sicher, dass das Gespräch gut läuft.

Tipp 1: Nachfassen schon bei Angebotserstellung ankündigen

Sprechen Sie mit den Kunden und Kundinnen ab, wie lange diese ungefähr für die Durchsicht des Angebots brauchen. Kündigen Sie dann an, dass Sie sich wenige Tage nach diesem Zeitpunkt (telefonisch) melden werden, um alles Weitere zu besprechen.

Dieses Vorgehen sorgt zum einen dafür, dass sich Kunden und Kundinnen nicht überrumpelt fühlen, zum anderen schafft es Verbindlichkeit. Damit erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Kunden und Kundinnen ernsthafte Gedanken über das Angebot machen.

Tipp 2: Selbstbewusst sein

Machen Sie sich selbst klar, dass das telefonische Nachfassen vollkommen in Ordnung ist. Schließlich sind Mühe und Zeit in das Angebot geflossen und Sie haben Ihr Nachfragen (bestenfalls) angekündigt. Jetzt erwarten die Kunden und Kundinnen sogar, dass sie noch von Ihnen hören. Sie haben also allen Grund, selbstbewusst und entspannt in das Gespräch zu gehen und sich nicht als Bittsteller zu begreifen.

Tipp 3: Das Angebot persönlich nachfassen

Fassen Sie nach Möglichkeit telefonisch und nicht per E-Mail nach. Die Hemmschwelle zur Absage ist per E-Mail geringer – insbesondere, wenn sich Kunden und Kundinnen noch gar nicht richtig mit dem Angebot auseinandergesetzt haben. Auf dem schriftlichen Weg haben Sie außerdem weniger Möglichkeiten, direkt auf Einwände zu reagieren und Alternativen anzubieten.

Tipp 4: Absprachen konsequent einhalten

Denken Sie nicht, dass feste Terminabsprachen unflexibel und abschreckend wirken. Schließlich halten Sie einen angekündigten Termin ein. Damit strahlen Sie die Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit aus, die Sie auch von Kunden und Kundinnen erwarten.

Tipp 5: Bieten Sie bei Unsicherheit Lösungen an

Wenn Kunden oder Kundinnen im Gespräch nicht zusagen und Sie Unsicherheiten spüren, haken Sie lösungsorientiert nach. Hier ist es wichtig, offene Fragen zu stellen, die zu einem lockeren Dialog führen: „Wie denken Sie über das Angebot?” oder „Was fehlt Ihnen, damit Sie sich für das Angebot entscheiden können?”

Fragen Sie keinesfalls einfach: „Wollen Sie das Angebot jetzt annehmen?”. So zwingen Sie Ihren Gesprächspartner oder Ihre Gesprächspartnerin zu einer klaren Ja/Nein-Antwort und provozieren ein „Nein”, auf das Sie kaum noch mit Vorschlägen reagieren können.

Tipp 6: Unterstützung vermitteln

Ist ein Kunde oder eine Kundin von dem Angebot in seiner aktuellen Form noch nicht überzeugt, sollten Sie proaktiv Vorschläge machen. Diese können sich sowohl darauf beziehen, das Angebot anzupassen, als auch darauf, dem Kunden oder der Kundin weitere Informationen zu wichtigen Punkten zu vermitteln.

Zeigen Sie, dass Sie an einer für den Kunden oder die Kundin zufriedenstellenden Lösung interessiert statt nur auf Ihren eigenen Vorteil bedacht sind. An dieser Stelle könnten Sie beispielsweise fragen: „Was kann ich tun, damit Ihnen die Entscheidung leichter fällt?”

Tipp 7: Konjunktiv ist tabu

Der Konjunktiv relativiert eine Aussage und schwächt sie hierdurch ab. Statt bei der Kundenakquise zu fragen: „Können Sie sich vorstellen, das Projekt mit uns zu starten?“ sollte daher eine aktive Formulierung genutzt werden, die eine positive Bindung aufbaut. Das könnte beispielsweise die Frage: „Wann starten wir mit der Zusammenarbeit?“ sein.

Tipp 8: Dem Gegenüber einen Mehrwert bieten

Bei Nachfassaktionen ist es sinnvoll, vertrauensbildende Maßnahmen zu nutzen. So wirken Sie auf Ihre potenziellen Kunden und Kundinnen seriös. Daher sollten Sie bei der Akquise nicht immer gleich mit dem Verkaufsgespräch beginnen, sondern dem Gegenüber zunächst einen Mehrwert bieten.

Hierzu kann gehören, eine kostenlose Demo-Version bereitzustellen oder Zugang zu interessantem Zusatz-Content zu bieten. Wenn die Zielgruppe erst einmal davon überzeugt ist, dass Sie ihr wirklich helfen wollen und können, entwickelt sich der Verkaufsprozess schnell positiv.

Tipp 9: Das richtige Maß an Daten

Potenzielle Kunden und Kundinnen wollen erkennen, dass sich ein Anbieter oder eine Anbieterin in ihrem Metier hervorragend auskennt. Zahlen, Fakten und Daten sind daher ein guter Weg, um bei der Kundenakquise Vertrauen aufzubauen und sich als Experte oder Expertin in einem Segment zu präsentieren. Anekdoten und Zitate lockern das Gespräch auf und sorgen für eine positive Stimmung beim Gegenüber. So steigt die Erfolgsquote.

