14 Tipps für die perfekte PowerPoint-Präsentation

Was macht eine gute PowerPoint-Präsentation aus? Auf jeden Fall mehr als nur die Expertise auf dem Gebiet. Man sollte auch wissen, wie man dieses Wissen darstellt. Denn selbst die besten Vortragenden können den Effekt für das Publikum kaputtmachen, wenn das visuelle Erlebnis nicht stimmt.

Und damit das nicht passiert, haben wir 14 Tipps für einen gelungenen PowerPoint-Vortrag zusammengefasst.

So erstellen Sie eine PowerPoint-Präsentation

Was ist eine PowerPoint-Präsentation?

Eine PowerPoint-Präsentation ist eine SlideShow, die mithilfe von Microsoft Software erstellt wird. Dabei können Bilder, Texte, Videos und Grafiken auf mehreren Seiten (auch Folien genannt) veranschaulicht werden. PowerPoint ist ein Teil von Microsoft Office und sowohl für MacOs als auch für Windows verfügbar.

1. Öffnen Sie PowerPoint auf Ihrem Computer.
2. In der linken Spalte wählen Sie „Neu“.
3. Wählen Sie „Leere Präsentation“ um die Folien komplett neu zu erstellen. Alternativ können Sie mit bestehenden Vorlagen arbeiten und sie nach Wunsch anpassen.

Tipp 1: Heben Sie sich mit Design und Aufbau der PowerPoint-Präsentation ab

Microsoft hat seinen PowerPoint-Nutzenden eine bunte Palette an Optionen zur Verfügung gestellt. Das heißt aber nicht, dass Sie diese auch verwenden müssen. Achten Sie auf die folgenden Dinge:

• Überlegen Sie sich vorher, ob ein vordefiniertes PowerPoint-Design oder die PowerPoint-Vorlage zu Ihrem Thema und Ihrer Botschaft passt.
• Probieren Sie andere Schriftarten aus, statt der als Standard definierten Calibri und Cambria.
• Profis sollten die in PowerPoint voreingestellten Sounds mit Vorsicht genießen. Bitte denken Sie auch daran: Ihre Präsentation soll vor allem beim Publikum gut ankommen und nicht Ihre persönlichen Vorlieben widerspiegeln.

5 Designvorlagen für Ihre PowerPoint-Präsentation

Diese PowerPoint-Vorlagen enthalten Folien mit:

• Titel
• Kapiteln
• Zitaten
• Und mehr!

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Tipp 2: Passen Sie die Foliengröße individuell an

Meistens ist die Standardfoliengröße die beste Wahl. Es gibt aber auch seltenere Bildschirmgrößen, für die man längere Präsentationen anpassen sollte. So funktioniert’s:

1. Wählen Sie im Menü die Registerkarte „Entwurf“ aus.
2. Klicken Sie auf „Foliengröße“ (in älteren Versionen auf „Seite einrichten“).
3. Wählen Sie zwischen „Standard“(4:3), „Breitbild“ (16:9) oder „Seite einrichten“ (benutzerdefinierte Anpassungen) aus.
4. Klicken Sie erneut auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern.

Die Größe Ihres Hintergrunds wurde erfolgreich geändert.

Tipp: Ändern Sie die Größe Ihrer Folien, bevor Sie Objekte hinzufügen. Andernfalls kann es passieren, dass die Objekte nach dieser Änderung verzerrt dargestellt werden.

Tipp 3: Bearbeiten Sie das Vorlagendesign Ihrer Folien

Oft ist es viel einfacher, die Vorlage Ihrer PowerPoint-Präsentation zu bearbeiten, bevor Sie mit der eigentlichen Erstellung beginnen. Denn so müssen Sie nicht für jede einzelne Folie das Design manuell ändern. So geht’s:

1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste „Entwurf“ aus.
2. Wählen Sie aus den vorgeschlagenen Design-Variationen eine Passende aus. Unter „Nach Designs suchen“ können Sie ein neues Design von Ihrem Computer hochladen.
3. Um die Änderungen auf allen bereits bestehenden Folien anzuwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Design und wählen Sie „Für alle Folien übernehmen“.

