Microsoft PowerPoint ist für mich immer eine Art Test, ob man alle Marketinggrundlagen beherrscht oder ob in bestimmten Bereichen noch Verbesserungsbedarf besteht. Denn für eine gelungene Präsentation muss man fundierte Designkenntnisse und ein gewisses Maß an technischem Wissen mitbringen. Abgerundet wird das Ganze durch die persönliche Note.

Sollte es bei einer PowerPoint-Präsentation Probleme geben (das kann eine unerwünschte Schriftart, ein kaputter Link oder nicht lesbarer Text sein), dann habe ich den Test nicht bestanden. Selbst der beste Redner macht den ganzen Effekt für sein Publikum schnell kaputt, wenn das visuelle Erlebnis nicht stimmt. Es bringt daher nichts, nur Experte auf einem Gebiet zu sein. Man sollte schon wissen, wie man diese Kenntnisse auch gut präsentiert.

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Eine gelungene PowerPoint-Präsentation hängt – ganz unabhängig vom Thema – von drei wesentlichen Faktoren ab: Wie beherrschen Sie die Designwerkzeuge von PowerPoint? Achten Sie darauf, dass Ihre der Aufbau Ihrer PowerPoint-Präsentation einheitlich und aufeinander abgestimmt ist? Und haben Sie alles für den reibungslosen Ablauf Ihrer Präsentation geplant? 

Unsere einfachen Tipps zur Erstellung einer PowerPoint Präsentation helfen Ihnen bei allen diesen Punkten.

Tipp 1: Heben Sie sich mit Design und Aufbau der PowerPoint-Präsentation vom Einheitsbrei ab

Microsoft hat seinen PowerPoint-Nutzern eine bunte Palette an Optionen zur Verfügung gestellt. Das heißt aber nicht, dass Sie diese auch verwenden müssen. Achten Sie auf die folgenden Dinge:

  • Überlegen Sie sich vorher, ob ein vordefiniertes PowerPoint-Design auch wirklich zu Ihrem Thema und Ihrer Botschaft passt.
  • Vermeiden Sie möglichst die Standardschriftarten von Microsoft, Calibri und Cambria, denn mit diesen beiden Schriftarten wirkt Ihre Präsentation nicht sehr überzeugend.
  • Profis sollten niemals die in PowerPoint voreingestellten Sounds verwenden. (Bitte denken Sie daran: Ihre Präsentation soll vor allem beim Publikum gut ankommen und nicht Ihre persönlichen Vorlieben widerspiegeln.)
  • Bei PowerPoint werden Stichpunkte automatisch gesetzt. Stellen Sie sich daher vor der Verwendung die Frage: Sind Stichpunkte für meine Präsentation die richtige Wahl? Das ist nämlich nicht immer der Fall.
  • Vor einiger Zeit wurde bei PowerPoint für alle Formen als Standardeffekt ein kleiner Schatten implementiert. Sie sollten diesen Schatten entfernen, wenn er nicht zwingend benötigt wird. Lassen Sie außerdem Formen nicht im standardmäßig vorgegebenen Blauton, sondern entscheiden Sie sich für eine andere, individuellere Farbe.

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Tipp 2: Passen Sie die Foliengröße individuell an

Meistens ist die Standardfoliengröße die beste Wahl. Es gibt aber auch seltenere Bildschirmgrößen, für die man längere Präsentationen anpassen sollte. So funktioniert’s:

  1. Rufen Sie in der oberen linken Ecke „Datei“ auf.
  2. Wählen Sie „Seite einrichten“.
  3. Geben Sie die gewünschte Höhe und Breite Ihres Hintergrunds ein und klicken Sie auf „OK“.
  4. Es wird ein Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie erneut auf „OK“.
  5. Die Größe Ihres Hintergrunds wurde erfolgreich geändert.

Tipp: Ändern Sie die Größe Ihrer Folien, bevor Sie Objekte hinzufügen. Andernfalls kann es passieren, dass die Objekte nach dieser Änderung verzerrt dargestellt werden.

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Tipp 3: Bearbeiten Sie das Vorlagendesign Ihrer Folien

Oft ist es viel einfacher, die PowerPoint-Vorlage zu bearbeiten, bevor Sie mit der eigentlichen Erstellung der Präsentation beginnen. Denn so müssen Sie nicht für jede einzelne Folie das Design manuell ändern. So geht’s:

  1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste „Ansicht“ aus.
  2. Klicken Sie auf „Folienmaster“.
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie dann auf „Masteransicht schließen“. Jetzt wird diese Vorlage für alle vorhandenen und zukünftigen Folien in dieser Präsentation verwendet.

