36 Aufgaben, die Marketing-Teams automatisieren sollten

Marketer und Marketerinnen haben immer viel zu tun. Und auch wenn man mit dem Automatisieren von Aufgaben und Workflows viel Zeit sparen kann, kostet dieser Prozess auch erstmal viel Zeit, richtig? Nicht unbedingt!
Dank der vielfältigen verfügbaren Automatisierungstools können Sie Ihre Workflows jetzt noch einfacher und schneller optimieren.Wir stehen Ihnen bei den ersten Schritten Ihrer Strategie zur Seite und haben dafür einige Aufgaben im Marketingbereich zusammengestellt, die sich am besten automatisieren lassen.

36 Aufgaben, die Sie noch heute automatisieren können

Mit dem Automatisieren dieser Marketing-Aufgaben sparen Sie Zeit und können so den Fokus auf die wichtigen Dinge legen:

1. E-Mail: Die Bereitstellung von Content-Downloads

Einer der effektivsten Bereiche für die Automatisierung Ihrer Marketingstrategie sind Ihre E-Mails. So können Sie z. B. automatisierte E-Mails aufsetzen, um Content-Opt-ins wie Berichte, E-Books oder kostenlose Vorlagen bereitzustellen.

Dies können Sie anstelle oder zusätzlich zum Trigger eines Downloads im Browser der jeweiligen Person einrichten. Damit haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen CTA für die nächsten Schritte in Ihren E-Mail-Text hinzuzufügen.

2. E-Mail-Newsletter

Es gibt viele Möglichkeiten, den Zeitaufwand für E-Mail-Newsletter zu verringern. Beginnen Sie beispielsweise mit etwas Einfachem: Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen oder einfach duplizierbare Header-Designs, um den Vorgang zu beschleunigen.

Und hier hören die Automatisierungsmöglichkeiten noch lange nicht auf – es gibt zahlreiche weitere Optionen, die Sie ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen implementieren können.

3. Drip-Kampagnen

E-Mail-Drip-Kampagnen sind ein wichtiger Bestandteil jeder Marketingstrategie. Wenn Sie Kontakte basierend auf vorausgewählten Kriterien (wie Opt-ins der Mailingliste oder Käufer bestimmter Produkte und Services) automatisch zu einer Kampagne hinzufügen, erhalten diese Personen in bestimmten Intervallen passende Inhalte zu ihren Interessen.

Die meisten Drip-Kampagnen funktionieren am besten, wenn es ein Ziel gibt, das der Lead erreichen kann – wie das Abschließen eines kostenpflichtigen Abonnements. Wenn dieses Ziel erreicht wird, können Sie den Lead automatisch von dieser Drip-Kampagne entfernen und einer anderen hinzufügen, damit die Inhalte stets relevant bleiben.

4. Intelligente Personalisierung in E-Mails

Die besten E-Mail-Marketingplattformen bieten Personalisierungstoken, um die Inhalte für jeden Empfänger und jede Empfängerin anpassen zu können.

Nehmen Sie Ihre automatisierten E-Mails und regelmäßigen Newsletter bei Gelegenheit unter die Lupe und versuchen Sie, diese Möglichkeiten optimal zu nutzen.

5. E-Mails zu Warenkorbabbrüchen

Clevere Marketingteams wissen, dass man immer ein Auge auf Leads haben sollte, die fast konvertieren, doch noch einen kleinen Anstoß brauchen. Besonders im Online-Shopping füllen Konsumenten häufig ihren Warenkorb mit Produkten, gelangen aber nie zum Kaufabschluss. Gründe dafür können beispielsweise eine fehlende Zahlungsmethode oder ganz einfach die Ablenkung des Konsumenten.

Inhabende von E-Commerce-Shops können diesen Anstoß mit einer automatischen E-Mail für Warenkorbabbrüche geben, in der beispielsweise ein Rabattcode gezeigt oder an die Produkte im Warenkorb erinnert wird.

