Meetings absagen, Kunden informieren, Urlaubsübergaben schreiben: Wenn Sie sich in den Urlaub verabschieden, fallen davor einige Aufgaben an. Vergessen wird dabei oftmals die automatische Abwesenheitsnotiz, die Ihre Kontakte über Ihre Abwesenheit informiert. Dabei können Sie nicht nur durch einen Urlaub nicht erreichbar sein, sondern beispielsweise auch aufgrund von Krankheit oder Dienstreisen.
Wie Sie die ideale Abwesenheitsnotiz für Ihre Out-of-Office Nachricht gestalten, erfahren Sie in unserem Beitrag.
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Inhalt
- Out of Office: Aufbau einer Abwesenheitsnotiz
- Abwesenheitsnotizen Urlaub
- Abwesenheitsnotizen für besondere Anlässe und Feiertage
- Abwesenheitsnotizen Betriebsferien
- Abwesenheitsnotizen Elternzeit oder längere Krankheit
- Abwesenheitsnotizen Kündigung
- Lustige Abwesenheitsnotizen
- Englische OOO-Nachrichten
- 4 Tipps für Ihre nächste Abwesenheitsnotiz
- Abwesenheitsnotiz: Typische Fehler und No-Gos
Out of Office: Aufbau einer Abwesenheitsnotiz
Durch das Aktivieren einer automatischen Abwesenheitsnotiz erhalten alle Personen, die Ihnen E-Mails schreiben, die Information über Ihre Nichterreichbarkeit. Dadurch können Sie Ihre Kundschaft, Partner und Teammitglieder informieren, in welchem Zeitraum Sie geschäftlich nicht erreichbar sind und ihnen eine alternative Kontaktperson nennen.
Ihre Abwesenheitsnachricht können Sie individuell gestalten und mit E-Mail Programmen wie Outlook oder Gmail automatisch aktivieren. Jedoch gibt es einige Informationen, die Sie den Empfängern Ihrer Abwesenheitsnotiz mitteilen sollten:
Was schreibt man in eine Abwesenheitsnotiz?
- Klarer Betreff
- Anrede
- Wiedererreichbarkeit
- Eventuelle Weiterleitung
- Verweis auf Urlaubsvertretung
- Schlussformel
1. Klarer Betreff
Formulieren Sie einen aussagekräftigen Titel, wie beispielsweise “Abwesenheitsnotiz”. Dadurch wissen die Empfänger und Empfängerinnen Ihrer Abwesenheitsbenachrichtigung sofort, dass Sie derzeit nicht erreichbar sind.
2. Anrede
Je nachdem, wer die Zielgruppe Ihrer Abwesenheitsnotiz ist, können Sie die Anrede Ihrer automatischen Antwort-E-Mail formal oder casual gestalten:
- Sehr geehrte Damen und Herren, (...)
- Hallo, danke für deine Nachricht.
- Guten Tag, herzlichen Dank für Ihre Nachricht.
3. Wiedererreichbarkeit
Dies ist einer der wichtigsten Informationen Ihrer Out-of-Office-Nachricht. Damit signalisieren Sie Ihren Kontakten, zu welchem Zeitpunkt Sie wieder erreichbar sind und auf eingehende E-Mails antworten können. Geben Sie also einen genauen Zeitpunkt an und bestenfalls auch den Grund Ihrer Abwesenheit.
4. Eventuelle Weiterleitung
Teilen Sie den Empfängern Ihrer Abwesenheitsnachricht auch mit, ob deren E-Mail weitergeleitet wird oder nicht. Diese Information könnte wie folgt aussehen:
- Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre E-Mail aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet wird.
- In meiner Abwesenheit wird Ihre E-Mail an meinen Kollegen Max Mustermann weitergeleitet.