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Tipp 4: Achten Sie auf die gleichmäßige Ausrichtung aller Objekte in der PowerPoint Präsentation

Eine Folie wirkt erst so richtig professionell, wenn die darauf dargestellten Objekte gleichmäßig ausgerichtet und angeordnet sind. Sie können natürlich versuchen, diese Elemente manuell anzuordnen, doch das ist meistens nicht sehr erfolgsversprechend.

Selbst wenn Sie alle Objekte von Hand in die Mitte der Folie verschieben, sind sie am Ende oft nicht richtig angeordnet – und das merkt Ihr Publikum! Raten Sie nicht länger herum und nutzen Sie die eigens für diesen Zweck von PowerPoint bereitgestellte Funktion.

Ausrichtung mehrerer Objekte in PowerPoint:

  1. Wählen Sie alle Objekte aus, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und jedes einzelne Objekt anklicken. 
  2. Rufen Sie in der oberen Optionsleiste unter dem Tab „Start“ die Option „Anordnen“ aus und klicken Sie dann auf „Ausrichten“.
  3. Wählen Sie Ihre gewünschte Ausrichtung aus.

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Ausrichtung von Objekten an der Folie:

  1. Wählen Sie alle Objekte aus, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und jedes einzelne Element anklicken. 
  2. Klicken Sie in der oberen Optionsleiste unter dem Tab „Format“ auf „Ausrichten“.
  3. Wählen Sie dann „An Folie ausrichten“ aus.
  4. Klicken Sie daraufhin erneut in der oberen Optionsleiste auf „Anordnen“ und dann auf „Ausrichten“.
  5. Wählen Sie Ihre gewünschte Ausrichtung aus.

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Tipp 5: Nutzen Sie die „Format“-Option – so können Sie Ihre Objekte flexibler formatieren

Mithilfe der Format-Option können Sie Feinabstimmungen vornehmen, die andernfalls nicht möglich wären. Klicken Sie dafür mit einem Rechtsklick auf ein Objekt und wählen Sie die Option „Format“ aus.

Dort lassen sich Schattierungen anpassen, die Maße der Formen ändern, Spiegelungen erstellen und vieles mehr. Das Menü öffnet sich in einem neuen Fenster und sieht je nach Betriebssystem und PowerPoint-Version ungefähr so aus:

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Unter dem Tab „Format“ finden Sie natürlich auch alle grundlegenden Formatierungs-Optionen von PowerPoint. Viel mehr Möglichkeiten stehen allerdings im detaillierten „Format“-Menü (mit dem Rechtsklick über das Objekt aufrufbar) zur Verfügung. Weitere Optionen sind beispielsweise:

  • Anpassung eines Textfeldes in einer Form
  • Erstellung eines natürlich perspektivischen Schattens hinter einem Objekt
  • Manuelle Farbauswahl und automatische Farbvorgaben

Tipp 6: Werden Sie mit dem Formen-Tool in PowerPoint kreativ

Viele Nutzer wissen nicht, wie flexibel das Formen-Tool von PowerPoint mittlerweile geworden ist. In Kombination mit den erweiterten Format-Optionen, die Microsoft im Jahr 2010 herausgebracht hat, lassen sich tolle eigene Varianten abseits der traditionellen rechteckigen, ovalen und abgerundeten Formen erstellen. 

So vielfältige Möglichkeiten finden Sie nicht einmal bei professionellen Designprogrammen wie Adobe Creative Suite oder Quark.

Die neuen Formen bieten außerdem eine tolle Smart-Shapes-Funktion. Damit lassen sich im Handumdrehen Diagramme und moderne Flow Charts erstellen.

Diese Tools eignen sich hervorragend, um visuell alles aus einer Präsentation herauszuholen. Absätze und Stichpunkte sind zwar ganz nett, aber sehr langweilig. Verwenden Sie Formen, um Ihre Botschaft ansprechend zu visualisieren.

Tipp 7: Erstellen Sie eigene Formen in PowerPoint

Klicken Sie dafür nach der Erstellung einer Form mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Punkte bearbeiten“. Auf diese Weise können Sie benutzerdefinierte Formen erstellen. Pfeile lassen sich beispielsweise so genau an Ihre gewünschten Maße anpassen.

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Eine weitere tolle Funktion ist die Zusammenführung von zwei Formen. Wählen Sie dafür zunächst zwei Formen gleichzeitig aus und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine der beiden Formen. Im Untermenü „Gruppieren“ finden Sie eine Reihe an Optionen:

  • Kombinieren: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Form, bei der die überlappenden Bereiche der ausgewählten Formen ausgeschnitten werden.
  • VereinigungErstellen Sie aus mehreren Formen eine komplett miteinander verbundene Form.
  • Schnittmenge bilden: Erstellen Sie eine Form, die nur aus den überlappenden Bereichen der zuvor ausgewählten Formen besteht.
  • Subtrahieren: Schneiden Sie den überlappenden Bereich einer Form aus der anderen Form heraus.