Quelle: Screenshot Shopify

6. Benutzerdefinierte E-Mail-Kampagnen für den vollständigen Customer Lifecycle

Sie nutzen Drip-Kampagnen nur an einer Stelle in Ihrem Marketingtrichter? Dann gibt es auch hier Optimierungsbedarf! Nehmen Sie sich die Zeit, benutzerdefinierte E-Mail-Kampagnen für den vollständigen Lifecycle Ihrer Kunden und Kundinnen zu entwerfen, anstatt sich auf eine Stelle zu beschränken. Teilen Sie mit Ihren Kampagnen:

• Content aus dem oberen Trichterbereich für neue Leads, die mit Ihrem Produkt oder Ihren Services noch nicht vertraut sind

• Content aus dem mittleren Bereich, der Ihre Produkte erwähnt und Möglichkeiten zur Problemlösung und Zielverfolgung vorstellt

• Content aus dem unteren Bereich mit vertieftem Produktfokus

Zusammen bilden diese drei Arten von Kampagnen einen nahtlosen Pfad bzw. Lifecycle, mit dem Sie neue Leads zu zahlenden Kundinnen und Kunden konvertieren können – im angemessenem Tempo und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand Ihrerseits.

7. Follow-ups für ungelesene E-Mails

Haben Sie genug davon, ständig den Leuten hinterherzulaufen, von denen Sie noch keine Antwort bekommen haben? Viele CRM-Systeme ermöglichen automatische Follow-ups nach einer bestimmten Zeitspanne (z. B. einer Woche), damit Sie diese mühsame Aufgabe von Ihrer To-do-Liste streichen können.

Automatisierung für die Lead-Generierung

8. Minimalistische Lead-Generierung

Wenn Sie bei der Lead-Generierung lieber subtil vorgehen, können Sie sich bei Ihrer Strategie von zahlreichen Taktiken und Marken inspirieren lassen.

Die Podcast-Profis und Autoren von The Minimalists zeigen mit ihrer schlichten Webseite, dass Lead-Generierung auch anders geht. Sie verfolgen einen minimalistischen Ansatz und verzichten auf altmodische Vorgehensweisen und zahlreiche Pop-up-Fenster:

9. Webseiten-Banner mit zeitlich begrenzten Angeboten

Steht ein Webinar an oder läuft ein Angebot bald ab? Fügen Sie Ihrer Webseite im oberen Bereich ein schlichtes Banner hinzu, um Besuchenden das Angebot vorzustellen und sie zur Anmeldungsseite zu leiten.

10. Lassen Sie Ihrer Kreativität bei der Automatisierung der nächsten Schritte freien Lauf

Stellen Sie sich folgende Frage: Wie kann ich meine Webseiten-Besucherinnen und Besucher oder meine Leserschaft dazu bringen, länger auf meiner Domain zu bleiben und sich auch andere Seiten anzusehen?

Dieser „Neu hier? Klick mich“-Button unten rechts neben dem Titel von Marie Forleos Blogpost ist ein gutes Beispiel einer kreativen Lösung dafür, die Neugierde Ihres Besuchs zu wecken.

11. Wiederkehrende Webinare

Die Online-Business-Plattform Kajabi bietet täglich lehrreiche Webinare und Q&A-Sitzungen, um Benutzenden in der Testphase einen Mehrwert zu bieten.

Dies kann eine äußerst effektive Methode zur Kundengewinnung sein, besonders, wenn Sie Ihren ROI mit Automatisierungen noch steigern können.

Viele der Sitzungen von Kajabi sind automatisiert, darunter auch die wöchentlichen Webinare „Create and Sell a Produkt“ (Produkte erstellen und verkaufen) und „Marketing Pipelines“.

12. Dynamische CTAs zur Lead-Generierung

Eine der leistungsstärksten Funktionen in Marketing Hub von HubSpot sind Smart CTAs. Fügen Sie Ihrer Webseite (in einem Blogbeitrag oder an der Seitenleiste) das Smart CTA-Widget hinzu, um jedem Besucher und jeder Besucherin den relevantesten Call-to-Action anzuzeigen.

So können Sie beispielsweise für den Vertrieb qualifizierten Leads ein Webinar zu Ihren Produkten vorschlagen und gleichzeitig neuen Besuchenden ein Content-Upgrade aus dem oberen Marketingtrichterbereich anbieten.

