Die Beschaffung von Handelswaren gehört in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft. Rohstoffe, Waren, Werkzeuge und auch Dienstleistungen müssen rechtzeitig in der richtigen Menge bereitstehen. Bei Schwierigkeiten in der Beschaffung gerät die Produktion ins Stocken. E-Procurement-Systeme können dabei helfen, dies zu vermeiden. Wie E-Procurement im Detail funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Elektronische Beschaffung: Was sind die Vorteile?

Mit E-Procurement wenden Sie die Vorteile digitaler Lösungen für die Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse an. E-Procurement-Systeme ermöglichen mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess und unterstützen stabile, vertrauensvolle Lieferantenbeziehungen. Die Vorteile des Systems sind dabei vielschichtig.

Dabei verbindet E-Procurement moderne Kommunikationsmethoden mit klassischen Beschaffungsmaßnahmen. Die elektronische Beschaffung ist ein Teilbereich des E-Commerce und fast ausschließlich im B2B-Bereich relevant.

Durch E-Procurement Kosten senken und Effizienz steigern

Bestellvorgänge, wie die Bedarfsermittlung, Budgetprüfung und Zahlungsabwicklung, kosten Unternehmen viel Zeit. Durch die Digitalisierung dieser Prozessschritte erreichen Sie eine höhere Effizienz und kommen schneller ans Ziel. Die digitale Datenübertragung und Verarbeitung in Echtzeit verkürzt und automatisiert hier zahlreiche Abläufe.

Im Purchase-to-Pay-Modell, welches sämtliche Aktivitäten des Procurement-Prozesses umfasst, digitalisieren Sie über den reinen Bestellvorgang hinaus die komplette Auftragsabwicklung, einschließlich Zahlungsabwicklung und Prüfung der Lieferungen. Unternehmen können in einzelnen Arbeitsschritten eine Kostensenkung im hohen zweistelligen Prozentbereich erreichen und die Bearbeitungszeiten massiv verkürzen.

Höhere Zuverlässigkeit und Transparenz

Warenwirtschaft und Ressourcenplanung geben Ihnen einen vollständigen Überblick über vorhandene Ressourcen und den geplanten Warenverbrauch. Das E-Procurement-System vervollständigt den Überblick, indem Sie Verfügbarkeiten, Lieferzeiten und Kosten in Echtzeit vergleichen können. 

Durch die Integration des E-Procurement-Systems in ERP und Warenwirtschaft können Bestände automatisiert abgeglichen werden. Engpässe lassen sich so zuverlässiger vermeiden. Gleichzeitig liefern die Reports des E-Procurement-Systems einen vollständig transparenten Überblick über getätigte Bestellungen und entstandene Kosten, aufgeschlüsselt nach Zeitraum und Abteilung. 

Der transparente, direkte und standardisierte Prozess liefert außerdem eine verbesserte Basis für ein zukunftsfähiges Lieferantenmanagement

Bessere Verhandlungsbasis durch höhere Flexibilität im Einkauf

Je nach Ausrichtung kann ein E-Procurement-System aktuelle Daten zu verschiedenen Anbietern liefern - bis hin zum globalen Marktvergleich. Einkäufer und Einkäuferinnen haben so mit wenig Aufwand die maximale Auswahl und Flexibilität.

Der direkte Angebotsvergleich schafft eine stärkere Position bei Einkaufsverhandlungen. Aufeinander abgestimmte E-Procurement-Systeme können auch den Zusammenschluss von mehreren Käufern und die Bildung von Einkaufsgemeinschaften erleichtern.

E-Procurement: System mit offener, halboffener oder geschlossener Architektur

Oft sind E-Procurement-Systeme eng mit anderen Systemen wie ERP, der Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Logistik verzahnt. Der Datenaustausch findet in der Regel geschützt über das Intranet oder per VPN statt. 

Dabei lassen sich die Systeme in drei Arten unterteilen:

  • Geschlossenes System: Lieferant und Abnehmer führen ein gemeinsames System. Diese Architektur bietet einen sehr großen Leistungsumfang. Der Aufwand für die Entwicklung und Einführung ist hoch und lohnt sich nur, wenn ein umfangreicher Bedarf an zentralen Produkten langfristig über einen Lieferanten gedeckt werden soll.
    Beispiele: Automobilzulieferer, Basissortiment im Lebensmitteleinzelhandel.
  • Halboffenes System: Halboffene Systeme sind als Buy-Side oder Sell-Side auf Kunden- oder Lieferantenseite voll integriert. Die andere Seite interagiert über eine offene Schnittstelle im Browser. Oft werden auch Schnittstellen vom Systembetreiber angeboten, mit denen sich Partnerunternehmen selbstständig anbinden können. Dieser Typ eignet sich für große Anbieter, die mit vielen kleineren Partnern arbeiten.
    Beispiele: Bar-Sortimente im Buchhandel.
  • Offene Systeme: In offenen E-Procurement-Systemen ist die Interaktion asynchron. Unter diesen Typ fallen Kataloge und Marktplätze. Sie kommen vor allem für seltener und unregelmäßig gebrauchte Waren zum Einsatz. Beispiele: Serviceleistungen und Instandhaltung im Maschinenbau.