5. Verweis auf Urlaubsvertretung
Sollten Sie eine Urlaubsvertretung haben, erwähnen Sie deren Namen und E-Mail-Adresse (oder auch Telefonnummer) in Ihrer Out-of-Office-Nachricht. Um jedoch einen Massenansturm auf Ihre Urlaubsvertretung zu vermeiden, setzen Sie noch folgenden Vermerk hinzu:
Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meinen Kollegen Max Mustermann: mmustermann@beispiel.de6. Schlussformel
In einer Abwesenheitsnotiz ist eine Schlussformel kein Muss. Möchten Sie allerdings eine Schlussformel verwenden, können Sie folgende Grußformel an das Ende Ihrer automatischen E-Mail setzen:
- Mit freundlichen Grüßen (Ihr Name)
- Beste Grüße (Ihr Name)
- Liebe Grüße (Ihr Name)
Beispiele für Abwesenheitsnotizen für Ihren nächsten Urlaub
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar.
Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meinen Kollegen Max Mustermann: mmustermann@beispiel.de.
Mit freundlichen Grüßen
(Name)
Hallo,
ich würde Ihre E-Mail gerne beantworten. Wirklich. Doch gesellschaftliche Gepflogenheiten zwingen mich, die nächsten zwei Wochen mit meiner besseren Hälfte am Strand zu verbringen.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet (denn am Strand gibt es keinen Empfang), sondern nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ beantwortet.
Viele Grüße
(Name)
Abwesenheitsnotizen zu besonderen Anlässen und Feiertagen
Besonders hoch ist die Anzahl der Abwesenheitsnachrichten zu Feiertagen wie Weihnachten. Damit Sie aus den OOO-Nachrichten im Posteingang hervorstechen, haben wir im Folgenden kreative Abwesenheitsnotizen für besondere Anlässe entwickelt.
Abwesenheitsnotiz: Weihnachten
Hallo,
danke für Ihre E-Mail. Leider (oder auch nicht, wenn Sie ich sind), bin ich vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ im Weihnachtsurlaub.
Doch bevor Sie neidisch werden, habe ich etwas, das Ihrem Büro-Blues helfen wird. Bitte genießen Sie diesen 10-stündigen Videoloop von einem knisternden Kamin: https://www.youtube.com/watch?v=L_LUpnjgPso
Wenn Sie das nicht in den Feiertagsstimmung versetzt (oder in den Schlaf), dann weiß ich auch nicht weiter.
Ich wünsche Ihnen Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch!
Beste Grüße
(Name)
Hallo,
ich bin gerade mit kuscheligen Pantoffeln und einem Becher heißen Kakaos in der Hand auf der Couch eingekuschelt. Meine Musikbox spielt “Last Christmas” und es ist Weihnachten. Daher kann ich Ihnen versichern, dass ich bis zum TT.MM.JJJJ nicht aufstehen werde, um Ihre E-Mail zu beantworten.
Wenn es ein Notfall ist – wie beispielsweise, dass die Lichterkette nicht funktioniert oder Sie eine Rute im Stiefel hatten, twittern Sie mich mit dem Hashtag #SoschoenistWeihnachten an und ich werde mit einigen schnellen, verwertbaren Tipps antworten.
Wenn Ihr Notfall mit der Arbeit zu tun hat, wenden Sie sich bitte an meine/n geschätzte/n Kollegen/Kollegin unter XX@beispiel.de oder warten Sie auf meine Rückkehr ins Büro (möglicherweise noch mit meinen kuscheligen Pantoffeln an den Füßen).
Guten Rutsch!
(Name)
Abwesenheitsnotiz: Ostern
Sehr geehrter Empfänger,
das ist natürlich enttäuschend. Leider kann ich Ihnen bis zum TT.MM.JJJJ nicht antworten, dafür hat mein kleiner Kollege etwas für Sie:
{\__/}
( • . •)
/ >🥚
Frohe Ostern!
(Name)
Beispiele für Abwesenheitsnotizen bei Betriebsferien
Geht Ihr Unternehmen oder Ihr ganzes Team in die Betriebsferien, sollten Sie dies an Ihre Kundschaft und Dienstleister kommunizieren. Im besten Fall mit etwas Vorlauf, damit alle offenen Fragen noch geschlossen werden können.
Eine automatische Abwesenheitsnotiz ist allerdings trotzdem notwendig und könnte wie folgt klingen:
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Derzeit machen wir Betriebsferien und sind bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. Bitte haben Sie etwas Geduld, wir stehen Ihnen ab dem TT.MM.JJJJ mit neuen Kräften gerne zur Verfügung.