Mit diesen Tools können Sie präzise eigene Formen erstellen, ohne dass Sie auf die komplizierte Bearbeitung von Punkten zurückgreifen müssen.

Tipp 8: Schneiden Sie Ihre Bilder in PowerPoint selbst zu

Sie können bei PowerPoint nicht nur eigene Formen erstellen, sondern vorhandene Bilder so zuschneiden, dass sie neue Formen ergeben. So funktioniert’s:

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  1. Klicken Sie auf das Bild und wählen Sie in der Optionsleiste „Format“ aus.
  2. Klicken Sie auf „Zuschneiden“ und dann auf die Option „Auf Form zuschneiden“. Jetzt müssen Sie sich nur noch für Ihre gewünschte Form entscheiden. Fertig! 

Tipp 9: Zeigen Sie Websites in PowerPoint

Früher hätte man einfach einen Link zu einer Website gesetzt und diesen während der Präsentation in einem Browser geöffnet. Für PC-Nutzer gibt es allerdings eine bessere Methode.

Mit einer externen Software, die sich komplett in den Entwickler-Tab von PowerPoint integrieren lässt, können Sie nämlich über einen simplen HTML-iframe eine Website direkt in Ihre PowerPoint-Präsentation einbetten. Am besten eignet sich dafür die externe, von unabhängigen Entwicklern herausgebrachte Software LiveWeb.

Bei der Verwendung von LiveWeb müssen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation von nun an nicht mehr unterbrechen. Das wirkt nämlich oft unprofessionell und bringt Sie schnell aus dem Konzept. Ganz gleich, ob Sie eine ganze Webseite oder nur ein YouTube-Video einbetten möchten – dieser Trick hat einige Vorteile.

Leider gibt es für Mac-Nutzer keine ähnliche Option. Eine gute Zwischenlösung ist ein Screenshot der Website, ein Hyperlink zu einem Browser oder die Einbettung eines Medienelements (wie beispielsweise eines YouTube-Videos), das Sie allerdings zuvor auf Ihren Computer laden müssen.

Tipp 10: Betten Sie Ihre Schriftart-Dateien direkt in PowerPoint ein

Immer wieder sehen sich Nutzer von PowerPoint mit dem Problem konfrontiert, dass sich die Schriftart ändert, wenn man einen anderen Computer verwendet. In Wirklichkeit ändert sich an der Schriftart aber gar nichts. Auf dem Präsentationscomputer sind einfach nur andere Schriftart-Dateien installiert.

Wenn Sie für die Erstellung Ihrer Präsentation einen PC verwenden und Sie Ihre Präsentation auch mit einem PC halten, gibt es eine elegante Lösung für dieses Problem. (Wenn Sie mit Mac-Systemen arbeiten, lässt sich das Problem nicht ganz so leicht lösen. Mehr erfahren Sie in Tipp Nummer 11.)

So geht’s (diese Vorgehensweise funktioniert nur auf einem PC): Wählen Sie beim Speichern Ihrer PowerPoint-Datei im Dialogfenster „Speichern unter“ die Speicheroptionen aus. Setzen Sie dann ein Häkchen bei „TrueType-Schriftarten einbetten“ und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

Die Schriftart-Datei wird nun in Ihrer PowerPoint-Präsentation hinterlegt und Ihre Schriftarten ändern sich nicht, wenn Sie unterschiedliche Computer verwenden (es sei denn, Sie halten Ihre Präsentation auf einem Mac).

Tipp 11: Speichern Sie Ihre PowerPoint-Folien als JPEGs

Bei PowerPoint für Mac 2011 gibt es bisher keine Option, Schriftarten in die Präsentation einzubetten. Wenn Sie also nicht gerade 0815-Schriftarten wie Arial oder Tahoma verwenden möchten, ist es möglich, dass Ihre PowerPoint-Präsentation auf verschiedenen Computern unterschiedliche Schriftarten zeigt.

Vermeiden lässt sich das durch Speichern der finalen Präsentations-Folien als JPEGs. Fügen Sie diese JPEGs dann einfach zu Ihren Folien hinzu. Auf einem Mac geht das dank Drag-&-Drop recht zügig und ohne lange Ladezeiten. Wenn Sie keine Animationen verwenden, ist das eine gute Lösung.