Tipp 4: Achten Sie auf die gleichmäßige Ausrichtung aller Objekte in der PowerPoint-Präsentation

Eine Folie wirkt erst so richtig professionell, wenn die darauf dargestellten Objekte gleichmäßig ausgerichtet und angeordnet sind. Sie können natürlich versuchen, diese Elemente manuell anzuordnen, doch das erfordert viel Zeit und Geduld.

Selbst wenn Sie alle Objekte von Hand in die Mitte der Folie verschieben, sind sie am Ende oft nicht richtig angeordnet – und das merkt Ihr Publikum. Raten Sie nicht länger herum und nutzen Sie die eigens für diesen Zweck von PowerPoint bereitgestellte Funktion.

Ausrichtung mehrerer Objekte in PowerPoint:

1. Wählen Sie alle Objekte aus, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und jedes einzelne Objekt anklicken.
2. Rufen Sie in der oberen Optionsleiste unter dem Tab „Start“ die Option „Anordnen“ aus und klicken Sie dann auf „Ausrichten“.
3. Wählen Sie Ihre gewünschte Ausrichtung aus.

Tipp 5: Nutzen Sie die „Formatieren“-Option

Mithilfe der „Formatieren“-Option können Sie Feinabstimmungen vornehmen, die andernfalls nicht möglich wären. Klicken Sie dafür mit einem Rechtsklick auf ein Objekt und wählen Sie die Option „Form formatieren“ aus.

Dort lassen sich Schattierungen anpassen, die Maße der Formen ändern, Spiegelungen erstellen und vieles mehr. Das Menü öffnet sich in einem neuen Fenster und sieht je nach Betriebssystem und PowerPoint-Version ungefähr so aus:

Unter dem Tab „Format“ finden Sie natürlich auch alle grundlegenden Formatierungsoptionen von PowerPoint.

5 Designvorlagen für Ihre PowerPoint-Präsentation

Diese PowerPoint-Vorlagen enthalten Folien mit:

• Titel
• Kapiteln
• Zitaten
• Und mehr!

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Tipp 6: Erstellen Sie eigene Formen in PowerPoint

Klicken Sie dafür nach der Erstellung einer Form mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Punkte bearbeiten“. Auf diese Weise können Sie benutzerdefinierte Formen erstellen. Pfeile lassen sich beispielsweise so genau an Ihre gewünschten Maße anpassen.

Eine weitere tolle Funktion ist die Zusammenführung von zwei Formen. Wählen Sie dafür zunächst zwei Formen gleichzeitig aus und klicken Sie oben links auf „Formformat“. Im Untermenü „Formen zusammenführen“ finden Sie eine Reihe an Optionen:

• Vereinigen: Erstellen Sie aus mehreren Formen eine komplett miteinander verbundene Form.
• Kombinieren: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Form, bei der die überlappenden Bereiche der ausgewählten Formen ausgeschnitten werden.
• In Einzelmengen zerlegen: Zerschneiden Sie die überlappenden Formen in Einzelteile.
• Schnittmenge bilden: Erstellen Sie eine Form, die nur aus den überlappenden Bereichen der zuvor ausgewählten Formen besteht.
• Subtrahieren: Schneiden Sie den überlappenden Bereich einer Form aus der anderen Form heraus.

Mit diesen Tools können Sie Formen sehr präzise und unkompliziert individualisieren.

Tipp 7: Erstellen Sie Diagramme und Infografiken

Das neue Formen-Tool bietet außerdem eine tolle SmartArt-Funktion. Damit lassen sich im Handumdrehen Diagramme, moderne Flow Charts und Infografiken erstellen.

Diese Tools eignen sich hervorragend, um die Zusammenhänge und Ihre Botschaft verständlich darzustellen.