Die Vielfalt von Angeboten und Lösungen ist auch ein Grund, weshalb Unternehmen die Digitalisierung ihrer Beschaffung zögerlich umsetzen. Bemühungen um internationale Standardisierung sollen zukünftig die Hemmnisse durch unterschiedliche Digitalisierungsansätze senken.

E-Procurement Software für Lieferanten und Einkäufer

Oft gibt der Teilnehmende mit der größeren Marktmacht die Perspektive des Systems vor. Je nach Perspektive wird die Software für E-Procurement-Systeme als Buy-Side-System vom Käufer oder als Sell-Side-System vom Lieferanten kontrolliert. 

Im Lieferantensystem werden Angebot, Konditionen und Preise definiert. Angeschlossene Käufer können auf diese Angebote zugreifen. Dieser Aufbau ist sinnvoll für einflussreiche Lieferanten mit zahlreichen, kleineren Abnehmern, wie zum Beispiel im Baustoffhandel.

Beschaffersysteme werden als Buy-Side-System vom Käufer entwickelt. Darüber definiert der Abnehmer seinen Bedarf, Konditionen und Preise. Angebundene Verkäufer können sich auf die Deckung dieses Bedarfs bewerben. Diese Variante eignet sich für einflussreiche Abnehmer mit zahlreichen, kleineren Lieferanten, wie zum Beispiel im Lebensmitteleinzelhandel.

Herausforderungen im E-Procurement

Die erste Herausforderung ist die Auswahl des geeigneten Systems. Dafür muss ein Unternehmen genau definieren, welche Ziele es erreichen und mit welchen KPIs es den Erfolg bewerten will. Bei der Zieldefinition müssen die Bedürfnisse aller Stakeholder betrachtet werden. Unternehmen, die ihre Ziele klar definieren und anhand geeigneter Kennzahlen regelmäßig überprüfen, haben die größten Vorteile.

Die Investitionen für die Anschaffung der Software sowie die Einrichtung und Anpassung können sehr umfangreich sein. Da jedes Unternehmen individuelle Anforderungen hat, verursacht die reibungslose Einbindung in vorhandene Systeme wie ERP, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Projektmanagement und CRM viel Entwicklungsarbeit.

E-Procurement-Beispiele aus der Praxis

Wie E-Procurement-Systeme in der Praxis zum Einsatz kommen und dabei helfen, Beschaffungsprozesse zu optimieren, verdeutlichen unter anderem die folgenden zwei Beispiele.

Beispiel 1: Ein mittelständischer Industriebetrieb

Ein Mittelständler mit 12 Angestellten vermietet Kaffeesysteme in Paketen mit Maschine, Bohne und Service. Er kauft jährlich etwa 20 bis 40 Business-Geräte bei Marktführern. Dafür nutzt der Innendienst via VPN den Zugang zu den Sell-Side-Systemen der Hersteller. Die wichtigsten Lieferanten sind mit eigens entwickelten Schnittstellen direkt in die ERP-Software eingebunden. 

Die Bestellung neuer Geräte erfolgt nach manueller Bestandsprüfung. Verbrauchsmaterial und Reinigungszubehör wird automatisch zu vertraglich vereinbarten Konditionen nachbestellt, sobald die Warenwirtschaft niedrige Bestände meldet.

Beispiel 2: Eine regionale Supermarktkette

Ein Lebensmitteleinzelhändler mit regionalem Schwerpunkt und mehr als 100 Filialen führt eine eigene Buy Side-Einkaufsplattform. Regionale Anbieter bewerben sich um Lieferverträge zu den ausgeschriebenen Bedingungen. Voraussetzung ist, dass die Lieferanten das Beschaffungssystem nach den vorgegebenen Spezifikationen einbinden.

Bei Vertragspartnern erfolgt die Bestellung und Abwicklung vollautomatisch im Purchase-to-Pay-Modell.

Gleichzeitig schließt sich der Einzelhändler für das Basissortiment der Milchprodukte über eine zusätzliche Plattform mit zwei anderen Ketten zusammen. Damit erhöhen sie als Einkaufsgemeinschaft ihre Verhandlungsmacht gegenüber den Großmolkereien.

Fazit: E-Procurement-Systeme als effiziente und digitale Lösung für die Beschaffung

E-Procurement-Systeme können die Flexibilität und Transparenz im Einkauf steigern und gleichzeitig die Kosten senken. Die Gestaltung als offenes, halboffenes oder geschlossenes System mit Sell Side-, Buy Side- oder Marktplatzausrichtung hängt von den Zielen und der Lieferantenstruktur der Unternehmen ab.

Neben den Anfangsinvestitionen sind die klare Definition von Zielen und KPIs sowie die IT-Sicherheit die wichtigsten Herausforderungen des E-Commerce.

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Titelbild: CreativeDJ / E+ / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 14. Mai 2021, aktualisiert am Mai 14 2021

Themen:

E-Commerce