Fall Sie eine animierte Präsentation halten möchten, müssen Sie allerdings ein bisschen in die Trickkiste greifen. Speichern Sie dafür für jeden „Rahmen“ der Animation ein eigenes JPEG. In Ihrer finalen Präsentation müssen Sie diese JPEGs nun einfach nur in der gewünschten Reihenfolge anzeigen.

Obwohl Sie technisch gesehen mehrere neue Folien statt einer einzigen verwenden, wird Ihr Publikum nichts von diesem Trick merken.  

Bitte beachten Sie, dass eine PowerPoint-Datei mit vielen JPEGs ziemlich groß ist. 

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Tipp 12: Betten Sie Videos und Audio-Dateien in Ihre PowerPoint-Präsentation ein

PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Verlinkungen zu externen Video-/Audiodateien zu erstellen oder die Medien direkt in Ihre Präsentation einzubetten. Wir empfehlen grundsätzlich die Einbettung. Sollten Sie allerdings mit einem Mac arbeiten, ist die Einbettung nicht möglich (siehe Hinweis unten). Bei PCs bietet sich die Einbettung aus den folgenden beiden Gründen an:

  1. Durch die Einbettung können Sie Medien direkt in Ihrer Präsentation wiedergeben. Das wirkt professioneller als das Umschalten zwischen verschiedenen Fenstern.
  2. Wenn Sie eine Datei einbetten, bedeutet das automatisch auch, dass sie ohne Mehraufwand immer in Ihrer Präsentation bleibt (außer beim Mac).

Hinweis: PowerPoint-Nutzer mit einem Mac-Betriebssystem sollten bei der Verwendung von Multimedia-Dateien besonders aufpassen.

Wenn Sie PowerPoint für Mac verwenden, müssen Sie die Video- bzw. Audiodatei immer im selben Ordner wie die PowerPoint-Präsentation abspeichern (und demnach auch darauf achten, dass Sie diese Datei immer mit dabei haben). Am besten fügen Sie nur Video- und Audiodateien hinzu, nachdem die Präsentation und der zugehörige Ordner auf einem portablen Speichermedium im permanenten Ordner gespeichert wurden.

Wenn Mac-Nutzer die Präsentation auf einem Windows-Computer halten möchten, sollten sie außerdem darauf achten, die Multimedia-Dateien im MWV-Format zu speichern. Die ganze Methode ist etwas kompliziert und nicht gerade anwenderfreundlich.

Wenn Sie sichergehen möchten, dass Sie PowerPoint effektiv nutzen, sollten Sie möglichst das gleiche Betriebssystem für die Erstellung und die Präsentation verwenden.

Tipp 13: Verwenden Sie Ihren eigenen Laptop für die Präsentation

PowerPoint kann bei verschiedenen Betriebssystemen etwas seltsam reagieren. Und sogar bei unterschiedlichen PowerPoint-Versionen treten hin und wieder Probleme auf. Diese lassen sich umgehen, wenn Sie auf Ihre eigene Hardware zurückgreifen. Bringen Sie für die Präsentation einfach Ihren eigenen Laptop mit.

Tipp 14: Verwenden Sie die „Referentenansicht“ in PowerPoint

In den meisten Präsentationsumgebungen arbeiten Sie mit einem Beamer und Ihrem eigenen Bildschirm, den nur Sie sehen können. PowerPoint verfügt über ein tolles Tool namens „Referentenansicht“. Sie finden es bei PowerPoint 2010 (oder 2011 bei Mac) im Tab „Präsentation“. Dort gibt es einen Bereich für Notizen, einen Timer/eine Uhr und Ihre Präsentationsansicht.

Viele Vortragende nutzen dieses Tool als visuellen Leitfaden. Denn eine Präsentation, die von einem Stapel Notizzettel abgelesen wird, wirkt schnell unprofessionell und nicht sehr überzeugend. Die „Referentenansicht“ kann hier Abhilfe schaffen.

Profi-Tipp: Drücken Sie zu Beginn der Präsentation Strg + H, damit der Cursor ausgeblendet wird. Falls Sie ihn wieder benötigen, drücken Sie einfach auf die Taste „A“!

Wenn Sie auf die drei Präsentations-Bausteine Stil, Design und Ablauf achten, haben Sie mit PowerPoint vielseitige Einsatzmöglichkeiten. Denken Sie immer daran, dass es sich bei PowerPoint und anderen ähnlichen Anwendungen zur Erstellung von Präsentationsfolien um flexible Tools mit viel Potenzial handelt.

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Headerbild: macniak / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 6. Mai 2019, aktualisiert am Oktober 07 2020

Themen:

Präsentationen