Tipp 8: Schneiden Sie Ihre Bilder in PowerPoint selbst zu

Sie können bei PowerPoint nicht nur eigene Formen erstellen, sondern vorhandene Bilder so zuschneiden, dass sie neue Formen ergeben. So funktioniert’s:

1. Klicken Sie auf das Bild und wählen Sie in der Optionsleiste „Bildformat“ aus.
2. Klicken Sie auf „Zuschneiden“ und dann auf die Option „Auf Form zuschneiden“. Jetzt müssen Sie sich nur noch für Ihre gewünschte Form entscheiden. Fertig!

Tipp 9: Wählen Sie passende Farbkombinationen

Welcher Hintergrund bringt die grauen Formen auf der Folie am besten zur Geltung? Welche Schriftfarbe ist gut lesbar und passt zu dem allgemeinen Farbschema Ihrer PowerPoint-Präsentation?

Falls Ihr Arbeitgeber bzw. Ihre Arbeitgeberin keine Unternehmensfarben vorschreibt, kann die Wahl der passenden Töne ziemlich mühsam werden. Lassen Sie sich stattdessen auf Plattformen wie Color Hunt inspirieren. Dort finden Sie zahlreiche Farbpaletten, die harmonisch, professionell und modern wirken.

Tipp 10: Betten Sie Ihre Schriftart-Dateien direkt in PowerPoint ein

Immer wieder sehen sich Nutzende von PowerPoint mit dem Problem konfrontiert, dass sich die Schriftart ändert, wenn man einen anderen Computer verwendet. In Wirklichkeit ändert sich an der Schriftart aber gar nichts. Auf dem Präsentationscomputer sind einfach nur andere Schriftart-Dateien installiert.

Sowohl für Windows- als auch für Mac-Nutzende gibt es in diesem Fall eine elegante Lösung:

Windows

• Klicken Sie auf „Datei“.
• Wählen Sie „Optionen“ und dann „Speichern“ aus.
• Klicken Sie auf „Schriftarten in die Datei einbetten“.
  Aktivieren Sie das erste Kontrollkästchen, wird die Dateigröße verringert und nur auf die im Dokument verwendete Zeichen beschränkt. Arbeiten auch andere Personen an dem Dokument, entscheiden Sie sich für das zweite Kästchen.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

macOS (nur mit Office 365 möglich)

• Klicken Sie auf „PowerPoint“ in der linken oberen Ecke.
• Wählen Sie „Einstellungen“ und dann „Speichern“ aus.
• Setzen Sie ein Häkchen bei „Schriftarten in der Datei einbetten“. Aktivieren Sie das erste Kontrollkästchen, wird die Dateigröße verringert und nur auf die im Dokument verwendete Zeichen beschränkt. Arbeiten auch andere Personen an dem Dokument, entscheiden Sie sich für das zweite Kästchen.

Die Schriftart-Datei wird nun in Ihrer PowerPoint-Präsentation hinterlegt und Ihre Schriftarten ändern sich nicht, wenn Sie unterschiedliche Computer verwenden.

Tipp 11: Zeichnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation auf

Falls Sie keine Möglichkeit haben, Ihren Vortrag in Echtzeit zu halten oder ihn für die Zukunft speichern möchten, kommt das Video-Format ganz gelegen. Alles, was Sie dafür benötigen, sind eine Kamera und ein funktionierendes Mikrofon, über die Ihr Laptop höchstwahrscheinlich bereits verfügt.

Zur Aufnahme gehen Sie auf „Bildschirmpräsentation“ und wählen Sie „Bildschirmpräsentation aufzeichnen“. Im Aufnahmemodus können Sie Notizen hinzufügen, Inhalte markieren oder mit einem Stift auf der Folie schreiben. Zudem kann Ihr Kamerabild als kleines Fenster mit aufgenommen werden – um Ihren Vortrag noch persönlicher zu machen.