13. Ein Slide-In-Feld zum Opt-in für die Lead-Generierung

Wenn Sie Material als Download anbieten, wie E-Books, Whitepaper, Vorlagen oder andere Ressourcen, können Sie diese als Tool für automatische Lead-Generierung in Ihren Blogbeiträgen nutzen.

Mit einem Slide-in-CTA, der an ein Formular gekoppelt ist, haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, neue Leads zu erfassen und mehr Downloads zu erhalten.

Automatisierung für Social Media

14. Facebook-Bot

Eine sehr wirksame und äußerst personalisierte Methode zur automatischen Lead-Generierung ist die Arbeit mit einem Facebook-Bot, der neue Leads durch den Konvertierungsprozess führt.

In diesem Beispiel sehen Sie einen Anwendungsfall, in dem ein Content-Upgrade automatisch über den Facebook Messenger bereitgestellt wird:

15. Social-Media-Zeitmanagement

Wenn Sie Zeit sparen möchten, dann planen Sie Ihre Beiträge auf Social Media am besten im Voraus. Dafür eignen sich Social-Media-Management-Apps wie Buffer oder HubSpot.

Gerade wenn Sie mit Ihrem Unternehmen auf mehreren Social-Media-Kanälen vertreten sind, helfen Ihnen solche Apps, den Überblick über Ihren Redaktionskalender zu behalten. Dadurch können Sie Ihre Inhalte für Wochen oder sogar Monate bereits vorplanen.

Content-Automatisierung

16. Dynamischer Inhalt

Dynamischer Inhalt auf Ihrer Webseite kann Ihre Conversion Rate steigern, indem jedem einzelnen Lead automatisch der relevanteste Content angezeigt wird.

Mit HubSpot können Sie Ihren E-Mails, Unterseiten Ihrer Webseite, Ihren Landing-Pages und Vorlagen intelligenten Content hinzufügen.

Sobald Sie einen Bereich mit intelligentem Inhalt hinzugefügt haben, können Sie automatisch verschiedenen Content anzeigen lassen, der auf folgenden Kriterien basiert:

• Land

• Gerätetyp

• Referral-Quelle

• Bevorzugte Sprache

• Kontaktlistenmitgliedschaft

• Lifecycle-Phase des Kontakts

17. Warteschlange der Content-Erstellung

Trello ist eines der beliebtesten und nutzerfreundlichsten Tools zur Verwaltung der Content-Warteschlange in Ihrem Team. Aber wussten Sie, dass es auch eine Vielfalt an weiteren Automatisierungsoptionen für die Projektverwaltung bietet? Darunter auch für die Verfolgung Ihrer Content-Pipeline.

Mit Butler, der neuen Automatisierungsfunktion von Trello, können Sie Hunderte von regelbasierten Automatisierungen und „Wenn-Dann“-Regeln erstellen, mit denen Ihr Content-Team auf der Zielgeraden bleibt.

Automatisierung für SEO (Search Engine Optimization)

18. SEO-Webseiten-Audit

Nicht jedes Marketingteam hat einen SEO-Fachkraft im Unternehmen zur Hand. Doch selbst wenn Sie ein SEO-Genie im Team haben, gibt es viele Tools, mit denen Sie die Suchmaschinenoptimierung verbessern können und die Probleme und Möglichkeiten Ihrer Webseite stets im Blick behalten.

Ahrefs ist zwar nicht die günstigste Option auf dem Markt, aber definitiv eine der beliebtesten, die mit funktionsreichen SEO-Tools zur Optimierung Ihrer Online-Präsenz aufwartet.

Eine besonders herausragende Funktion ist der Webseiten-Audit, mit dem jede Ecke Ihrer Webseite überprüft wird. Im Anschluss erhalten Sie eine Liste mit allen Problemen, kategorisiert nach Problemtyp und Priorität. Diese Probleme können Sie dann einzeln beheben und danach den Audit noch einmal durchführen, um sicherzugehen, dass Ihre Webseite nun im besten Zustand ist.