Falls Sie eine Vertretung haben: In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten des Vertretungbetriebes].
Wir freuen uns schon darauf, wieder für Sie da zu sein.
Mit freundlichen Grüßen
(Name)
Hallo,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht.
Wir befinden uns bis einschließlich TT.MM.JJJJ in Betriebsferien. Daher können wir Ihr Anliegen in dieser Zeit leider nicht bearbeiten. Sobald wir wieder im Büro sind, werden wir uns bei Ihnen melden.
Falls Sie eine Vertretung haben: In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten des Vertretungbetriebes].
Beste Grüße
(Name)
Beispiele für Abwesenheitsnotizen Elternzeit oder längere Krankheit
Vor allem bei einer Abwesenheit von mehreren Monaten sollten Sie Ihre Kontakte unbedingt darüber informieren, dass Sie deren E-Mails nicht beantworten können. Gründe für eine längere Abwesenheit können Elternzeit oder eine lange Krankheit sein.
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich befinde mich bis zum TT.MM.JJJJ in Elternzeit und habe in diesem Zeitraum keinen Zugriff auf meine E-Mails.
Während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Marie Mustermann: mmustermann@beispiel.de
Freundliche Grüße
(Name)
Hallo,
danke für Ihre E-Mail.
Aus gesundheitlichen Gründen habe ich derzeit keinen Zugriff auf meine Nachrichten und kann Ihre Anfrage erst nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ beantworten.
Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meinen Kollegen Max Mustermann: mmustermann@beispiel.de
Mit freundlichen Grüßen
(Name)
Beispiel für Abwesenheitsnotiz bei Kündigung
Auch bei einer Kündigung sollten Sie nicht vergessen, eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung zu aktivieren. In den meisten Fällen werden E-Mail-Adressen nach einer Kündigung deaktiviert, sodass Ihre Abwesenheitsnotiz Empfänger “warnt”, keine Nachrichten mehr an diese Adresse zu senden.
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe das Unternehmen zum TT.MM.JJJJ verlassen und kann Ihre E-Mail aus diesem Grund nicht beantworten.
Bitte wenden Sie sich an Melanie Mustermann (mmustermann@beispiel.de), da Ihre Nachricht aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen
(Name)
Lustige Abwesenheitsnotizen
Nicht alle automatischen Abwesenheitsnotizen müssen seriös gestaltet sein. Wenn im E-Mail-Postfach Ihrer Kontakte keine Standardnachricht zur Urlaubszeit eingehen soll, empfehlen wir eine Prise Humor in Ihren Texten.
Hallo,
zur Zeit bin ich nicht im Büro. Ich habe ein Handy bei mir, aber ich werde die Telefonnummer nicht herausgeben. Wenn Sie meine Nummer erraten können, werde ich Ihren Anruf jedoch entgegennehmen.
Sollten Sie meine Nummer nicht erraten, werde ich mich nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ bei Ihnen melden.
Viele Grüße
(Name)
Guten Tag,
danke für Ihre Nachricht.
Ich bin momentan nicht im Büro, aber wenn es wichtig ist können Sie mir einen Tweet schicken mit dem Hashtag #SIEUNTERBRECHENMEINENURLAUB.
Möchten Sie lieber auf eine Antwort per E-Mail warten, melde ich mich nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ bei Ihnen zurück.
Viele Grüße
(Name)
Hallo,
Sie erhalten diese automatische Benachrichtigung, weil ich momentan nicht im Büro bin. Selbst wenn ich es wäre, würden Sie wahrscheinlich auch keine Antwort bekommen, denn ich befinde mich auf Dienstreise / im Urlaub.
Eine Antwort erhalten Sie nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ.
Beste Grüße
(Name)
Vorlagen für englische Abwesenheitsnotizen
Wenn Sie in einem internationalen Unternehmen tätig sind oder internationale Kundenkontakte haben, bietet es sich an, Ihre Abwesenheitsnachricht in englischer Sprache zu verfassen. Kleiner Tipp: Wenn Sie noch mehr Inspirationen für englische Abwesenheitsnotizen benötigen, können Sie den HubSpot OOO-Generator nutzen.