Allerdings ist es wichtig, das richtige Maß an Daten zu wählen. Die potenziellen Kunden und Kundinnen dürfen nicht mit Fakten erschlagen werden, da sie sich sonst schnell überfordert fühlen. Neben reinen Zahlen spielt daher auch der persönliche Nutzen eine Rolle, den das Gegenüber durch ein Produkt oder eine Dienstleistung erhält.

Tipp 10: Ehrlichkeit und Authentizität

Potenzielle Kunden und Kundinnen sind oft skeptisch. Sie bemerken schnell, wenn jemand bei der Akquise unehrlich ist oder Fakten beschönigt beziehungsweise weglässt. Daher muss beim Nachfassen von Angeboten immer großer Wert auf Ehrlichkeit gelegt werden. Außerdem ist es zielführend, mit dem eigenen Charme und dem persönlichen Charakter zu punkten. Seien Sie Sie selbst und spielen Sie beim Nachfassen nicht nur eine Rolle.

Zusammenfassung: Alle Tipps auf einen Blick

Sie investieren viel Zeit in Kunden- und Kundinnengespräche und in die Erstellung von Angeboten. Durch das Nachhaken erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen oder erfahren zumindest, welche Gründe dazu geführt haben, dass das Angebot nicht angenommen wurde. Wenn sich Kunden oder Kundinnen gar nicht melden, können Sie 2–3 Mal nachfassen, um Ihre Chance auf Feedback zu erhöhen.

Wenn Ihr Gegenüber Sie vertröstet, können Sie in fest definierten Zeiträumen (die nicht zu lang sein sollten), wieder nachfassen. Bestehen noch Fragen und Probleme beziehungsweise Beratungsbedarf seitens des Kunden oder der Kundin, fassen Sie so lange nach, bis alles geklärt ist.

Wann sollten Sie ein Angebot nachfassen?

Bezüglich des richtigen Zeitpunkts finden sich in Ratgebern sehr unterschiedliche Angaben. Diese reichen von einem Tag bis zu 14 Tagen nach Angebotsübermittlung. Präzise allgemeine Empfehlungen lassen sich aber kaum aussprechen, da der richtige Zeitpunkt von verschiedenen Faktoren abhängt. Hohe Kosten und eine Komplexität des Angebots erfordern beispielsweise automatisch eine längere Bedenkzeit.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie den Termin zum Nachfassen in Absprache mit den Kunden und Kundinnen vereinbaren. Nur so finden Sie einen Zeitpunkt, zu dem sie realistischerweise eine Entscheidung treffen können.

Tipp: Wollen Sie auf Nummer sicher gehen, dass das Angebot auch wirklich angekommen ist, können Sie das schon ein bis zwei Tage nach Übermittlung erfragen. In Zuge dessen kann dann das eigentliche Nachfassen angekündigt werden, was noch einmal zusätzlich die Verbindlichkeit des Angebots vermittelt.

Angebot ohne falsche Scheu nachfassen

Das Nachfassen ist ein entscheidender Schritt im Vertriebsprozess. Eine fehlende Rückmeldung kann viele Gründe haben und bedeutet nicht automatisch, dass ein Angebot endgültig abgelehnt wurde.

An das Gespräch selbst können Sie durchaus mit entsprechendem Selbstbewusstsein herangehen: Sie stören Ihr Gegenüber nicht, sondern zeigen, dass Ihnen Produkt und Kunde beziehungsweise Kundin am Herzen liegen.

Seien Sie hilfsbereit und verständnisvoll und bestehen Sie nicht einfach nur darauf, dass das Angebot in jedem Detail bestehen bleibt. Gehen Sie stattdessen empathisch auf die Kunden und Kundinnen sowie ihre Bedenken ein. Dann kommt es häufig doch noch zum erhofften Geschäftsabschluss.

Über welchen Kanal sollten Sie Angebote nachfassen?

Es gibt eine Vielzahl von Kanälen, über die Sie Angebote erfolgreich nachfassen können. Die wichtigsten davon sowie ihre Vor- und Nachteile bei der Wiedervorlage lernen Sie im Folgenden kennen:

Persönlich

Das persönliche Gespräch ist die Königsdisziplin unter den Strategien der Angebotsnachfassung. Hier können Sie die Vor- und Nachteile Ihrer Produkte und Dienstleistungen ausführlich und mit zahlreichen Medien vorstellen. Sie haben die Möglichkeit, auf Einwände Ihres Gegenübers einzugehen und diese aus der Welt zu schaffen. Außerdem punkten Sie durch Ihre Persönlichkeit und Ihren Charme.

Allerdings sind persönliche Gespräche oft schwer zu organisieren. Potenzielle Kunden und Kundinnen scheuen oft den Aufwand, der damit verbunden ist. Obendrein fühlen sie sich gelegentlich überrumpelt und stehen den Verkäufern und Verkäuferinnen skeptisch gegenüber.