Automatisierung für die Zusammenarbeit von Marketing und Vertrieb

19. Up-Selling

Beim Marketing geht es um mehr als nur Leads: Auch bestehende Kunden und Kundinnen stehen im Rampenlicht. Automatisierung kann ein guter Verbündeter beim Up-Selling sein und Sie dabei unterstützen, Ihrer Kundschaft zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Produkte und Services anzubieten. Dabei werden Ihren Kunden und Kundinnen ähnliche Produkte wie die vorgeschlagen, die ihnen bereits einen Mehrwert bieten.

20. Live-Chat

Live-Chat hat sich für viele Unternehmen von einer „nice-to-have“ zu einer „must-have“-Funktion entwickelt. Ihre (potenziellen) Kundinnen und Kunden wünschen sich die Möglichkeit, schnell und einfach Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

Mit Live-Chat-Apps wie der von Drift oder HubSpot Live Chat können Sie automatische Chatbots erstellen und diese so konfigurieren, dass sie nicht nur kaufbereite Interessenten anlocken, sondern auch Marketing-Leads generieren.

21. Lead-Qualifizierung

HubSpot CRM ist ein weiteres praktisches Tool zur Stärkung Ihrer Zusammenarbeit mit dem Vertrieb und unterstützt Sie bei der Lead-Qualifizierung.

Mit der Plattform können Sie Leads automatisch von Marketing an den Vertrieb weitergeben, sobald diese bestimmte Kriterien erfüllen, um sicherzugehen, dass Ihre Leads für den Vertrieb qualifiziert sind, ehe Sie sie weiterleiten.

22. Lead-Scoring

Hilfreiche Bewertungstools unterstützen Sie bei der effektiven Nachverfolgung der Interaktion. So wissen Sie immer genau, welche Leads ein Follow-up benötigen oder ob es Leads gibt, die bereits mit mehr produktfokussierten Inhalten bearbeitet werden können.

HubSpot Lead Scoring zum Beispiel erleichtert das Verteilen und Abziehen von Punkten basierend auf bestimmten Verhaltensweisen oder Interaktionen, z. B. wenn ein Lead Content herunterlädt oder sich Ihre Preisübersicht ansieht.

23. Informieren Sie den Vertrieb über vielversprechende Leads

Mit HubSpot können Sie sich auch benachrichtigen lassen, wenn Leads interaktiver werden und automatisch E-Mail-Benachrichtigungen auslösen sowie Aufgaben basierend auf den Punkteständen der Leads zuweisen.

24. Automatisierte Produktdemo-Videos

Marketo bietet ein gutes Beispiel für automatisierte, für den Vertrieb qualifizierte Lead-Generierung: Hier versteckt sich das Demo-Video hinter einem Formular, womit Daten zur Lead-Qualifizierung gesammelt werden.

25. Leads an Vertriebsteams zuweisen

Mit Tools wie HubSpot können Sie Ihre neuen Leads und Deals automatisch zuweisen:

1. Basierend auf einem gleichmäßig verteilten Rundlaufverfahren
2. Basierend auf Mehrwert (um sicherzustellen, dass alle Vertriebsmitarbeitenden im Laufe der Zeit Leads mit ähnlichem Gesamtwert erhalten)

26. Versenden Sie Angebote für die Verlängerung einer Testversion

Wenn sich jemand für die Testversion eines Ihrer Produkte anmeldet und sich am Ende nicht für einen Kauf entscheidet, können Sie ein Angebot für eine Verlängerung der Testphase machen.

Automatisierung für Management und Organisation

27. Kontaktdaten-Management

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch kein automatisiertes Verfahren haben, um Kontakte aus sämtlichen Kanälen in einem zentralen System zu organisieren, sollten Sie das schleunigst ändern.

Copper, HubSpot und Pipedrive bieten dafür beispielsweise ein cloudbasiertes CRM-System mit integriertem Pipeline-Management und Automatisierungsmöglichkeiten.

28. Synchronisieren Sie neue CRM-Leads mit Ihrem Newsletter-Verteiler

Zwei der wichtigsten Tools in Ihrem Marketing-Stack sind CRM- und E-Mail-Marketing-Apps.