Hello,
Thank you for your message! I am currently out of office and will not be back until TT.MM.JJJJ.
Your email will not be forwarded, but if it’s urgent, you can send a message to my colleague Max Mustermann (mmustermann@beispiel.de).
Best regards,
(Name)
Hey there,
It looks like you’ve reached the inbox of (Name).
I’m afraid he/she can’t come to their desk right now. Why? Because they are busy eating pasta in Italy.
Please leave your message (oh wait, you’ve done that) and they’ll get back to you as soon as they can. In case of an emergency, please contact Maria Mustermann: mmustermann@beispiel.de.
Thank you very much,
(Name)
4 Tipps für Ihre nächste Abwesenheitsnotiz
Der Text für Ihre Abwesenheitsnachricht ist erstellt, der Zeitraum für die automatische Sendung eingestellt - doch bevor Sie auf “Senden” klicken, sollten Sie noch einige Hinweise für Ihre nächste Abwesenheitsnotiz beachten.
Tipp 1: Lesen Sie Korrektur
Auch wenn Sie sich für eine lustige, weniger seriöse Abwesenheitsnachricht entscheiden, sollten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik achten. Lesen Sie Ihren Text für die Out-of-Office-Notiz daher nochmals Korrektur, bevor Sie sich von Ihrem Arbeitsplatz abmelden.
Tipp 2: Funktion der Abwesenheitsnachricht überprüfen
Gerade bei einer monatelangen Abwesenheit ist es wichtig, dass Ihre Abwesenheitsnachricht auch wirklich versendet wird. Nachdem Sie die OOO-Nachricht aktiviert haben, senden Sie sich selbst eine Email mit einem zweiten Account oder bitten Sie ein Teammitglied, den Erhalt Ihrer Abwesenheitsnotiz zu prüfen.
Tipp 3: Halten Sie sich kurz
Wo Sie Ihren Urlaub verbringen oder welche Aufgaben Sie während Ihrer Abwesenheit nicht erledigen können haben keine Relevanz für Ihre Abwesenheitsnachricht. Teilen Sie Ihren Kontakten nur die für sie wichtigen Informationen mit und fassen Sie den Text so kurz wie möglich zusammen.
Tipp 4: Denken Sie an Ihre Zielgruppe
Der Ton und Inhalt Ihrer Abwesenheitsbenachrichtigung sollte sich an deren Leserinnen und Lesern orientieren. Erhält nur Ihre Kollegschaft die Abwesenheitsnotiz, kann der Stil ruhig etwas lustiger sein. Sind die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz aus unterschiedlichen Zielgruppen, bietet sich eine neutrale und formellere Textgestaltung an.
Abwesenheitsnotiz: Typische Fehler und No-Gos
- Unklare oder fehlende Informationen: Sie geben nicht an, wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie in dieser Zeit vertritt.
- Unprofessionelle Sprache und zu viele Details teilen: Sie verwenden umgangssprachliche Formulierungen oder teilen persönliche Informationen, die nicht im beruflichen Kontext passen.
- Automatische Antworten nicht abstellen: Sie deaktivieren die Abwesenheitsnotiz nicht rechtzeitig, was zu unnötigen Benachrichtigungen führt, auch wenn Sie bereits zurück sind.
Fazit: Keine Abwesenheit ohne Abwesenheitsnotiz
Durch das Senden einer Abwesenheitsmeldung wissen Ihre geschäftlichen Kontakte, dass sie von Ihnen zu diesem Zeitpunkt keine Antwort via E-Mail erhalten. Dadurch erhalten Sie keine Folgemails und Ihr Postfach läuft nicht über, wenn Sie aus Ihrem Urlaub oder einer längeren Auszeit an den Arbeitsplatz zurückkehren.
Den Inhalt Ihrer Abwesenheitsnotiz können Sie nach Ihren eigenen Wünschen gestalten - behalten Sie bei der Tonalität aber auch Ihre Empfänger und Empfängerinnen im Hinterkopf, denn nicht jede Person findet eine witzige Abwesenheitsnotiz angemessen.
Titelbild: vwPix / iStock / Getty Images Plus