Telefon

Das telefonische Nachfassen ist die häufigste Form des Nachfassens. Hier können Sie unmittelbar mit den potenziellen Kunden und Kundinnen sprechen, ohne dass Sie vor Ort aufschlagen. Hierdurch sparen Sie eine Menge Zeit und Mühe und können innerhalb kürzester Zeit mit vielen Menschen kommunizieren.

Allerdings ist die Hemmschwelle von potenziellen Kunden und Kundinnen, schnell aufzulegen, deutlich geringer, als bei einem persönlichen Gespräch. Außerdem haben Sie am Telefon nur Ihre Stimme zur Verfügung und können weniger durch Ihre Persönlichkeit und Ihren Charme überzeugen.

Videocall

Videocalls sind eine moderne Form des Nachfassens, die gerade seit der Corona-Pandemie immer üblicher geworden ist. Sie stellen eine effiziente Kombination aus persönlichem Gespräch und Telefonat dar und vereinen die Vorteile beider Strategien in sich. Sie sparen mit einem Videocall zudem Anreisekosten und tun der Umwelt etwas Gutes.

Videocalls sind mit gewissen Risiken verbunden. So kann es zu technischen Störungen kommen, die das Beratungs- oder Verkaufsgespräch erschweren. Ebenso gibt es einige Unternehmen und Privatpersonen, die nicht das nötige technische Fachwissen mitbringen, um Videocalls zu nutzen.

E-Mail

Follow-up-E-Mails sind eine besonders einfache und unverbindliche Strategie beim Nachfassen von Angeboten. Sie können eine Standard-E-Mail verfassen, die Sie immer wieder auf die jeweiligen Kunden und Kundinnen anpassen. Hierdurch sparen Sie eine Menge Zeit und Mühe.

Außerdem können Sie die Vor- und Nachteile Ihrer Produkte und Dienstleistungen ausführlich vorstellen und erläutern. Ferner fühlen sich potenzielle Kunden und Kundinnen mit Mails deutlich wohler als mit persönlichen Verkaufsgesprächen. Hier können sie sich alle Zeit nehmen, um die Verkaufsargumente zu lesen, zu verstehen und zu bewerten.

Allerdings haben Sie keine Möglichkeit, um herauszufinden, ob Ihre E-Mails überhaupt bei den potenziellen Kunden und Kundinnen ankommen und von diesen gelesen werden. Die Gefahr ist groß, dass diese die E-Mail ignorieren oder schnell wieder vergessen. Außerdem können Sie keine Einwandbehandlung vornehmen und nicht durch Ihren Charakter und Ihren Charme überzeugen.

Zusammenfassung: Die einzelnen Methoden bieten jeweils eigene Vor- und Nachteile. Am bewährtesten ist es, per Telefon nachzufragen. So ist ein persönliches Gespräch möglich und der Auftrag kann gegebenenfalls direkt abgeschlossen werden.

Angebot nachfassen Mustertext

Wie hilfreich ist ein CRM bei der Angebotsverfolgung?

Angebotsverfolgung meint die aktiven Maßnahmen von Anbietern und Anbieterinnen beziehungsweise Unternehmen, Kontakt zu potenziellen Kunden und Kundinnen zu halten. Bei der Nachverfolgung leisten technische Tools wie ein CRM-System (Customer Relationship Management) gute Dienste, bei der Erreichung der individuellen Ziele.

Mit einem CRM-System halten Sie die Kommunikation mit potenziellen Kunden und Kundinnen bei der Angebotsverfolgung aufrecht. Sie bekommen beispielsweise Informationen zu den Öffnungs- und Klickraten von versendeten E-Mails geboten. So erkennen Sie, wie die Empfänger und Empfängerinnen mit der E-Mail umgehen und können dieses Wissen für Nachfassaktionen nutzen. Beispielsweise können Sie sich und Ihr Angebot zu genau den richtigen Zeitpunkten ins Gedächtnis rufen und prüfen, wie die Kunden und Kundinnen reagieren.

CRM-Systeme bieten Ihnen außerdem die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben für die Nachverfolgung an Ihre Mitarbeitenden zu verteilen. So können Sie einzelnen Angestellten Aktivitäten zuweisen und somit sicherstellen, dass das Nachfassen nicht vernachlässigt wird.

Das CRM-System speichert zudem die Daten ab, die Sie in bisherigen Gesprächen mit Kunden und Kundinnen gesammelt haben. Diese stehen somit jederzeit zur Verfügung und können für zukünftige Gespräche und die Angebotsverfolgung eingesetzt werden.

Fazit: Angebote richtig nachfassen mit der passenden Strategie

Das Nachfassen von Angeboten und die Angebotsverfolgung sind die wichtigsten Aufgaben im Kundenkontaktmanagement und der Grundstein für das erfolgreiche Abschließen von Aufträgen. Sprechen Sie Ihre potenziellen Kunden und Kundinnen gezielt an und nutzen Sie hierfür die in diesem Artikel vorgestellten Tipps und Tricks. So bauen Sie Vertrauen bei Ihrer Zielgruppe auf und erhöhen Ihre Chancen, Angebote erfolgreich abzuschließen.

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