Ihr CRM ist am leistungsstärksten, wenn es den Mittelpunkt Ihres Stacks bildet und Kontakte aus Kontakte aus anderen Anwendungen sofort damit synchronisiert werden. Außerdem ist es wichtig, dass sich die richtigen Leads in Ihrer Newsletter-Liste befinden.

Mit HubSpot können Sie Ihre CRM- und E-Mail-Plattform regelmäßig synchronisieren und damit diese beiden Punkte problemlos abdecken.

Sie können nicht nur relevante neue CRM-Kontakte mit Ihrer Newsletter-Liste synchronisieren, sondern Leads auch sofort aus Ihrer Mailingliste entfernen, wenn diese sich in einer anderen App abmelden.

29. Marketingberichte

Wer kennt es nicht: Die Woche ist fast vorbei und man hat den Großteil davon mit Berichterstattung verbracht. Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die richtigen Daten zu finden und sie Ihren Vorgesetzten visuell ansprechend zu präsentieren.

Mit Tools wie Google Data Studio und Supermetrics können Sie alle Ihre Marketingdaten für die Berichterstattung in einer Plattform erfassen.

30. Aktualisieren Sie Präsentationen mit aktuellen KPIs

Auch das Aktualisieren der Google Slides mit den richtigen Daten vor jedem Meeting kann automatisiert werden. Synchronisieren Sie die Diagramm- und Datenansichten in Google Sheets mit Slides (und Docs), um Zeit zu sparen und das Fehlerrisiko zu verringern.

31. Slack-Erinnerungen zur Vorbereitung auf Meetings

Bei der Nutzung von Slack stehen Ihnen zahlreiche Automatisierungsoptionen zur Optimierung Ihrer Workflows zur Verfügung. Eine Automatisierung, auf die wir uns bei HubSpot am meisten verlassen, ist die wöchentliche Erinnerung in Slack zur Vorbereitung auf das bevorstehende Team-Meeting.

32. Updates zum Fortschritt im Team-Slack

Ein weiterer Kernpunkt der Produktivität im Team ist die Slack-Reminder- Automatisierung, die an einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt nach Updates fragt. So sind beispielsweise am Anfang der Woche alle Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand der Dinge.

33. Nutzen Sie Trello für das Projektmanagement

Ähnlich wie Slack ist Trello eine App, mit der Sie beim Thema Automatisierung schnell noch eine Schippe drauflegen können.

Jedes Mal, wenn in unserem Content-Planning-Board in Trello ein Blogbeitrag in die „Editing“-Spalte verschoben wird, wird das Fälligkeitsdatum automatisch aktualisiert und das richtige Teammitglied zugeordnet.

Automatisierung von Daten

34. Kontaktdaten-Anreicherung

Haben Sie genug von doppelten Kontakten in Ihrem CRM und Ihren geschäftlichen Anwendungen? Im Dashboard können Sie über den Button „Duplikate vermeiden“ dafür sorgen, dass nur Kontakte mit einer E-Mail-Adresse synchronisiert werden.

Dank der Zwei-Wege-Synchronisation können Sie nur den einen Kontakt pro E-Mail-Adresse in allen Apps behalten, um etwas Ordnung ins System zu bringen.

35. Datenbereinigung

Müssen Sie häufiger manuell nach Informationen zu neuen Leads suchen? Clearbit kann Ihnen dabei helfen, die Daten für jeden neuen Lead in Ihren CRM- und Marketing-Apps automatisch zur erweitern.

36. Automatische Datensynchronisierung

Das manuelle Exportieren und Importieren von Daten zwischen den Apps ist selten der Höhepunkt im Alltag von Marketerinnen und Marketern.

Wenn Sie diese Zeit lieber für Aufgaben nutzen möchten, die Ihre KPIs verbessern und gleichzeitig die Datenqualität in all Ihren Marketing-Apps steigern, nutzen Sie die Zwei-Wege-Datensynchronisation. Damit bleiben Ihre Kundendaten in all Ihren Marketing-Apps und Ihrem gesamten Tech-Stack synchronisiert.

Titelbild: Ja_inter / iStock / Getty Images Plus