Tipp 12: Betten Sie Videos und Audio-Dateien in Ihre PowerPoint-Präsentation ein

PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Verlinkungen zu externen Video- und Audiodateien zu erstellen oder die Medien direkt in Ihre Präsentation einzubetten. Wir empfehlen grundsätzlich die Einbettung.

Die Einbettung bietet sich aus den folgenden beiden Gründen an:

1. Durch die Einbettung können Sie Medien direkt in Ihrer Präsentation wiedergeben. Das wirkt professioneller als das Umschalten zwischen verschiedenen Fenstern.
2. Wenn Sie eine Datei einbetten, bedeutet das automatisch auch, dass sie ohne Mehraufwand immer in Ihrer Präsentation bleibt.

Die Vorgehensweise unterscheidet sich je nach Version und Ihrem Betriebssystem. So fügen Sie ein Webvideo mit Office 365 oder PowerPoint 2019 ein:

Windows

• Öffnen Sie das gewünschte Video in Ihrem Browser.
• Kopieren Sie die URL aus der Adressleiste des Browsers.
• Zurück in PowerPoint wählen Sie die Folie, wo das Video eingebettet werden soll.
• Gehen Sie auf Einfügen > Video > Onlinevideo.
• Im erschienenen Fenster fügen Sie die URL des Videos ein und klicken Sie auf „Einfügen“.

macOS

• Öffnen Sie das gewünschte Video in Ihrem Browser.
• Kopieren Sie die URL aus der Adressleiste des Browsers.
• Zurück in PowerPoint wählen Sie Folie, wo das Video eingebettet werden soll.
• Gehen Sie auf „Einfügen“ (rechts neben Start). Ganz rechts klicken Sie auf „Video“ und dann auf „Onlinefilm“.
• Im erschienenen Fenster fügen Sie die URL des Videos ein und klicken Sie auf „Einfügen“.

Tipp 13: Verwenden Sie Ihren eigenen Laptop für die Präsentation

PowerPoint kann bei verschiedenen Betriebssystemen anders reagieren. Und sogar bei unterschiedlichen PowerPoint-Versionen treten hin und wieder Probleme auf. Diese lassen sich umgehen, wenn Sie auf Ihre eigene Hardware zurückgreifen. Bringen Sie für die Präsentation einfach Ihren eigenen Laptop mit.

Tipp 14: Verwenden Sie die „Referentenansicht“ in PowerPoint

Beim Präsentieren arbeiten Sie meistens mit einem Beamer und Ihrem eigenen Bildschirm, den nur Sie sehen können. PowerPoint verfügt über ein tolles Tool namens „Referentenansicht“, welches sich im Tab „Ansicht“ befindet. Dort finden Sie ein Feld für Notizen, einen Timer, eine Uhr und Ihre Folien. Auch Untertitel können hier hinzugefügt werden, falls Sie den Vortrag aufnehmen wollen.

Viele Vortragende nutzen dieses Tool als visuellen Leitfaden. Denn eine Präsentation, die von einem Stapel Notizzettel abgelesen wird, wirkt schnell unprofessionell. Die Referentenansicht kann hier Abhilfe schaffen.

Fazit: Mit diesen Tipps zur gelungenen PowerPoint-Präsentation

Eine gute PowerPoint-Präsentation hängt – ganz unabhängig vom Thema – von drei wesentlichen Faktoren ab: Wie beherrschen Sie die Designwerkzeuge von PowerPoint? Achten Sie darauf, dass der Aufbau Ihrer PowerPoint-Präsentation einheitlich und aufeinander abgestimmt ist? Und haben Sie für den reibungslosen Ablauf Ihres Vortrags gesorgt?

Die oben genannten Tipps zur Erstellung einer PowerPoint-Präsentation helfen Ihnen bei allen dieser Punkten. Wenn Sie auf die drei Präsentationsbausteine Stil, Design und Ablauf achten, haben Sie mit PowerPoint vielseitige Einsatzmöglichkeiten und alle Chancen, Ihr Publikum mit dem Vortrag zu begeistern.

Headerbild: 10'000 Hours / iStock / Getty Images Plus